Файл: Основные функции в системе менеджмента (Функции и принципы менеджмента).pdf
Добавлен: 02.04.2023
Просмотров: 475
Скачиваний: 1
Получите знания о проблемах - вам необходимо понять цели организации, различные компоненты, которые они включают, и доступные ресурсы, которые есть у вас и вашей команды. Вы также должны быть осведомлены о теме под рукой. С точки зрения увеличения продаж, вы должны понимать, как работает индустрия продаж и какие разные методы могут эффективно увеличить продажи компании.
Взгляд в будущее - функция заключается в понимании краткосрочных и долгосрочных целей, которые организация хочет достичь. Вам необходимо учитывать не только эти различные элементы, но и уметь предсказывать будущие условия их достижения. Возможно, вы заметили изменения в поведении клиентов из-за спада в экономике. Когда вы планируете, вам необходимо учитывать эти маленькие нюансы.[3]
Определите цели. Как только вы узнаете об организационной цели, доступных ресурсах и перспективах на будущее для достижения этих целей, вам необходимо определить конкретные процессы и подробные цели, которые необходимы для достижения более широкой цели. Возможно, вы захотите создать маркетинговую кампанию для увеличения продаж, которая требует, чтобы команда проводила исследования рынка и выдвигала идеи. Чем более подробные цели и процессы вы можете установить, тем лучше будет план.
Создавайте гибкие структуры - однако ваше планирование должно быть гибким и учитывать то, что не всегда идет по плану. Ваш план управления должен учитывать другие отделы и их конкретные организационные цели. Возможно, финансовая команда должна сократить расходы для отдела продаж, и вам нужно знать, какое влияние это окажет на вашу новую маркетинговую кампанию.
Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом урοвне состοит в том, чтобы определить, как οрганизация будет себя вести в своей рынοчной нише.[8]
На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим. Разница лишь в том, что если в организации, к примеру, три начальника различных подразделений, то каждый из них должен координировать или интегрировать свою деятельность с другими. И это должно быть отражено в плане. Поэтому их ответственность с точки зрения тактического планирования состоит в том, чтобы в основу планирования положить идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.
Планирование осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием. Это -основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.
Все три типа планирования составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим планом, или бизнес-планом функционирования организации.
Принципы и техника планирования. Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами (руководящими правилами) руководствуются при составлении планов.[3]
1. Полнота планирования - при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.
2. Точность планирования - при составлении планов используются современные методы, средства, тактики и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.
3. Ясность планирования - цель и меры планирования должны иметь простые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.
4. Непрерывность планирования - это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.
5. Экономичность планирования - расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.
Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложных - моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшать неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.
Один из наиболее распространенных инструментов, который используется при планировании, - это бюджетный метод. С его помощью можно наглядно представить приток и отток наличности, капитала и других ресурсов.
Другой прием техники планирования - это анализ окупаемости. При помощи аналитических данных об окупаемости можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производственные мощности. При простых проектах анализ окупаемости используется для прогноза количества единиц товара, которое должно быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их.[3]
С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность - это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.
Функция организации.
Хотя может быть трудно работать без плана, предприятие не может функционировать без организации. Функция жизненно важна, потому что она обеспечивает структуру операций. Вы осведомлены о ресурсах и гарантируете, что они используются таким образом, который наилучшим образом помогает компании достичь поставленных целей.
С точки зрения финансов, организация может гарантировать, что вы не будете тратить деньги на функции, которые не дают правильных результатов. Если вы не организуете подходящих людей для правильной работы, вы можете нанести ущерб производительности. Если вы знаете, что Сара талантлива в бухгалтерском учете, вы не хотите назначать ее ответственным за маркетинг. Организуя ресурсы, вы обеспечиваете оперативную эффективность и структуру. День компании начинается не с хаоса, люди пытаются выяснить, что они должны делать. Организация приводит план в действие.
Без организации ресурсы не обязательно будут работать для достижения оперативных целей. Несмотря на то, что у вас может быть команда, которая все еще выполняет задачи, задачи могут не подходить для ситуации. Считайте, что вы менеджер команды в кафе. Когда вы организуете команду для выполнения задач, необходимых для увеличения продаж кофе, каждый человек работает над достижением цели. Джерри мог бы приветствовать клиентов и рассказывать им о новом вкусе кофе, в то время как Дина и Джек работают над тем, чтобы как можно быстрее распродать кофе.[7]
Когда это сделано эффективно, организация имеет тенденцию следовать шаблону и шагам, изложенным ниже:
Определите виды деятельности и классифицируйте их. Этот шаг достаточно прост, потому что у вас уже есть план. Ваша цель - определить различные роли, процессы и действия, необходимые для достижения целей. Это будут роли для членов команды, различные задачи, которые должна выполнять каждая роль, и конкретные процессы, которые будут включены в задачи.
Назначьте обязанности и ресурсы. После того, как вы определили вышесказанное, вы начнете организовывать ресурсы. Вы должны назначить конкретные задачи людям, которые, по вашему мнению, являются наиболее квалифицированными, и предоставить ресурсы для процессов, которые в них больше всего нуждаются.
Делегируйте полномочия и создавайте обязанности. Менеджеры не должны вести себя как диктаторы. Хотя власть сконцентрирована на вас как на менеджере, это не значит, что вы должны иметь все полномочия. Чтобы маркетинговая кампания работала должным образом, вы можете убедиться, что ответственный за команду уполномочен принимать решения. Вам нужна передача ответственности, поскольку это может обеспечить эффективную работу плана.
Координируйте полномочия и обязанности. Помимо делегирования полномочий, вам также необходимо координировать их в соответствии с общей функциональностью организации и структурой целей. Например, вы можете попросить двух человек разделить ответственность за организацию снижения цен, при этом каждый из них сможет отвечать на запросы поставщиков. Кроме того, если над вами стоят другие менеджеры, важно координировать полномочия, чтобы гарантировать, что функциональность не пострадает в результате разных планов.
Наряду с планированием организационные навыки менеджера могут помочь обеспечить бесперебойную работу компании или подразделения. От создания внутренних процессов и структур до понимания того, какие сотрудники или команды лучше всего подходят для конкретных задач, поддержание порядка и упорядоченности всех и каждого в ходе повседневных операций являются важными функциями управления.
Однако организация - это не только эффективное делегирование задач и обеспечение того, чтобы сотрудники имели то, что им нужно для выполнения своих задач. Менеджеры также должны иметь возможность реорганизоваться в ответ на новые вызовы. Это может войти в практику в виде небольшой корректировки сроков проекта или перераспределения задач от одной команды к другой. Или это может означать значительное изменение внутренней структуры и ролей команды в ответ на рост компании.
Таким образом, организация - это вторая функция управления. Из всего множества значений термина "организация" в смысле управленческой функции чаще всего используются два:
1) организация - это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;
2) организация - это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.
Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Всегда следует искать мотив поведения.
Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.[3]
Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать.
Со времени промышленной революции наше общество становилось все более сложным. Технический прогресс радикально изменил отношение к труду и повседневному существованию. В результате менеджер ежедневно сталкивается с проблемой мотивации деятельности сотрудников, т.е. как направить их энергию на имеющуюся работу.
Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость за плоды своего труда привили работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги (с точки зрения мотивации труда). Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного, его превращения в частичного сопредпринимателя. Чем свободнее становился человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы.
Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.
Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников - затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.
Когда руководители и сотрудники фирмы стремятся достичь высокого уровня производительности, это указывает на то, что стратеги компании являются хорошими лидерами. Хорошие лидеры устанавливают отношения с подчиненными, сочувствуют их потребностям и заботам, подают хороший пример, заслуживают доверия и справедливы. Лидерство включает в себя развитие видения будущего фирмы и побуждение людей усердно работать для достижения этого видения. Определенные качества также характеризуют эффективных лидеров: знание бизнеса, когнитивные способности, уверенность в себе, честность, честность и драйв. Исследователь предполагает, что демократическое поведение лидера приводит к более позитивному отношению к изменениям и более высокой производительности, чем делает автократическое поведение. Групповая динамика играет важную роль в моральном состоянии и удовлетворенности сотрудников. Неформальные группы или коалиции формируют каждую организацию. Нормы коалиций могут варьироваться от очень позитивных до очень негативных по отношению к управлению. Поэтому важно, чтобы стратеги определяли состав и характер неформальных групп в организации, чтобы облегчить разработку, реализацию и оценку стратегии. Лидеры неформальных групп особенно важны в формулировании и реализации изменений стратегии.