Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (ООО «Арсенал Авто»).pdf

Процессный подход применяют в тех случаях, когда, несмотря на устойчивое состояние, в организации прогнозируются снижение темпов роста, усиление конкуренции на рынке, то, при учете иных факторов риска, организация начинает искать способы повышения своей эффективности путем оптимизации бизнес-процессов, применяя процессный подход.

Процессный подход позволяет решить такие проблемы, как: снижение издержек, повышение рентабельности, повышение управляемости (улучшение системы отчетности компании, создание прозрачной системы управления, ускорение процедур принятия управленческих решений), а также снижение влияния человеческого фактора при управлении компанией.

Бизнес-процесс – это логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеc-процессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия.

Глава 2. Характеристика ООО «Арсенал Авто» 
 

2.1. Общая характеристика фирмы 

ООО «Арсенал Авто» ведет свою деятельность с 2013 г. на рынке поставщиков оригинальных деталей для иномарок и сертифицированных дубликатов, предлагая широкий выбор заводских оригинальных автозапчастей для японских, корейских и европейских иномарок, а также детали и узлы лицензированных производителями OEM-поставщиков.

Компания работает без посредников и только с проверенными поставщиками комплектующих и автомобильных товаров.

ООО «Арсенал Авто» предлагает профессиональную помощь в поиске и подборе автозапчастей, деталей и узлов для автомобилей клиентов, исходя из их потребностей и финансовых возможностей.

Организационная структура компании представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Арсенал Авто»

Как видно из рисунка 1, компания состоит из пяти отделов, каждый из которых подчиняется генеральному директору. Генеральный директор компании выполняет организационно-распорядительные функции, определяет тактику и стратегию развития компании, координирует работу отделов, ведет переговоры с крупными поставщиками, участвует в принятии важных управленческих решений. Взаимодействует со всеми отделами (преимущественно, с начальниками отделов).

Бухгалтерия отвечает за учет финансово-хозяйственной деятельности компании, а именно ведет учет и регистрацию первичной документации, составляет отчеты о деятельности компании, в том числе для сдачи в налоговые органы, осуществляет взаиморасчеты с поставщиками и сотрудниками компании, формирует отчеты о деятельности компании для руководства. Тесно взаимодействует с отделом по работе с клиентами, отделом по работе с поставщиками, менеджером склада, руководством компании.

Менеджер склада отвечает за прием деталей и выдачу их клиентам или курьерской службе. Тесно взаимодействует с отделом по работе с клиентами, отделом по работе с поставщиками и курьерской службой компании.

Отдел по работе с клиентами отвечает за работу с клиентами компании посредством личного общения, телефонных переговоров, переписки по электронной почте, мессенджерах и социальных сетях. Основные задачи менеджеров по работе с клиентами – помочь клиенту в поиске и выборе нужных товаров, довести клиента до покупки, а также проконтролировать исполнение заказа (получение клиентом товаров) курьерской службой. В обязанности менеджеров по работе с клиентами также входит обработка рекламаций.

Отдел по работе с поставщиками отвечает за заказ и доставку товара от поставщика на склад компании. В обязанности менеджеров входит подготовка списков к заказу, формирование заказа поставщикам, формирование и согласование счета на оплату товара, отслеживание поступление товара и его наличия на складе.

Курьерская служба отвечает за доставку товара клиентам в пределах Новосибирска.

ИТ-отдел отвечает за работоспособность ЛВС и сайта компании.

Продажа автомобильных запчастей является высокорентабельным видом деятельности, связанным с кризисными явлениями на рынке продаж новых автомобилей. Естественно, что руководство предприятия старается найти резервы для снижения затрат на осуществление основной деятельности торговой компании и снижение логистических издержек является важным направлением такой экономии.

2.2. Описание и анализ действующих бизнес-процессов на фирме

Рассмотрим бизнес-процесс складского учета компании ООО «Арсенал Авто».

Важность данного бизнес–процесса для компании заключается в том что он является узким местом, поскольку: автоматизация работы бухгалтерии обеспечивается за счет внедренной системы «1С: Бухгалтерия»; работа курьерской службы, руководства и ИТ-отдела не требует автоматизации на данном этапе работы; работа отдела по работе с клиентами находится на стадии выбора и внедрения CRM-системы. Таким образом, узким местом в системе бизнес–процессов торговой компании является складской учет, но это также важная часть работы компании, так как от грамотного управления складом зависит успех торговой компании и снижение операционных логистических издержек.

Во-первых, постоянная нехватка товара на складе ввиду несвоевременного заказа деталей увеличивает срок ожидания клиентом своего заказа и ведет к их недовольству. С другой стороны, чрезмерный заказ деталей перегружает склад и складское место используется не рационально, что ведет к необоснованной трате средств на аренду складского помещения.

Во-вторых, грамотное управление складом помогает быстрее отыскать нужный товар. В-третьих, существует связь планируемых запасов деталей с уровнем организации управления компанией: чем ниже уровень организации управления, тем больше объем запасов необходимо иметь в резерве компании.

Проведем анализ данного бизнес-процесса. От клиентов компании поступают заявки на различные детали. Отдел по работе с клиентами формирует список запрашиваемых деталей и передает его в отдел по работе с поставщиками, сотрудники которого на основе этого списка составляют запросы поставщикам на покупку деталей. Одновременно с запросами формируются счета на оплату деталей при заказе их у поставщиков. Прием товара на склад и выдача его осуществляется по накладными в соответствие с номерами заказа, которые присваиваются и сообщаются клиентам. При выдаче товара клиенту выдается чек.

Таким образом, основными документами для процесса являются: список деталей, которые необходимо заказать; заявка поставщикам на поставку деталей; счет на оплату заявки поставщикам; товарные накладные; чеки (при выдаче товара клиентам). Описанный бизнес-процесс документооборота компании в части приема заказов от клиентов, формирования заявок на поставку и складского учета показан на рисунке 2.

Рисунок 2. Описание документооборота

Таблица 1

Примерный объем документов

Как видно из таблицы 1, самым частыми документами являются накладные и товарные чеки для клиентов – их объем может доходить до 30 в день и в прогнозе даже превышать это значение. Менее частыми являются входные документы – список деталей для заказа и накладные на поставку, так как заказ деталей производится не чаще 1 раза в неделю: детали группируются по поставщикам и делается один единый заказ. Самыми редко обновляемыми являются каталоги. Их обновление происходит в среднем раз в месяц и раз в полгода.

2.3. Недостатки системы управления

Торговое предприятие ООО «Арсенал Авто», которое имеет собственный склад, а не пользуется наемным складом, сталкивается с рядом логистических проблем как стратегического, так и оперативного характера.

Условно весь процесс можно разделить на три части:

а) операции, направленные на координацию службы закупки;

б) операции, непосредственно связанные с переработкой груза и его документацией;

в) операции, направленные на координацию службы продаж.

Проведем разработку модели бизнес-процесса, применив функциональное моделирование бизнес-процесса с использованием нотации IDEF0 и CASEсредства для автоматизированного проектирования All Function Process Modeler 7.3.

На рисунке 2 представлена диаграмма процесса складского учета верхнего уровня с использованием информационной системы, которая отражает общую картину автоматизации процесса. На рисунке 3 представлена детализация диаграммы, полученная методом декомпозиции.

Рисунок 2. Функциональная модель бизнес-процесса складского учета в компании «Арсенал Авто»

Как видно из рисунка 3, процесс складского учета в торговой компании можно разделить на три подпроцесса:

1. на этапе учета поступлений деталей производится ввод данных обо всех деталях, поступивших на склад торговой компании. В том числе учитываются данные накладных, а именно, когда, от кого была поставка, номер документа, дата и время поставки;

2. на этапе учета выдачи деталей фиксируется факт выдачи и производится списание количества деталей с указанием даты, времени выдачи, количества и другой информации;

3. на третьем этапе производится расчет показателей, например, частота заказа детали, средний срок поставки детали.

На основе этих данных и данных о поступлении и выдаче деталей, рассчитывается минимальный остаток, по достижении которого деталь необходимо заказать. Оценка и анализ показателей процесса являются важнейшими средствами, которые разрешают улучшить процессы.

Рисунок 3. Декомпозиция модели бизнес-процесса складского учета в компании «Арсенал Авто»

Сведем оценку бизнес–процесса складского учета компании ООО «Арсенал Авто» в таблицу 2.

Таблица 2

Оценка бизнес–процесса складского учета

Продолжение таблицы 2