Добавлен: 23.10.2018
Просмотров: 1251
Скачиваний: 17
Наиболее важной частью протокола является решение, структура его текста аналогична распорядительной части текста приказа. Решения доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протокола.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тезисы выступлений будут представлены секретарю или если заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступающих, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции (документируется подробная картина заседания).
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.
3.4. Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся:
- справки;
- докладные и объяснительные записки;
- акты;
- письма;
- телеграммы;
- телефонограммы и т.д.
Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к ОРД, не являются обязательными к исполнению в отличие от них, а информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению.
Справки – документы, содержащие подтверждение или описание тех или иных событий или фактов.
Справки делятся на две группы:
- с информацией о фактах и событиях служебного характера;
-выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Наиболее многочисленна и ежедневно составляема вторая группа справок. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.д. Здесь, как правило, применяются унифицированные трафаретные бланки.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Дата, адресат, наименование вида документа, текст, подпись, печать – обязательные реквизиты справок.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая – констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая – с изложением предложений, просьб. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Внутреннюю докладную записку подписывает составитель. Внешняя, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
Докладная записка должна содержать реквизиты: наименование структурного подразделения, откуда исходит документ; наименование вида документа, дату, заголовок к тексту, текст, подпись.
В классификацию управленческих документов не включен документ «Служебная записка», однако он широко используется в практике. По своему содержанию и назначению он идентичен внутренней докладной записке.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Из определения следует, что объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:
-
объяснительные записки, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения;
-
объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Акт – документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.
В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; аварий и др. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. После проведенной работы члены комиссии могут сформулировать замечания, выводы, предложения по сути анализируемых вопросов. Акт должен быть подписан всеми без исключения членами комиссии.
Обязательные реквизиты акта: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать (для внешних актов), приложение, гриф утверждения.
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.д.
Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только тогда, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст письма состоит из двух частей:
- в первой излагаются мотивы, побудившие составить документ; здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма;
- во второй – основной части документа, ради которой он составлялся, излагаются выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 15 пишущих машинок для конкурса секретарей-машинисток».
Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.
Тон письма должен быть нейтральным. Рекомендуется избегать категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: «по-видимому», «по-прежнему», «как известно», «если возможно».
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «тщательно изучив Ваши замечания…», «внимательно рассмотрев Ваши предложения…».
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая» и т.д.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.
Письма имеют специальный бланк. Набор обязательных реквизитов письма: справочные данные организации, адресат, дата, номер, ссылка на дату и номер (для ответных писем), заголовок к тексту, текст, отметка о наличие приложения, подпись, отметка об исполнителе.
По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей:
Сопроводительное письмо – информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов. Составление такого письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые данные (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короткий, не имеет самостоятельного заголовка.
Письмо-приглашение – предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия. При приглашении иногородних участников рекомендуется оговаривать условия проживания и прилагать схему передвижения до места проведения мероприятия.
Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламных услуг или товаров.
Этот вид писем получает сейчас наибольшее распространение. Цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст таких писем должен отличаться конкретностью, четкостью, полнотой информации.
Письмо-извещение – по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты.
Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словами, образованными от глагола «подтверждать».
Направление писем-подтверждений – обязательная часть деловой этики. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний.
Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо должно быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть, начинается оно, как правило, словами: «Напоминаем».
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В таком письме адресату обычно гарантируются оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, следовательно, изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Например: «Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин ВЦ университета. Оплата гарантируется со счета №… в … отделении Алтайсбербанка».
Оферта – содержит предложение лица (оферента) другому лицу (акцептанту) заключить договор. В оферте указывается срок действия.
Рекламация – выражает претензии к стороне, нарушившей договорные обязательства и требования по возмещению убытков. Предполагает письмо – ответ.
Существуют и другие разновидности писем.
Мы уже отмечали, что все письма делятся на инициативные и ответные.
Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена.
Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ должен быть конкретным: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Логическая схема письма-отказа следующая:
-
Повторение просьбы, на которую составляется ответ.
-
Обоснование причины отказа.
-
Констатация отказа.
«Не начинайте письмо с констатации отказа», советуют специалисты. Они рекомендуют правила по выбору фраз, слов и тона, чтобы деловое письмо служило мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы, компании.
Целесообразно, чтобы деловое письмо не занимало более одной страницы, следует стремиться к унификации этого вида документа, поскольку деловые письма не пишутся, а составляются.
Электронное письмо – это документ, передаваемый по каналам электронной почты. Электронный способ передачи информации находит все большее применение в силу следующих основных причин: значительно сокращается время передачи информации; отпадает необходимость многократного копирования документов; обеспечивается сохранность информации.