Файл: Основные функции в системе менеджмента (Функции и принципы менеджмента).pdf
Добавлен: 02.04.2023
Просмотров: 483
Скачиваний: 1
2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Эта деятельность наиболее заметна и состоит в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.
3. Принятие необходимых корректирующих действий.
Контроль хотя и важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учесть ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы: понимают ли сотрудники цели организации? спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения? представляет ли действующая система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках?
Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.
Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.
Контроль требует, чтобы вы изучали цели измеримым образом. По сути, вам необходимо установить стандарты, которые гарантируют, что вы точно знаете, чего хотите достичь и что считается успехом или провалом. Но контроль также является функцией, которая благодаря набору стандартов обеспечит вам возможность корректировать поведение, когда оно отклоняется от стандартов. По сути, контроль - это контроль качества. Вы смотрите на процессы и убедитесь, что они достигают правильных результатов для организации.
Самая важная функция контроля - способность снижать риск. Поскольку вы по сути следите за эффективностью работы команды и сравниваете ее с поставленными целями, вы можете легче реагировать на проблемы. Вместо того, чтобы в конце месяца понять, что вы с огромным отрывом пропустили план продаж, вы можете следить за ситуацией во время процесса.
Например, если вы заметили, что маркетинговая кампания не приводит к появлению новых клиентов или увеличению продаж, вы можете изменить ее, чтобы лучше привлекать клиентов. С помощью этой перестройки вы сможете изменить привлекательность кампании и исправить ситуацию. Это может в конечном итоге гарантировать, что вы достигнете цели продаж в конце месяца.
Даже если вы пропустите цель, вы можете не пропустить ее так сильно, и у вас, по крайней мере, был шанс исправить ситуацию. Благодаря контролю вы снижаете риск неудачи и последствия неспособности достичь ваших целей. Как уже упоминалось, даже если вы потерпели неудачу, вы готовы к этому и можете сразу начать анализировать причины этого.
В деловом мире измерение производительности может быть различием между успешными и провальными компаниями. Подумайте о запуске. Если у руководства нет набора стандартов для оценки его эффективности, у него нет представления о том, как выглядит успех или неудача. Даже если у них есть набор целей и они знают, достигли они их или нет, у них больше нет информации, чтобы пройти мимо.[3]
Допустим, они хотят заработать 100 000 долларов в первые три месяца. Без стандартов и надлежащего контроля, через три месяца все они знают, заработали они это или нет. Они не будут знать, почему. Был ли успех до продукта? Маркетинг помог? Насколько их стратегия в социальных сетях подтолкнула продажи? Это все о механизмах экономии, которые они создали? В конце концов, понимание причин успеха или неудачи поможет бизнесу работать лучше.
Чтобы контроль был эффективным, вам необходимо выполнить четыре шага этой специфической функции управления:
Установите стандарты производительности. Сначала необходимо установить стандарты производительности, к которым вы стремитесь. Они должны быть установлены с учетом организационных целей. Вы смотрите на цели и план, который вы установили, создавая набор измерений, который скажет вам, что вы на правильном пути. Например, допустим, вы хотите, чтобы производственная команда каждый день делала на 10 обуви больше, чтобы повысить производительность. Первым измерением будет команда, создающая 10 ботинок, но вы можете включить другие факторы в набор стандартов. Вы можете уменьшить время простоя, исправив проблемы в течение 30 минут, и добавить в цепочку нового человека, чтобы ускорить процесс на 10 минут.
Измерьте фактическую производительность. Установив стандарты и запустив новые процессы в движение, вы можете начать отслеживать фактическую производительность. Процесс мониторинга будет зависеть от ваших стандартов и простоты измерения. Частью процесса могут быть обзоры производительности, фактические количественные данные и так далее. Ключ должен начать собирать информацию с самого начала.[7]
Сравните фактическую производительность с ожидаемыми стандартами. Получив данные о производительности, вы можете начать сравнивать их с установленными стандартами. Сравнение помогает определить проблемные области или шаблоны уведомлений, которые на самом деле работают более эффективно.
Предпримите корректирующие действия. Собрав данные и имеющуюся информацию о производительности, вы можете предпринять любые необходимые корректирующие действия. Если команда восстановления не восстанавливает оборудование достаточно быстро, вы можете глубже изучить его и найти способы повысить производительность. С другой стороны, вы можете заметить, что команда производит больше шо
Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого уровня (линейные менеджеры) больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и осуществляют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого результата) и эффективности (возможности достичь результата с наименьшими затратами).
1.3. Принципы менеджмента
Принципы управления организацией определяют требования к системе, структуре и организации процесса управления. Т.е. управление организацией осуществляется посредством основных исходных положений и правил, которыми руководствуются менеджеры всех уровней. Эти правила определяют "линию" поведения менеджера.
Таким образом, принципы управления можно представить как основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.[3]
Существует несколько подходов к классификации принципов управления. Наиболее полное их толкование дается Г. Кунцем и С. О'Доннелом в книге "Принципы управления, анализ управленческих функций" (шестое издание переведено в 1981 г. на русский язык под названием: "Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций"). Авторы рассматривают десять принципов планирования; пятнадцать - организации; десять - мотивации и четырнадцать - контроля.
Впервые принципы рационального управления были сформулированы в 1912 г. американским менеджером Г. Эмерсоном в книге "Двенадцать принципов производительности". Однако один из основоположников научной организации труда, создатель "теории администрирования" А. Файоль высказал мысль о том, что количество принципов управления неограниченно. И это верно, поскольку всякое правило занимает свое место среди принципов управления, во всяком случае на то время, пока практика подтверждает его эффективность.
В связи с этим все принципы менеджмента целесообразно сгруппировать в две группы - общие и частные. К общим принципам управления относятся принципы применимости, системности, многофункциональности, интеграции, ориентации на ценности. Принцип применимости - менеджмент разрабатывает своего рода руководство к действию для всех работающих в фирме сотрудников.
Принцип системности - менеджмент охватывает всю систему с учетом внешних и внутренних взаимосвязей, взаимозависимостей и открытости собственной структуры или системы в целом.
Принцип многофункциональности - менеджмент охватывает различные аспекты деятельности: материальные (ресурсы, услуги), функциональные (организация труда), смысловые (достижение конечной цели).
Принцип интеграции - внутри системы должны интегрироваться различные способы отношений и взгляды сотрудников, а вне фирмы может происходить разделение на свои миры. Принцип ориентации на ценности - менеджмент включен в общественный окружающий мир с определенными представлениями о таких ценностях, как гостеприимство, честные услуги, выгодное соотношение цен и услуг и т.п. Все это необходимо не только учитывать, но и строить свою деятельность, неукоснительно соблюдая названные общие принципы.
В отечественной теории управления частные принципы управления народным хозяйством были сформулированы еще В.И. Лениным и многие их них не потеряли значения и в наши дни, а в рыночной экономике значимость их неизмеримо возросла.
Основным частным принципом менеджмента является принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении. Проблема сочетания централизации и децентрализации в менеджменте состоит в оптимальном распределении (делегировании) полномочий при принятии управленческих решений.
Принципы сочетания централизации и децентрализации предполагают необходимость умелого использования единоначалия и коллегиальности в управлении. Сущность единоначалия состоит в том, что руководитель конкретного уровня управления пользуется правом единоличного решения вопросов, входящих в его компетенцию. По сути это предоставление менеджеру организации широких полномочий, необходимых ему для осуществления возложенных на него функций управления, реализации персональной ответственности.
Коллегиальность предполагает выработку коллективного решения на основе мнений руководителей разного уровня, а также исполнителей конкретных решений.
Соблюдение правильного соотношения между единоначальником и коллегиальностью составляет одну из важнейших задач управления, от правильности решения которой во многом зависит его эффективность и действенность.[3]
Принцип научной обоснованности управления предполагает ночное предвидение, планируемые во времени социально-экономические преобразования организации. Основное содержание этого принципа состоит в требовании, чтобы все управленческие действия осуществлялись на базе применения научных методов и подходов.
Научная обоснованность управления означает не только использование науки при выработке и реализации управленческих решений, но и глубокое изучение практического опыта, всестороннее изучение имеющихся резервов. Цель состоит в превращении науки в высокопроизводительную силу.
Суть принципа плановости состоит в установлении основных направлений и пропорций развития организации в перспективе. Планированием пронизаны (в виде текущих и перспективных планов) все звенья организации. План рассматривается как комплекс экономических и социальных задач, которые предстоит решить в будущем.
Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности предполагает, что каждый подчиненный должен осуществить возложенные на него задачи и периодически отчитываться за их выполнение. Каждый в организации наделяется конкретными правами, несет ответственность за выполнение возложенных на него задач.
Принцип частной автономии и свободы предполагает, что все инициативы исходят от свободно действующих экономических субъектов, выполняющих управленческие функции по своему желанию в рамках действующего законодательства. Свобода хозяйственной деятельности представляется как профессиональная свобода, свобода конкуренции, свобода договоров и т.п.
Принцип иерархичности и обратной связи состоит в создании многоступенчатой структуры управления, при которой первичные (нижний уровень) звенья управляются своими же органами, находящимися под контролем органов руководства следующего уровня. Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня. Соответственно цели перед низшими звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органа управления.
Постоянный контроль за деятельностью всех звеньев организации осуществляется на основе обратной связи. По сути это сигналы, выражающие реакцию управляемого объекта на управляющее воздействие. По каналам обратной связи информация о работе управляемой системы непрерывно поступает в управляющую систему, которая имеет возможность корректировать ход управленческого процесса.
Суть принципа мотивации заключается в том, чем тщательнее менеджеры осуществляют систему поощрений и наказаний, рассматривают ее с учетом непредвиденных обстоятельств, интегрируют по элементам организации, тем эффективнее будет программа мотиваций.