Файл: Построение организационных структур (ООО «Балтийский курьер»).pdf

Введение

Организацию принято рассматривать как важнейшую характеристику всякой системы, отличающейся внутренней упорядоченностью частей. Важнейшим признаком организации является совместная деятельность людей, объединенных общими интересами и стремящихся к достижению как личных целей, так и общеорганизационных.

Организация предстает собой социальную группу, структура которой основана на разделении труда и отличительной для каждой отдельной организации. Объединение действий отдельных членов в организации является сознательной и предсказуемой. Структура связей между ее членами и между отдельными частями может направленно создаваться и перестраиваться. Поэтому важнейшая проблема организации - выбор рациональной организационной структуры управления. Успешное развитие и функционирование всякой системы управления зачастую зависит от научной аргументированности ее организационной структуры. Перечисленными обстоятельствами объясняется актуальность выбранной темы.

"Структуру управления организацией", или "организационную структуру управления" по праву считают одним из ключевых понятий менеджмента. Оно отражает цели, функции, процесс управления, особенности работы менеджеров и характер распределения полномочий между ними. Данной структурой регламентируются все управленческие процессы, информационные потоки и принимаемые управленческие решения, при этом задействуются все уровни, категории и профессиональные специализации менеджеров организации. Структура по своим функциям подобна каркасу здания управленческой системы, построенному для обеспечения своевременности и надлежащего качества всех протекающих в ней процессов. В связи с этим руководителям организаций необходимо уделять особенное внимание выбору принципов и методов построения управленческой структуры, определению необходимого типа и вида, а также постоянно исследовать тенденции изменения и оценивать соответствие выбранной структуры стоящим перед организацией задачам [5, c.142].

Цель работы является исследование процессов построения организационных структур и организации взаимодействия. Для достижения выбранной цели были решены следующие задачи:

1. Исследованы теоретические аспекты построения организационных структур и организации взаимодействия : понятие организационной структуры управления , характеристика основных типов организационных структур, методы проектирования организационных структур;

2. Проведен анализ организационной структуры и организации взаимодействия в ООО «Балтийский курьер»: дана общая экономическая характеристика организации, проанализирована существующая организационная структура, проанализирован кадровый состав фирмы;

3. Разработаны предложения по совершенствованию организационной структуры и организации взаимодействия ООО «Балтийский курьер»: дана оценка уровня управляемости, выработаны предложения по оптимизации организационной структуры.

Объектом исследования в работе является построение организационных структур и организация взаимодействия. Предметом исследования стало ООО «Балтийский курьер». В работе использовались такие методы, как анализ, синтез, аналогия, наблюдение, описание, сравнение и моделирование.

ГЛАВА 1. Теоретические аспекты построения организационных структур

1.1 Понятие организационной структуры управления

Эффективность управления организацией напрямую зависит от соответствия ее структуры поставленным целям и задачам деятельности компании и ее приспособленности к ним. По сути, организационная структура выполняет роль некоего каркаса, являющегося основой для формирования разнообразных административных функций. В рамках структуры выявляются и устанавливаются взаимоотношения между сотрудниками внутри организации [10, c.64].

Организационной структурой также определяется и структура подцелей, которая становится критерием выбора в ходе принятия управленческих решений в различных частях компании. В ней устанавливается ответственность каждого подразделения компании за тщательное исследование определенных элементов внешнего окружения, а также за передачу в соответствующие точки информации о событиях, которые требуют особого внимания [2, c.147].

Организационная структура является схемой, в состав которой входят подразделения и отдельные должностные лица компании, расположенные в соответствии с уровнями значимости и ответственности, и в которой содержатся взаимосвязи между ними с указанием порядка подчиненности.

На разных этапах развития компаний (становление, развитие, стабилизация, кризис) требуется использование разных подходов к построению организационных структур. Наиболее важно следить за этим в периоды перехода от одного этапа к другому при активном росте и развитии компании [3, c.78].

Благодаря грамотно построенной организационной структуре становятся возможными оптимизация численности персонала и количества подразделений, упрощение взаимодействия подразделений, равномерное распределение нагрузки на персонал, исключение дублирования функций и рисков их «провисание», устранение двойного и тройного подчинения, разграничение сферы деятельности руководителей, определение их полномочий и зон ответственности, повышение производительности труда. Организационная структура выступает в качестве основы построения эффективной управленческой системы [12].

Процесс построения организационной структуры состоит из следующих этапов:

1. Проведение анализа функционирования компании (вида деятельности, стадии развития, основных бизнес-процессов, стратегических и тактических целей, прибыльности, системы управления).

2. Оценка имеющейся системы распределения функций, в ходе которой [7, c.214]:

- анализируют штатное расписание и принципы выделения структурных подразделений;

- анализируют основные функции, полномочия и показатели эффективности работы менеджеров высшего и среднего уровня;

- анализируют основные функции, задачи и показатели эффективности работы каждого структурного подразделения и исполнителя (по должностям);

- выявляют отклонения в распределении функций или подчиненности.

3. Разработка рекомендаций по возможной оптимизации численности персонала.

4. Непосредственное построение организационной структуры.

5. Составление плана внедрения предлагаемой организационной структуры и нововведений в работе персонала.

6. Организация и проведение различных информационных мероприятий для персонала [6, c.52].

Рассмотрим важнейшие принципы формирования организационной структуры:

- целевая совместимость и сосредоточение, которые заключается в построении целенаправленной системы управления, которая ориентируется на решение основной задачи - организация производства тех продуктов, в которых в данный момент нуждается потребитель [8, c.105];

- непрерывность и надежность, которые означают создание таких производственных условий, при которых обеспечивается стабильность и непрерывность выбранного режима производственного процесса;

- планомерность, пропорциональности и динамизм, которые нацеливают управленческую систему не только на текущие, но и на долговременные задачи развития предприятия, задействуя долгосрочное, текущее и оперативное планирование [7, c.228];

- демократическое распределение функций управления, в основе которого лежат методы и правила общественного разделения труда, закрепляющие за каждым из функциональных подразделений предприятия определенную часть управленческой работы. Обязательным является соблюдение следующих требований: разработка управленческого решения и его реализация возлагаются на ту службу, для которой характерны наивысшая осведомленность о положении дел на соответствующих объектах и наибольшая заинтересованность в эффективной реализации принятого решения [14];

- научная обоснованность управления, исходящая из того, что все управленческие средства и методы необходимо научно обосновывать и выверять на практике. Соблюдение данного принципа предполагает непрерывный сбор, переработку и анализ различной информации, а также использование новейшей техники и современных математических методов;

- эффективность управления, предполагающая рациональное и эффективное расходование производственных ресурсов, достаточную конкурентоспособность выпускаемой продукции;

- совместимость личных, коллективных и государственных интересов, которую определяет общественный характер производства;

- контроль и проверка исполнения принятых решений, предполагающие разработку соответствующих мероприятий по выявлению недостатков, которые мешают выполнению производственных заданий[1, c. 341].

Предприятие имеет право на существование как организационная структура в том случае, если оно находит более эффективный, чем купля на рынке, способ получения необходимой потребителю продукции, т.е. технологию производства и управления. Но при этом функционирование предприятия происходит во взаимодействии с внешней для него средой - рынками сбыта и ресурсов всех видов. Таким образом, формирование организационной структуры происходит как результат взаимовлияния стратегического замысла собственника и внешних условий. Первым делом необходимо выяснить, чем руководствуется предприятие, принимая решение о выпуске определенной продукции [9, c. 85].

Стратегии можно разделить по мотивам практикующих их предпринимателей:

- сохранение производительной способности имущества (во введении фигурировала как выживание);

- социальные факторы предпринимательской деятельности (рост имущества, получение и максимизация дохода в краткосрочном и долгосрочном аспектах, рост социального статуса и т.п.);

- индивидуальная привязанность к деятельности определенного рода [13].

Безусловно, при формировании организационной структуры любого предприятия должны учитываться и потребности их трудового коллектива. Впрочем, данная составляющая формирования организационной структуры в России в настоящее время принимается во внимание даже излишне часто, что идет только во вред функционированию большинства предприятий.

В той мере, в какой предприятие практикует второй тип стратегии, характеристики выпускаемой продукции зависит от рыночных тенденций. Т.е. важнейшим фактором организационной структуры предприятия являются потребительские предпочтения потенциальных клиентов [2, c. 164].

Продукция, выпускаемая, предприятием может быть предназначена для людей узкого круга со специфическими, отличными от других потребностями или для удовлетворения потребностей обычных, повседневных, или для удовлетворения быстро (в результате смены общественных веяний) изменяющихся потребностей [9, c.68].

Для того чтобы правильно прогнозировать воздействие макроэкономических факторов на функционирование предприятий необходимо оценить: режим налогообложения; правовой режим; кредитно-денежную политику; уровень инфляции и неплатежей; условия внешнеэкономической деятельности.

После получения представления о мотивах всех связанных с деятельностью предприятия внешних групп можно определить положение предприятия на рынках сбыта и ресурсов. Данный фактор, в свою очередь, позволяет прогнозировать ожидаемое состояние предприятия, а, следовательно, помогает посредством гибкого изменения организационной структуры сглаживать неблагоприятные последствия изменения рыночной ситуации [7, c.314].

Еще одним важнейшим фактором, влияющим, на организационную структуру предприятий является кадровая политика. На настоящем этапе любому руководителю уже должно быть ясно, что организационная структура должна чутко отзываться на все изменения, происходящие как во внешней по отношению к предприятию среде, так и внутри него.

Производство и технологию обычно оценивают по следующим параметрам. Уровень специализации оборудования: универсальное (для него характерны относительно небольшие стоимость, производительность, затраты на переналадку и ее сроки); специализированное; поточная линия (для него характерны относительно высокие стоимость, производительность, затраты на переналадку и ее сроки) [13].