Файл: Построение организационных структур (ООО «Балтийский курьер»).pdf

В системном подходе важное значение придается научно обоснованному формулированию функций управления и определению нормативов численности в качестве основной составляющей процесса построения организационно-управленческой структуры, при этом исследователи и разработчики уделяют внимание общим принципам проектирования организаций. Первоначально определяется система целей организации, которой обусловливается структура задач и содержание основных функций аппарата управления [7, c.341].

Главное назначение большей части производственных организаций с общественной точки зрения определяют цели удовлетворения рыночных потребностей в производимых продукции и услугах. Однако не следует говорить об однозначном соответствии системы целей и организационной структуры управления [13].

В процессе перехода от целей и задач организации к её организационной структуре необходимо использование различных методов построения структур управления. Этим методам свойственна различная природа, в то же время посредством каждого из них по отдельности не представляется возможным решить все важные практические вопросы, поэтому следует применять их органично сочетая с другими.

Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений. Рассмотрим существующие сегодня взаимодополняющие методы построения организационных структур [8, c.97].

Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников. Сюда относится проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами [12].

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы [3, c.107]:

- разработка системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности, исходя из конечных результатов;

- экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;

- составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы); конкретные результаты, за достижения которых устанавливается ответственность [6, c. 204].

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей [13]:

- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;

- графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Примерами могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями [8, c.173];

- натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях.

- математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур [6, c.214].

Организационная структура является схемой, в состав которой входят подразделения и отдельные должностные лица компании, расположенные в соответствии с уровнями значимости и ответственности, и в которой содержатся взаимосвязи между ними с указанием порядка подчиненности.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от её характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования.

ГЛАВА 2. Анализ организационной структуры управления ООО «Балтийский курьер»

2.1 Общая экономическая характеристика предприятия

Основным видом деятельности курьерской службы «Балтийский Курьер» - является срочная доставка и экспресс доставка корреспонденции и грузов по Москве, Санкт - Петербургу, России, СНГ и по всему миру [15].

Сервисные предложения компании по экспресс доставке документов, посылок и грузов чрезвычайно актуальны в условиях бурно развитой деловой и частной коммуникации. Срочно доставленная документация, бережно доставленный груз, вовремя полученный адресатом подарок - залог успеха и комфорта клиентов.

Служба доставки Балтийский Курьер обладает богатейшим опытом работы в области логистики и грузоперевозок. На протяжении многих лет компания на высоком уровне профессионализма и качества предоставляет широчайший спектр услуг. На счету компании - огромное количество успешно закрытых заказов и положительных отзывов наших клиентов.

Благодаря службе доставки Балтийский Курьер, жителям и организациям стали доступны такие сервисные предложения, как: экспресс-доставка, доставка товаров из любых интернет магазинов, экспресс перевозка грузов, авиаперевозка грузов, доставка сборных грузов, грузовое такси, экспресс-почта (пакеты документов, договоры, бухгалтерская документация, тендерные документы), доставка посылок, цветов и подарков, аренда курьера (приглашения, поздравления; доставка грузов), рассылка счетов контрагентам и пр. Доставка грузов и документов осуществляется более чем в 1000 городов по всему миру. Кроме того доставка осуществляется и в обратном направлении [15].

Транспортная компания Балтийский Курьер также представляет комплексную услугу ответственного хранения товаров и грузов в г. Санкт-Петербург. Специалистами компании разработаны четкие и проверенные схемы распределительной логистики, от приема товара у поставщиков, до доставки скомплектованных поставок на точки продаж. Основными элементами услуги являются погрузо-разгрузочные операции, прозрачный и оперативный онлайн учет остатков товарно-материальных ценностей, комплектация по номенклатурам (артикулам), хранение и другие складские операции [15].

Отапливаемый склад ООО «Балтийский Курьер» в г. Санкт-Петербург оборудован пожарной и охранной сигнализацией и системой видеонаблюдения находится на круглосуточно охраняемой территории.

2.2. Анализ существующей организационной структуры

В исследуемой организации принята линейно-функциональная структура управления, которая представлена на рис. 2.1. Главной задачей организационного управления является достижение максимально возможной эффективности деятельности предприятия и получение прибыли.

Возглавляет компанию генеральный директор, реализующий основные функции управления, такие как [14]:

- оперативное управление,

- перспективное развитие,

- планирование,

- финансово-экономическую стратегию.

В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, работа с кадрами.

Функция главного бухгалтера - ведение материального и финансового учета, определение заработной платы. Он организует учет поступающих денежных средств, формирования актов выполненных работ клиентам, составлением бухгалтерской и налоговой отчетности [13].

Юридический отдел - главной задачей юридического отдела является соблюдение законности в деятельности фирмы, защита ее правовых интересов, информирование обо всех изменениях в законодательстве.

Менеджер по работе с клиентами

КПС

Секретарь делопроизводства

Начальник распреде-лительного центра

Склад

Участок ПРР

Распредели-тельный центр

Отдел учета

Генеральный директор

Секретарь-референт

Главный бухгалтер

Юридический отдел

Отдел информацион-ных технологий

Зам. генерального директора

Зам.генерального директора по эксплуатации

Отдел кадров

АХО

Инженер по охране труда

Электро-технический участок

Сантехнический участок

Технико-эксплуатационный участок

Рисунок 2.1 –Организационная структура ООО «Балтийский Курьер» [15]

Отдел информационных технологий - в функции системного администратора входит организация доступа к локальным и глобальным сетям; настройка системы безопасности, планирование общей политики безопасности; установка и настройка сетевых сервисов, поддержание их в рабочем состоянии; поддержка рабочего состояния программного обеспечения серверов; защита от вирусов, обновление антивирусных баз. Повышение профессионального уровня специалистов по вопросам практического применения новых информационных технологий и сопутствующего программного обеспечения [8, c. 204].

Заместитель генерального директора - имеет прямое управления различными отделами, осуществляет рациональную и эффективную организацию предприятия, доводит до сведения сотрудников информацию путем проведения собраний; осуществляет мотивацию сотрудников; контролирует работы отдела путем получения отчетности (месяц, квартал, год) и ее анализа. Анализирует результат деятельности, представляет полученные данные непосредственному руководителю.

Заместитель генерального директора по эксплуатации - осуществляет обеспечение эксплуатации зданий, сооружений и оборудования в них (лифтов, пандусов и др.). Ведет разработку перспективных и текущих планов (графиков) различных видов ремонта оборудования и других основных фондов предприятия (зданий, систем водоснабжения, канализации, воздухопроводов и т.д.), а также мер по улучшению их эксплуатации и обслуживания, контролирует выполнение утвержденных планов [4, c.187].

Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинен секретарь референт, который совмещает функции отдела персонала, т.е. занимается оформлением трудовых контрактов, переводом либо увольнением работников.

Схема подчиненности Генерального директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее ветви управления заместителей Генерального директора.

Менеджер по работе с клиентами - Осуществляет анализ аудитории потенциальных клиентов, выявляет потребности клиентов, их уровень и направленность. Разрабатывает методики поиска клиентов, планирует работу с клиентами, составляет схемы обращения к клиентам. Непосредственно осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путем размещения рекламы, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями, пр.). Составление договоров и расчет тарифных планов [13].

Контрольно-пропускная служба (КПС) - занимается проверкой сотрудников компании на благонадёжность, обеспечивает сохранность имущества и ТМЦ компании.

Секретарь делопроизводства - проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение и подпись; собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы; обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, обеспечивает проведение телефонных переговоров руководителя; проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение [11, c. 176].