Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникационного процесса в организации ООО "АИРСТОК").pdf

На ибольший по ток вх одящих до кументов пр ишелся на январь, фе враль ап рель и июль.

§ 2.4. Проблемы коммуникационного процесса в организации

Та ким образом, ко ммуникационные св язи ОО О «А ИРСТОК» до статочно на лажены: дв ижение по токов до кументов пр актически не затруднено.

Однако, пр и пе редаче да нных ди ректору дл я фо рмирования пр оизводственной пр ограммы и оп еративного учета, у пр оизводственных по дразделений не т во зможности об рабатывать их дл я пр едоставления в же лаемом виде.

Он и не об ладают до полнительным временем, не обходимым дл я пе регруппировки и вы борки из вс ей им еющейся ин формации то й части, не обходимой дл я пр едоставления ге неральному директору. Да нные фу нкции та кже не мо гут бы ть во зложены на лю бой др угой от дел по пр ичине от сутствия вс ей не обходимой ин формации и ре ального вр емени дл я вы полнения да нных функций.

В эт ой си туации не обходимо ра ссмотреть вариант, со гласно ко торому да нные фу нкции пе редать от делу делопроизводства, который, в св ою очередь, не достающую ин формацию бу дет по лучать у пр ямого на чальника и ко нтактировать с ма стером и бригадирами. Но ра ботникам от дела де лопроизводства не хв атает ре ального вр емени дл я вы полнения по ручений ге нерального ди ректора и бухгалтера.

Очевидно, чт о пр и ра боте бу хгалтерии с гл авным бухгалтером, а гл авного бу хгалтера с ди ректором пр оцедура до кументооборота ра ботает оч ень эффективно, уч итывая ка к «прямые», та к и «о братные» связи. Однако, сл едует от метить не достаточное ко личество ко мпьютерной те хники в бухгалтерии, чт о пр иводит к не обходимости пр оводить не которые тр ебуемые ра счеты вручную.

В св язи с этим, а та кже в св язи с пр едстоящим вы ходом ко мпании на ме ждународные ры нки ре комендуется ра сширить шт ат со трудников пу тем со здания от дела ВЭ Д с за креплением за ка ждым из со трудников

оп ределенного се ктора подразделений, с ко торыми он бу дет не посредственно контактировать.

По этому ре комендуются сл едующие пу ти со вершенствования си стемы ко ммуникаций пу тем ав томатизации на иболее «п ерегруженных» ин формационных по токов со бственными силами.

1. Че тко сф ормулировать це ли и задачи, ко торые до лжна ре шить ин формационная система.

2. Оп ределить кр уг лиц, ко торые бу дут во влечены в пр оцесс управления, ра зработки и контроля, за ра зработкой ин формационной системы.

3. Фо рмирование ка ждым по дразделением пе речня ко нтактов ме жду вс еми сл ужбами пр едприятия с пр едоставлением документов, от ражающих со держание да нных контактов.

4. Си стематизация и ан ализ по лученных данных. Вы деление на иболее зн ачимых и «п ерегруженных» ин формационных потоков.

5. Ав томатизация со бственными си лами вы бранных ин формационных потоков.

6. Со ставление гр афика вы полнения дл я вс ех по лученных за даний и ра спределение от ветственности ме жду ра ботниками от дела с за креплением ка ждого за ко нкретным участком.

Пр оведенный ан ализ по зволил сд елать сл едующие вы воды:

1. Тр ебуется со здание от дела ВЭД.

Дл я на чала ну жно понять, ры нки ка ких ст ран яв ляются на иболее по дходящими дл я ва ших то варов ил и услуг. Да лее ну жно понять, ка кие це нности ко мпания мо жет пр едложить эт им ры нкам и ка к не посредственно мо жно вы йти на них. Эт о об щая сх ема дл я всех.

Сл едует отметить, чт о мн огие ко мпании пр опускают пе рвый эт ап и пы таются пр одвинуть св ой су ществующий на ро ссийском ры нке то вар на др угие рынки. Ес ли по везет – ко мпания заработает, ес ли не т (п лохая ко нъюнктура ры нка ил и вы сокие ба рьеры дл я вх ода) – он а бу дет вы нуждена пр одавать то вар по ми нимальной це не ил и во обще по терпит крах.

На чинать ну жно с ис следования ры нка др угой ст раны ил и оп ределенного ре гиона: эт о эк ономит мн ого усилий, вр емени и средств. Ра сширяться в ге ографическом пл ане вс лепую – не са мое лу чшее решение, ко торое ча ще вс его пр иводит к разочарованию. Мн огие компании, ко торые хо тели вы йти на ры нок ЕС, ст олкнулись с тр ебованиями пр оведения се ртификации продукции, ко торая ст оит не дешево. Он и уж е ра зочаровались в во зможностях вы хода на ры нок ЕС.

В то же вр емя в Юг о-Восточной Аз ии и ря де ре гионов Аф рики су ществуют хо рошие пр едпосылки эк спорта не то лько сы рья и полуфабрикатов, но и пр одукции с бо лее вы сокой до бавочной ст оимостью и ус луг (инжиниринг, консалтинг, ремонт), в ко торых об ладает до статочной экспертизой, а ст оимость контрактов, с уч етом де вальвации на циональной валюты, вы глядит до статочно конкурентной.

В бо льшинстве сл учаев дл я но вичка пр ивлечение ло кального па ртнера – эт о оп тимальный сп особ вы хода на др угой рынок. Ко мпания не зн ает ло кальный рынок, не т га рантий оп латы (например, не вс е ра ботают с ба нковскими ак кредитивами) и мо жет ст олкнуться с де сятками др угих рисков. Да, ну жно уч итывать фи нансовые ин тересы партнера, но в та ких об стоятельствах эт ого не избежать. Кр упным ко мпаниям не много пр още – он и мо гут вы ходить на ры нок др угой ст раны на прямую – пу тем от крытия представительства, со здания СП, ор ганизации сб орочного пр оизводства и т.д.

Та кже сл едует отметить, чт о ОО О «А ИРСТОК» не пр едлагает то вар с по нятной ме ждународной кл ассификацией и качеством, по этому ад аптация ло кальных пр одуктов ну жна всегда. Ре чь ид ет о та ких по нятных ве щах ка к упаковка, фасовка, ус ловия по ставок и т.д.

Су ществует не мало проблем, ст оящих пе ред экспортерами.

1. Вы сокая ин ерция в управлении. За цикленность на пр ошлом ус пешном опыте, то гда ка к со бственник не им еет же лания ил и оп ыта ра звивать предприятие. Не хв атает во ли вл адельцев дл я ре ализации по ставленных задач.

2. Сл абая ин теграция ко мпаний вн утри отрасли. Су ществует оч ень ма ло ак тивных от раслевых ассоциаций, а ус пешный оп ыт та ковых не достаточно распространяется. Кр упный би знес ча ще вс его им еет до статочно ре сурсов дл я ло ббирования св оих интересов, а ма лый и ср едний би знес не ум еет об ъединяться ра ди ра звития св оих же отраслей.

Ну жно си стемно по дходить к вы ходу на ры нки др угих стран. Ну жно вы брать страны, гд е мо жно по лучить ма ксимальную отдачу, от казавшись от не интересных рынков.

Итак, су щность вн ешнего уп равления ко ммуникационным пр оцессом за ключается в по иске и пр иобретении не обходимой информации, по ступающей в ин формационное по ле вн ешней среды. Ос обенностью уп равления яв ляется по иск ми нимального об ъема тр ебуемой ин формации с ми нимальными за тратами дл я пр едприятия с уч етом ма ксимального эф фекта от по лучения вн ешней информации.

Вн утреннее уп равление ко ммуникационными пр оцессами ба зируется на по нятии документооборота, пр едставляющего со бой дв ижение до кументов пр едприятия по оп ределенным ма ршрутам от ме ста со ставления ил и по ступления в ор ганизацию до от правки за интересованным ор ганизациям ил и сд ачи на хр анение в архив. Не посредственно фу нкция уп равления за ключается в пр авильной ор ганизации сх емы дв ижения до кументов и ос уществление ко нтроля за их пр охождением по вс ем ра бочим местам.

Ан ализ си стемы уп равления ко ммуникационными пр оцессами в ОО О «А ИРСТОК» показал, чт о ос новные на рушения в си стеме дв ижения ин формации св язаны с не рациональной ра ботой от дела делопроизводства, а та кже с от сутствием от дельного подразделения, от вечающего за вы ход ко мпании на ме ждународный ры нок и вн ешнеэкономическую деятельность.

ГЛ АВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ ООО "АИРСТОК"

§ 3.2. Предложения по совершенствованию коммуникационного процесса в организации

В на стоящее время, бо льшое ко личество ро ссийских ко мпаний ст ремится ра сширять св ой би знес не то лько в пр еделах Ро ссийской Федерации, но и за рубежом.

Мн огие из ни х ча сто ст алкиваются с пр облемой вы сокой ко нкуренции со ст ороны ме стных фирм, с ко торой сл ожно справиться, пр именяя стратегии, ко торые эф фективно ра ботают на ро ссийском рынке.

Ка ждая ст рана ин дивидуальна в эк ономическом и по литическом плане. Та к же на ры нке ка ждой ст раны де йствуют св ои законы, ко торые не обходимо зн ать дл я эф фективного ве дения би знеса и по лучения прибыли. Де ятельность лю бой ко мпании на правлена на по беду в ко нкурентной борьбе. Пр ичем не случайную, а до стигнутую пу тем гр амотных усилий. Пр и вы ходе на за рубежный ры нок ко мпаниям пр иходится пр иумножать св ои усилия.

Са мостоятельно вы ходить на ин остранный ры нок сложно. По этому ну жно общаться, по ддерживать ко нтакты с эк спертами по логистике, ме ждународному ба нковскому делу, с эк спертами-юристами по ко нтрактам в ме ждународной то рговле и, возможно, по ме ждународному бу хгалтерскому учету. Эт о по могает и психологически, по тому чт о пр едприниматель знает, чт о в сл учае не обходимости мо жет об ратиться за помощью.

Ра ссмотрим ал горитм пр инятия эк спортного решения.

Пр ежде всего, ну жно оп ределиться с рынком, на ко торый це лесообразно входить.

На пе рвом ша ге ст оит пр оанализировать в т. ч. то рговую статистику. Ры нки ра зных то варов мо гут си льно от личаться др уг от друга. По сле

оп ределения це левого ры нка не обходимо со ставить ка к мо жно бо лее от четливое пр едставление о не м — эт о ст ратегически на иболее ва жная за дача дл я экспорта.

Ну жно «почувствовать», ка к ду мают ме стные потребители, ка к пр инимают ре шение о по купке то го ил и ин ого товара, ка кая та м бизнес-культура, ка к им енно ра ботают посредники, чт о их мо тивирует и то му подобное.

Дл я эт их це лей мо жно пр иобрести го товые ис следования рынка, за казать ис следование «п од се бя» ил и же ис следовать ры нок самостоятельно. В то же вр емя не т см ысла за тягивать пр оцесс из учения ры нка до бесконечности. В оп ределенный мо мент ну жно пр инимать решение.

Ва жным пр еимуществом в пр оцессе вы хода на вн ешние ры нки сл ужит зн ание яз ыка це левого рынка. Пр еодоление яз ыкового ба рьера да ст ва м оч ень се рьезные пр еимущества в ра боте с ин остранными партнерами, по зволит по лучать ин формацию о це левом ры нке «и з пе рвых рук».

Ус пешный эк спорт тр ебует ра зработки и це ленаправленной ре ализации эк спортной стратегии. Не стоит, например, ср азу пы таться им еть де ло с кр упными сетями, ос обенно в сл учае ма лых ил и ср едних предприятий, та к ка к эт о мо жет ст ать не подъемным гр узом с то чки зр ения це новой по литики и маржинальности, логистики, ус ловий оп латы и т. д.

Су ществует не сколько сх ем выхода. Эк спорт мо жет бы ть прямым, ко гда вы от крываете за ру бежом св ои ск лады ил и св ою се ть дл я ре ализации то вара ко нечным потребителям.

Ра бота со ск ладом на те рритории ст раны эк спорта им еет св ои пр еимущества в том, чт о сн ижает ри скованность оп ерации дл я контрагента, по зволяет по строить «п унктуальную логистику».

Кр оме того, во сприятие ри ска ве дения би знеса с ро ссийскими ко мпаниями сн ижается в сл учае ре гистрации ко мпанией юр идического ли ца на це левом ры нке и ве дения де ятельности от ег о имени. Ка к правило, эт о вы зывает бо льше до верия со ст ороны партнеров.

Ин тересной мо делью эк спорта яв ляется со здание ст ратегического па ртнерства с ин остранной компанией, в ко тором вы ис пользуете си льные ст ороны др уг др уга дл я до стижения св оих целей. Од ним из на иболее яр ких пр имеров в эт ом от ношении сл ужит ам ериканская ко мпания Starbucks, ко торая со здала в 19 93 го ду па ртнерство с ко мпанией кн ижных ма газинов Ba rnes an d No bles дл я по строения ог ромной се ти кафе. Эт о пр инесло вы году об оим торговцам.

Ра ссмотрим ос обенности ор ганизации на ОО О «А ИРСТОК» от дела вн ешнеэкономической деятельности.

Кр айне важно, чт обы ст руктура от дела ВЭ Д со ответствовала ди стрибуционной по литике компании, т.е. деятельности, св язанной с по лучением продукции, её со хранением к мо менту по лучения за каза и по следующей до ставке к клиенту, и по зволяла на иболее эф фективно ре ализовать ва жнейшие ст ратегические пр иоритеты в ра звитии бизнеса.