Файл: Проектирование организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Проектирование представляет собой взаимоувязанный комплекс работ, в результате выполнения которого составляют техническую документацию для строительства или реконструкции зданий и сооружений. Проектирование — промежуточное звено между научными исследованиями и их внедрением в народном хозяйстве.

В проектировании принимают участие коллективы высококвалифицированных специалистов проектных, изыскательских и комплексных проектно-изыскательских организаций (институты, тресты и конструкторские бюро). Основную часть проектных работ выполняет организация, называемая генеральным проектировщиком. Для выполнения отдельных частей проекта генеральный проектировщик привлекает на договорных началах специализированные проектные организации. По каждому проектируемому предприятию назначается ответственное лицо — главный архитектор или главный инженер проекта, который увязывает различные части проекта, отвечает за сроки его выпуска, качество, технический уровень, эффективность и соответствие нормам.

Объект исследования: организационное проектирование.

Предмет исследования: проектирование образовательной организации.

Цель работы: всестороннее изучение процесса проектирования образовательной организации.

Исходя из поставленной цели перед нами встают следующие задачи:

1. Изучить сущность, цель и задачи проектирования организации;
2. Рассмотреть проектирование структуры управления;
3. Выделить миссию и цели образовательной организации;
4. Спроектировать организационную структуру управления образовательной организации;
5. Изучить документооборот образовательной организации.

Степень изученности темы. Данная тема освещена и проработана в достаточно большом количестве источников и литературы. Однако при этом мало трудов, обобщающих и систематизирующих предмет исследования в полном объеме - в основном авторы предпочитают раскрывать в своих работах более узкие аспекты проблемы. Так, например, необходимо выделить публикации, посвященные проблеме разработки миссии, видения, политики в области качества, целей и стратегических планов при внедрении системы менеджмента качества в организации С.В. Мищенко, Н.П. Пучкова и С.В. Пономарева. Кроме этого, большое значение для настоящего исследования имеет работы, посвященные сравнительному анализу подходов к выбору организационной структуры управления предприятием О.Ю. Трилицкой и современным аспектам стратегического управления на предприятии Л.И. Пугиной.

---

Однако наибольший интерес для нас вызывают такие авторы, как О.Г. Прикот и В.Н. Виноградов. Именно в их трудах предпринимаются попытки обобщения и систематизации информации, всесторонне характеризующей предмет нашего исследования.

Методы исследования. В основе методологической базы исследования лежит системный подход, в рамках которого организационное проектирование рассматривается как самоорганизованная система. Также используются такие общелогические методы, как анализ литературы по данной проблематике и синтез полученной информации по теме исследования.

Практическая значимость исследования состоит в том, что его материалы могут быть использованы при написании обобщающих работ, поскольку в исследовании дается систематизированный и обоснованный анализ проектирования образовательной организации

1. Теоретические основы организационного проектирования

1.1 Проектирование организации: сущность, цель, задачи

Проектирование организации представляет собой процесс создания новой организации, в том числе совершенствование существующих организаций, которое невозможно осуществить без предварительной подготовки проекта. Проектирование организации необходимо для создания прототипа (прообраза) создаваемой организации (ее изменений)^[1].

В общем виде проектирование организации включает в себя систему разработки организационных элементов, включая их связи и функциональные процессы. В целом понятие проектирование содержит прототип, прообраз возможного будущего состояния компании, предполагая структуру ее технических, экономических, социальных сторон и др.^[2]

Со статической позиции проектирование организации включает процесс разработки структурных элементов и их взаимосвязей в моделируемых системах. При их реализации система обладает устойчивостью, надежностью и экономичностью в процессе функционирования. С динамической позиции организационное проектирование характеризуется разработкой функциональных процессов систем, когда определяется характер их связей в системе и при контакте с внешней средой, а также прогнозы их развития^[3].

---

Проектирование организации предполагает установление необходимых пропорций ее элементов, их размещения в пространстве и времени.

Среди объектов организационного проектирования можно выделить предприятие в целом и его отделы (структурные подразделения), а также процессы, происходящие на предприятии.

Процессы в свою очередь подразделяются^[4]:

1. Административные, при которых происходит проектирование формальной структуры,
2. Инжиниринговые (технологические) процессы, формирующие производственный процесс,
3. Инновационные (проект нововведений),
4. Функциональные процессы, включающие функциональные роли,
5. Системные процессы, проектирующие системные связи и включающие синергетический (организационный) эффект.

Проектирование организации чаще всего направлено на достижение следующих целей: создать новую организацию, совершенствовать существующую организацию (проведение рационализации), радикально преобразовать существующую организацию (проведение реорганизации)^[5].

Таким образом, цель проектирования организации — создание новых предприятий, фирм, включая организационные структуры, механизмы и связи или реконструкция действующих организаций (поиск эффективного сочетания организационных элементов), а также установка наилучшего соответствия между ними.

С нуля проектирование организационных систем происходит осень редко, чаще всего проектирование организации имеет отношение к развитию, расширению, реструктуризацию, модернизацию, реконструкцию, диверсификацию, техническому и технологическому перевооружению действующих систем^[6].

Центральная задача проектирования организации заключается в определении состава и требуемой численности подразделений (должностей), включая их функции, полномочия, связи между ними, формы и методы осуществления. Далее все это закрепляется в соответствующих нормативных документах^[7].

Нормативные документы, которые отражают итоги проектирования организации, могут быть следующие: положения о подразделениях предприятия, должностные инструкции, образцы кадровых документов, положение о планировании, система оплаты труда, положение о документообороте и др.^[8]

Проектирование организации взаимосвязано с понятием бизнес-процессов. Которые представляют собой связанные цепочки хозяйственных операций. Бизнес-процесс характеризуется системой последовательных, целенаправленных и регламентированных типов деятельности, в процессе которой через управляющее воздействие посредством ресурсов входы процессов трансформируются в выходы.

---

1.2 Проектирование структуры управления

Формирование организационных структур управления актуально на этапе проектирования организации в условиях рыночной экономики. Без четкого проекта организационной структуры управления дальнейшее совершенствование управления затрудняется, как и общее повышение эффективности работы. Причины необходимости проектирования^[9]:

1. В условиях меняющегося рынка сложно оперировать статичными методами управления, особенно если они устаревают и не соответствуют требованиям рынка, появляется риск деформации задач управления;
2. Для бесперебойной работы производства необходима схема управления техническими системами. Автоматизация производства облегчает процесс работы, но не заменяет всей схемы работы организации, здесь необходим комплексный подход^[10];
3. Структура опирается на опыт участников, известные схемы управления, интуицию и научные методы проектирования, что позволяет использовать весь этот инструментарий в работе организации;
4. Проектирование осуществляется специалистами, которые владеют методологией формирования организационных систем управления.

В процессе разработки организационной структуры как четкого набора методов и органов управления учитываются функции управления, которые будет выполнять тот или иной отдел^[11].

При проектировании учитывается система целей, общая стратегия и миссия, а также распределение целей и задач между звеньями организации. В систему включаются состав подразделений и их взаимосвязь, распределение ответственности, организация коммуникаций, информационных потоков, документооборота. Организационная структура так же включает в себя общую поведенческую систему для отдельных работников и групп людей, которые взаимодействуют с целью решения общих задач^[12].

Многоплановость организационной структуры и наличие множества составных элементов не позволяют использовать четкие и однозначные методы построения (как формальные, так и неформальные). Здесь нужно использовать сочетание научного инструментария на основе системного подхода и аналитической работы экспертов, учитывать как отечественный, так и зарубежный опыт. Любое проектирование начинается сначала с целей, затем – расстановки задач, а после определяется механизм достижения целей.

---

Системный подход позволяет^[13]:

1. Держать в поле зрения все задачи управления;
2. Выявить все управленческие функции и связать их с задачами;
3. Распределить ответственность по всем ступеням иерархии будущей организации;
4. Оформить связи не только по вертикали, но и по горизонтали (между работниками одного уровня).

До недавнего времени проектирование управления происходило с помощью нормативных методов, что вело к однообразию организационных структур управления, старые шаблоны организаций переходили в современный рынок без учета того, что некоторые функции и должности могут быть устаревшими^[14]. Аппарат управления повторял старые схемы распределения прав и ответственности. Методики проектирования ориентировались на функции, строгий регламент процесса управления. Исходя из функций определялись задачи отделов. Но в современных условиях нестабильного рынка целевой подход более оправдан. Когда цели и задачи ставятся на первое место, чем набор функций в отделах, распределение системы управления происходит более эффективно. Особенно это важно при проектировании акционерных обществ, крупных корпораций, при решении финансовых проблем и проблем с качеством продукции^[15].

Основная цель большинства организаций на рынке – удовлетворение потребностей в товарах и услугах. Чем больше система целей определяет организационную структуру, тем эффективней деятельность организации. Но не только система целей определяет общую эффективность структуры, существует набор показателей, которые могут меняться в зависимости от сферы деятельности, размера организации и т.д.^[16]

Нужно учитывать следующие параметры^[17]:

1. Как организационная структура обеспечивает достижение целей;
2. Как построение и процессы внутри организации соответствуют своим функциональным назначениям (есть ли лишние действия, отклонения и т.д.);
3. Насколько полно достигаются цели; насколько устойчива организация на рынке;
4. Насколько регулярно и стабильно выполняются задачи.

Из нормативных показателей используются следующие^[18]:

1. Размер переработанной информации за определенный период времени;
2. Оперативность принятия решений (исходя из временных показателей);
3. Стабильность управленческого аппарата (есть ли текучесть кадров, уровень квалификации, опыт, и т.д.);
4. Гибкость в принятии решений; способность адаптироваться к внешней среде;
5. Численность аппарата управления и ее обоснованность.

---