Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (ООО «Арсенал Авто»).pdf

Анализ оценки выделенного бизнес–процесса складского учета позволил отметить, что большинство проблем лежит в плоскости информатизации и автоматизации работы склада.

Выводы

ООО «Арсенал Авто» занимается продажей оригинальных деталей для иномарок и сертифицированных дубликатов.

ООО «Арсенал Авто», которое имеет собственный склад, а не пользуется наемным складом, сталкивается с рядом логистических проблем как стратегического, так и оперативного характера. При этом большинство проблем лежит в плоскости информатизации и автоматизации работы склада.

Глава 3. Основные направления по совершенствованию процесса управления ООО «Арсенал Авто»

3.1. Разработка бизнес-процесса

Полученные показатели свидетельствуют об эффективной организации складского хозяйства в торговой компании. Однако в компании существует проблема относительно автоматизации складского учета. На сегодняшний день склад компании не имеет системы автоматизации склада.

Информационные системы по автоматизации склада должны решать такие задачи как:

1) задача учета товара на складе и его топологической структуры в составе подзадач: разделение складской зоны на элементы и присвоение им уникальных адресов, привязанных к характеристикам (специфике) хранения; учет и контроль за товарами на складе торгового предприятия ООО «Арсенал Авто» в соответствии с его характеристиками; контроль вместительности элементов складов по товарной номенклатуре;

2) задачи приема и размещения товара на складе в составе подзадач: автоматизированном вводе в систему информации и товарах; подготовке помещений к размещению хранимой продукции; проведение идентификации и маркировки товаров; выполнения приема товара при его фактическом, так и планируемом поступлении; автоматизация процесса размещения материалов на складе; оптимизация размещения материалов на складе предприятия (АВС-XYZ–анализ); расчет приоритетности в размещении продукции в соответствии с заказами;

3) задача отбора, упаковки и отгрузки продукции в соответствии с заказами на складе предприятия в составе подзадач: проведения предварительных мероприятий; выбора заказов сотрудниками склада; автоматический синтез товарной группы в соответствии с дисциплиной обслуживания заказов (LIFO, FIFO); поддержка процесса комплексации, разукомплектации, упаковки/переупаковки продукции;

4) задача инвентаризации склада;

5) задача управления процессами в составе подзадач: планирования, учета, выдачи и контроля выполнения складских процессов и реализации заказов клиентов на складе предприятия; формирование отчетных документов движения товара на складе предприятия;

6) задача маркировки и штрих-кодирования товаров на складе предприятия.

На рисунке 3 покажем существующую модель работы складского учета и перспективную модель складского учета с учетом мировой практики внедрения системы WMS на складе анализируемого торгового предприятия ООО «Арсенал Авто». Преимуществами работы информационной системы на складе предприятия будет: повышение эффективности использования площади склада (сейчас составляет около 50%); повышение эффективности работы персонала склада; повышение своевременности и точности выполнения заказов складом; четкое понимание количества продукции на складе торговой компании для реализации основных моделей и методов управления запасами.

Рисунок 3. Существующая (неавтоматизированная) система складского учета

Рисунок 4. Организация работы системы складского учета с использованием системы WMS

Комплексная модель автоматизации склада торговой компании при внедрении данной информационной системы представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Организация технологических процессов по работе с заказами на складе торговой компании при его автоматизации

При выборе программы для внедрения WMS необходимо учесть возможности программного обеспечения, гибкость при настройке под особенности, специфику, текущие, планируемые задачи логистического оператора. Необходимо помнить, что многие представленные на рынке решения для комплексной автоматизации склада рассчитаны под стандартную топологию склада. Такие программы не предусматривают адаптацию функционала под особенности автоматизируемого объекта.

3.2. Реализация процессного подхода

Можно определить цель бизнес-процессов как удовлетворение требований клиентов процесса, которых можно разделить на пять разных типов:

• первичные клиенты - те, которые получают первичный выход (результат);
• вторичные клиенты - те, которые находятся вне процесса и получают вторичные выходы (результаты);
• косвенные клиенты - те, которые не получают первичного выхода, но являются следующими в цепочке, поэтому более поздний по времени выход отображается на них;
• внешние клиенты - те, которые находятся за пределами торговой организации, но получают выход процесса, а именно: дистрибьюторы, агенты, розничные продавцы, другие организации; внешние клиенты - непосредственно потребители.

Таким образом, можно построить алгоритмы обособления бизнес-процесса с учетом того, что разные клиенты фактически порождают и определяют состав и типы бизнес–процесса торгового предприятия.

Разработку бизнес–моделей выполним с учетом автоматизации основных функций учета и внедрения системы WMS для управления складом.

Схема бизнес–процесса приема товара на складе компании, разработанная в Aris Express представлена на рис. 6.

Торговое предприятие на основании предоставленных поставщиком данных о товаре и сопровождающих лицах, организует их допуск на территорию складского комплекса. Разгрузка прибывшего товара выполняется в присутствии поставщика силами компании на основании заявки на прием. После получения заявки на прием торговое предприятие на основании счет–фактуры (накладной) осуществляет прием товара, который состоит в контроле упаковки, целостности, полноты и качества принимаемого товара. Для всего товара проводится визуальный осмотр, а для элементов автомобильного электрооборудования еще и специальные тесты. При приеме осуществляется:

• проверка товара по количеству;
• проверку состояния датчиков удара и наклона. В случае обнаружения поврежденных или сработавших датчиков, эти данные фиксируются в обоих экземплярах накладной;
• замер габаритов и веса товара для внесения в учетную систему компании;
• переупаковку или доупаковку товара (при необходимости);
• отсутствие следов вскрытия заводской упаковки;
• отсутствие загрязненности, намокания, любых проколов короба, любой деформации упаковки.

В случае выявления расхождений (по наименованиям, артикулам, количеству и качеству, а так же внешнему виду) фактически принимаемого товара с указанным в накладной, поставщику направляется акт – претензия, составляемая начальником отдела по работе с поставщиками, такой товар на склад не принимается. В случае принятия решения о приеме товаров на склад осуществляется его маркирование с использованием RFID меток. Применение меток позволяет автоматически ввести данные о товаре в WMS–систему, чем и занимается сотрудник склада.

Рисунок 6. Моделирование бизнес–процесса приема товара на складе компании Арсенал Авто (пакет моделирования Aris Express)

После маркирования товаров осуществляется автоматизированный учет товаров в WMS системе, что позволяет создать единой информационное пространство относительно наличия и движения товаров на в торговой компании.

Параллельно с учетом товара осуществляется раскладка товаров на складе с использованием разгрузочно–погрузочного оборудования и сформированного WMS схемой раскладки, выполняет данную операцию комплектовщик. При приемке и размещении товаров комплектовщик руководствуется указаниями маркировки (манипуляционные знаки) на упаковке о свойствах запчастей (автотоваров). Факт регистрации товара в WMS системе и размещения его на складе в соответствии со схемой укладки определяет окончание процедуры приема товара на складе торговой компании «Арсенал Авто».

Далее рассмотрим бизнес–процесс комплектации и отгрузки товара на складе торговой компании, который является также основным бизнес–процессом торговой компании.

Клиент формирует Заявку на покупку и передает ее компании, компания производит резервирование товара в соответствии с заявкой на отгрузку, полученной в WMS. Система WMS формирует команду на комплектацию товара на склад для ее отгрузки клиентом, в передаваемом сообщении указывается стеллажный номер, местоположение комплектуемого товара для его быстрого поиска на складе, весовые и габаритные характеристики для определения необходимости в погрузочно-разгрузочном оборудовании. Выдача товара клиенту может осуществляться и частями, но не меньше минимальной учетной единицы.

Торговая компания при комплектации Заказа осуществляет регистрацию серийных номеров, расположенных на упаковке отгружаемых учетных единиц товара на основании соответствующего признака в Заявке на отгрузку. По завершении комплектации Заказа на каждое сформированное транспортное место, компания наклеивает выходную этикетку таким образом, чтобы она не закрывала информацию производителя, а при заклеивании сборного места не попадала под скотч.

Компания выдает Товары получателю, указанному клиентом в распоряжении на выдачу, содержащем образец подписи получателя, а также при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт). Требуемую степень детализации проверки товара при получении со склада определяет его Получатель. Компания не несет ответственности за любые недостатки (недостачи) Товара, которые были обнаружены после подписания получателем упаковочного листа и распоряжения на выдачу и не были отражены получателем в упаковочном листе и завизированы подписью представителя компании в момент выдачи товара со склада.

Схема бизнес – процесса комплектации товара на складе компании, разработанная в Aris Express представлена на рис. 7.

Рисунок 7. Моделирование бизнес – процесса выдачи товара со склада компании «Арсенал Авто» (пакет моделирования Aris Express)

В случае если проверка получателем по количеству и качеству выдаваемого товара потребует дополнительных услуг по переупаковке, погрузочноразгрузочным или иным работам, не входящим в перечень оказываемых услуг, расходы на оказание таких дополнительных услуг несет клиент. Подписание получателем упаковочного листа и распоряжения на выдачу является достаточным основанием для оформления Акта.

Выданные складом компании заказы должны быть списаны из учетной системы компании. Как видно на рис. 7 ядром данной системы является WMS система.

Учёт хранения и движения товара на складе компании осуществляется по минимальным учетным единицам. Описание бизнес – модели приведена на рис. 8.

Компания ежемесячно, не позднее 3-го числа следующего за расчётным месяцем, формирует отчёты о поступивших на склад и выданных Товарах за истекший месяц. При обнаружении поврежденной упаковки с товаром, хранящимся на складе, менеджер склада оповещает генерального директора. Также могут проводиться выборочные или полные внеплановые инвентаризации, проведение которых возможно в рабочие дни, либо в выходные и праздничные дни. Плановые инвентаризации склада проводятся 2 (два) раза в год в рабочие дни, либо в выходные и праздничные дни.

За 1 (один) рабочий день до плановой инвентаризации компания обеспечивает прекращение приёма товара на склад и выдачи товара со склада. При проведении частичных или выборочных инвентаризаций приёмка и выдача товара не останавливается.

Для проведения инвентаризации формируется приказ на её проведение, с указанием: председателя комиссии, состава комиссии, технического руководителя инвентаризации, даты и времени проведения, ресурсов, задействованных в проведении инвентаризации.

Рисунок 8. Моделирование бизнес – процесса контроля и инвентризации склада компании Арсенал Авто

Инвентаризация товара производится посредством пересчёта товара в минимальных учетных единицах по местам хранения. Перед проведением ПИ проводится сверка баз данных и составляются Акт сверки наличия (остатков) товара на складе. В случае расхождений проводится сверка первичных учетных документов, после чего производятся корректировки в учетных системах. Если сверка систем не была произведена – ПИ не проводится.