Файл: Счета и двойная запись.pdf

Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, положений и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета (основных средств, материально-производственных запасов и т.д.).

Всего План счетов включает 8 разделов, объединяющих 62 синтетических счета. Обособленную группу составляют забалансовые счета, состоящие из 11 счетов. [2, с. 92]

На основе типового Плана счетов бухгалтерского учета организации разрабатывают свои рабочие планы счетов хозяйственной деятельности с учетом их специфики.

При формировании учетной политики организации утверждается рабочий план счетов, содержащий синтетические и аналитические счета, субсчета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

1.2 Двойная запись и ее значение. Бухгалтерские записи

Каждый факт хозяйственной жизни отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: по дебету одного и кредиту другого счета, то есть используется способ двойной записи. [7, с. 153]

Двойная запись вытекает из двойственности каждого факта хозяйственной жизни. Например: расход сырья со склада организации в основное производство означает уменьшение материалов на складе организации и одновременно увеличение производственных затрат организации; если денежные средства сняты с расчетного счета и переданы в кассу организации, то, с одной стороны, произошло уменьшение денежных средств на расчетном счете, а с другой, - увеличение денежных средств в кассе организации; если организация приобрела материалы у поставщиков, то, с одной стороны, в организации увеличилось количество материалов, а с другой - возникла кредиторская задолженность перед поставщиками; если в организации выдали заработную плату из кассы, то, с одной стороны, уменьшились денежные средства в кассе организации, с другой стороны - сократилась задолженность перед работниками организации. [3, с. 85]

Следует иметь в виду, что на каждом бухгалтерском счете факты хозяйственной жизни отражаются систематически в последовательности их совершения, то есть в хронологическом порядке.

Таким образом, двойная запись представляет собой способ одновременного взаимосвязанного отражения обоих явлений, вызываемых фактом хозяйственной жизни, по дебету одного счета и по кредиту другого счета в одной и той же сумме. [3, с. 165]

Например, получены денежные средства в кассу организации с расчетного счета в сумме 10 000 руб. На счетах бухгалтерского учета этот факт хозяйственной жизни будет отражен как показано на рисунке 5:

Рисунок 5. Получены денежные средства в кассу организации с расчетного счета в сумме 10 000 руб. как факт хозяйственной жизни отраженный на счетах бухгалтерского учета

В данной ситуации происходит движение денежных средств: денежные средства с расчетного счета поступают в кассу организации. На расчетном счете денежные средства уменьшаются, а в кассе - увеличиваются. Данный факт хозяйственной жизни затрагивает счет 50 «Касса» и счет 51 «Расчетные счета». Оба этих счета являются активными, так как отражают движение активов организации. Поскольку на расчетном счете происходит уменьшение денежных средств, то данный факт хозяйственной деятельности должен быть отражен по кредиту счета 51 «Расчетные счета» (уменьшение актива на активном счете показывается по кредиту счета). В кассе организации в результате этого факта хозяйственной жизни сумма денежных средств увеличилась, значит, это событие должно быть отражено по дебету счета 50 «Касса» (увеличение актива на активном счете показывается по дебету счета). [9, с. 341]

Взаимосвязь между счетами по данному факту хозяйственной жизни можно отразить следующим образом:

Дебет счета 50 «Касса» -10000 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» -10000 руб.

Или: Д 50 К 51 - 10000 руб.

Обратимся к другому примеру. Получены материалы от поставщика на сумму 50000 руб. [12, с. 137]

В данной ситуации происходит поступление (увеличение) материалов и появление (увеличение)обязательства организации - кредиторской задолженности перед поставщиком (мы должны поставщику за материалы). [5, с. 341]

Этот факт хозяйственной жизни следует отразить на счетах 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Материалы - это актив организации, значит, счет 10 «Материалы» является активным. Увеличение актива на активном счете показывается по дебету счета. Следовательно, счет 10 «Материалы» будет дебетоваться. Приобретение материалов у поставщика - расчетная операция, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - активно-пассивный. Появление (увеличение) кредиторской задолженности перед поставщиком (задолженности предприятия) отражается по кредиту активно-пассивного счета. Следовательно, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» будет кредитоваться. [4, с. 226]

На счетах бухгалтерского учета этот факт хозяйственной жизни будет отражен как указано на рисунке 6:

Рисунок 6. Факт хозяйственной жизни отраженный на счетах 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Взаимосвязь между счетами по данному факту хозяйственной жизни можно отразить следующим образом:

Дебет счета 10 «Материалы» - 50000руб. Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 50000 руб.

Или: Д 10 К 60 - 50000 руб.

Связь между счетами называется корреспонденцией. Таким образом, корреспонденция счетов - это связь между счетами бухгалтерского учета, определяемая экономическим содержанием факта хозяйственной жизни.

Счета, взаимосвязанные между собой фактом хозяйственной жизни, называются корреспондирующими счетами. [8, с. 120]

Перед записью фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета необходимо соблюдать последовательность, представленную на рисунке 7.

Рисунок 7. Последовательность действий по формированию корреспонденции счетов по факту хозяйственной жизни

Перед занесением фактов хозяйственной жизни на бухгалтерские счета составляются счетные формулы (проводки), указывающие, на каких счетах должны быть произведены записи. Указание дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы отражаемого факта хозяйственной жизни, называется бухгалтерской записью (на профессиональном сленге - бухгалтерской проводкой). [9, с. 341]

Все факты хозяйственной жизни, увеличивающие остатки активных счетов, записывают в дебет счета, а уменьшающие - в кредит счета. В пассивных счетах, наоборот, факты хозяйственной жизни, увеличивающие их остатки, записывают в кредит счета, а уменьшающие - в дебет счета.

Бухгалтерские записи могут быть простыми и сложными. [7, с. 211]

Простыми называются такие записи, при которых сумма факта хозяйственной жизни записывается в дебет одного счета и в кредит другого, то есть один счет дебетуется и один счет кредитуется.

Например, внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет организации - 5000 руб.

Дебет счета 51 «Расчетные счета» - 5000 руб.

Кредит счета 50 «Касса» - 5000 руб.

Или: Д 51 К 50 - 5000 руб.

Сложными являются такие записи, при которых по одному факту хозяйственной жизни дебетуются два и более счетов, а кредитуется один счет, или наоборот. При сложной записи факта хозяйственной жизни общая сумма на одной стороне нескольких счетов должна быть равна сумме, записанной на противоположной стороне корреспондирующего с ним счета.

Например, внесены учредительные взносы учредителем: материалами - 40000 руб., товарами - 12000 руб., наличными денежными средствами - 8000 руб., безналичными денежными средствами - 40000 руб. Всего на сумму 100000 руб. Этот факт хозяйственной жизни будет отражен:

Дебет счета 10 «Материалы» - 40000руб.

Дебет счета 41 «Товары» - 12000руб.

Дебет счета 50 «Касса» - 8000 руб.

Дебет счета 51 «Расчетные счета» - 40000 руб. Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями» - 100000 руб. Или: Д 10 - 40000 руб. К 75 - 100000 руб.

Д 41 - 12000 руб.

Д 50 - 8000 руб.

Д 51 - 40000 руб.

Применение сложных бухгалтерских записей несколько сокращает объем учетной работы и позволяет бухгалтеру более оперативно отражать учетную информацию. [7, с. 254]

Все бухгалтерские записи составляются на основании первичного учетного документа и отражаются на нем. Каждой бухгалтерской записи присваивается свой очередной порядковый номер, под которым она в дальнейшем значится в учете.

Факты хозяйственной жизни записываются на бухгалтерских счетах по мере их совершения в календарной последовательности. То есть производят хронологические бухгалтерские записи. Именно хронологическая бухгалтерская запись служит важным средством контроля за сохранностью документов, своевременностью и полнотой отражения фактов хозяйственной жизни на бухгалтерских счетах.

Для определения показателей хозяйственно-финансовой деятельности все факты хозяйственной жизни группируют по экономически однородным признакам. Регистрацию фактов хозяйственной жизни по определенной системе бухгалтерского учета называют систематической записью.

Хронологические и систематические записи могут осуществляться раздельно и вместе. В первом случае записи о фактах хозяйственной жизни производят вначале в регистрационном журнале (таблица 1) в хронологической последовательности их совершения, а затем в систематическом порядке на счетах бухгалтерского учета, в Главной книге.

Во втором случае записи производятся одновременно в одном комбинированном учетном регистре - в ведомости, журнале-ордере и т.п.

Таблица 1. Записи о фактах хозяйственной жизни в регистрационном журнале

Прежде чем составить корреспонденцию счетов по факту хозяйственной жизни и записать его в хронологическом и систематическом порядке, необходимо:

- внимательно изучить содержание факта хозяйственной жизни;

- установить документ, подтверждающий факт совершения данной операции;

- выяснить, что отражает данный факт: движение или изменение каких объектов бухгалтерского учета он характеризует;

- определить, какие счета бухгалтерского учета нужно использовать применительно к этой ситуации;

- установить, на какой стороне счета (по дебету или кредиту) должен быть отражен данный факт хозяйственной жизни. [12, с. 84]

Метод двойной записи имеет большое контрольное значение, поскольку один и тот же факт хозяйственной жизни в равной сумме отражается дважды - по дебету одного и кредиту другого счета. Поэтому в случае расхождения сумм по данному факту хозяйственной жизни выявляется допущенная ошибка и устанавливается ответственный за нее.

На забалансовых счетах производятся только односторонние записи, то есть только по дебету или только по кредиту счета. Такие счета не корреспондируют ни с какими другими счетами и между собой.

1.3 Счета синтетического и аналитического учета, их взаимосвязь. Субсчета

Для контроля и оперативного руководства организацией помимо обобщенных данных, выраженных в денежном измерителе, необходимо иметь сведения о движении каждого отдельного объекта: семян, кормов, запасных частей и т.п. [2, с. 318]

Например, организация занимается ремонтом автомобилей. Руководителям организации потребовалась информация о наличии запасных частей. Если бухгалтер скажет, что на складе имеется запасных частей на сумму 200000 руб. (как будет указано на бухгалтерском счете), то эта информация делу не поможет. Руководителю необходимо знать, сколько и каких запасных частей имеется, а потом уже на какую сумму. Поэтому возникает необходимость вести учет в натуральном выражении и по видам ценностей.

В связи с этим в учете применяют счета двух уровней: синтетические и аналитические.

Счета, на которых отражаются данные о состоянии и размещении активов, обязательств, источников финансирования деятельности организации, доходах и расходах в обобщенном виде в денежном выражении, называются синтетическими. [12, с. 84]

Название «синтетический» происходит от слова «синтез», что означает соединение, обобщение (сведение частей в целое).

К таким счетам относятся, например, счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.п.