Файл: Проблемы коммуникации в современных организациях(Понятие и виды коммуникации в современной организации).pdf

Для мотивации персонала используется:

1. предоставляется бесплатный автобус для перевозки к месту работы и обратно;
2. иногородним и иностранным работникам предоставляется бесплатное жилье;
3. специалистам, длительное время работающим на предприятии, оказывается помощь в покупке жилья (ссуды за счет средств компании);
4. денежные вознаграждения за выполнение месячного плана по производству продукции;
5. добровольное медицинское страхование сотрудников с возможностью посещения частных клиник, в том числе стоматологических;
6. предоставляется возможность посещения спортивного зала с бассейном на территории санатория.

Благодаря хорошей мотивации люди идут работать на предприятие. В дальнейшем с помощью умению хорошо общаться и своей выносливости они могут продвинуться по карьерной лестнице. Поэтому коммуникации, как и во всех других фирмах, играют огромную роль в достижение наград и премий, налаживание связей с компаньонами, в эффективном управление организации и преображение фирмы на новый уровень. Но практически во всех организациях возникают коммуникационные барьеры, которые искажают информацию, передавая неправильный смысл, и мешают эффективному управлению.

Структура организации - логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Рассмотрим организационную структуру АО «АрхБум».

Организационная структура АО «АрхБум» является линейно-функциональной, разновидностью иерархических (бюрократических) организационных структур. Такая структура одна из самых широко используемых во всем мире. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции.

Можно выделить следующие уровни управления.

Учредитель и генеральный директор являются руководителями высшего уровня. Генеральный директор утверждает приказы, отдает распоряжения, которые исполняются руководителями среднего и низового уровней. Учредитель контролирует работу генерального директора по годовым отчетным документам предприятия (бухгалтерский баланс, налоговые декларации, отчеты о прибылях и убытках, затраты и т.п.), а также по необходимости его текущую работу.

Также имеет место личный аппарат руководителя – секретарь-референт. Он доводит до сведения руководителей среднего и низового уровней приказы и распоряжения генерального директора, исполняет поручения генерального директора (печатные работы, ведение входящей и исходящей корреспонденции, отвечает на телефонные звонки и пр.)

Руководителями среднего уровня в данной организации являются главный бухгалтер, главный инженер, начальник производственно-технического отдела (далее ПТО) и мастер. Работу главного бухгалтера и главного инженера контролирует генеральный директор.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за исполнением текущей и промежуточной отчетности. Работу начальника ПТО и мастера координирует и контролирует главный инженер.

Начальник ПТО координирует работу инженеров своего отдела. Мастер отдает распоряжения для исполнения их работниками.

К руководителям низового уровня относятся бригадиры. Они осуществляют контроль за работой рабочих. Руководители всех уровней несут ответственность за работу людей, находящихся у них в подчинении. Но, тем не менее, любой приказ должен исполняться только при согласовании с генеральным директором предприятия. А значит, данная структура управления является централизованной, поскольку руководители высшего звена оставляют за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия управленческих решений.

За информационный процесс на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из двух работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора.

2.2 Анализ коммуникационного процесса и проблем коммуникации в АО «АрхБум»

Проанализировав компанию АО «АрхБум», проведя беседу с персоналом и директором, подняв архив фирмы, посмотрев отзывы людей в сети интернет, выявляются коммуникационные проблемы, присущи этой компании.

Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления). На данном этапе сотрудник организации принимает решение, о том какое сообщение и какую точку зрения следует передать получателю. Для того, чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса.

Второй этап заключается в трансформации идеи в сообщение, то есть закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов, мимики. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронных средств связи, электронная почта, реже всего – видеоконференции. Важно отметить, что в АО «АрхБум», в не зависимости от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а так же неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов. Часто для проверки правильности поступления информации к получателю в АО «АрхБум» пользуются несколькими каналами передачи. Например переданное по телефону указание к действию в последующем подтверждается письменным приказом.

Эффективность многоканальной связи подтверждается анализом проведенного анкетирования. Но необходимо отметить, что нельзя злоупотреблять применением многоканальных связей, чтобы не увеличивать потоки бумаг в организации. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

По истечении каждого месяца руководители участков производства собирают предложения, пожелания и просьбы своих подчиненных. На основании полученных данных они в письменном виде излагают их, а так же докладывают о проделанной работе и ее результатах директору. Таким образом, на предприятии организованы восходящие вертикальные коммуникации. Директор организации, рассмотрев доклады начальников участков производства, в начале следующего месяца устраивает организационное собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а так же распоряжения и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. Таким образом, на предприятии сформированы вертикальные нисходящие коммуникации. Также восходящие и нисходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях в присутствии всего коллектива предприятия АО «АрхБум». На таких собраниях обсуждаются результаты деятельности предприятия, успехи, достижения, проблемы производства, перспективы как организации в целом, так и ее сотрудников.

Также на предприятии существует обмен информацией непосредственно между участками производства, минуя директора. Такое неформальное общение между сотрудниками можно отнести к горизонтальной коммуникации.

Основными проблемами коммуникации в АО «АрхБум» являются:

1. Самая главная проблема любой организации, это неадекватное
   восприятие получаемой информации. Получив какую-либо информацию, которая была некорректно сформулирована или первоначальна неполной, сотрудники зачастую предпринимаю необдуманные решения, которые могут пойти на вред фирмы.
2. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам, часто
   бывает когда, например, вышестоящие сотрудники забывают сообщить, о каких-либо нововведениях, а когда вспоминают, организация уже теряет прибыль. И это может принести к материальным ущербам и несогласованностям.
3. Психологический настрой в бригаде, когда одни сотрудники не могут
   найти общий язык с другими, отношение к сотрудникам по отдельности или боязнь разговаривать с начальником наедине. Обычно такие отношения перерастают в конфликт. При негативном климате в организации, снижается слаженность всех звеньев цепи производства и к ухудшается качество производимой продукции, увеличивается количество брака на производстве.
4. Неподходящий выбор носителя для передачи информации. С этим
   постоянно сталкивается организация, так как существуют разные носители передачи информации. Что касается АО «АрхБум», это организация предпочитает воспользоваться устной передачей информации, потому что это быстро и удобно. Но нередко именно в этом носителе чаще всего теряется информация, и не доходят части сообщения, и получателю приходится домысливать факты, но не всегда правильно. Отсюда выявляется ещё одна проблема, это плохая обратная связь.
5. Психологические различия в восприятие. АО «АрхБум» старается
   подбирать квалифицированный персонал, но у всех людей разный жизненный опыт, круг интересов и потребностей, социальный статус, национально-культурных различий, должность. Поэтому все по-своему интерпретируют информацию, и даже вырабатывают собственный жаргон. Следовательно, это служит источником смысловых искажений, партнеры могут неправильно понять информацию, и это может сказаться на дальнейшем затруднение налаживания связей.
6. Нехватка времени. В связи с быстрым режимом работы у сотрудников
   зачастую не хватает времени для передачи наиболее полного сообщения, поэтому они фильтруют менее важную информацию. Но нередко для быстроты и придания наибольшей ясности, сжимают сообщения до такого уровня, что приводит к отсеиванию важной информации. И получается неполнота сообщения.
7. Дублирование функций. В целом компания АО «АрхБум»
   старается строить управление, когда все сотрудники имеют свое место в организации, обладает определенными функциями, и отвечает за свою работу. Но редко случается так, что сотрудники пытаются решать ещё и проблемы других сотрудников, и это приводит к параллельным потокам информации и к неэффективной работе, так как сотрудники могут на столько увлечься другой работой, что позабудут о своей. И в конечном итоге может привести к тому, что не будет эффективности ни в одном и не в другом деле.

Это основные коммуникационные барьеры АО «АрхБум», с которыми нужно бороться и находить решения этим проблемам. Т.е. провести ряд изменений в коммуникациях.

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРЕОДОЛЕНИЮ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОБЛЕМ В АО «АРХБУМ»

При анализе коммуникационных проблемы АО «АрхБум», были выявлены некоторые недостатки, которые неблагоприятно влияют на организацию, поэтому следуют провести ряд изменений в системе коммуникаций.

Всем сотрудникам нужно адекватно относиться ко всей полученной информации, всё тщательно обдумывать и не предпринимать поспешных решений, так как от этого может зависть дальнейшее существование компании.

Следует не допускать погрешностей, если какого-либо сотрудника повысили в должности, то он входит в список надежных и способных людей. Поэтому не следует этим злоупотреблять, следовательно, необходимо выполнять всю работу, которую требуют руководство, а не относится к этому наплевательски.

Необходимо ввести новую должность психолога, так как конфликты отрицательно влияют на коммуникационный процесс организации, и отталкивают клиентов. Психолог сможет контролировать взаимоотношения между сотрудниками, не допуская критических ситуаций, т.е. положительно влиять на всю деятельность организации. Но, а если организация не может позволить себе новую должность, то можно проводить различные тренинги

Нужен жесткий отбор персонала, только тех людей, которые хотят и могут работать именно в этой сфере деятельности.

Для предотвращения потери и искажения информации, можно предложить обновление компьютерной базы, это мероприятие повысит скорость и качество, что в свою очередь повлияет на принятие управленческих решений и предотвратит потери информации. А так же можно создать локальную сеть организации, что позволит быстрее и надежнее передавать информацию.

Следует наладить связи с общественностью, что позволит создать выгодную для компании репутацию, устранить слухов и сплетен. Это действия создадут атмосферу понимания между компанией и целевой аудитории.

Так как в компании иногда присутствуют моменты нерациональной организационной структуры, то следует вообще убрать дублирования функций, чтоб все занимались только своей работой, и имели в этом определенный успех.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсовой работы была достигнута, путём осуществления поставленных задач.

Из содержания 1 и 2 главы, можно сделать вывод что коммуникации - это сложный многогранный процесс, который необходим для существования человеческого общества. Так как без него в принципе невозможно существование организации. Каждый человек с рождения проходит этап формирования личности, в котором участвует множество функций, в том числе и общение. Но если бы не было общения, то и остановился бы процесс формирования личности.

Коммуникации имеют основную функцию, которая заключается в передачи информации, причем это не только устная и письменная речь, но и различные знаки, символы, жесты и мимика, т.е. невербальная и вербальная коммуникация. Существует различные виды коммуникаций, и основной из них является деловые коммуникации. Следовательно, уже понятно, что и для фирмы очень важны коммуникации, так как руководитель организации огромную часть своего времени тратит на общение, налаживая связей с компаньонами и клиентами. А также коммуникации в организациях важны для достижения эффективного управления. Известно, что коммуникационный процесс имеет основные элементы и этапы, которые осуществляют передачу и получение сообщения. Но именно здесь происходят проблемы, с которыми сталкиваются все руководители фирм. Эти проблемы связанны не только с отсутствием или плохой обратной связью, но и другими проблемами. Поэтому основной целью коммуникационного процесса является осуществление понимание посланного сообщения. В коммуникациях организации постоянно возникают специфические барьеры, связанные с неточностью кодирования и декодирования, и носят психологический и социальный характер. Эти коммуникационные барьеры создают серьезные препятствия, мешающие создавать идеальную организацию и бизнес, эффективно работать и иметь успех на рынке. Существуют межличностные и организационные барьеры, такие как первоначальная неполнота передаваемой информации, плохое формирование сообщения, плохая память, личностные ситуации, неблагоприятный климат в коллективе, неумение слушать, неточное восприятие, информационные перегрузки, искажение и потеря информации, различные помехи, неподходящий выбор или многообразие носителей, нехватка времени, а так же барьеры «авторитета», «избегания» и «непонимания». Все вышеперечисленные барьеры, это проблемы которые необходимо решать, и с которыми следует бороться организациям.