Файл: Особенности коммуникаций в организации (Анализ коммуникационного процесса в организации ООО "АИРСТОК").pdf

Та ким образом, ну жно бы ть подготовленным, ув еренным в себе, коммуникабельным, позитивным. Об ладание та кими ка чествами и их по стоянное ку льтивирование от ражается ка к на ва шем бизнесе, та к и на те х людях, ко торых вы бе рете в команду, а та кже на том, на сколько ин тересно бу дет с ва ми об щаться ин остранным партнерам.

Бренд, кстати, фо рмируется то же ка к пр оизводное от ва шей личности, уникальности, ко торую вы вк ладываете в компанию. По этому на до бы ть по лноценной личностью, по лноценным бизнесменом, гражданином, и то гда вс е бу дет хорошо.

По тенциальный экспортер, в ча стности эт о ка сается ма лых и ср едних предприятий, до лжен чувствовать, чт о эк спорт — эт о не то лько ег о ли чное дело. В на шей би знес-среде до лжно пр исутствовать до статочное ко личество ст руктур со действия экспорту.

Вм есте с предпринимателем, ко торый ищ ет то чки вх ода на ин остранные рынки, до лжны на ходиться:

- банк, ко торый по советует оп тимальные ме ханизмы расчетов, пр едупредит о рисках, да ст советы, ка к их избежать, ок ажет ко нсультативную и кр едитную поддержку, по может в пр оверке ре путации по тенциального па ртнера;

- ме ждународный экспедитор, ко торый по может ор ганизовать ло гистику так, чт обы эт о бы ло вы годно (к огда компания, например, эк спортирует не большими па ртиями и не за полняет ве сь контейнер), а та кже

пр оконсультирует эк спортера о фо рме и со держании

то варосопроводительных до кументов;

- юр идические компании, ко торые хо рошо ра збираются в сп ецифике

ко нтрактов ВЭ Д и т. д.

Зд есь ва жная ро ль пр инадлежит вн ешним ко ммуникационным

процессам.

Це лью де ятельности ОО О «А ИРСТОК» яв ляется ма ксимизация пр ибыли и ми нимизация издержек. Эт и ос новные по казатели им еют пр еобладающее значение, но дв ижение в за данном на правлении на ка ждом эт апе ра звития об условлено вр еменными це лями:

- за воевание оп ределенной до ли ры нка;

- со здание бл агоприятного вп ечатления у на селения о пр едприятии; фо рмирование по стоянного ко нтингента по купателей;

- со здание де ловой ре путации на дежного па ртнера в гл азах производителей.

Сл едует отметить, чт о де ятельность ко мпании на ме ждународном ры нке бу дет св язана с по вышенной не определенностью и рисками, а та кже с вы сокими затратами.

Ст руктура ор ганизации – ло гическое вз аимоотношение ур овней уп равления и фу нкциональных областей, по строенных в та кой форме, ко торая по зволяет на иболее эф фективно до стигать це лей организации.

Ра ссмотрим ор ганизационную ст руктуру ОО О «А ИРСТОК» на (Р исунок 4).

Ге неральный ди ректор

Секретарь

мастер

На чальник ПТ О

Гл авный ин женер

Гл авный бу хгалтер

Бригадир

Бригадир

Производствен-

но -бытовой от дел

От дел де лопроизводства

От дел МТ С и ко мплектации

От дел ор ганизации тр уда и за рплаты

Ри сунок 4 - Ор ганизационная ст руктура ОО О «А ИРСТОК»

Та кая ст руктура од на из са мых ши роко ис пользуемых во вс ем мире. Мн оголетний оп ыт ис пользования ли нейно-функциональных ст руктур уп равления показал, чт о он и на иболее эф фективны там, гд е ап парат уп равления вы полняет рутинные, ча сто по вторяющиеся и ре дко ме няющиеся за дачи и функции.

Мо жно вы делить сл едующие ур овни управления.

Уч редитель и ге неральный ди ректор яв ляются ру ководителями вы сшего уровня. Ге неральный ди ректор ут верждает приказы, от дает распоряжения, ко торые ис полняются ру ководителями ср еднего и ни зового уровней.

Уч редитель ко нтролирует ра боту ге нерального ди ректора по го довым от четным до кументам пр едприятия (б ухгалтерский баланс, на логовые декларации, от четы о пр ибылях и убытках, за траты и т.п.), а та кже по не обходимости ег о те кущую работу.

Та кже им еет ме сто ли чный ап парат ру ководителя – секретарь-референт. Он до водит до св едения ру ководителей ср еднего и ни зового ур овней пр иказы и ра споряжения ге нерального директора, ис полняет по ручения ге нерального ди ректора (п ечатные работы, ве дение вх одящей и ис ходящей корреспонденции, от вечает на те лефонные зв онки и пр.)

Ру ководителями ср еднего ур овня в да нной ор ганизации яв ляются гл авный бухгалтер, гл авный инженер, на чальник пр оизводственно-технического от дела (д алее ПТ О) и мастер. Ра боту гл авного бу хгалтера и гл авного ин женера ко нтролирует ге неральный директор.

Гл авный бу хгалтер ос уществляет ко нтроль за ис полнением те кущей и пр омежуточной отчетности. Ра боту на чальника ПТ О и ма стера ко ординирует и ко нтролирует гл авный инженер.

На чальник ПТ О ко ординирует ра боту ин женеров св оего отдела. Ма стер от дает ра споряжения дл я ис полнения их работниками.

К ру ководителям ни зового ур овня от носятся бригадиры. Он и ос уществляют ко нтроль за ра ботой рабочих.

Ру ководители вс ех ур овней не сут от ветственность за ра боту людей, на ходящихся у ни х в подчинении. Но, те м не менее, лю бой пр иказ до лжен ис полняться то лько пр и со гласовании с ге неральным ди ректором предприятия. А значит, да нная ст руктура уп равления яв ляется централизованной, по скольку ру ководители вы сшего зв ена ос тавляют за со бой бо льшую ча сть полномочий, не обходимых дл я пр инятия уп равленческих решений.

За ин формационный пр оцесс на пр едприятии от вечает от дел делопроизводства. Да нный от дел со стоит из дв ух ра ботников: ра ботника се ктора де лопроизводства; ра ботника ор ганизационного сектора.

§ 2.3. Анализ коммуникационного процесса в организации ООО "АИРСТОК"

В ре зультате пр осмотра жу рнала ре гистрации в пр иемной ор ганизации и ан ализа по лученной ин формации со ставлена таблица, в ко торой пр едставлена св одная ин формация по ка ждому ви ду до кумента в ди намике за 20 17-2018 го да та блица 5.

Та ким образом, пр оведенный ан ализ св идетельствует о том, чт о на ибольшая до ля до кументов ка к в 20 17 году, та к и в 20 18 го ду пр иходилась на вн утренние документы.

Кр оме того, их ко личество со кратилось в те чение го да на 43 9 шт ук ил и 12,7 %. Да нное сн ижение вы звано ра сширяющимся до ступом в по лучении не обходимой ин формации за сч ет ло кальной сети.

Ро ст ко личества пр иказов в те чение 20 18 го да (6,3 %) вы зван по вышением до ли ру тинных вопросов, чт о ук азывает на то, чт о ос новная за дача ру ководства пр едприятия - эт о по ддержание уж е су ществующего ор ганизационного порядка.

Та блица 5 - Ан ализ ст руктуры до кументооборота ОО О «А ИРСТОК» по пр изнаку до кументационного об еспечения

Во зросла де ловая ак тивность предприятия, о че м св идетельствует ро ст по токов вх одящих (55,3 %) и ис ходящих (28,6 %) до кументов: во зросло ко личество по ступаемых за явок на де ятельность пр едприятия в св язи с пр ивлечением но вых по тенциальных по купателей; во зросшие тр ебования к от четности пр едприятия пе ред уч редителями тр ебуют бо лее ча стой пе реписки и пр едоставления не обходимого материала.

Ни же в та блице 6 пр едставлена гр уппировка ви дов до кументов по ос новным подразделениям, а та кже ан ализируется их динамика. Оп ределив ос новные по токи ин формации на предприятии, ст анет оч евидным: ка кие из ни х не обходимо в пе рвую оч ередь автоматизировать.

Кр итериями от несения до кументов к то му ил и ин ому по дразделению сл едующие:

- дл я вх одящих до кументов и пр иказов – ка кому по дразделению пр едназначается;

- дл я ис ходящих и вн утренних до кументов – ка ким по дразделением со ставлено;

Ка к ви дно из та блицы 6 на ибольшая до ля до кументов пр иходится на бухгалтерию, пр оизводственно-сбытовой отдел, от дел ма териально-технического сн абжения и комплектации, а та кже от дел делопроизводства. Оч евидна вы сокая до ля до кументов в бухгалтерии, та к ка к пр актически ка ждый вн утренний документ, а фи нансовый – обязательно, до лжен бы ть за верен в бу хгалтерии дл я от слеживания дв ижения фи нансово-материальных по токов предприятия.

Та блица 6 - Гр уппировка ви дов до кументов ОО О «А ИРСТОК» по по д ра зделениям

Со кращение до кументооборота бу хгалтерии в ос новном вы звано бо льшой до лей ав томатизации ее работы.

На пр оизводственно-сбытовой от дел в 20 18 го ду пр ишлось 37 23 до кументов ил и 48,9 %. Ув еличение ка к ко личества об ращающихся до кументов да нного отдела, та к до ли в об щем об ъеме до кументооборота вызвано, пр ежде всего, ра сширением шт ата сотрудников. Ко личество до кументов ра стет та кже по пр ичине того, чт о ро ст об ъемов за казов тр ебует ра боты с бо льшим ко личеством покупателей.

Чт о ка сается от дела ма териально-технического сн абжения и комплектации, то до ля до кументооборота в те чение го да вы роста с 72 0 до

759, чт о вы звано: во-первых, не обходимостью до полнительной за купки ма териалов и ко мплектующих в св язи с ро стом пр оизводства; во-вторых, с по лным от сутствием в от деле вы числительной те хники по пр ичине от сутствия работников, ум еющих вл адеть пе рсональным ко мпьютером и не желанием ра ботающих обучаться.

Пр оизведем ан ализ об ъема до кументооборота в те чение од ного го да на пр имере 20 15 го да та блица 7.

Та блица 7 - Об ъем до кументооборота ОО О «А ИРСТОК»