Файл: Построение организационных структур (ООО «Балтийский курьер»).pdf

Начальник распределительного центра - Оперативное управление деятельностью складов. Организация хозяйственных работ связанных с функционированием склада. Управление коллективом склада: подбор, адаптация, мотивация сотрудников, контроль двух складов, помощь менеджеру по работе с клиентами, проведение совещаний, годовые отчеты, проведение инвентаризации, размещение товара на складе.

Представляется целесообразным ввести две новые штатные единицы в подчинение юридического отдела - поставить отдел персонала, дабы освободить секретаря референта от двух должностей, заместителю генерального директора - поставить логистическую службу в подчинении которого будут распределительный центр, склад ответственного хранения, участок ПРР, отдел железнодорожных перевозок [15].

В подчинении у начальника распределительного центра находятся:

• склад ответственного хранения, работники которого осуществляют прием, распределение и хранение товаров небольших фирм, также определяют и тарифицируют все услуги предоставляемые той или иной компании.
• Участок (ПРР) осуществляет погрузо-разгрузочные работы контейнеров и других, а/м, а также перегрузы.
• Распределительный центр (центральный склад) - на данном складе хранится и обрабатывается товар, крупных компаний-интернет магазинов. Сотрудники данного склада собирают заказы для магазинов, комплектую их, следят за состоянием товарных запасов, источниками поступления товаров, их стоимость, условия поставки.
• Отдел организации учета и документооборота - принимают и обрабатывают заказы клиентов, выписывая все необходимые документы на товар; занимающиеся выявлением недостач и излишков товара на складе, принимают участие в инвентаризации, обрабатывают претензии, взаимосвязаны с грузчиками, комплектовщиками, соответственно занимающиеся приемкой, сбором и доставкой товара клиенту [13].

В подчинении у заместителя генерального директора находятся по эксплуатации:

• • АХО отвечает за уборку и содержание помещений и связанных с ними территорий с учетом санитарных и противопожарных норм. Он организовывает текущий и капитальный ремонт строений, заключает с поставщиками коммунальных услуг и услуг связи договоры на обслуживание. Он обеспечивает работников расходными материалами на хозяйственное обслуживание и канцтоварами, по согласованию с директором - мебелью и оргтехникой [5, c. 384].
  • Инженер по охране труда - Проведение вводного инструктажа по ОТ и ППБ. Разработка инструкций‚ локальных нормативных актов‚ программ обучения по ОТ‚ мероприятий по ОТ. Осуществление контроля за соблюдением безопасных условий труда и промышленной безопасности на строительных объектах. Взаимодействие с контролирующими органами. Проведение проверки знаний у сотрудников. Обучение и аттестация‚ учет и расследование несчастных случаев [7,c. 274].
  • Электротехнический участок - служит для текущего ремонта и ТО элементов электрооборудования. К таким элементам относятся: генераторы, стартеры, прерыватели-распределители и т.д. Кроме того на участке выполняются ремонт электроники, такой как штабелеры и погрузчики.
  • Сантехнический участок - Обеспечивает исправное состояние, безаварийную и надежную работу обслуживаемых систем центрального отопления, водоснабжения, канализации и водостоков, правильную их эксплуатацию, своевременный качественный ремонт.
  • Технико-эксплуатационный участок - Обеспечивает технически правильную эксплуатацию оборудования и других основных средств, выполнение графиков их ремонта. Координирует работу мастеров, рабочих участка и других подчиненных сотрудников [15].

Исходя из анализа действующей организационной структуры ООО «Балтийский Курьер», можно сделать вывод, что в ней отсутствует логистическая служба, в результате чего на предприятии нет эффективно организованной аналитической деятельности.

Проведенный анализ линейно-функциональной схемы управления предприятия наглядно показывает, что руководство предприятия не уделяет внимания совершенствованию. Структура застывшая. И именно это является одной из главных причин того, что предприятие не выдерживает конкуренции, и сдает свои позиции на рынке, по сравнению со складами класса А и А+.

2.3 Анализ кадрового состава

В настоящее время в компании ООО «Балтийский Курьер» система набора и подбора кадров как таковая отсутствует. Прием работников осуществляется традиционными способами, такими как объявления в периодической печати, объявление на стенде компании и через сеть Интернет. Некоторая часть работников принимается по рекомендации уже работающих в компании.

Функции отдела кадров при приеме на работу сводятся к предварительной беседе с кандидатом и направление его на собеседование к руководителю подразделения, в которое намечен его прием. Положительное или отрицательное решение руководителя подразделения является основанием для приема на работу. Никаких профессиональных тестирований и собеседований с кандидатом не проводится [15].

При положительном заключении руководителя подразделения, составляется договор подряда на месяц для адаптации сотрудника. При успешном прохождении испытательного срока отдел кадров оформляет необходимые документы и готовит приказ директора о приеме на работу. Адаптацией работников практически не занимаются. В редких случаях вновь принятому работнику назначается наставник. Такая ситуация не коим образом не способствует резкому сокращению текучести кадров.

Рисунок 2.2 – Динамика общей численности персонала ООО «Балтийский Курьер» в 2016-2018 гг. [15]

Рис. 2.3 - Половозрастная структура персонала ООО «Балтийский Курьер» в 2018 г.[15]

Структура персонала ООО «Балтийский Курьер» в 2018 году не претерпела существенных изменений по сравнению с 2017 годом. За прошедшие несколько лет наблюдается тенденция к омоложению персонала компании. Так, с 2017 по 2018 год средний возраст сотрудников снизился, составив 33,03 года по состоянию на декабрь 2018 года. При этом большинство составляют работники, находящиеся в наиболее экономически и социально активном возрасте - до 45 лет (рис. 2.3). Такое сочетание молодых, инициативных работников и опытных, высокопрофессиональных сотрудников, передающих свои знания и умения молодым специалистам, представляет собой оптимальную возрастную структуру персонала. Коллектив состоит из 83 женщин и 90 мужчин [15].

Основные показатели движения персонала ООО «Балтийский Курьер» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Движение персонала ООО «Балтийский Курьер» в 2018 г. [15]

За отчетный период с 01.01.2018 по 31.12.2018 было уволено 43 человека и принят 71 человек, что увеличило списочный состав на 28 человек. Как и вся работа с кадрами, процесс подготовки и переподготовки кадров также не имеет системы. Постоянно действующих обучающих тренингов для рабочих в компании нет. Обучение осуществляют в основном путем самообразования или с помощью наставников.

В данной главе была исследована организационная структура ООО «Балтийский Курьер». Были обнаружены такие проблемы, как перегрузка ряда руководителей, низкая управляемость структуры, высокая текучесть кадров. Для решения данных проблем требуется разработать предложения по усовершенствованию организационной структуры предприятия, в рамках которых произойдет перераспределение нагрузки между руководящим составом и более четко разграничатся функции ряда отделов фирмы.

Глава 3. Разработка рекомендаций по построению организационной структуры ООО «Балтийский курьер»

3.1 Оценка уровня управляемости

Основываясь на технико-экономических показателях предприятия за 2016 и предложениях по изменению структуры управления можно произвести расчет нормы управляемости и ее сменности руководителей на примере Генерального директора. Исходные данные для расчета сведем в таблицу 2.2.

Таблица 2.2 – Оценка уровня управляемости [15]

Загрузку руководителя определяют как общую (суммарную) трудоемкость управленческих решений, принимаемых руководителем на конкретном уровне управления в течение периода времени, по формуле [4, c. 187]:

(3.1)

где Qp - суммарная трудоемкость, ч;

Ti - трудоемкость i-го управленческого решения, ч;

Kij - число повторений i-го решения на i-м уровне;

- количество процедур.

Для определения числа руководителей, необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости, применяется формула [7, c. 384]:

Cp = Qp / Fd, (3.2)

где Cp - расчетное число руководителей;

Qp - трудоемкость принятия управленческих решений, ч;

Fd - действительный фонд времени одного сотрудника, ч.

C помощью расчетов было выявлено, что число руководителей, находящихся в непосредственном подчинении Генерального директора не должно превышать четырех человек. Однако на данном этапе невозможно так резко изменить существующую структуру, предлагая свои изменения в существующей структуре компании, мы постепенно к этому будем стремиться.

3.2 Рекомендации по оптимизации организационной структуры

Как отмечалось выше, предприятие может успешно работать только при наличии рациональной структуры управления. Существующая структура управления должна претерпеть изменения в следующих направлениях (рис. 3.1):

• • Сокращение количества подчиненных каждого руководителя высшего звена.
  • Согласование функций управления.
  • Изменение постановки задач перед функциональными отделами.

Рассмотрим предлагаемые структуры каждого управляющего высшего звена.

Генеральный директор:

• • заместитель Генерального директора;
  • заместитель генерального директора по эксплуатации;
  • бухгалтерия;
  • секретарь референт;
  • юридический отдел.

Начальник РЦ

Склад

Участок ПРР

Отдел ж/д перевозок

Заместитель начальника РЦ

Отдел орг-и и учета докумен-тооборота

Менеджер по распределению

Секретарь-референт

Главный бухгалтер

Юридический отдел

Отдел кадров

Зам. генерального директора по эксплуатации

АХО

Инженер по охране труда

Электро-технический участок

Сантехнический участок

Технико-эксплуатационный участок

Менеджер по работе с клиентами

КПС

Секретарь делопроизводства

Отдел информацион-ных технологий

Зам. генерального директора

Начальник логистической службы

Генеральный директор

Рисунок 2.4 – Предлагаемая организационная структура ООО «Балтийский Курьер»

Из непосредственного подчинения Генерального директора выведен отдел информационных технологий.

Это подразделение малочисленно и наличие его в подчинении у Генерального директора предусматривает чисто номинальную зависимость.

Указанное подразделение необходимо реорганизовать и ввести в структуру управления заместителя генерального директора.

Введение должности начальника логистической службы вызвано для более эффективной работы компании, сняв часть обязанностей с начальника распределительного центра.

Заметим, что отдел информационных технологий мы вывели из подчинения генерального директора и перевели его в подчинение заместителя Генерального директора.