Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (ООО «Арсенал Авто»).pdf

Для того, чтобы решать те или иные управленческие задачи, были создано немало концепций и моделей эффективного управления. Но если разработанная модель не помогает решить управленческую проблему, или даже усугубляет ситуацию, система управления от этого не станет лучше и адекватней. Различные модели и концепции группируются по типам решаемых с их помощью проблем. И для того, чтобы выбрать ту или иную модель, необходимо точно знать цели и задачи, которых необходимо достичь при решении возникшей проблемы. В последнее время набирает популярность такая модель по управлению организацией, как процессный подход, который известен неоднозначностью оценок среди специалистов и возрастающим интересом среди менеджеров-практиков.

Цель работы – разработка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов компании на основе использования процессного подхода.

Для достижения заданной цели были выполнены следующие задачи:

исследовать сущность процессного подхода;
рассмотреть определение и описание бизнес-процессов;
представить общую характеристику фирмы;
представить описание и анализ действующих бизнес-процессов на фирме;
выявить недостатки системы управления;
провести разработку бизнес-процесса;
реализовать процессный подход;
провести расчет эффективности предложенных рекомендаций.

Объект исследования: ООО «Арсенал Авто».

Предмет исследования: оптимизация бизнес-процессов компании на основе использования процессного подхода.

Теоретической базой работы являются работы отечественных и зарубежных специалистов по менеджменту, стратегическому управлению, управлению реинжинирингом бизнес-процессов.

В работе используются такие исследовательские приемы и методы как: абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция. Применяются специализированные методы моделирования бизнес–процессов в актуальных на сегодняшний день стандартах.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты применения процессного подхода в управлении

1.1. Сущность процессного подхода

Школа административного управления — самой первой заговорила о процессном подходе, пытаясь описать функции менеджера. При этом, они рассматривали все функции независимыми друг от друга, хотя процессный подход подразумевает взаимозависимость всех управленческих функций менеджера^[1].

Сейчас процессный подход применяют в тех случаях, когда, несмотря на устойчивое состояние, в организации прогнозируются снижение темпов роста, усиление конкуренции на рынке, то, при учете иных факторов риска, организация начинает искать способы повышения своей эффективности путем оптимизации бизнес-процессов, применяя процессный подход^[2].

Процессный подход позволяет решить такие проблемы, как: снижение издержек, повышение рентабельности, повышение управляемости (улучшение системы отчетности компании, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений), а также снижение влияния человеческого фактора при управлении компанией^[3].

Кроме этого, для того, чтобы решить проблемы, возникающие в организации, руководители могут создавать рабочие или проектные группы, которая начинает осуществлять перестановки внутри организационной структуры компании, переподчиняя подразделения и отделы. Эта деятельность похожа на попытку добиться слаженной игры оркестра через пересаживание музыкантов, и большинству компаний за счет организационных перестановок добиться долгосрочных полезных результатов от такой деятельности не удается. Именно поэтому руководство компании обращается за помощью к профессиональным консультантам, рекомендации которых, в большинстве случаев, носят лишь общий характер и не приносят желаемого результата. Именно поэтому руководству предприятия необходимо самостоятельно осваивать методику процессного подхода, и, проводя изменения в организации, опираться лишь на свои силы. При этом, необходимо помнить про «эффект перетягивания одеяла», который возникает в ситуациях, когда руководитель одного процесса пытается перехватить взаимодействие с другими процессами с точки зрения выгод и преимуществ только для своего процесса, забывая об организации в целом^[4]. Это может привести к тому, что уже созданную и утвержденную документацию будет необходимо корректировать и заново утверждать каждый раз, когда будет создавать документация следующего процесса.

Процессный подход можно внедрить в каждое предприятие. Как правило, основных бизнес-процессов на предприятии немного, обычно не более десяти. Процессный подход подводит к необходимости перехода на так называемое «тощее производство» или «тощую» ресурсосберегающую организационную структуру (Lean production) ^[5].

Основные черты такой реорганизации:

1. широкое делегирование полномочий и ответственности;

2. сокращение числа уровней принятия решений;

3. сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;

4. повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции и услуг, а также работы предприятия в целом;

5. автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов.

Одно из основных преимуществ процессного подхода — это описание рациональных технологий предстоящих работ, которые оперативно изменяясь и дополняясь, модернизируют информационную систему предприятия, не сказываясь на ее пользователях, благодаря чему наращивается мощность базы данных, и впоследствии поддерживается в актуальном состоянии^[6].

Другое важное преимущество - возможность формализации технологии выполнения работ по реорганизации деятельности предприятий и проектированию информационных систем поддержки рациональных бизнес-процессов.

При проектировании интегрированной системы предприятия для реализации процессного подхода, предприятие ставит перед собой следующие цели:

1. провести системный анализ всех организационных бизнес-процессов и смоделировать рациональные технологии работы предприятия;

2. разработать перспективную организационную структуру, варианты распределения работ между структурными подразделениями;

3. разработать положения по организации управления предприятия;

4. разработать системный проект интегрированной информационной системы предприятия.

При внедрении процессного подхода необходимо четко понимать, что сам подход представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых процессов, которые преобразуют «входы» в «выходы». Он не отвергает уже существующую систему управления, а лишь помогает определить дальнейшие пути к ее улучшению, постепенно переходя к процессной системе управления. Кроме этого, нужно быть готовым, что далеко не каждый менеджер сможет применить данный подход на практике, но, тем не менее, его возможно применить для каждого предприятия. Для того, чтобы применить данный подход наиболее безболезненно для сотрудников, но действенно для организации, необходимо взглянуть на компанию со стороны, навести в ней элементарный порядок, определив ответственность, полномочия, ресурсы, а также информационные и управленческие связи^[7].

1.2. Определение и описание бизнес-процессов

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. В качестве клиента бизнес-процесса может выступать другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам.

Под бизнес-правилами понимают способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса. По мнению В. Г. Елиферова, бизнес-процессы – это горизонтальные иерархии внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов^[8].

М. Хаммер и Дж. Чампи определяют бизнес-процесс как «совокупность видов деятельности (activities), которая имеет один или более видов входных потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента»^[9] .

Е. Г. Ойхман и Э. В. Попов дополнили определение М. Хаммера и Дж. Чампи: «Бизнес-процесс - это множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту»^[10].

Составляющие бизнес-процесс действия могут выполняться людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов) или быть полностью автоматизированы.

Порядок выполнения действий и эффективность работы того, кто выполняет действие, определяют общую эффективность бизнес-процесса.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеcпроцессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность^[11].

Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа. Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки, поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры.

Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны. Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-процессе: набор составляющих процесс шагов - бизнес-функций;

− порядок выполнения бизнес-функций;

− механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;

− исполнителей каждой бизнес-функции;

− входящие документы/информацию, исходящие документы, информацию;

− ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;

− документацию, условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес-функции;

− параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.

Для моделирования бизнес-процессов можно использовать различные методы. Метод, или методология, моделирования включает в себя последовательность действий, которые необходимо выполнить для построения модели, то есть процедуру моделирования, и применяемую нотацию (язык). Наиболее популярной методологией бизнес-моделирования является ARIS, но также известны Catalyst компании CSC, Business Genetics, SCOR (Supply Chain Operations Reference), POEM (Process Oriented Enterprise Modeling).

В роли объектов при моделировании бизнес-процессов компании могут выступать конкретные предметы или реальные сущности, например, клиент, заказ, услуга. Каждый объект характеризуется набором атрибутов, значения которых определяют его состояние, а также набором операций для проверки и изменения этого состояния. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, программное обеспечение), которые осуществляют действия.

Важным понятием любого метода моделирования бизнес-процессов являются связи (как правило, в графических нотациях их изображают в виде стрелок). Связи служат для описания взаимоотношений объектов или бизнес-функций друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь с помощью потока информации, использование другим объектом.

Управление бизнес-процессами организации предполагает их постоянное улучшение и оптимизацию.

Выводы

Процессный подход в менеджменте – это основной инструмент среди средств, которые применяются руководством для реорганизации управленческой системы.