Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».pdf
Добавлен: 22.04.2023
Просмотров: 102
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Общие понятия документооборота компании
1.2 Описание компании, в которой внедряется решение LnsideSH
1.3 Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота
1.4 Описание документооборота выбранной компании
1.5 Общие характеристики решения LnsideSH
Глава 2. Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»
2.1. Результат внедрения LnsideSH. Внутренний документооборот
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, клиентская служба, внутренний контроль |
|
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
|
Жизненный цикл: |
Клиентская служба и внутренний контроль получают данные для заполнения документа и поочередно вносят их. По итогу, документ оценивается руководителями практик и представляется консультанту для ознакомления. Консультант может обжаловать у руководителя некоторые из пунктов. |
Список лично проведенных продаж и выявленных возможностей
Документ заполняется на основе продаж и выявленных возможностей для потенциальных продаж, которые консультант провел без помощи руководителя практики или партнеров. Он включает в себя список дополнительных услуг, вклад консультанта и информацию об оплате. Кроме того, в нем содержится информация о плане продаж, и насколько сотрудник его выполнил. На основании данных документов административная служба заполняет таблицу поощрений сотрудника.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба |
|
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
|
Жизненный цикл: |
Консультант заполняет документ и отправляет руководителю практики на проверку. После исправленных замечаний и/или одобрения документа руководитель сообщает об этому административной службе, которая занимается заполнением таблицы поощрений сотрудников. |
Таблица поощрений сотрудников
Документ содержит поощрения и штрафы сотрудника, а также причины их получения.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба |
|
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
|
Жизненный цикл: |
Административная служба заполняет данный документ и представляет консультанту и руководителю практики для ознакомления. Консультант может обжаловать некоторые из пунктов. |
Список ИТ задач
Документ содержит внутренние задачи для ИТ отдела, которые добавляют сотрудники.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления задач |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ задачи, которые необходимо выполнить, а также срок и важность. По итогам выполнения ИТ отдел отчитывается в документе о результате. |
Заявка на курьера
Документ содержит дату, место, срочность заказываемого курьера и проект, для которого это понадобилось.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на курьера и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает курьера и проставляет статус поездки. |
Заявка на канцелярские товары
Документ содержит тип, срочность, количество заказываемой продукции.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на канцелярские товары и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает канцелярию и проставляет статус. |
Документ доступа к проектам на сетевых дисках и в бухгалтерские базы (для сотрудников финансового аутсорсинга)
Документ представляет собой список сотрудников и их доступ к указанным выше данным.
|
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
|
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
|
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на открытие доступа к тем или иным данным, а затем сотрудники внутренней ИТ поддержки связываются с руководителем практики и в случае одобрения проставляют доступ. |
Прочие внутренние документы используются реже или не включают в себя взаимодействие нескольких сотрудников, поэтому не были использованы для показа оптимизации.
Документ коммерческого предложения клиенту
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты |
|
Периодичность заполнения: |
По мере запроса на предложение |
|
Жизненный цикл: |
На основании входных данных, полученных от клиента, партнер или руководитель практики отправляет консультанту драфт с вводными данными, консультант заполняет пропоузал по шаблону, находящемуся в документах для обучения и отправляет промежуточный вариант руководителю практики. После комментариев консультант дорабатывает предложение и высылает его клиенту. В дальнейшем по данному предложению идет переписка между консультантом и клиентом. |
Сервис-репорт
Это заполняемый на основе тайм-репортов отчет клиенту, в котором указывается количество часов, затраченных на разовый проект или в месяц и сумма к доплате, если цена не была зафиксирована.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты |
|
Периодичность заполнения: |
Ежемесячно |
|
Жизненный цикл: |
На основании тайм-репортов, полученных от консультантов, руководитель практики готовит сервис-репорт. Данный отчет проверяется клиентской службой и отправляется клиенту вместе со счетом (если цена не была зафиксирована). |
Договор с клиентом
Договор с клиентом заполняется на основании принятого предложения.
|
Участники документооборота: |
Консультанты юридической практики, партнеры и клиенты |
|
Периодичность заполнения: |
По мере принятия предложений |
|
Жизненный цикл: |
После принятого предложения, партнер присылает его консультанту, который заполняет договор и отсылает руководителю практики на проверку. После проверки договор высылается клиенту на подписание. |
Отчеты клиенту
Это могут быть как отчеты практик аутсорсинга, так и разовые консультации.
|
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, руководители практик |
|
Периодичность заполнения: |
По запросу (обычно ежемесячно) |
|
Жизненный цикл: |
Консультанты различных практик отправляют отчеты руководителям, они их проверяют и возвращают консультантам. После проверки консультанты отправляют отчеты клиентам. |
Документы, закрывающие сделку с клиентом
Обычно это акты о выполненных услугах и счета-фактуры.
|
Участники документооборота: |
Бухгалтерия, клиентская служба, клиент |
|
Периодичность заполнения: |
Ежемесячно для проектов аутсорсинга и еженедельно по разовым консультациям |
|
Жизненный цикл: |
На основании сервис репортов, получаемых от клиентской службы, бухгалтерия выставляет счета и закрывающие документы. Затем данные документы пересылаются клиентской службе, которая в свою очередь отправляет их клиенту. |
Документы, полученные от клиента
Данная группа документов характерна в основном для практики финансового аутсорсинга, которые ведут учет компаний. Это могут быть акты, договоры, товарные накладные, счета и прочие документы клиента. В зависимости от типа документа клиент ожидает от работников финансового аутсорсинга различных действий. Например, для договоров и регистрационных документов это проверка и хранение, для счетов - это оплата, а для документов закрывающих сделки – проведение их в учете.