Файл: Основные функции в системе менеджмента (раскрытие основных функций менеджмента и пояснение актуальности реализации).pdf

Управленческий контроль как один из главных инструментов выработки политики и принятия решений обеспечивает нормальное функционирование организации для достижения намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и при оперативном руководстве.

Содержание функции контроля:

– сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений;

– сравнение их с плановыми показателями;

– выявление отклонений и анализ их причин;

– разработка мероприятий для принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности того или иного подразделения организации.

Различают следующие основные виды контроля:

– предварительный контроль, который выполняется до фактического начала работ (оценка квалификации персонала, выработка стандартов для материальных ресурсов, составление бюджета и т.п.);

– текущий контроль проводится в процессе работы. Чаще всего объект такого контроля – сотрудники, а сам контроль – прерогатива их непосредственного руководителя. Текущий контроль для аппарата управления играет роль обратной связи;

– заключительный контроль помогает руководству организации предотвратить ошибки в будущем при планировании работ.

Информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации труда сотрудников. Выполняя функцию контроля, т.е. сопоставляя полученные результаты с теми, которых необходимо достичь, менеджеры принимают соответствующие меры. Если результаты хуже ожидаемых, то контроль помогает выявить причины отклонений и внести необходимые коррективы.

Контроль непосредственно связан с функцией планирования. Стратегические планы отражают изменения как внутри, так и вне организации, и процесс контроля позволяет менеджерам удостовериться, действует ли принятая стратегия. Если на предприятии постоянно осуществляется контроль, то ошибки можно заметить на раннем этапе и своевременно принять необходимые меры, позволяющие решить проблему, предотвратив тем самым возможный серьезный ущерб.

Процесс контроля представляет собой замкнутый цикл, состоящий из четырех этапов (рис. 1.2). Для выполнения эффективного контроля устанавливают стандарты, т.е. критерии оценки работы предприятия. Они должны быть тесно связаны со стратегическими целями, в противном случае будет контролироваться выполнение неверной задачи.

Этапы процесса контроля

---

Рис. 1.2. Этапы процесса контроля

Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен соответствовать следующим принципам:

– стратегическая направленность, т.е. контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их;

– ориентированность на результаты, т.е. контроль должен способствовать достижению поставленных целей и формулированию новых целей, которые обеспечат выживание организации в будущем;

– своевременность, т.е. необходимость:

1) определить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий параметры основного плана, скорость изменений, а также затраты на проведение измерений и распространение полученных результатов;

2) обеспечить возможность устранения отклонений прежде, чем они достигнут серьезных размеров;

– гибкость, т.е. контроль должен иметь возможность адаптироваться к происходящим изменениям;

– простота контроля, что помогает лучше понять его цели и инструменты, и, следовательно, обеспечивает поддержку существующей системы контроля персоналом организации (кроме того, простые методы контроля более экономичны);

– экономичность, т.е. затраты на осуществление контроля не должны превышать создаваемые им преимущества; его масштабы должны соответствовать потребностям системы управления в аналитической информации;

– соответствие используемых средств и методов контроля контролируемому виду деятельности (предмету контроля).

Для повышения эффективности контроля и устранения его негативного восприятия работниками специалисты рекомендуют:

– устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

– обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

– устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

– избегать жесткого контроля;

– вознаграждать за достижение стандартов.

Таким образом, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Предназначение контроля – это предупреждение возможных отклонений от намеченных планов.

2.1.5. Координация

Координация – вид управленческой деятельности, направленной на достижение целей организации с помощью совместной работы субъектов как единого целого. Главная задача координации – выполнение упорядоченной, согласованной во времени и пространстве работы всех звеньев управления путем установления рациональных коммуникаций и обмена информации между ними. Это обеспечивает необходимый уровень сотрудничества участников, согласованность и единство их совместных действий и тем самым упрощает реализацию всех остальных функций.

---

Координация может осуществляться формальными и неформальными методами, на одном (по горизонтали) и разных (но вертикали) уровнях с помощью различных инструментов (руководителя, специальных групп, личных неформальных контактов и др.). Объектом функции координирования являются как управляемая, так и управляющая подсистемы.

Благодаря координации обеспечивается согласованность действий внутри системы и между системой и внешней средой путем синхронизации во времени и пространстве усилий субъектов, их интеграции в единое целое, что позволяет эффективно и оперативно достигать поставленных целей.

В соответствии с характером решаемых задач выделяют следующие типы координации:

а) превентивная (предвидение проблем и трудностей);

б) устраняющая (устранение перебоев в хозяйственной системе);

в) регулирующая (сохранение существующей системы производства и управления);

г) стимулирующая (улучшение деятельности системы производства и управления организации даже при отсутствии видимых проблем).

Координирующее воздействие должно быть системным, минимальным по объему, непротиворечивым (не порождающим взаимоисключающие эффекты).

Результаты деятельности организации, подразделения и отдельных лиц требуется время от времени проверять, оценивать и корректировать.

Координация действий в рамках небольшой фирмы сравнительно несложная функция, поскольку в малом коллективе все работники на виду, а управление, как правило, осуществляется на уровне непосредственного общения. Сложнее осуществить координацию в среднем и тем более в крупном предприятии, однако только четко скоординированная деятельность всех взаимосвязанных звеньев организации позволяет добиться успехов.

3. Практическая часть

3.1. Общая характеристика предприятия

Компания ООО «МаСКо» ТМ «Точно молочно!», производит натуральную молочную продукцию согласно ГОСТ. На всю продукцию имеются сертификаты соответствия РФ.

Компания использует молоко наивысшего качества, без добавления красителей, растительных жиров и искусственных ингредиентов.

В ООО "МаСКо" находится собственная лаборатория, в которой есть возможность проводить необходимые анализы каждой поставки.

Слаженный, профессионально подготовленный коллектив, под руководством специалистов с большим опытом работы в молочной промышленности, обеспечивает технологический контроль производства и высокое качество на всех этапах.

---

Компания делает продукцию только под заказ и доставляет в течении дня с момента производства для того, чтобы обеспечить требования по срокам годности.

Согласно ГОСТ, современная производственная база позволяет выпускать любую молочную и кисломолочную продукцию.

Так же компания имеет сеть магазинов ООО "МаСКо".

3.2. Реализация основных функций менеджмента

3.2.1. Планирование

Планирование - первоначальная стадия процесса управления, это всем известно.

Планирование имеет в виду разумную озабоченность тем, что может произойти в будущем, и подготовку мер с целью предупредить те нежелательные события, которых можно избежать.

Тот, кто планирует, должен сознательно обеспечить такое положение, при котором планируемое предложение равнялось бы планируемому спросу. Не сумев добиться этого, возникают дефицит и излишки. Если при этом все еще не будет использован рыночный механизм, если не будут снижены или повышены цены, возникнет неприятная проблема хранения или уничтожения излишка или же, напротив, начнется жестокая борьба между теми, чей спрос не удовлетворяется.

Планирование – это прежде всего процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность.

В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком – планированием является составление специальных документов – планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления принятых решений.

Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами.

Что касается рассматриваемой нами компании, то на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах.

Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Модернизация производства и приобретение нового высокотехнологичного оборудования;

2. Увеличение объемов производства;

3. Вывод на рынок новых товаров, отвечающих требованиям времени;

4. Совершенствование упаковки.

---

3.2.2. Организация

Чтобы планы были реализованы руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

Если рассматривать компанию ООО "МаСКо", то её можно представить следующим образом:

1 Соблюдение норм безопасности;

2 Соблюдение норм природоохранных;

3 Наличие специализированной техники для производства и упаковки продукции;

4 Рациональное использование природных ресурсов.

3.2.3. Мотивация

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными.

Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует обратить на организацию заработной платы.

На данном предприятии организация заработной платы имеет относительно упрощенный характер.

Рядовые работники (продавцы магазинов, наладчики, операторы, работники складов, младший обслуживающий персонал (технички, грузчики), охрана имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.

Мастера участков, заведующие магазинов также имеют фиксированный оклад + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам деятельности всего предприятия.

Руководители служб (коммерческий директор и его заместитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны) помимо должностного оклада имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ООО «МаСКо" являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

---