Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».pdf

«SharePoint» может быть использован для создания сайтов, на которых пользователи могут работать вместе в режиме онлайн. Сайты, созданные на платформе «SharePoint» можно использовать в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также для облегчения выполнения взаимодействий веб-приложений, таких как вики и блоги. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов с помощью элементов управления, называемых веб-частями (SharePoint WebParts).

Рабочий процесс, как один из подходов SharePoint, может быть описан, как заранее определенный набор задач, выполнение которых приводит к результату. Задания хранятся в специальном списке рабочих процессов. Посредством выполнения рабочего процесса, например, содержимое поля и списка может быть добавлено, изменено, перемещено или удалено, и разные пользователи могут получить информацию об этом во время выполнения соответствующих процедур. Рабочие процессы могут вызывать события, которые произойдут в течение определенного периода времени и требуют взаимодействия с пользователем для выполнения конкретных задач.

Есть два различных типа рабочих процессов:

• настраиваемый рабочий процесс,
• рабочий код.

Настраиваемый рабочий процесс может быть создан опытными пользователями с помощью SharePoint Designer, и предлагает простые процедуры обработки. Обработка всегда выполняется последовательно. В связи с изменением подхода к конфигурации возможны изменения при запуске. Внутренняя составляющая настраиваемого рабочего процесса построена на структуре XML.

Кодовые рабочие процессы используются для сложных процедур обработки.

Работа с программным обеспечением на основе SharePoint позволяет предприятиям и организациям:

• обойти ряд актуальных проблем для оптимизации текущих бизнес-процессов и при реализации стандартных форм документов и процедур их обработки,
• упростить процессы поиска и обработки информации на всех уровнях управления,
• создать пространство для интегрированного управления хранением документов компании.

Внедрение автоматизированного программного обеспечения рабочего процесса позволит сократить время, необходимое для создания и обработки документов, а также повысит производительность и общую эффективность компании.

Основные плюсы этого программного обеспечения заключаются в:

• высокой пропускной способности,
• масштабируемости,
• расширяемости за счет поэтапного внедрения программных модулей,
• совместимости с различными источниками информации и форматами данных (Word, Excel, Visio, CorelDraw, Video и т.д.),
• автоматизации полного цикла управления документами,
• удобной и понятной системой настройки бизнес-процессов,
• эргономичном интерфейсе и интеграции с продуктами Microsoft Office.

Глава 2. Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»

2.1. Результат внедрения LnsideSH. Внутренний документооборот

LnsideSH – набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных продуктах:

• Web SQL Server
• Web SharePoint Designer
• Sharepoint Services

Web SQL Server – база данных, в которой хранится вся информация, пользовательские настройки и документы.

Web SharePoint Designer – отвечает за интерфейс и формы. Именно благодаря этому средству доступно заполнение полей и отсылка к коду.

SharePoint Services – ядро данной системы. Оно соединяет web-формы и базу данных. SharePoint Services – средство формирования алгоритма процедур.

Ниже приведены формы и отчеты, которые разработаны на базе LnsideSH и призваны облегчить документооборот организации.

На рисунке 2.0 представлена стартовая страница, пользователь подхватывается автоматически после захода в Windows.

Рисунок 2.0 Стартовая страница

На рисунке 2.1 представлена форма ввода информации о потенциаль-ной продаже. Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является возможность одновременного введения различных вариантов «opportunity», возможность уведомления руководителей практик и партнеров о заведенных «opportunity» и о смененном статусе.

Рисунок 2.1 Форма ввода информации о потенциальной продаже - «opportunity»

На рисунке 2.2 представлен аналог документа «Задачи по проектам». Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является наглядное отображение всех открытых задач. Кроме того, задачи могут заноситься одновременно, каждую задачу можно пошагово детализировать до необходимого уровня и отписать о мере ее готовности. Каждый пользователь, заходя под своим логином и паролем, видит лишь тот список задач, к которому он имеет отношение. Либо он их создал, либо отвечает за тот или иной проект.

Рисунок 2.2 Активные задачи

На рисунке 2.3 представлен аналог документа «Календари проектов». Документ отражает периодические работы и имеет преимущество над своим документарным аналогом благодаря оповещениям, не требующим следить за просрочками и упущениями.

Рисунок 2.3 Календарь

На рисунке 2.4 представлен аналог документа «список клиентов на аутсорсинге». Преимуществом веб-формы является автоматическое добавление клиента в данный список после заведения продажи. Не требуется ни заполнение, ни проверка.

Рисунок 2.4 Список проектов

Такие документы, как заявления на отпуск, кадровые документы, расчетные листки и таблицы с остатками отпусков могут автоматически выкладываться на портал в раздел Personal Documents. При этом будет сохранена конфиденциальность, поскольку есть возможность установить связь с базой бухгалтерии, откуда документы и будут попадать в профиль сотрудника. (рисунок 2.5)

Рисунок 2.5 Профиль сотрудника

На рисунке 2.6 представлен список папок с загруженными полезными документами. Основными преимуществами является удобный поиск, и в отличие от сетевого диска показан родитель данного файла, дата загрузки и существует возможность привязки файл к проекту.

Рисунок 2.6 Образование

На рисунке 2.7 представлен аналог «списку выявленных продаж и возможностей». Основными преимуществами является автоматический расчет стоимости бонуса при проставлении счета на оплату (рисунок 2.8), и после того как бонус подтвержден уполномоченным пользователем – поощрение попадает в форму качества работы.

Рисунок 2.7 Список бонусов с продаж

Рисунок 2.8 Форма формирования бонуса с продаж

На рисунке 2.9 представлен аналог документа «Заявка на курьера». Веб-форма требует проставления проекта и после сохранения подгружается в сервис-репорт клиенту.

Рисунок 2.9 Список заявок на курьера

На рисунке 2.10 представлен список документов, отсканированных в систему, требующих добавление атрибутов. В свойствах документу присваивается проект, дата документа и тип документа. На основании этих атрибутов документ распределяется в хранилище.

Рисунок 2.10 Библиотека отсканированных документов

При анализе эффективности внедрения системы оптимизации внутреннего документооборота выделены следующие основные преимущества:

• Одновременный доступ к документам/многопользовательский вход
• Интеграция различных форм между собой, позволяющая минимизировать затраты на заполнения документов
• Уведомление ответственных лиц при заходе в систему об изменениях в документах, которые им нужно проверить
• Распределение и хранение документов в разделах соответствующих проектам, типам и датам документов в Библиотеке отсканированных документов

Проведенные расчеты показали, что эффективность внедрения системы позволила сократить издержки на внутренний документооборот в 1,5 раза. Основными факторами сокращения издержек послужили средства полуавтоматического заполнения форм и ускоренного поиска документов за счет средств их систематизации.

2.2. Результат внедрения LnsideSH. Внешний документооборот

Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое количество документов приходит от клиентов.

Что касается платформы SharePoint, то она позволяет подключаться к удаленному серверу и запускает веб-формы. Другими словами, на основе SharePoint можно получить облачный портал, через который будет происходить документооборот с клиентом.

На данный момент такое решение в компании TNI Group еще находится в стадии разработке, однако, этот общий принцип имеет большие перспективы.

Клиент подключается к удаленному серверу через свою пару логин-пароль, как у сотрудников, только у него в доступе находится информация, относящаяся только к его компании.

Автором данной работы в составе команды разработчиков велась разработка и прорисовка форм системы. Было принято решение организовать сообщения между клиентом и компанией в форме клиент-банк.

Предусматриваются следующие основные разделы системы:

• Реквесты
• Загрузка документов
• Документы
• Взаиморасчеты

На рисунке 2.11 представлена форма реквеста – запроса от компании или от клиента к компании. Важно, что в случае запроса от клиента – реквест так же попадает в список задач по проектам, находящийся на внутреннем портале.

Данная форма реквеста будет содержать следующие атрибуты:

• Тип реквеста – для обеспечения эффективности фильтра
• Инициатор
• Держать в копии
• Тема письма
• Детали
• Срочность выполнения

В реквесте возможно вести переписку, комментировать, прикреплять файлы.

Основные преимущества в сравнении с почтовым клиентом:

• возможность контролировать статус вопроса,
• список активных реквестов будет включать только незавершенные
• возможность вести переписку в отдельных формах по каждым задачам
• удобный поиск и фильтр (рисунок 2.12)
• практически не ограниченный размер вложений по количеству и объему
• возможность отслеживать просрочку за счет уведомлений, приходящих в зависимости от атрибута “due date”

Рисунок 2.11 Форма реквест

Рисунок 2.12 Список активных реквестов

Еще одна разработанная форма – аналог электронной библиотеки на внутреннем портале – раздел «загрузка документов» представлена на рисунке 2.13. При этом библиотеки документов будут совмещены и предусматривается доступ к документам с любого компьютера. При этом при обработке документа и проставлении его типа и других атрибутов, будет возможность отклонить данный документ с комментарием о плохом качестве и/или некачественных данных, и впоследствии клиент сможет заменить данный документ.

Рисунок 2.13 Загрузка документов

Форма Документы, раздел Договоры представлена на рисунке 2.14.

Рисунок 2.14 Форма Документы, раздел Договоры

Поскольку не только Клиент присылает компании документы, но и компания отправляет клиенту сервис-репорты, счета и документы, закрывающие сделки, было решено включить раздел «взаиморасчеты» (рисунок 2.15) на внешний портал. На него будут автоматически грузиться сформированные бухгалтерией закрывающие документы и счета, а также сервис-репорты, проверенные клиентской службой.

Рисунок 2.15 Взаиморасчеты

Помимо разработанных разделов планируется подготовить раздел для кадровых документов, который будет включать кадровые документы, выгружаемые из бухгалтерских баз и консультантами финансового аутсорсинга.

Также перенос календаря на внешний портал позволит присылать клиенту уведомления о событиях по его проекту, что позволит заходить на портал только в нужное время.