Файл: Проблемы коммуникации в современных организациях(Понятие и виды коммуникации в современной организации).pdf
Добавлен: 04.04.2023
Просмотров: 138
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Понятие и виды коммуникации в современной организации
1.2 Прохождение информации по элементам коммуникативной системы
1.4 Способы повышение качества обмена информацией в организациях
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ КОММУНИКАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АО «АРХБУМ»
2.1 Краткая характеристика структуры и деятельности АО «АрхБум»
2.2 Анализ коммуникационного процесса и проблем коммуникации в АО «АрхБум»
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРЕОДОЛЕНИЮ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОБЛЕМ В АО «АРХБУМ»
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. Коммуникацию можно рассмотреть как процесс передачи информации. Для руководителей она играет огромную роль в достижение успеха деятельности предприятия. Без обмена информации руководители и сотрудники не смогут работать вместе, решать определенные задачи и принимать решения.
Коммуникация - это важная составляющая, которая обеспечивает эффективное управление в организации. В целом руководитель тратит на нее примерно 80-90% своего времени. Это не только устная и письменная речь, но и мимика, жесты, символы и т.д. Коммуникации служат процессом налаживания связей между сотрудниками, клиентами и партнерами. Ведь от эффективных коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но и сотрудников, работающие в этой организации. Но нередко возникают проблемы, связанные с обменом информацией, которые мешают эффективно работать и понимать суть основной задачи организации.
Объект исследования: коммуникации в современной организации.
Предмет исследования: коммуникационные проблемы в современной организации.
Целью данной работы является выявление основных проблем коммуникации в современных организациях и разработка мероприятий по их устранению с целью эффективного взаимодействия в коллективе.
Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:
- рассмотреть теоретические основы коммуникации в современных организациях;
- проанализировать коммуникационный процесс и выявить проблемы коммуникации в АО «АрхБум»;
- разработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации АО «АрхБум».
Практическая значимость работы заключается в том, что на основе выявленных проблем коммуникационных процессов на предприятии будет предложен ряд способов улучшения информационного обмена в организации, которые позволят оптимизировать систему управления человеческими ресурсами.
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Понятие и виды коммуникации в современной организации
Для эффективного функционирования любой организации деятельность ее подразделений должна быть четко скоординирована. Эта координация может осуществляться в различных формах, но в первую очередь - посредством многообразных контактов членов организации, т.е. в процессе их коммуникации. Коммуникативные процессы в организации являются одними из основных средств обеспечения ее функционирования и единства. Сеть коммуникации в организации можно сравнить с кровеносной системой организма, подобно которой она пронизывает все «клеточки» организации, обеспечивая ее жизнедеятельность [8, с. 287].
Термин «коммуникация» происходит от латинского «communicatio» - сообщение, передача. Отсюда коммуникация может быть определена как процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.
Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель организации получает необходимую информацию для принятия эффективных решений и доводит их до работников организации. Исследования показали, что более 70% зарубежных и российских руководителей считают коммуникации главным средством достижения эффективности их организации. С помощью коммуникаций люди объединены в организацию для достижения общей цели, что и является основной функцией коммуникации. Исследователи утверждают, что без коммуникации невозможно и управление, так как оно опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации и формирует те формы коммуникации, которые обеспечивают как совместную деятельность, так и само управление. [10, с. 21] .
Внешняя коммуникация - это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании [11, с. 83].
Внутренние коммуникации - предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.
Исследователи выделяют четыре вида внутренних коммуникаций:
- Коммуникации между уровнями. Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных перемещений, которые могут быть нисходящими и восходящими. При нисходящей коммуникации информация передается с высшего уровня на низший. При восходящей коммуникации идея, возникшая на низшем уровне, должна подняться на самый верх, последовательно пройдя через все уровни менеджмента.
- Коммуникации между отделами. Любая организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться определенных успехов сотрудников организации, руководитель должен обеспечить совместную деятельность всех ее частей.
- Коммуникации между менеджером и подчиненными. Как показали исследования, эти коммуникации составляют основную долю управленческих коммуникаций. Это такие формы коммуникаций, как разъяснение задач, привлечение работников к решению задач отдела, обсуждение проблем эффективности и другие.
- В организациях существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой. На наш взгляд, эти коммуникации способствуют повышению эффективности, так как в процессе участвуют все члены группы и каждый может высказаться о том, как лучше работать сообща, о проблемах в организациях и путях их разрешения [3, с. 128].
Цели коммуникаций в организации:
- организовывать обмен информацией между субъектом и объектом управления,
- наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией,
- установить связь между людьми в организации,
- сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации,
- организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.
Многие зарубежные и российские ученые понимают коммуникационный процесс как обмен информацией между двумя или более людьми [1, с. 6-8]. Цель такого процесса - обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена. Ученые выделяют четыре базовых элемента в коммуникационном процессе:
- отправитель - субъект, генерирующий идеи или собирающий информацию и передающий ее,
- сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов,
- канал - средство передачи информации,
- получатель - объект, которому предназначена информация и который интерпретирует ее [2, с. 146].
Задача отправителя и получателя в ходе коммуникации состоит в том, чтобы, составив сообщение и использовав канал для его передачи, обе стороны одинаково поняли исходную идею. Разумеется, это не всегда легко, часто на каждом этапе смысл идеи может быть искажен, а иногда и полностью утрачен.
Коммуникации подразделяются на следующие виды:
- организационные или межличностные коммуникации, которые основаны на устном общении;
- коммуникации основанные на письменном обмене информацией.
Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на следующие типы:
- Не официальные или неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации. Они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.
- Официальные или формальные коммуникации. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам.
В свою очередь формальные коммуникации так же подразделяются на типы:
- горизонтальные, которые распространяются между различными подразделениями (предназначаются для координации деятельности различных подразделений).
- вертикальные (предназначаются для передачи информации с одного уровня иерархии на другой).
Вертикальные коммуникации можно подразделить на:
- восходящие, которые представляют собой поток информации от низших уровней к высшим (т.е. от исполнителя к руководителю). Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложениях.
- нисходящие - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным. Такой вид представляет собой инструктаж по поводу выполнения тех или иных заданий.
Говоря о типах коммуникаций, нельзя не упомнить о таких межличностных коммуникациях, как [2, с. 257]:
- Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь, которая представляет собой систему фонетических знаков, основанных на двух принципах: лексическом и синтаксическом. Речь является основным средством коммуникации, так как при передаче информации с помощью речи меньше всего теряется смысл сообщения. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важнейшую роль играют точность использования слова, его выразительность и доступность, построение фразы и ее структура, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации. Говоря о вербальных коммуникациях на предприятиях, обычно имеют в виду процесс общения сотрудников (личного или на собраниях), переговоры по телефону или чтение и составление служебных записок, писем, отчетов - устные коммуникации. Письменные коммуникации - это плановая и отчетная документация, памятные записки, доклады, объявления, справочники и другое.
- Невербальные. В их основе лежит информация, которая передается отправителем без использования слов, вместо них в ход идут различные символы. К невербальным способам передачи информации относятся: выразительные движения, длина пауз, модуляция голоса и другое. Чаще невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов.
Как показывают исследования, 55% сообщений воспринимаются через выражение лица, позу, жесты, 38% - через интонацию и модуляцию голоса. Отсюда видно, что только 7% принадлежит словам, которые воспринимает получатель в процессе общения [9, с. 145].
1.2 Прохождение информации по элементам коммуникативной системы
В процессе обмена информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов [3, с. 215]:
- Зарождение идеи. Процесс обмена информацией начинается с появления идеи или тщательного отбора информации. Отправитель решает, что нужно сделать, чтобы идея или сообщение стали предметом обмена. Главная роль отправителя - проектирование и кодирование сообщения с последующей передачей другим участникам процесса. Важнейшим является правильная формулировка идеи, которую нужно выразить так, чтобы она стала простой и доступной для получателя. Отправитель должен решить, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией.
- Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен, используя символы, закодировать ее при помощи слов, интонации и жестов (например, язык тела). В результате идея превращается в сообщение. Отправителю необходимо определиться с каналом, который должен быть совместим с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам можно отнести передачу речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для того, чтобы физически воплотить символы, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, обмен информацией будет считаться недостаточно эффективным.
- Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю. Речь идет о физическом обмене сообщениями, который многие ошибочно принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача - это одна из самых важных ступеней, которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Главным инструментом для передачи информации является использование знаковых систем.
- Декодирование. После передачи сообщения отправителем происходит декодирование информации получателем. Декодирование - это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, которые выбрал отправитель, включают в себя такое же значение для получателя, последний будет точно знать, что именно имел в виду отправитель, когда разрабатывалась его идея. Если реакции на идею не последует, процесс обмена информацией на этом будет завершен.