Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникационного процесса в организации ООО "АИРСТОК").pdf

Во-первых, схема Лассвелла весьма наглядно иллюстрирует принцип действия коммуникации.

Во-вторых, здесь представлены «слабые места», снижающие эффективность воздействия на адресата.

В-третьих, на наш взгляд, современные подходы к проблемам коммуникации следует анализировать с учетом данной схемы (Рисунок 1).

Сообщение

Кодирование

Расшифровка

Получатель

Коммуникатор

Помехи

Обратная связь

Ответная реакция

Рисунок 1- Принципиальная схема коммуникации

Очевидно, что, рассматривая сообщение с точки зрения современной организации, мы в подавляющем большинстве случаев говорим о передаче управленческой информации.

Представленная на рисунке 1 схема сохраняется: субъект коммуникации (коммуникатор) передает сообщение аудитории (объект, получатель информации). При этом коммуникатор должен верно представлять цель сообщения, правильно определить адресата и точно прогнозировать ответную реакцию.

Так, коммуникационный менеджмент усвоил следующие теории, повлиявшие на управление коммуникациями в таблице 2.

Таблица 2 - Научные теории, повлиявшие на управление коммуникациями [36]:

В пр оцессе уп равленческой ко ммуникации ру ководитель не пр осто пе редает ту ил и ин ую информацию, а во здействует эт ой информацией. Пр и эт ом в ря де сл учаях им енно во здействие вы ступает ос новной це лью управления.

По этому в уп равленческой ко ммуникации не обходимо то чно сф ормулировать идею, пр авильно закодировать, вы брать ка нал пе редачи ин формации т.к. от эт ого за висит ко нечный результат.

Ис пользование да нных ра зличных от раслей зн ания по зволяет по высить эф фективность об мена информацией.

Управление, вы строившее та кую коммуникацию, бесспорно, бу дет высокорезультативным, со хранит и уп рочит по зиции пр едприятия на рынке.

§ 1.2. Элементы и этапы коммуникационного процесса

Ко ммуникация - эт о сл ожный ра зносторонний процесс, со стоящий из вз аимосвязанных ступеней, ка ждая из ко торых ну жна дл я того, чт обы сд елать на ши мы сли по нятными и до ступными др угому лицу.

Го воря о ко ммуникациях на предприятиях, об ычно им еют в ви ду пр оцесс об щения со трудников (л ичного ил и на собраниях), пе реговоры по те лефону ил и чт ение и со ставление сл ужебных записок, писем, отчетов. Хо тя на эт и сл учаи на са мом де ле пр иходится ос новная ча сть об мена ин формацией в организации, ко ммуникации им еют ви д ра звитого и сл ожного процесса.

Дл я то го чт обы ос уществить пр оцесс коммуникации, не обходимо че тыре ос новных эл емента [2 5]:

- от правитель - субъект, ге нерирующий ид еи ил и со бирающий ин формацию и пе редающий ее ;

- со общение - со бственно информация, за кодированная с по мощью си мволов;

- ка нал - ср едство пе редачи ин формации;

- по лучатель - объект, ко торому пр едназначена ин формация и ко торый ин терпретирует ее.

Вы деляют сл едующие ви ды ко ммуникаций:

- фо рмальные - оп ределяются ор ганизационной ст руктурой пред-приятия, сл ожностью ур овней уп равления и фу нкциональных от делов;

- не формальные - например, ка нал ра спространения слухов.

Та кже су ществуют сл едующие ко ммуникации:

- ве ртикальные (м ежуровневые) - ин формация пе редается св ерху вн из и сн изу вв ерх;

- го ризонтальные - ин формация пе редается ме жду ра зличными отделами, дл я то го чт обы со гласовать де йствия;

- ме жличностные - об щение лю дей в ус тной фо рме в лю бом из пе речисленных ви дов коммуникаций.

Пр и пр оцессе об мена ин формацией от правитель и по лучатель пр оходят не сколько вз аимосвязанных эт апов [2 2]:

1) за рождение идеи,

2) ко дирование и вы бор канала,

3) передача,

4) декодирование.

За рождение идеи. Пр оцесс об мена ин формацией на чинается с по явления ид еи ил и тщ ательного от бора информации. От правитель решает, чт о ну жно сделать, чт обы ид ея ил и со общение ст али пр едметом обмена. Гл авная ро ль от правителя - пр оектирование и ко дирование со общения с по следующей пе редачей др угим уч астникам процесса.

Ва жнейшим яв ляется пр авильная фо рмулировка идеи, ко торую ну жно вы разить так, чт обы он а ст ала пр остой и до ступной дл я получателя. От правитель до лжен решить, чт о им енно он хо чет сд елать пр едметом об мена информацией.

Дл я то го чт обы сд елать пр оцесс об мена эффективным, сл едует пр инять в ра счет не которое ко личество факторов.

Ко дирование и вы бор канала. Пр ежде че м пе редать идею, от правитель должен, ис пользуя символы, за кодировать ее пр и по мощи слов, ин тонации и же стов (например, яз ык тела). В ре зультате ид ея пр евращается в сообщение.

От правителю не обходимо оп ределиться с каналом, ко торый до лжен бы ть со вместим с ти пом символов, ис пользованных дл я кодирования.

К об щеизвестным ка налам мо жно от нести пе редачу ре чи и пи сьменных материалов, а та кже эл ектронные ср едства связи, вк лючая ко мпьютерные сети, эл ектронную почту, ви деоленты и видеоконференции. Ес ли ка нал

не пригоден дл я того, чт обы фи зически во плотить символы, пе редача невозможна. Ес ли ка нал не со ответствует идее, об мен ин формацией бу дет сч итаться не достаточно эффективным.

Передача. На тр етьем эт апе от правитель ис пользует ка нал дл я пе редачи со общения получателю. Ре чь ид ет о фи зическом об мене сообщениями, ко торый мн огие ош ибочно пр инимают за са м пр оцесс коммуникации. В то же вр емя пе редача - эт о од на из са мых ва жных ступеней, ко торые не обходимо пройти, чт обы до нести ид ею до др угого лица. Гл авным ин струментом дл я пе редачи ин формации яв ляется ис пользование зн аковых систем.

Ве рбальная ко ммуникация в ка честве зн аковой си стемы ис пользует речь, ко торая пр едставляет со бой си стему фо нетических знаков, ос нованных на дв ух пр инципах: ле ксическом и синтаксическом.

Ре чь яв ляется ос новным ср едством коммуникации, та к ка к пр и пе редаче ин формации с по мощью ре чи ме ньше вс его те ряется см ысл сообщения. В ст руктуру ре чевого об щения вх одят зн ачение и см ысл слов, фраз.

Ва жнейшую ро ль иг рают то чность ис пользования слова, ег о вы разительность и доступность, по строение фр азы и ее структура, пр авильность пр оизношения звуков, слов, вы разительность и см ысл интонации.

В ос нове не вербальной ко ммуникации ле жит информация, ко торая пе редается от правителем бе з ис пользования слов, вм есто ни х в хо д ид ут ра зличные символы. Ос новные фу нкции не вербальных ср едств - эт о до полнение и за меняемость речи, от ражение эм оций уч астников в пр оцессе коммуникации.

Декодирование. По сле пе редачи со общения от правителем пр оисходит де кодирование ин формации получателем. Де кодирование - эт о пр оцесс пе ревода си мволов от правителя в мы сли получателя.

Ес ли символы, ко торые вы брал отправитель, вк лючают в се бя та кое же зн ачение дл я получателя, по следний бу дет то чно знать, чт о им енно им ел в

ви ду отправитель, ко гда ра зрабатывалась ег о идея. Ес ли ре акции на ид ею не последует, пр оцесс об мена ин формацией на эт ом бу дет завершен.

Об ратная связь. Об мен ин формацией мо жно сч итать эф фективным дл я об еих сторон, ес ли по лучатель по казал по нимание ид еи че рез об ратную связь, пр оизведя пр и эт ом действия, ко торых жд ал от не го отправитель.

В ор ганизационных ко ммуникациях ос новным яв ляется со вершенствование ин формационного потока.

Ра ссмотрим сп особы со вершенствования ин формационного об мена на предприятиях.

1. Ре гулирование ин формационных потоков.

Ру ководители на вс ех ур овнях уп равления до лжны им еть по требности в ин формации собственные, св оих начальников, ко ллег и подчиненных.

Ру ководитель до лжен знать, ка к оц енивать ка чественно и ко личественно св ою по требность в информации, а та кже др угих по требителей в ин формации в организации. В бу дущем он до лжен установить, чт о та кое «с лишком мн ого» и «с лишком ма ло» в пр оцессе об мена информации.

2. Уп равленческие действия.

Ре гулирование по тока ин формации яв ляется пр имером де ятельности ру ководителя по ра звитию об мена информацией.

Например, ли нейный ру ководитель мо жет на значать пе реговоры с од ним ил и не сколькими ко ллегами дл я об суждения та ктик и стратегий, по становки но вых целей, ра спределения до лжностных об язанностей и т. д.

3. Си стемы об ратной связи.

Ес ли об ратная св язь мо жет пр ивести к ус овершенствованию ме жличностной пе редачи информации, то мо гут бы ть за действованы и си стемы об ратной связи, ко торые со здаются в организации.

Од ним из ва риантов си стемы об ратной св язи яв ляется пе ремещение уч астников из од ной ча сти ор ганизации в др угую дл я об суждения за данных вопросов.

Оп рос ра ботников яв ляется од ним из ва риантов си стемы об ратной связи. За дача да нных оп росов - по лучить ин формацию от ру ководителей и ра бочих по ма ксимальному ко личеству вопросов.

4. Си стемы сб ора предложений.

Си стемы сб ора пр едложений ра зработаны дл я ле гкого пе ремещения ин формации сн изу вверх.

Вс е уч астники по лучают пр и эт ом во зможность ра зрабатывать идеи, ка сающиеся ус овершенствования лю бого на правления де ятельности организации.

Це ль по добных си стем - сн ижение ос троты те нденции фи льтрации ил и иг норирования ид ей на пу ти сн изу вв ерх[27] .

5. Ин формационные бюллетени, пу бликации и видеозаписи.

Кр упные пр едприятия в бо льшинстве сл учаев из дают еж емесячные бюллетени, ко торые со держат ин формацию дл я вс его персонала. В по добные еж емесячные бю ллетени вх одят ст атьи со сп иском пр едложений по по воду управления, на те мы ох раны зд оровья работников, но вого контракта, но вого ви да пр одукции ил и услуг, ко торые мо гут пр едложить по требителям в ск ором времени, от веты ру ководства на во просы ря довых сотрудников.

Та кже ра ссмотрим те оретические ос новы со вершенствования ко ммуникационных процессов.

Сл едующие пр инципы яв ляются по лезными дл я организации, та к ка к со здают хо рошую коммуникацию. Пр и эт ом он и ко нцентрируют вн имание на че тырех ре шающих об ластях [2 6]:

- ка чество сообщения,

- ус ловия приема,

- по ддержание це лостности ор ганизованных усилий,

- ис пользование пр еимуществ не формальной организации.

Пр инцип ясности.

Со общение до лжно об ладать ясностью. Пр и эт ом он о до лжно бы ть вы ражено пр авильно и пе редано та ким образом, чт о бу дет по нятно получателям.

Пр инцип целостности.

Уп равленческое со общение ск орее яв ляется средством, че м ко нечной целью. Су ть эт ого пр инципа со стоит в том, чт о це лью уп равленческого со общения яв ляется во зможность ус тановления по нимания ме жду людьми, не обходимого дл я до стижения це лей предприятия.

Пр инцип ст ратегического ис пользования ин формационной организации.

Ха рактер эт ого кл ючевого пр инципа за ключается в сл едующем: на иболее эф фективной ко ммуникация бы вает тогда, ко гда ру ководители ис пользуют не формальную ор ганизацию в до полнение к ко ммуникации фо рмальной организации.