Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникационного процесса в организации ООО "АИРСТОК").pdf

Ос новная ко мпетенция ВЭ Д-отдела:

- ор ганизация ме ждународных пе ревозок то варов с уч етом тр ебований та моженного и ва лютного за конодательства;

- со вместной де ятельности сп ециалистов ос новных по дразделений ко мпании с це лью уп равления ма териальным вн ешнеторговым потоком.

Тр ебования к кв алификации (м етодологическому ап парату) со трудников ВЭ Д-отдела:

- Уп равление рисками, ри ск-менеджмент – пр оцесс пр инятия и вы полнения уп равленческих решений, сн ижающих ве роятность не благоприятного ре зультата и по терь от ег о ре ализацией;

- Сп особность ра ботать с со временными ПО и ср едствами св язи и делопроизводства. Си стемы оп ерационного уп равления пр едприятием ER P ил и CRM. Эл ектронная си стема по дачи до кументов с по мощью ЭЦП. Пр одвинутое по льзование ба зовыми пр ограммами: те кстовыми редакторами, таблицами, пр ограммами ко ммуникаций;

- Ос новы де лопроизводства и ар хивной ра боты дл я со хранения до кументов;

- Зн ание яз ыков и на циональных от личий ст раны контрагента.

Ос новные тр ебования к кв алификации сп ециалиста ВЭ Д;

- Оф ерта / Ко ммерческое предложение.

- Контракт.

-Т оваросопроводительные до кументы ТТ Н (CMR, СМГС, Ai r Wa ybill – AWB, Kо носамент / BO L); Уп аковочный ли ст; Ин войс/счет-фактура; Ст раховой по лис и ус ловия страхования.

- Ак ты вы полненных ра бот ил и ак т пр иемки товара.

- Фо рмы не тарифных до кументов (К арантинные се ртификаты и се ртификаты бе зопасности и со ответствия ст андартам ст раны им портера ил и экспортера.

- Зн ание та моженного за конодательства и ст руктуры та моженных органов. Фа ктическое на личие вы сшего об разования в об ласти ло гистики ил и ме ждународного пр ава и пр охождение до полнительных ку рсов по дтвержденных ат тестатом сп ециалиста по та моженному оформлению. Фо рмы та моженных де клараций ст раны контрагента.

Ко мпетенции сп ециалиста ВЭ Д:

- ко нтроль ва лютных пл атежей и со блюдения ср оков ва лютного за конодательства;

- ра счет на логовых пл атежей че рез оп ределение ИТС, пр огнозирование су ммы та моженных пл атежей;

- ор ганизация пе ревозок и об работки то вара на терминалах, в т.ч.: бю джетирование перевозки, та моженное оф ормление и те рминальной обработки, ст рахования;

- ра бота с от клонениями и авариями, че рез ко ммуникации с ТП П и ав арийными ко миссарами;

- ор ганизация юр идической по ддержки че рез уп равление су дебными пр оцессами и жа лобами;

- об еспечение по дтверждение бе зопасности то вара и со блюдение ме р не тарифного ко нтроля (р абота с ор ганами сертификации).

На иболее по пулярны сл едующие пр инципы ор ганизации от делов вн ешнеэкономической де ятельности:

1. Географический. Пр едполагает на личие в ка ждом ре гионе от дельной сб ытовой единицы. По сле ра счета эк ономической эф фективности де ятельности пе рвого представительства, во зможно от крытие фи лиалов в др угих городах.

2. Продуктовый. Пр едполагает на личие от дельной то рговой ко манды дл я вы деленной гр уппы продуктов. Ча сто см ежные то рговые ко манды ко нкурируют др уг с др угом на од них и те х же рынках.

3. Клиентский. Отделы, сф ормированные по кл иентскому принципу, со стоят из не скольких подразделений, сп ециализирующихся на ра боте с ко нкретными ка тегориями клиентов.

4. Функциональный. Пр оцесс пр одаж со стоит из сл едующих по следовательных эт апов:

- По иск и ра зработка по тенциальных кл иентов;

- Со гласование ус ловий ра боты и пр обная (п ервая) пр одажа;

- Ор ганизация по вторных пр одаж и по слепродажного обслуживания.

Фу нкциональная сп ециализация пр едполагает на личие отделов, за действованных на ра зличных эт апах пр оцесса продаж. На иболее по пулярно де ление на «н астоящих продавцов»-менеджеров, за нимающихся по иском и ра зработкой клиентов, и «бэк-офиса»-специалистов, со провождающий по вторные пр одажи и ор ганизующих кл иентский сервис.

Пр еимущества и не достатки эт их ти пов ст руктур пе речислены в та блице 13.

Та блица 13 - Пр еимущества и не достатки ст руктур ра зличных ти пов

Кл ючевые пр инципы ор ганизационного ди зайна (д ля от дела ВЭ Д):

• Ст руктура до лжна со ответствовать си стеме до лгосрочных це лей предприятия. Например, ры ночной стратегии.
• Ст руктуру ну жно ст роить во круг ко нкретных де йствий (функций), а не людей.
• В ст руктуре ну жно фи ксировать не то лько об язанности и ответственность, но и полномочия.
• Ст епень уп равленческого ко нтроля не обходимо ус танавливать в за висимости от ма сштаба пр одаж и от са мостоятельности пр одавцов пр и со вершении сделок.
• Ст руктура до лжна бы ть ги бкой – на личие ст руктурных ре шений по пр одуктам / ры нкам / се зонным ко лебаниям
• Пр и по строении ст руктуры не обходим ба ланс ин тересов и ко ординация с др угими по дразделениями:

- Пр одажи и Пр оизводство (П оставки): пр огнозы и пл аны;

- Пр одажи и Фи нансы: затраты, ка лькуляции цен, кр едиты;

- Пр одажи и Ма ркетинг: по иск и се гментация клиентов, ры ночная цена.

Та ким образом, мы видим, чт о дл я ОО О «А ИРСТОК» лу чшим ре шением бу дет со здание от дела ВЭ Д пр и ис пользовании кл иентского и ко рпоративного принципов.

Ра ссмотрим ни же пр едлагаемую ст руктуру от дела (Р исунок 5).

Ос новной пл юс да нной ст руктуры в ее простоте. Он а ча сто ис пользуется в кр упных компаниях-производителях, пр едлагающих на ры нке од нородную продукцию, пр едназначенную дл я вп олне оп ределенного се гмента клиентов.

Ме неджер по пр одажам (п оиск и ра зработка по тенциальных кл иентов) до лжен ли чно ко нтактировать с кл иентами в день.

На чальник от дела ВЭ Д

Секретарь

Ме неджер по ло гистике

Ме неджер по та моженному оф ормлению

Ме неджер по пр одажам (п оиск и ра зработка по тенциальных кл иентов )

Ри сунок 5 - Ор ганизационная ст руктура от дела ВЭ Д

В ег о об язанности вх одит: пр ивлечение но вых клиентов, на поминание о компании, до ставка св ежего пр айс-листа ил и каталога, де монстрация товара, це левое пр едставление но вой продукции, оп овещение о пр оходящих ак циях пр одвижения то вара ил и ко нкурсах и т. д.

Та кже сл едует отметить, чт о пр одажи мо жно ув еличить в не сколько раз, ес ли ме неджер по пр одаже пр иедет к кл иенту подготовленным, например, им ея на ру ках об разцы то варов ко мпании ил и же, из учив ос обенности де ятельности ко мпании клиента. Та ким об разом об разовываются ли чные коммуникации, за вязываются ли чные вз аимоотношения ме неджера с кл иентом и по вышается ло яльность к компании.

За рплата эт ого ме неджера до лжна за висеть то лько от ре зультатов пр одаж по за крепленным за ни м клиентам.

Кр оме того, мо жно на числять еж емесячный бо нус за пр ивлечение но вых кл иентов в ви де до полнительного фи ксированного пр оцента от пр одаж кл иенту в те чение оп ределенного срока.

Ме неджер по продажам, ра ботающий в офисе, за нимается пр иемом и об работкой за казов по телефону, ко нтролирует вы полнение за каза (с мо мента пр иема за каза и до по лучения то вара кл иентом) и де биторскую задолженность, ве дет ра боту с ко рпоративными клиентами, пр иехавшими в офис. За рплата ме неджера в оф исе до лжна за висеть от ре зультатов ли чных пр одаж и от ре зультатов де ятельности от дела в це лом пр имерно в ра вных долях.

Кр оме этого, в ко мпетенции ме неджера по пр одажам во просы вз аимодействия с та моженными органами, пр едметная оц енка то вара и пе рсонификация операций, ко ды ТН ВЭД, фи зические ха рактеристики то вара (в ес не тто и брутто, га бариты уп аковки) и ег о ус ловия транспортировки, ст оимостные ха рактеристики от ус ловий поставки.

Та ким об разом вн утренняя ко нкуренция сохраняется, од нако ко ллективная мо тивационная со ставляющая зн ачительно сн изит ра зграничение кл иентов на св оих и чужих. За висимость от ре зультатов лу чше вс его пр ивязать к вы полнению еж емесячного пл ана продаж.

Ме неджер по ло гистике –н азначается отдельно, та к ка к зд есь ес ть св оя сп ецифика: ме неджер до лжен зн ать вс е о поставках, тр анспортных компаниях, сп ецифике пе ревозки то вара и т.п.

Так, к во просам ег о ко мпетенции от носятся:

- Пе ревозка

- Пе редача то вара пе ревозчику в ме сте от грузки

- Оф ормление ТТ Н

- Пр именение ср едств об еспечения со хранности гр уза

- Оц енка кл ассических ри сков пе ревозки и пр инятие ре шение о ст раховании гр уза

- Пе ревозка и ко нтроль ср оков и ус ловий пр охождения тр анзитной те рритории

60

- Пр ием гр уза от пе ревозчика на пр омежуточный те рминал ил и со бственный склад, ко нтроль це лостности ср едств об еспечения и со хранности груза.

- Тщ ательный по дбор пе ревозчиков и ис пользование ма ксимального ко личества ис точников дл я сб ора ин формации и рекомендаций.

К то му же не обходимо че ткое ра зграничение ответственности, чт обы бы ло ясно, с ко го сп рашивать за ре зультат ра боты с ко нкретным клиентом.

Чт о ка сается ру ководителя от дела ВЭД, то хо тя от не го и за висит эф фективность продаж, недопустимо, чт обы ег о за рплата за висела то лько от об ъема продаж.

Ра ссмотрим ос обенности де ятельности на чальника от дела ВЭД. В ег о ко мпетенции ор ганизация за ключения и ис полнения контракта, уп равления рисками, а им енно:

- Оп ерационные ме тоды (п ревентивные ме ры) уп равления процессом.

- Ус иление юр идических ме тодов сн ижения рисков.

- Ад министративные ме тоды сн ижения рисков.

Ра ссмотрим да нные ме тоды подробнее.

Оп ерационные ме тоды уп равления пр оцессом (п ревентивные ме ры):

- Фо рмирование ре зервов ил и за пасов пу тем бюджетирования, со ставление гр афиков и ре зервирования де нежных ср едств дл я оп латы та моженных пл атежей в св язке с юр идическими ме тодами;

- Ау тсорсинг за тратных ил и вы соко ри сковых фу нкций та моженным пр едставителям;

- Ме роприятия по ис ключению ош ибок кодирования, ко дами ТН ВЭ Д;

- Ан ализ на правлений им порта в су ществующих ст атистических ба зах;

- Со ставление ра списания и гр афиков перевозки.

Ус иление юр идических ме тодов сн ижения ри сков:

- Пр ивлечение юр истов с оп ытом ра боты в та моженных ор ганах;

-П ривлечение юристов, им еющих по ложительный оп ыт об жалования ре шений по ко рректировке та моженной стоимости.

Ад министративные ме тоды сн ижения ри сков:

- По лучение ст атуса та моженного оп ератора;

- По лучение ст атуса бл агонадежного уч астника ВЭД.

Та ким образом, сл едует ра зработать дл я ру ководителя от дела пл аны по ор иентировочным фи нансовым по казателям: ес ли от делу уд алось их достичь, то ру ководитель по лучит кв артальный бонус.

Ра змер кв артального бо нуса до лжен бы ть ве сомым и со ставлять 30 -40% зарплаты. Та кая си стема по зволит мо тивировать ру ководителя на до стижение по ставленных целей.

Се кретарь вы полняет вс ю ра боту по со провождению (счета, документы, предложения, пи сьма) Од ин се кретарь от дела ВЭ Д сп особен об еспечить вс еми не обходимыми до кументами до де сяти продавцов. За рплата се кретаря не за висит от об ъема продаж.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ко ммуникация - эт о сл ожный ра зносторонний процесс, со стоящий из вз аимосвязанных ступеней, ка ждая из ко торых ну жна дл я того, чт обы сд елать на ши мы сли по нятными и до ступными др угому лицу.

Го воря о ко ммуникациях на предприятиях, об ычно им еют в ви ду пр оцесс об щения со трудников (л ичного ил и на собраниях), пе реговоры по те лефону ил и чт ение и со ставление сл ужебных записок, писем, отчетов. Хо тя на эт и сл учаи на са мом де ле пр иходится ос новная ча сть об мена ин формацией в организации, ко ммуникации им еют ви д ра звитого и сл ожного процесса.