Файл: Проблемы коммуникации в современных организациях(Понятие и виды коммуникации в современной организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Коммуникацию можно рассмотреть как процесс передачи информации. Для руководителей она играет огромную роль в достижение успеха деятельности предприятия. Без обмена информации руководители и сотрудники не смогут работать вместе, решать определенные задачи и принимать решения.

Коммуникация - это важная составляющая, которая обеспечивает эффективное управление в организации. В целом руководитель тратит на нее примерно 80-90% своего времени. Это не только устная и письменная речь, но и мимика, жесты, символы и т.д. Коммуникации служат процессом налаживания связей между сотрудниками, клиентами и партнерами. Ведь от эффективных коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но и сотрудников, работающие в этой организации. Но нередко возникают проблемы, связанные с обменом информацией, которые мешают эффективно работать и понимать суть основной задачи организации.

Объект исследования: коммуникации в современной организации.

Предмет исследования: коммуникационные проблемы в современной организации.

Целью данной работы является выявление основных проблем коммуникации в современных организациях и разработка мероприятий по их устранению с целью эффективного взаимодействия в коллективе.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

1. рассмотреть теоретические основы коммуникации в современных организациях;
2. проанализировать коммуникационный процесс и выявить проблемы коммуникации в АО «АрхБум»;
3. разработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации АО «АрхБум».

Практическая значимость работы заключается в том, что на основе выявленных проблем коммуникационных процессов на предприятии будет предложен ряд способов улучшения информационного обмена в организации, которые позволят оптимизировать систему управления человеческими ресурсами.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и виды коммуникации в современной организации

Для эффективного функционирования любой организации деятельность ее подразделений должна быть четко скоординирована. Эта координация может осуществляться в различных формах, но в первую очередь - посредством многообразных контактов членов организации, т.е. в процессе их коммуникации. Коммуникативные процессы в организации являются одними из основных средств обеспечения ее функционирования и единства. Сеть коммуникации в организации можно сравнить с кровеносной системой организма, подобно которой она пронизывает все «клеточки» организации, обеспечивая ее жизнедеятельность [8, с. 287].

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communicatio» - сообщение, передача. Отсюда коммуникация может быть определена как процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель организации получает необходимую информацию для принятия эффективных решений и доводит их до работников организации. Исследования показали, что более 70% зарубежных и российских руководителей считают коммуникации главным средством достижения эффективности их организации. С помощью коммуникаций люди объединены в организацию для достижения общей цели, что и является основной функцией коммуникации. Исследователи утверждают, что без коммуникации невозможно и управление, так как оно опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации и формирует те формы коммуникации, которые обеспечивают как совместную деятельность, так и само управление. [10, с. 21] .

Внешняя коммуникация - это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании [11, с. 83].

  Внутренние коммуникации - предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.

Исследователи выделяют четыре вида внутренних коммуникаций:

1. Коммуникации между уровнями. Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных перемещений, которые могут быть нисходящими и восходящими. При нисходящей коммуникации информация передается с высшего уровня на низший. При восходящей коммуникации идея, возникшая на низшем уровне, должна подняться на самый верх, последовательно пройдя через все уровни менеджмента.
2. Коммуникации между отделами. Любая организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться определенных успехов сотрудников организации, руководитель должен обеспечить совместную деятельность всех ее частей.
3. Коммуникации между менеджером и подчиненными. Как показали исследования, эти коммуникации составляют основную долю управленческих коммуникаций. Это такие формы коммуникаций, как разъяснение задач, привлечение работников к решению задач отдела, обсуждение проблем эффективности и другие.
4. В организациях существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой. На наш взгляд, эти коммуникации способствуют повышению эффективности, так как в процессе участвуют все члены группы и каждый может высказаться о том, как лучше работать сообща, о проблемах в организациях и путях их разрешения [3, с. 128].

Цели коммуникаций в организации:

1. организовывать обмен информацией между субъектом и объектом управления,
2. наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией,
3. установить связь между людьми в организации,
4. сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации,
5. организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Многие зарубежные и российские ученые понимают коммуникационный процесс как обмен информацией между двумя или более людьми [1, с. 6-8]. Цель такого процесса - обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена. Ученые выделяют четыре базовых элемента в коммуникационном процессе:

1. отправитель - субъект, генерирующий идеи или собирающий информацию и передающий ее,
2. сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов,
3. канал - средство передачи информации,
4. получатель - объект, которому предназначена информация и который интерпретирует ее [2, с. 146].

Задача отправителя и получателя в ходе коммуникации состоит в том, чтобы, составив сообщение и использовав канал для его передачи, обе стороны одинаково поняли исходную идею. Разумеется, это не всегда легко, часто на каждом этапе смысл идеи может быть искажен, а иногда и полностью утрачен.

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

1. организационные или межличностные коммуникации, которые основаны на устном общении;
2. коммуникации основанные на письменном обмене информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на следующие типы:

1. Не официальные или неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации. Они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.
2. Официальные или формальные коммуникации. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам.

В свою очередь формальные коммуникации так же подразделяются на типы:

1. горизонтальные, которые распространяются между различными подразделениями (предназначаются для координации деятельности различных подразделений).
2. вертикальные (предназначаются для передачи информации с одного уровня иерархии на другой).

Вертикальные коммуникации можно подразделить на:

1. восходящие, которые представляют собой поток информации от низших уровней к высшим (т.е. от исполнителя к руководителю). Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложениях.
2. нисходящие - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным. Такой вид представляет собой инструктаж по поводу выполнения тех или иных заданий.

Говоря о типах коммуникаций, нельзя не упомнить о таких межличностных коммуникациях, как [2, с. 257]:

1. Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь, которая представляет собой систему фонетических знаков, основанных на двух принципах: лексическом и синтаксическом. Речь является основным средством коммуникации, так как при передаче информации с помощью речи меньше всего теряется смысл сообщения. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важнейшую роль играют точность использования слова, его выразительность и доступность, построение фразы и ее структура, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Говоря о вербальных коммуникациях на предприятиях, обычно имеют в виду процесс общения сотрудников (личного или на собраниях), переговоры по телефону или чтение и составление служебных записок, писем, отчетов - устные коммуникации. Письменные коммуникации - это плановая и отчетная документация, памятные записки, доклады, объявления, справочники и другое.
2. Невербальные. В их основе лежит информация, которая передается отправителем без использования слов, вместо них в ход идут различные символы. К невербальным способам передачи информации относятся: выразительные движения, длина пауз, модуляция голоса и другое. Чаще невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов.

Как показывают исследования, 55% сообщений воспринимаются через выражение лица, позу, жесты, 38% - через интонацию и модуляцию голоса. Отсюда видно, что только 7% принадлежит словам, которые воспринимает получатель в процессе общения [9, с. 145].

1.2 Прохождение информации по элементам коммуникативной системы

В процессе обмена информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов [3, с. 215]:

1. Зарождение идеи. Процесс обмена информацией начинается с появления идеи или тщательного отбора информации. Отправитель решает, что нужно сделать, чтобы идея или сообщение стали предметом обмена. Главная роль отправителя - проектирование и кодирование сообщения с последующей передачей другим участникам процесса. Важнейшим является правильная формулировка идеи, которую нужно выразить так, чтобы она стала простой и доступной для получателя. Отправитель должен решить, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией.
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен, используя символы, закодировать ее при помощи слов, интонации и жестов (например, язык тела). В результате идея превращается в сообщение. Отправителю необходимо определиться с каналом, который должен быть совместим с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам можно отнести передачу речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для того, чтобы физически воплотить символы, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, обмен информацией будет считаться недостаточно эффективным.
3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю. Речь идет о физическом обмене сообщениями, который многие ошибочно принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача - это одна из самых важных ступеней, которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Главным инструментом для передачи информации является использование знаковых систем.
4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем происходит декодирование информации получателем. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, которые выбрал отправитель, включают в себя такое же значение для получателя, последний будет точно знать, что именно имел в виду отправитель, когда разрабатывалась его идея. Если реакции на идею не последует, процесс обмена информацией на этом будет завершен.