Файл: Проектирование организации.pdf

Любая компания, которая хочет запланировать свой бизнес и обеспечить его рост, должна соблюсти все четыре принципа кадровой политики, которые описаны выше. Самое главное это то, что достижение личных целей собственника будет гарантировано не во вред интересов конкурентов или сотрудников^[49].

Имеет смысл установить мониторинг движения сотрудников, создавать и осуществлять упреждающие кадровые мероприятия, для обеспечения непрерывного соответствия потенциала и структуры рабочего коллектива усложняющимися и меняющимися задачами предприятия. С помощью полученных материалов с мониторинга, можно будет делать прогноз и диагностику состояния работников, постоянно получать данные о движении сотрудников компании и возникающих в связи с этим проблем.

2.3 Документооборот образовательной организации

Регистрация документов играет одну из ведущих ролей в процессе организации работы с документацией. Высокая эффективность и качество данного этапа обуславливает дальнейшую оперативность в поиске документа или конкретной информации и, как следствие, обеспечение своевременного решения задач управленческого характера^[50].

Регистрации подлежат учетные данные документа, зафиксированные в установленном порядке и в установленной форме, обозначающие факт создания документа, а также его отправки или получения^[51].

Главная цель регистрации документа - это процесс обеспечения его учета в делопроизводственной системе, а также контроль за его исполнением и передвижением и оперативный поиск. Кроме этого, регистрация документа позволяет^[52]:

1. Обеспечить сохранность документа;
2. Обеспечить справочно-информационный поиск по документам;
3. Оперативно собрать необходимые сведения, характеризующие объем документооборота;
4. Обеспечить документу необходимую юридическую силу.

Помимо этого, в процессе регистрации документу присваивается соответствующий регистрационный номер (индекс), фиксирующий факт создания документа, его отправки или получения, что наделяет документ юридической силой. Исходя из этого, предприятие, которое создало, получило или же отправило документ, несет за него полную ответственность. Для исходящих документов факт регистрации фиксирует их создание, отправку и официальный характер^[53].

---

Следует отметить, что не вся документация, которая поступает на предприятие, подлежит обязательной регистрации. Чтобы определить, нужно ли регистрировать тот или иной документ, необходимо учитывать его содержание, авторство, вид и подлинность^[54].

Регистрации подлежат те документы, которые поступают от вышестоящих органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также документы, направляемые им. Кроме этого, необходимо регистрировать письма, полученные от депутатов Госдумы, наиболее важные документы внутреннего типа, предложения, жалобы или заявления, которые получены от граждан, договоры и разного рода корреспонденцию, полученную от других предприятий и организаций и требующую ответа или конкретного решения, а также иные материалы, которым необходим постоянный срок хранения. Также, необходимо регистрировать ценную и заказную корреспонденцию.

В специальный перечень документов, которые не подлежат обязательной регистрации, включают поздравительную документацию, приглашения на различные совещания, разного рода извещения и повестки дня собраний^[55].

В современных реалиях разработаны три основных системы регистрации документа, среди которых можно выделить:

1. Централизованную, для которой характерна регистрация любого документа предприятия в едином месте, которым может быть журнал, служба ДОУ либо секретарь-референт. Данная система получила широкое распространение в относительно небольших организациях;
2. Децентрализованную, которая подразумевает наличие нескольких пунктов, осуществляющих процесс регистрации документа. При этом, процесс регистрации производится секретарями структурных подразделений предприятия в соответствующих журналах;
3. Смешанную, которая сочетает в себе совокупность элементов централизованной и децентрализованной систем^[56].

Смешанная система регистрации документов является наиболее эффективной, поскольку те документы, которые поступают от органов государственной и муниципальной власти или направляются им, а также заявления и жалобы граждан и наиболее важные внутренние документы, включающие приказы по основной деятельности и личному составу предприятия, докладные, акты и протоколы, регистрируются централизованно, а специальная документация, состоящая из отчетности расчетно-денежного, статистического и планового характера, - в соответствующих структурных подразделениях организации^[57].

---

Одним из наиболее важных принципов регистрации документа выступает однократность, означающая, что каждый документ должен подлежать регистрации только один раз. Входящая документация регистрируется непосредственно в день поступления, исходящая - после подписания или утверждения. В тех случаях, когда уже зарегистрированный документ переходит от одного структурного подразделения организации к другому, повторная регистрация не допускается^[58].

В качестве основных регистрационных форм в системах документационного обеспечения традиционного и автоматизированного характера можно выделить:

1. Журнальную форму, показывающую наибольшую эффективность и целесообразность применения в организациях с относительно небольшим документооборотом или же в тех случаях, когда необходим четкий учет специальной документации, которая требует особого внимания к ее сохранности. Журнальная форма способствует хорошему выполнению учетной и охранной функции, однако, при всех ее достоинствах, можно выделить большое количество ее недостатков^[59]:
2. Регистрацию документов ведет только один человек по причине того, что запись осуществляется в последовательности непосредственного поступления документа. Исходя из этого, в тех случаях, когда одновременно поступает большое количество документации, процесс журнальной формы регистрации в значительной степени задерживает всю дальнейшую их обработку^[60];
3. Журнальная форма регистрации документов способствует дублированию данной операции. Это обусловлено тем, что данные о документе, зафиксированные в журнале, необходимы не только в месте их первоначальной регистрации, но и во всех структурных подразделениях организации, куда он в дальнейшем поступает. В следствии этого происходит повторная регистрация документа в этих подразделениях^[61];
4. Журнальная форма регистрации документов сводит практически к минимуму возможность справочной работы по документации, поскольку для поиска документа при хронологической записи необходимо знать хотя бы примерную дату его регистрации, что не всегда возможно;
5. Невозможность контроля за сроками исполнения документа, поскольку для разных документов характерен разный срок исполнения, и для того, чтобы выявить документы с уже истекающим сроком исполнения, необходимо просмотреть практически все записи в журнале регистрации^[62].
6. Карточную форму регистрации, которая характерна для любых видов документации и осуществляется на регистрационной карточке установленного образца. Для каждого документа устанавливается определенное количество экземпляров регистрационных карточек, которое зависит от числа картотек справочного и контрольного типа во всех структурных подразделениях организации, где данный документ подлежит исполнению и контролю^[63].

---

Исходя из этого, можно выделить основные преимущества карточной формы регистрации документов^[64]:

1. Регистрировать документы могут несколько человек одновременно;
2. Нет необходимость повторно регистрировать документ в отдельных структурных подразделениях организации, поскольку можно изготовить достаточное количество экземпляров регистрационных карточек;
3. Регистрационные карточки характеризуются определенной подвижностью, поскольку появляется возможность систематизации их по различным признакам и создания картотек, что способствует развитию информационно-справочной работы;
4. С целью контроля над сроками исполнения документа появляется возможность один из экземпляров регистрационной карточки передать в сроковую картотеку.

Кроме всего этого, карточная форма регистрации документов способствует повышению оперативности поиска конкретного документа или группы документов, что в значительной степени позволяет сократить трудоемкость регистрационного процесса при сравнении с журнальной формой^[65].

Еще с момента использования приказного делопроизводства в России применяется обязательная регистрация документа с момента его непосредственного поступления в организацию, а также регламентируется и контролируется его передвижение внутри организации и его исполнение. Таким образом, идея учета, процесса регламентации и постоянного контроля централизованного типа адекватно отвечает современным требованиям, предъявляемым мировым сообществом к процессу делопроизводства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проектирование организации представляет собой процесс создания новой организации, в том числе совершенствование существующих организаций, которое невозможно осуществить без предварительной подготовки проекта. Проектирование организации необходимо для создания прототипа (прообраза) создаваемой организации (ее изменений).

В общем виде проектирование организации включает в себя систему разработки организационных элементов, включая их связи и функциональные процессы. В целом понятие проектирование содержит прототип, прообраз возможного будущего состояния компании, предполагая структуру ее технических, экономических, социальных сторон и др.

В процессе разработки организационной структуры как четкого набора методов и органов управления учитываются функции управления, которые будет выполнять тот или иной отдел. Проектирование структуры управления

---

При проектировании учитывается система целей, общая стратегия и миссия, а также распределение целей и задач между звеньями организации. В систему включаются состав подразделений и их взаимосвязь, распределение ответственности, организация коммуникаций, информационных потоков, документооборота. Организационная структура так же включает в себя общую поведенческую систему для отдельных работников и групп людей, которые взаимодействуют с целью решения общих задач.

Рассматриваемый в данной работе проект предназначен для многократного использования в проектировании одинаковых по назначению объектов, поэтому он является типовым. Эти проекты обеспечивают сокращение сроков проектирования путем использования наиболее экономичных и унифицированных проектных решений, узлов и деталей в соответствии с действующими нормами и правилами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Грачев А.А. Мотивационный профиль российского работника в психологическом проектировании организации // Известия РГПУ им. А.И. Герцена. 2015. №59. С. 69-71.
2. Пестов В. Ю. Этапы проектирования организации производственных процессов изготовления наукоемкой продукции // Вестник ВГТУ. 2016. №8. С. 145-151.
3. Краснов С.В., Куралесова Н.О. Формирование принципов проектирования организации процесса слабоформализованного объекта // Вестник ВУиТ. 2015. №18. С. 62-65.
4. Кумпилова Б.А. Принципы совершенствования организационной структуры предприятия // Вестник Адыгейского государственного университета. Серия 5: Экономика. 2015. №1. С. 77-80.
5. Гилемханов А. Г. Эффективная организационная структура // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2016. №4. С. 103-108.
6. Попова Л.Ф. Оценка влияния факторов внешней среды предприятия на характеристики организационной структуры // Вестник ВолГУ. Серия 3: Экономика. Экология. 2015. №2. С. 56-59.
7. Бакеева Й.Р. Инновационная организационная структура // ИВД. 2014. №1. С. 113-117.
8. Афоничкин А.И., Михаленко Д.Г. Модели и методы оценки эффективности организационной структуры системы корпоративного управления // Вестник ВУиТ. 2015. №1 (27). С. 165-167.
9. Трилицкая О. Ю. Сравнительный анализ подходов к выбору организационной структуры управления предприятием // Вестник ВолГУ. Серия 3: Экономика. Экология. 2015. №9. С. 259-262.
10. Максимцов М.М., Комаров М.А. Менеджмент: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям, по направлению «Менеджмент» / под ред. М.М. Максимцова, М.А. Комарова. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. – С. 175.
11. Клеймёнова Л.В. Проблемы формирования кадровой политики в условиях кризиса // Известия БГУ. 2016. №5. С. 114-116.
12. Веретенникова О.Б., Шатковская Е.Г. Формирование кадровой политики кредитной организации и оценка её эффективности // Вестник ОмГУ. Серия: Экономика. 2016. №3. С. 166-168.
13. Пошерстник Н.В. Кадры предприятия: практ. пособие. – 2-е изд. перераб. и доп. - М.: , Идз-во Проспект, 2015.- С. 244.
14. Шаталова Н.И. Трудовой потенциал работника : учеб. пособие для вузов. –М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – С. 187.
15. Шульдякова В.В., Лимонова Е.В. Процесс обеспечения кадровой безопасности в системе формирования и реализации кадровой политики // Профессиональная ориентация. 2017. №2. С. 407-411.
16. Рашидов Т.М., Данченко Е.А. Совершенствование кадровой политики коммерческих банков // Финансы и кредит. 2016. №45 (717). С. 233-236.
17. Кузьмина Н. М. Кадровая стратегия корпорации: Монография. – М.: ИНФРА-М, 2016. – С. 77.
18. Дрегало А.А., Ульяновский В.И. Стратегии кадрового менеджмента: оптимизация выбора // Вестник Северного (Арктического) федерального университета. Серия: Гуманитарные и социальные науки. 2015. №3. С. 77-80.
19. Багинская Т.А. Кадровая политика: зарубежный опыт // Вестник ОмГУ. Серия: Экономика. 2015. №1. С. 88-91.
20. Иптышева Г.Б. Проблемы формирования кадрового потенциала кредитных организаций в регионе // Вестник КрасГАУ. 2014. №5. С. 118-122.
21. Кузнецов Ю. В., Мелякова Е. В. Развитие подходов к проектированию организационных структур управления // Пространство экономики. 2016. №3-2. С. 117-119.
22. Мищенко С. В., Пучков Н. П., Пономарев С. В. Разработка миссии, видения, политики в области качества, целей и стратегических планов при внедрении системы менеджмента качества в организации // Вестник ТГТУ. 2005. №1. С. 103-107.
23. Корнеенков С.С. Единство миссии и жизненных целей человека, организации, страны // Вестник ТГЭУ. 2014. №3 (19). С. 181-184.
24. Жемчугов А.М. Как построить эффективную организацию // Проблемы экономики и менеджмента. 2016. №1 (5). С. 56-59.
25. Просалова В.С., Смольянинова Е.Н. Генезис форм и методов стратегического управления // СИСП. 2015. №4. С. 109-112.
26. Пугина Л.И., Родионова Е.В. Современные аспекты стратегического управления на предприятии // СЭПТП. 2016. №2. С. 205-210.
27. Рябикова С. С. Основные элементы стратегического управления предприятием // Вестник ФГОУ ВПО Брянская ГСХА. 2017. №3. С. 185-189.
28. Цыкин К. Г. Сбалансированная система показателей как инструмент стратегического контроллинга // Известия РГПУ им. А.И. Герцена. 2015. №39. С. 261-265.
29. Ганаева Е.А. Проектирование модели внедрения федеральных государственных стандартов основного общего образования в рамках повышения квалификации руководителей образовательных организаций // Universum: психология и образование. 2014. №3 (4). С. 112-115.
30. Хуторской А.В. Методика проектирования и организации метапредметной образовательной деятельности учащихся // Муниципальное образование: инновации и эксперимент. 2014. №2. С. 244-248.
31. Мищенко Е.С. Модель проектирования системы менеджмента качества образовательной организации // Вестник ТГТУ. 2015. №1. С. 129-132.
32. Новиков А.М., Новиков Д.А. Организация образовательных проектов // Инновационные проекты и программы в образовании. 2016. №6. С. 108-111.
33. Белоусова С. А. Управление персоналом образовательной организации как педагогическое понятие // Человек. Спорт. Медицина. 2015. №15 (55). С. 75-80.
34. Блошко В.В. Современная система корпоративного управления образовательной организацией // Армия и общество. 2016. №1 (33). С. 147-149.
35. Прикот О.Г., Виноградов В.Н. Образовательные организации: предпосылки креативного управления // ЧиО. 2015. №4 (37). С. 215-218.
36. Соломатин А.М. Управление функционированием и развитием образовательной организации в условиях системных изменений // Непрерывное образование: XXI век. 2014. №4 (8). С. 166-169.
37. Брязгунова Ю.А. Управление развитием образовательных организаций в условиях реформирования образования // Вестник евразийской науки. 2017. №6 (19). С. 59-63.

---