Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».pdf

Уже на протяжении многих веков экономическая составляющая занимает лидирующие позиции в нашей жизни. Один индивид работает по найму, другой открывает свой бизнес или занимается частной практикой, в любом случае он становится частью глобального экономического пространства, внутри которого происходит обмен товарами, услугами, информацией и знаниями. Сначала этот обмен происходил на словах, следовал за рукопожатием или обещанием, но с течением времени и ростом законодательной составляющей, бюрократии, да или просто количеством сделок или действий, документов стало все больше и больше. Да, в эпоху информационных технологий под словом документы редко понимается кипа бумаг на столе или в шкафу, информация все чаще хранится в электронном виде.

Однако даже хранение, обработка и получение нужных электронных документов занимает немалое количество времени, а соответственно и средств. Данная проблема особенно актуальна в крупных компаниях или в пусть даже небольших организациях, но с активным документооборотом.

В условиях современной конкуренции, которая преобладает на рынках развивающихся и развитых стран (куда также входит Российская Федерация), добавленная стоимость продаваемых товаров и услуг далеко не в разы превышает себестоимость, а в условиях экономического кризиса и в совокупности с возросшей стоимостью импортных составляющих и подавно. Как следствие, компании стараются оптимизировать свои производственные процессы и сокращать издержки.

Данная работа посвящена анализу и применению решения LnsideSH для оптимизации документооборота организации, на примере консалтинговой компании «TNI Group».

Целью данной работы является изучение типов документов и системы для оптимизации документооборота LnsideSH, описание и анализ документооборота выбранной компании. На основании изученных данных, показать и проанализировать измененный документооборот компании после внедрения LnsideSH.

В соответствии с целью были поставлены следующие задачи:

Исследовать документооборот консалтинговой компании «TNI Group»
Описать LnsideSH в качестве решения для оптимизации документооборота
Описать и проанализировать процесс документооборота после внедрения LnsideSH
Описать и проанализировать процесс документооборота после создания внешнего облачного портала, базированного на SQL Server решения LnsideSH
Оценить эффективность документооборота после внедрения LnsideSH в совокупности с взаимодействием с облачным порталом

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

В первой главе описывается теоретико-методологическая база для внедрения LnsideSH: раскрываются общие аспекты документооборота компании, ее функциональные особенности и актуальность выбранной темы в разрезе компании.

Глава первая также содержит детальную основу для проведения анализа документооборота – перечень используемых документов в компании TNI Group, с указанием субъектов документооборота, периодичности и жизненного цикла документов.

Во второй главе приводится описание конкретных проектных решений на базе LnsideSH, направленных на улучшение системы документооборота организации.

В первой части второй главы описываются разработанные веб-формы внутреннего портала на базе LnsideSH, проводится анализ и сравнение данных форм с предшествующим внутренним документооборотом организации.

Во второй части второй главы описано использование LnsideSH для создания внешнего облачного портала, находящегося на удаленном сервере. Также в главе представлены разработанные формы перпективного портала и их влияние на эффективность внешнего документооборота компании.

Конечной целью данной работы является проектирование и разработка внутреннего и облачного функционала LnsideSH и оценка его влияния на эффективность документооборота компании.

Глава 1. Теоретико-методологическая база для внедрения LnsideSH. Описание документооборота выбранной компании

1.1 Общие понятия документооборота компании

Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов в организации с момента создания документов или получения до завершения исполнения или доставки.

Организация документооборота предприятия и управления документами - это комплексная сфера внутреннего управления, затрагивающая все подразделения организации. В настоящее время существует большое количество систем информационного программного обеспечения для управления документами, что значительно упрощает все операции в рабочем процессе. Можно назвать несколько ведущих внутренних систем автоматизации документооборота на российском рынке в виде клиент-серверных систем корпоративного документооборота организационно-распорядительной документации. Такие системы обеспечивают автоматизированный документооборот, электронную обработку документов и обеспечивают эффективные механизмы для документооборота предприятия и управления документами.

Поток корпоративного документооборота разделяется на три группы:

Документы, получаемые от других организаций (входящие)
Документы, направляемые в другие организации (исходящие)
Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).

Обработка входящих документов

Есть несколько стадий обработки входящих документов:

первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение;
оформление документов;
изучение руководства к документам;
передача документов исполнителям;
доставка документов;
создание дел и хранения документов.

Варианты, как организация может получить документы, различны. Документы могут быть получены от перевозчика или посетителей, принятых по факсу, по электронной почте или с помощью традиционных почтовых отправлений и курьерской доставки.

Поток документов - совокупность документов одного и того же типа или назначения с одним маршрутом.

Поток документов характеризуется следующими основными параметрами:

содержанием или функциональной принадлежностью;
составом;
режимом;
направлением;
плотностью.

Содержание информационного потока характеризуется составом документов, включенных в него, и информацией, изложенной в этих документах.

1.2 Описание компании, в которой внедряется решение LnsideSH

TNI Group – компания с российскими корнями, которая начала операции в СНГ в 1999 году. Компания предлагает своим клиентам аутсорсинговые и консалтинговые решения по следующим направлениям:

Финансы и бухучет
Аудит
Юриспруденция и налогообложение
Информационные технологии

TNI Group состоит в Международном Альянсе International Accounting and Audit Network (I2AN) и предоставляет свою помощь клиентам из Европы, Азии, Латинской Америки и Соединенных Штатов. Целевыми клиентами компании являются филиалы/представительства и дочерние общества иностранных организаций, а также представители прогрессивного «белого» российского бизнеса, то есть те компании, которые заинтересованы в качественных, не заниженных по стоимости, услугах. Большинство клиентов обращается за комплексным аутсорсингом, то есть полностью передают функции «бэк-офиса».

По количеству/размеру клиентов и объему предоставляемых услуг компания находится во втором эшелоне. В первом эшелоне располагаются такие компании, как PwC, Ernst & Young, Deloitte и KPMG. В своем эшелоне компания имеет лучшую операционную маржинальность (операционная прибыль, деленная на выручку от основной деятельности), а также второй по величине уровень удовлетворенности клиентов предоставленными услугами в области аутсорсинга и составляет 87% довольных и 13% нейтральных, соответственно.

Последние несколько лет приоритетными направлениями развития TNI Group являются наращивание количества клиентов в финансовом аутсорсинге и распространение решений по автоматизации бизнес-процессов и IT инфраструктуры.

1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота

Сама по себе сфера аутсорсинга и консалтинга предполагает работу с большим количеством документов, поскольку происходит обмен документов не только внутри самой организации, но и с документами ее клиентов.

Зачастую консультирование производится сразу по нескольким направлениям с привлечением разных специалистов. Обмен информацией между специалистами, а также поиск предыдущих консультаций и/или особенной внутренней литературы занимает достаточное количество времени.

Например, это может быть запрос на проверку и корректировку внешнеторгового договора поставки. Первоначально данный договор предоставляется клиентом, затем документ отправляется на проверку специалистам по направлениям: финансы, юриспруденция и налогообложение. После анализа договора и составления соответствующих комментариев, каждый из специалистов присылает свои замечания четвертому работнику, который будет финализировать и составлять письменный ответ клиенту. Данный ответ пересылается представителю компании, который получил запрос клиента (партнер или бизнес-девелопер). Он, в свою очередь, отправляет ответ клиенту и подготавливает продажу по составлению нового договора (если замечания были значительные). Для определения цены продажи происходит согласование с партнером юридической практики. Далее происходит продажа и в случае ее успеха, задача по составлению договора переходит в юридический отдел.

После составления договора, он направляется на утверждение более старшему по должности специалисту, а затем на согласование со специалистами из области финансов и налогообложения для проверки со своей стороны. В случае комментариев договор отправляется на доработку, после этого указанные процедуры повторяются. После финального утверждения договора, он направляется представителю компании, который получил запрос клиента, и тот уже представляет клиенту результат работы.

Итак, один несложный консалтинговый запрос от клиента требует вовлеченности по меньшей мере пяти специалистов, которые тратят половину времени на обмен информацией.

А теперь представим, что происходит при обмене большим количеством документов и/или запросов, которые поступают от клиента в случае предоставления ему услуг аутсорсинга (выполнение части операционных функций «бэк-офиса» клиента в сторонней организации, специализирующейся на предоставлении таких услуг).

Для того, чтобы оценить эффективность внедрения системы по оптимизации документооборота, давайте рассмотрим весь документооборот компании, занимающейся практикой финансового, юридического и ИТ аутсорсинга на примере TNI Group.

Для более точной спецификации процедур ниже приведены специализированные термины и обозначения, встречающиеся в работе.

Проект – он же компания клиента, может включать в себя несколько юридических лиц.

Аутсорсинг – передача не ключевых процессов и функций от клиента.

«Сет-ап» - услуга по приему дел и начало работы с клиентом (преимущественно при аутсорсинге).

«Бэк офис» - совокупность не ключевых функций организации.

«Пропоузал» - коммерческое предложение, выдвигаемое клиенту.

Руководитель практики – руководитель отдела одной из практик: финансового, юридического, ИТ, аудита.

Компания – TNI Group

1.4 Описание документооборота выбранной компании

Описание документооборота поделено на две группы:

Внутренние документы
Внешние документы

Внутренние документы – документы, которые используются только внутри компании и не присылаются/предоставляются клиентам.

Внешние документы – документы, которые компания получила или предоставила клиенту.

Помимо описания документов, будет представлена информация о пользователях/участниках документооборота, жизненном цикле документа и периодичности: процедура может иметь разовый характер или обмен происходит с заданной периодичностью ( Приложение 1).

1.5 Общие характеристики решения LnsideSH

«SharePoint», или «Microsoft Products and Technologies SharePoint» - набор программных решений, который включает в себя следующие компоненты и возможности:

набор веб-приложений для совместной работы;
функциональные возможности для создания веб-порталов;
модуль поиска в документах и информационных системах;
средства функционального управления документооборотом и системы управления информационными ресурсами предприятия;
возможность создания формы для ввода информации;
функциональные возможности для бизнес-аналитики.