Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».pdf

Такой раздел, как отчеты, будет включать в себя репорты клиенту.

На таблице 2.1 представлен расчет эффективности внедрения внешнего портала со всеми планируемыми формами.

Таблица 2.1 Расчет эффективности внедрения внешнего портала на платформе SharePoint

Средневзвешенный процент эффективности, рассчитываемый по формуле:

(E8*E7*E6*E5*E4*E3*E2)^(1/7), где E8 – экономия на отчетах, а E2 – на реквестах, равен 49%.

Итого, учитывая результаты пункта 2.1 главы 2, внедрение решения LnsideSH для оптимизации документооборота компании повысит эффективность документооборота практически на 50%.

Заключение

В ходе работы был исследован документооборот консалтинговой компании «TNI Group», была доказана актуальность выбранной темы для организации и ее дальнейшее применение в схожих сферах деятельности.

В ходе работы было изучено и описано решение LnsideSH для оптимизации документооборота, которое представляет собой набор из трех основных компонентов:

• Web SQL Server
• Web SharePoint Designer
• SharePoint Services

Web SQL Server – база данных, в которой хранится информация.

Web SharePoint Designer – отвечает за интерфейс и формы.

SharePoint Services – средство формирования алгоритма процедур. Оно соединяет web-формы и базу данных.

В ходе работы был описан и проанализирован процесс документооборота после внедрения LnsideSH.

Результатом проведенной работы является анализ документооборота компании «TNI Group» до и после внедрения LnsideSH. Были разработаны формы внешнего облачного портала с целью оптимизации документооборота с клиентами.

Произведен расчет эффективности внедрения LnsideSH, эффективность документооборота выросла на 50%.

Проведенное исследование может быть полезно не только аутсорсинговым и консалтинговым компаниям, но и организациям, ведущим деятельность в сфере индустрии. В дальнейшем планируется доработать внешний портал и адаптировать его под мобильную версию.

Список использованной литературы

1. Сапков В.В. «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства». - С - Пб.: Академия, 2006. - 288 с.;
2. Горовой А. Выбор системы электронного документооборота // Система электронного документооборота FossDoc [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.fossdoc.ru/Article_03.aspx (дата обращения: 15.10.2015)
3. Майкл Ноэл, Колин Спенс. LnsideSH 2010. Полное руководство = LnsideSH 2010 Unleashed. — М.: «Вильямс», 2011. — С. 800.
4. Кондакова Н. Пути совершенствования документооборота // Секретарское дело. – 2010. – № 3
5. Храмцовская Н. А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарь – референт. – 2010. - № 5.
6. Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Куприянов Ю.В. Проектирование информационных систем. Практикум. - М.: Национальный открытый университет «ИНТУИТ», 2012
7. Пагонин В.А. Корпоративные информационные системы / В.А. Погонин, А.Г. Схиртладзе, С.И. Татаренко, С.Б. Путин. – Тамбов:

Изд-во ФГБОУ ВПО «ТГТУ». 2012.

1. Electronic Imaging – Information Stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability [Text]: ISO/TR 15801:2004. –ISO:2004.
2. Поляк Ю.Е. От безбумажной информатики к электронному государству // «Информационные ресурсы России» №2, 2010
3. Weldon, L. S. (2012). Knowledge sharing through LnsideSH. Collaborative Librarianship, 4(1), 23-30.
4. Stolle, C., Sparber, K., & Menger, M. (2011). Integrating Workflow and Document Management with Domain Applications by Using LnsideSH 2010 with REST Interfaces.
5. Dockal, L. (2012). Tool for supporting IT Infrastructure Library based on integration of Business Process Management system and LnsideSH(Doctoral dissertation, Diploma thesis, Faculty of Informatics, Masarik University, Brno, Czech Republic).
6. Muscholl, A., Abiteboul, S., & Benveniste, A. (2006). DocFlow: analysis, monitoring, and optimization of Web documents and services.
7. Van Der Aalst, W., & Van Hee, K. M. (2004). Workflow management: models, methods, and systems. MIT press.
8. Eloranta, E., Hameri, A. P., & Lahti, M. (2001). Improved project management through improved document management. Computers in Industry, 45(3), 231-243.
9. Yimwadsana, B., Chaihirunkarn, C., Jaichoom, A., & Thawornchak, A. (2011). DocFlow: An Integrated Document Workflow for Business Process Management.International Journal of Digital Information and Wireless Communications (IJDIWC), 1(1), 219-229.
10. Robb, J. D. (2008). Corporate Intranet based upon MS Office SharePoint Server 2007.

Приложение 1

Документ потенциальных продаж

Документ предназначен для отображения, какие дополнительные услуги, в какой срок и по какой цене могут быть предложены каждому из клиентов (преимущественно клиентам, находящимся на аутсорсинге и имеющим открытый контракт с компанией). Кроме того, документ отражает, кто будет вести предпродажные консультации, продажу, а кто оказывать проданную услугу. После продажи и оказания услуги, в документе ставятся соответствующие обозначения.

Документ задач по проектам

Документ предназначен для отображения, какие задачи и перед какими сотрудниками стоят по каждому из проектов. Данные задачи могут быть обозначены при начале работы с клиентом (задачи по «сет-апу»), а впоследствии дополняются по мере поступления новых запросов или самостоятельной продажи дополнительных услуг. Документ отражает, для какой практики стоит задача и срок ее выполнения. После выполнения задачи, в документе ставятся соответствующие обозначения.

Календари проектов

Документ предназначен для отображения периодичных работ по данному проекту с указанием в какое время задача должна быть выполнена, в какое время проверена (если нуждается в проверке) и когда ответ по задаче должен быть направлен клиенту.

Список клиентов на аутсорсинге

Документ включает в себя весь список проектов на аутсорсинге с указанием практик, обслуживающих клиента, а также особенностей компании и ее характеристик. Данный документ используется для тематических рассылок, для сверки подачи документов в государственные органы, например, уведомления в ФМС, подача налоговой отчетности, проверки проведения обязательных собраний участников обществ по итогам финансового года и т.д.

Заявление на отпуск

Документ представляет собой заявление на отпуск от сотрудника на имя генерального директора.

Прочие кадровые документы

Могут быть как приказы, так и дополнительные соглашения к договору или прочие кадровые документы.

Расчетные листки и таблицы с остатками отпуска

Это бухгалтерские отчеты, высылаемые отдельно каждому сотруднику, которые отражают, как была рассчитана заработная плата за каждый месяц, а также сколько осталось дней неиспользованного отпуска.

Документы для обучения

Это документы, которые лежат на сетевом диске и являются примерами составленных ранее консультаций, которые используются в качестве шаблонов или обучающие файлы, которые отражают, как следует выполнять различные задачи.

Список разовых продаж

Документ предназначен для отражения, какие клиенты пришли в компанию на разовые консультации, а также тема консультации и срок ее выполнения. Впоследствии с данными клиентами назначается дополнительная встреча и выдвигается коммерческое предложение.

Тайм репорт

Документ заполняется на основе работы проделанной в течение дня, для ее последующего анализа и включения в отчет для клиента.

Документ качества работы

Документ заполняется на основе отзывов от клиентов, а также включает в себя отзывы внутреннего контроля и наличие штрафов от государственных органов или контрагентов клиента, если таковые имеются.