Файл: Организационная культура в региональном государственном управлении(Понятие организационной культуры).pdf

Для выполнения указанных требований предпринять целесообразно следующие действия:

– программа вовлечения сотрудников должна быть внедрена при помощи проработанного детально регламента, который предусматривает способы, порядок и возможности участия сотрудников в работе компании, алгоритмы оценки вклада каждого работника, порядок оценки и стимулирования сотрудника за весомый вклад и т.д. Нужно, чтобы регламент принимался и вводился в деятельность учреждения приказом руководителя, таким образом, у работников будет уверенность в работоспособности этих инициатив и реальной возможности участия в жизни компании;

– программе вовлечения персонала в процесс непрерывного совершенствования деятельности целесообразно присвоить имя собственное, чтобы облегчить понимание рядовых сотрудников и избежать излишней формализованности, на преодоление последствий которой данные мероприятия и направлены. Можно предложить следующее рабочее название программы вовлечения персонала в процесс непрерывного совершенствования работы: «Идеи и инициативы» (далее – Программа «Идеи и инициативы»).

Ниже изложены основные принципы разрабатываемой Программы «Идеи и инициативы».

Основой работы Программы «Идеи и инициативы» будут являться рационализаторские идеи сотрудников учреждения государственного регионального управления, касающиеся их непосредственных функциональных обязанностей или деятельности учреждения в целом, эффект от внедрения которых может принести организации дополнительную прибыль, снизить издержки, оптимизировать тот или иной бизнес–процесс или принести любую ощутимую и измеримую пользу для деятельности учреждения (рис. 1).

Одной из основных проблем, которую необходимо решить в рамках предлагаемый действий – это выбор конкретного способа привлечения работников учреждения к реализации Программы «Инициативы и идеи». Такое привлечение работников может быть достигнуто за счет:

– регулярного оповещения по всем существующим коммуникационным каналам о наличии Программы «Инициативы и идеи», ее задачах и целях;

– проведения регулярных поощрений работников по итогам рейтинга реализованных инициатив и прочих внутренних конкурсов Программы «Инициативы и идеи»;

– регулярного оповещения о результатах работы Программы «Инициативы и идеи», реализованных инициативах, достигнутых успехах, о произведенных поощрениях работников.

В основе инициатив программы «Идеи и инициативы» могут быть:

Проблемы

Идеи

Проблема – препятствие на пути достижения цели.

Целью может быть:

повышение удовлетворенности клиентов;

повышение скорости обслуживания;

увеличение производительности сотрудников;

рост доходов;

сокращение расходов и т.д.

Большинство проблем (≈95%) возникают вследствие недостаточно эффективной организации деятельности могут быть решены быстро и без значительных инвестиций

На базе идей формируются инновационные предложения.

Инновационное предложение – любое не внедренное ранее предложение сотрудника учреждения, реализация которого не может быть осуществлена в рабочем (операционном) порядке, но принесет либо экономический эффект, либо повысит уровень качества услуг предприятия и/или качества обслуживания компании

Рисунок 1 Направления деятельности сотрудников учреждения в рамках Программы «Идеи и инициативы»

Следующим вопросом внедрения Программы «Инициативы и идеи» является реализация возможности работников учреждения свои идеи представить руководству. В целях обеспечения равных возможностей доступа каждого работника к реализации своих возможностей в рамках Программы «Инициативы и идеи» необходимо организовать такой порядок приема идей работников, исключающий возможность руководителей того или иного работника, во–первых, оказывать влияние на процесс предоставления инициатив непосредственно автором, а во–вторых, использовать более широкие возможности общения с руководителем учреждения в силу своих должностных полномочий.

С этой целью процесс приема инициатив и идей работников сделать можно обезличенным, но в то же время, доступным любому сотруднику. К примеру, в офисе учреждения установлены могут быть специальные ящики для приема идей и инициатив работников. Право вскрывать такие боксы должно быть только у руководителя учреждения, его доверенного лица, либо учредителя организации.

Еще одной возможностью обезличенного, но в то же время равного для всех приема рационализаторских инициатив и идей сотрудников учреждения является организация выделенного e–mail адреса, на который поступать могли бы данные предложения.

Идеи, которые приняты к рассмотрению, разделять целесообразно по предполагаемому экономическому эффекту на количественные и качественные:

– инновационная качественная идея – это идея, от внедрения которой экономический эффект не определен (или не может быть рассчитан) или составляет менее какой–либо суммы (к примеру, 50000 руб.);

– инновационная количественная идея – это идея, от внедрения которой экономический эффект выше какой–либо установленной суммы, допустим, 50000 руб.

Параллельно с этим нужно определить уровень материального стимулирования работников за наиболее удачные идеи в рамках Программы «Инициативы и идеи».

Допустим, если идея работника признана количественной и принята к рассмотрению, то ее направляют на рассмотрение учредителя организации. После решения о внедрении инициатор предложения должен получить денежное вознаграждение в зависимости от ожидаемого экономического эффекта в сумме 5–10% от стоимости проекта.

Для корректной оценки качественных инновационных идей нужно организовать рейтинговую процедуру. По итогам того или иного периода победители рейтингования должны также материально стимулироваться, допустим, получать ценные подарки и призы, разработанные специально для участников Программы «Инициативы и идеи» [11, с. 24].

Рейтингованию подлежать должны только те качественные инициативы, которые при последующем тиражировании и использовании в учреждении не могут перейти в разряд количественных инициатив.

При проведении рейтингования лица, которые принимают решения (руководитель, учредитель организации), в рамках Программы «Инициативы и идеи» должны иметь возможность в привлечении функциональных подразделений любого уровня управления в качестве экспертов в зависимости от сферы воздействия инициативы для определения степени ее новизны, важности, а также для определения и подтверждения экономического эффекта от внедрения инициативы.

Рейтинговый процесс должен быть также строго регламентирован для исключения возможности субъективного или неравного отношения экспертов–оценщиков к автору. Для рейтингования качественных инновационных идей необходимо разработать единые шаблоны оценки, а рейтинговую процедуру и определения общей взвешенной оценки по каждой идеи и инициативе автоматизировать при помощи программного приложения MS Office Excel (или правильнее будет реализовать данные шаблоны с использованием отечественного программного обеспечения, в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2016 г. N 1588–р «Об утверждении плана перехода в 2016 – 2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения»).

Ясно, в рамках реализации Программы «Инициативы и идеи» нужно предусмотреть возможность и разработать процедуру материального поощрения сотрудников, наиболее вовлеченных в процесс непрерывного совершенствования работы учреждения.

Стимулирование таких сотрудников должно происходить в рамках принятой в компании системы материального стимулирования, а размер поощрений и характер их предоставления отличаться от иных стимулирующих материальных выплат не должны, чтобы у сотрудников, которые не принимают участия в программе «Инициативы и идеи», не уменьшалась уже существующая мотивация.

Количественные инициативы, которые можно измерить и оценить достоверно, необходимо поощрять пропорционально эффекту, приносимому ими.

Премии должны незамедлительно выплачиваться, одновременно с ближайшей выплатой оплаты труда. Целесообразно после премирования опубликовать результаты работы Программы «Инициативы и идеи».

Поощрение качественных идей и инициатив предлагается поводить следующим образом. Необходимо ежеквартально составлять рейтинг качественных идей и инициатив. Далее, согласно рейтингу, выбираются 3 автора–инициатора, которые предложили лучшие инициативы, и выносится предложение по их награждению.

В качестве приза (награды) могут быть подарочный сертификат, туристическая поездка и т.п. Для работников, которые победили в рейтинге, разработаны должны быть уникальные подарки, получить которые можно будет лишь по результатам участия в Программе «Инициативы и идеи», чем будет дополнительно осуществлено стимулирование работников к участию в Программе.

Следующим комплексом мер для оптимизации системы управления организационной культурой учреждения должно быть создание системы социально–психологических (нематериальных) факторов в управлении стимулированием сотрудниками.

Если говорить о применении социально–психологических методов стимулирования сотрудников учреждения региональных органов управления, нужно отметить, что главным условием успеха такой стратегии стимулирования служит доверительность и открытость в отношениях между работниками и руководством: точное и постоянное информирование о производственно–экономической ситуации, которая складывается на предприятии, об ожидаемых перспективах, об изменениях в существующей конъюнктуре, намечаемых действиях, успешности их реализации [19, с. 12].

Рассмотренные ниже меры по развитию системы нематериальной мотивации сотрудников в учреждении неизбежно потребуют усовершенствования применения социально–психологических концепций управления кадрами в компании. Можно выделить 3 основных направления усовершенствования применения социально–психологических методов в мотивации сотрудников:

– поддержка в коллективе благоприятного психологического климата;

– развитие системы управления конфликтами;

– формирование и развитие организационной культуры.

Основной акцент при этом в совершенствовании системы управления организационной культурой учреждения региональных органов управления нужно делать на первый из перечисленных пунктов, а именно – повышенное внимание уделять методам нематериального стимулирования сотрудников.

Нематериальное поощрение работников учреждения применяться должно при обязательном исполнении одного из следующих условий:

– дисциплинарные взыскания и нарушения трудовой дисциплины на протяжении текущего календарного года отсутствуют;

– планы выполнения государственного задания в текущем году согласно установленных критериев оценки выполняются;

– технико–экономические показатели значительно улучшаются;

– мероприятия по совершенствованию бизнес–процессов, по повышению качества услуг и др. успешная разработаны и внедрены.

Нематериальные формы поощрений могут быть как официального, так и не официального характера. Официальные нематериальные поощрения подразумевают под собой документальное оформление, допустим, издание распорядительного документа и запись в трудовой книжке по факту награждения.

Официальными нематериальными поощрениями являются:

– объявление благодарности в письменном виде;

– награждение Почетной грамотой.

Сотрудникам может быть объявлена благодарность за достижения по:

– значительному улучшению технико–экономических показателей (например, для работников подразделений сектора метрологии и качества);

– перевыполнению функциональных планов или коэффициент трудового участия – КТУ (для всех работников);

– успехи в разработке и внедрении мероприятий по совершенствованию организации труда и производства, по повышению качества обслуживания клиентов (для работников подразделения мониторинга воды);

– проведению разовых, отдельных мероприятий по поручению руководства учреждения (для всех работников компании).

Сотрудникам почетная грамота вручается за достижения по:

– значительному вкладу в реализацию стратегически важного для компании проекта;

– успешному участию в конкурсах, спортивных корпоративных мероприятиях.

Нужно, чтобы все официальные письменные меры нематериального стимулирования (Благодарности, Грамоты, памятные знаки) исполнялись на поздравительных фирменных бланках учреждения, содержали элементы корпоративного стиля (фирменные цвета, логотип и т.д.) и были подписаны руководителем учреждения.