Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» ( ООО «ИМПЕРИЯ»).pdf

ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ

Ввод документов в Систему осуществляется по мере их поступления или создания.

Для входящих документов в системе может быть заведена Электронная Карточка Документа и к карточке может быть прикреплен один или несколько отсканированных файлов образа документа.

Для исходящих и внутренних документов, кроме этого, к карточке может быть прикреплен один или несколько файлов документа в формате MS Word/ MS Excel.

В процессе работы с документом в карточке документа могут быть созданы различого вида комментарии (вопросы, обсуждения хода работ по документу, резолюции, информация о контактах и событиях), а также информация о согласовании, утверждении и исполнении документа.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЖУРНАЛАХ РЕГИСТРАЦИИ

Если введенный в Систему документ должен в соответствии с нормами документооборота регистрироваться в соответствующем Журнале регистрации документов, то после ввода документа в Систему его необходимо зарегистрировать в электронном аналоге Журнала регистрации документов.

Для этого в карточке документа необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать» и, после появления соответствующей формы, заполнить необходимые реквизиты Журнала регистрации документов. Форма регистрации обычно уже содержит необходимые реквизиты для Журнала регистрации документов, автоматически копируемые из карточки документа.

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Методы поиска документов

Необходимый пользователю список документов, с которыми он может работать, можно получить несколькими способами.

Для этого можно воспользоваться:

• Блоком поиска в верхней части экрана
• Списком категорий документов или списком видов деятельности в левой части экрана
• Набором клавиш для выбора списка наиболее часто требуемых списков документов в центральной верхней части экрана
• Списком последних просмотренных документов в центральной нижней части экрана.

Выдаваемый список документов можно сортировать по необходимым полям, используя значок рядом с наименованием поля.

Поиск по периоду, статусам документа, входящим/исходящим

Указав в блоке поиска в верхней части экрана период времени, статус документа, входящие/исходящие и нажав на кнопку можно найти все соответствующие запросу документы – из числа документов, к которым данный пользователь имеет доступ. Заданные поисковые критерии запоминаются системой для многократного использования. Сбросить значения критериев можно кнопкой .

Данным блоком поиска можно пользоваться как фильтром и при формировании отчетов, а также при поиске документов по кнопкам для выбора списков используемых документов.

Поиск по значениям из стандартных справочников контрагентов, категорий документа, предприятий/подразделений, видов деятельности и по значениям из пользовательских справочников

Кликнув на пиктограмму в левой верхней части экрана, можно вызвать список стандартных и пользовательских справочников. Указав нужный справочник, можно выбрать из него значение, по которому будет производиться поиск.

Поиск можно производить по значениям стандартных справочников контрагентов, контактных лиц, пользователей, подразделений, видов деятельности, категорий документов.

Поиск можно производить по значениям из пользовательских справочников, в настройке которых указано имя поля документа, для которого данный справочник предназначен.

Результаты поиска содержат список документов из числа документов, к которым данный пользователь имеет доступ.

Часто используемые списки документов

Набор клавиш для выбора списков часто требуемых документов в центральной верхней части экрана позволяет быстро выбрать список необходимых документов.

• ПЛАТЕЖИ I???? – список неисполненных исходящих платежей, требующих оплаты. Для документов, требующих разрешения (указания) на проведения платежа, такое указание может быть выдано руководителем непосредственно из системы.
• ПЛАТЕЖИ ????I – список всех неисполненных входящих платежей
• КОНТРОЛЬ - список доступных неисполненных и неотмененных документов, для которых заполнено поле «Имя контролера»
• ИСПОЛНЕНИЕ - список документов, требующих отметки об исполнении
• ОТВЕТСТВЕННЫЙ - список документов, для которых данный пользователь является ответственным исполнителем
• ВИЗА - список документов, требующих согласования или утверждения данным пользователем
• СОЗДАННЫЕ - список неисполненных документов, созданных данным пользователем
• СРОЧНЫЕ - список документов с истекающими сроками или просроченных
• НОВЫЕ - список недавно созданных документов
• ОЗНАКОМИТЬСЯ - список утвержденных, отказанных в утверждении документов и активных документов, не требующих утверждения, в которых данный пользователь указан в поле «Список ознакомления» или «Адресаты, список рассылки»
• В ОФИСЕ/ВНЕ ОФИСА - отметка местонахождения данного пользователя.
  Нажав кнопку можно отметить свое отсутствие (и указать причину отсутствия) или присутствие в офисе. Отсутствующие в офисе сотрудники отмечены в списке сотрудников знаком . При наведении курсора мыши на данную пиктограмму появляется текст причины отсутствия сотрудника.
• МОНИТОР - переход в подсистему PayDox Monitor, предназначенную для групповой работы сотрудников в режиме реального времени. PayDox Monitor позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу – факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа.
  С помощью Монитора можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохраняться в системе вместе с информацией о соответствующих документах и бизнес-процессах.
  КАЛЕНДАРЬ – вызов Календаря Событий данного пользователя, позволяющего планировать и контролировать загрузку сотрудника, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки.

Быстрый поиск по контексту

Указав любой контекст в поле «Быстрый поиск», можно найти все документы, карточки которых содержат данный контекст – из числа документов, к которым данный пользователь имеет доступ.

Если указан контекст для поиска, то поиск в справочниках «Пользователи»/ «Контактные лица», «Товары / Услуги», «Контрагенты» будет делаться с учетом указанного контекста. При поиске в соответствующих справочниках можно указывать дополнительные фильтры поиска в данном блоке поиска в верхней части экрана - для справочника «Пользователи» можно указать предприятие/подразделение, для справочника «Контактные лица» можно указать контрагента, для справочника «Контрагенты» можно указать пользователя.

Найденный контекст выделяется красным цветом

Вызов справочников для задания параметров поиска

Для указания контекста при поиске либо пользователя, контрагента, категории документа и т.п. можно вызвать соответствующие справочники.

В системе имеется специальный стандартный справочник «Реквизиты поиска», в который можно заносить разнообразную информацию – отметки для обеспечения поиска списков документов, пользователей, контактных лиц, контрагентов и т.п. Т.е., например, если необходимо сформировать список клиентов, которых нужно поздравлять с Новым Годом, в справочнике «Реквизиты поиска» можно завести соответствующий реквизит, например {НГ}, который далее с помощью вызова данного справочника проставить в учетных записях всех таких клиентов. После этого указание данного реквизита в качестве контекста поиска позволит вывести на экран всех таких клиентов.

Поиск в комментариях и контактах

Отметив этот чекбокс, можно произвести расширенный поиск в комментариях к документам и занесенных в систему контактах по документу.

Полнотекстовый поиск по файлам документов

Отметив этот чекбокс, можно произвести полнотекстовый поиск в файлах документов, загруженных в систему.

Формирование списка необходимых документов из e-mail уведомлений системы

Список документов, с которыми пользователь работает, можно формировать из списка приходящих по e-mail уведомлений о документах, удаляя из этого списка ненужные. E-mail'ы содержат ссылки на документы, нажав на которые, пользователь попадает на необходимый документ.

РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА

Общие сведения

Нажав в списке документов на гиперссылку с индексом документа, пользователь попадает на карточку документа. В правой части экрана расположены кнопки для возможных действий с документом. Количество этих кнопок варьируется в зависимости от категории документа и прав данного пользователя.

Действия с карточкой документа

Ниже приводятся некоторые из возможных кнопок, позволяющих осуществлять действия с карточкой документа. Значения других кнопок описаны в других разделах данного Регламента, посвященных работе с карточкой документа (например, СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ и др.).

ЗАГРУЗКА ФАЙЛА ДОКУМЕНТА В СИСТЕМУ

В режиме просмотра карточки документа можно загрузить в систему файл сканированного образа документа или файл документа в любом формате. Также при этом можно указать текстовый комментарий к файлу. Все загруженные файлы документа доступны при просмотре карточки документа в списке «Файлы документа». При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа и, если это файл MS Word* или MS Excel*, при необходимости, вставит в него данные из карточки документа.

При загрузке файлов в карточку документа можно непосредственно из системы отсканировать нужный документ и загрузить его в виде графического файла в систему. Сканирование документа запускается нажатием на кнопку «Сканировать». Файл отсканированного изображения далее можно нажатием кнопки «Загрузить файл в систему» загрузить на сервер системы.

Для обеспечения сканирования сканер должен быть подключен к компьютеру и программное обеспечение сканера должно быть инсталлировано

ВЫВОД ДОКУМЕНТА В MS WORD

В режиме просмотра карточки документа можно получить на компьютер пользователя файл документа в формате MS Word – если он был ранее загружен в систему. При необходимости, файл в формате MS Word будет содержать все данные из карточки документа. Эти данные будут подставлены «на лету» из карточки документа в нужные места файла документа в формате MS Word в процессе вывода файла на компьютер пользователя. При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа.

УВЕДОМЛЕНИЯ И РАССЫЛКИ ПО E-MAIL

Система позволяет делать e-mail уведомления пользователям о необходимости согласовать или утвердить документы. Система позволяет делать e-mail рассылки всем пользователям, имеющим право просмотра данного документа. Данная функциональность удобна для обеспечения пользователей информацией, обязательной для ознакомления (общекорпоративные приказы, правила и др.информация).

Послать уведомление, можно нажав на кнопку

в карточке документа.

Для обеспечения успешной доставки уведомлений в справочнике пользователей у всех сотрудников должны быть указаны их адреса электронной почты.