Файл: Проектирование организации.pdf

Введение

Проектирование – это важнейший начальный этап создания всякой организации или подразделения. Это определение будущей структуры организации, её систем управления, процедур выполнения действий, административных, технологических взаимодействий между всеми элементами. Эффективность функционирования управляющей системы организации зависит от компетентно спроектированной организационной системы управления. Такое проектирование основывается на стратегических планах организации. Как правило, ранее, структура управления компаний формировалась исключительно под воздействием времени. Сегодня же, это результат целенаправленных действий по её совершенствованию.

В мире не существует двух организаций с одинаковыми структурами управления. Проектирование организационной структуры одна из ключевых задач управления, так как структура управления организации является источником её конкурентного преимущества.

Таким образом, проектирование организаций, или организационное проектирование, позволяет придавать процессу создания новых систем (организаций) или развитию действующих целенаправленность, научную обоснованность, формировать системы (организации) с заранее заданными характеристиками.

Актуальность разработки проектов очень велика в условиях рыночной экономике, однако часто пренебрегая разработкой, фирмы сразу выходят на рынок. Данная курсовая поможет понять, что хорошо проектируемое предприятия с точки зрения управления, будет залогом успешного развития.

Источники, использованные в работе говорят о достаточно разработанности исследуемой темы, среди авторов можно упомянуть О.С. Виханского, Дж. Гелбрейта, И. И. Мазур, А.И. Наумова, В. Д. Шапиро, которые разрабатывали сущность проектирования организации. В то же время в динамической современной среде эти вопросы требует пересмотрения.

Объектом в работе является проектирование организаций как процесс создания новой организации и преобразования её отделов, существенных её процессов.

Предметом в работе является установлении организационных взаимосвязей между ключевыми элементами организации и её стратегией.

Цель работы – выделить основные особенности и проблемы современной технологии проектирования организации.

Исходя из поставленной цели и актуальности решению подлежат такие задачи:

• описать сущность, цели и задачи проектирования организации;
• провести исторический экскурс использования принципов проектирования организации;
• выделить основные теоретические положения при проектировании;
• изложить этапы при проектировании организации;
• проанализировать модели и методы организационного проектирования описать проблему неработоспособности подходов;
• найти возможности оптимизации современных подходов.

Курсовая работа выполнена на 34 страницах печатного текста и включает введение, три главы с отдельными параграфами, заключение, список использованных источников из 30 наименований. Также работа включает 3 рисунка и 1 таблицу.

Глава 1. Общие теоретические сведения про проектирование организации

1.1 Сущность, цели и задачи проектирования организации

Проектирование организации представляет собой процесс создания новой организации, в том числе совершенствование существующих организаций, которое невозможно осуществить без предварительной подготовки проекта. Проектирование организации необходимо для создания прототипа (прообраза) создаваемой организации (ее изменений). [2, c.71]

И. И. Мазур и В. Д. Шапиро под организационным проектированием понимают процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, персонал, системы решений и поощрений, неформальная организация и организационная культура и др.) и её стратегией. Организационное проектирование применяется на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, внедрением новой техники и технологии, выпуском новой продукции. В том и другом случае может быть составлен реальный документ: раздел бизнес-плана; организационный проект как составная часть технического проекта ре- конструкции и т. п.. Здесь также фактически идёт речь об упорядочении системы, но уже существует указание на критерий такого упорядочения: соответствие структурных характеристик системы стратегии. [13, c.74]

О.С. Виханский и А.И. Наумов отмечают, что организационное проектирование должно учитывать не только изменение внутренних факторов, но также состояние и развитие внешней среды организации. [19, c.52]

Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных.

Цель проектирования организации – создание новых предприятий, фирм, включая организационные структуры, механизмы и связи или реконструкция действующих организаций (поиск эффективного сочетания организационных элементов), а также установка наилучшего соответствия между ними. Также целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом – комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы. [18, c.106]

Таким образом, продуктами организационного проектирования являются любые организационные нововведения, то есть новые структуры или процессы. Организационное проектирование может быть направлено: на создание новой системы или процесса; на частичное усовершенствование системы или процесса; на их радикальное преобразование. [25, c.39]

С нуля проектирование организационных систем происходит очень редко, чаще всего проектирование организации имеет отношение к развитию, расширению, реструктуризацию, модернизацию, реконструкцию, диверсификацию, техническому и технологическому перевооружению действующих систем. Графически, в соотнесении со стратегическими целями это отображено на рис. 1. [29, c.81]

Рисунок 1. Этапность проектирования организации

Основные задачи организационного проектирования: набор функционально обособленных элементов организации и связей между ними; определение форм и методов реализации этих связей, необходимых полномочий; закрепление их в нормативных документах. [14, c.25]

Таким образом, в литературе под организационным проектированием понимаются различные, хотя и близкие по значению виды деятельности. Можно дать следующее определение организационного проектирования: организационное проектирование – это обособленная сфера управленческой деятельности, заключающаяся в разработке и внедрении организационных проектов. [16]

Организационный проект, в свою очередь, рассматривается как проект организации системы управления, разработанный на основании заранее заданных критериев его эффективности и позволяющий обеспечивать достижение поставленных перед организацией целей.

1.2 Исторический экскурс использования принципов проектирования организации

Совершенствование методологии проектирования организационных структур управления в соответствии с изменяющимися условиями является одной из важнейших задач современного менеджмента и теории организации. На рис. 2 отражено развитие взглядов на проектирование организации. [15, c.66]

Проблемы построения эффективных организационных структур находятся в центре внимания ученых уже более века. Анализ теории и практики построения организационных структур показал, что формирование управленческих подразделений находится под существенным влиянием внешней и внутренней среды организации. Это является главной причиной невозможности применения некой единой модели управленческой структуры для всех организаций. На протяжении XX века взгляды на природу и построение организаций эволюционировали, и в результате были сформулированы основные подходы к организационному проектированию: системный, целевой, ситуационный и эволюционный.

Рисунок 2. Эволюция подходов при проектировании организации

Современные компании функционируют в условиях динамичной внешней среды и вынуждены мгновенно отвечать изменениям рынка. При этом недостаточно просто приспосабливаться к изменениям, стратегически эффективные организации играют на опережение, то есть сами становятся агентами изменений и формируют новые рынки, обыгрывая более пассивных конкурентов. Это обусловливает переход к гибким, органическим типам организационной структуры, в частности, к сетевым, виртуальным организациям, структурам смешанного типа. [14; 18]

Параллельно с изменением организационных структур происходит и изменение методологических подходов к их формированию. Формализованные жесткие технологии построения организационных структур прошлого века постепенно уступают место представлениям о «естественном» формировании структур адхократического типа. [17, c.732]

1.3 Основные теоретические положения при проектировании

Научно-организационное проектирование призвано создать для любой организации дополнительный исполнительный механизм, благодаря которому она будет существовать, мобильно приспосабливаясь к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, и реализовывать свою стратегию. Организационное проектирование направлено на поиск и строительство организационных структур адекватно отвечающих потребностям рынка. [12, c.95]

В процесс деятельности по организационному проектированию вырабатывается механизм принятия решений по следующим вопросам (рис. 3).

Рисунок 3. механизм принятия решений при проектировании организации [11; 15]

Из рисунка 3 видно, что в круг вопросов, решаемых в контексте процедуры по научно-организационному проектированию входят механизмы формирования целесообразной управленческой системы, структура которой сможет при минимальных экономических затратах на её содержание мобильно и эффективно обеспечивать достижение стратегических и оперативных целей организации. В результате научно-организационного проектирования компания получает организационную структуру, основанную на рациональном распределении функций (верхнего уровня) по подразделениям, системе делегирования полномочий, системе ответственности и экономичности. Результаты проекта по организационному развитию фиксируются в положениях об организационной структуре, подразделениях и службах. Важно, что результаты организационного проектирования предоставляются не только в виде бумажных документов и схем, но и в виде электронных моделей, которые представляют собой комплекс альтернативных стратегий. [10, c.43]

Современная организация для успешного функционирования на рынке должна осуществлять несколько видов работ при проектировании организации, или функций, в том числе: планирование; производство; финансы; предпринимательство; информация; маркетинг; инновации; социальное развитие. [3, c.91]

Некоторые авторы добавляют сюда также функцию «администрирование», включая в нее прежде всего такие виды деятельности, как: целеполагание, разработка стратегии, проектирование работы, мотивирование персонала, координация работ, учет результатов работы, контроль. [6, c.232]

Каждая функция управления имеет некоторое содержание, предполагает выполнение нескольких (набора) действий, в определенной последовательности.

Современная организация должна непременно выполнять определенные виды работ, обеспечивающие ее существование во взаимодействии с внешней средой.

К основным процессам, связанным с организационным проектированием, относят структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию. Все они тесно взаимосвязаны и обычно вытекают друг из друга.

Композиция заключается в определении направлений деятельности организации, её подразделений с учётом технологических, информационных и иных взаимосвязей между ними и в разработке общей структурной схемы.

Здесь формулируются основные требования к особенностям характера взаимодействия и механизма функционирования организации, и её отдельных элементов (цели, число уровней управления, степень централизации и децентрализации, способы осуществления внутренних и внешних контактов, принципы подбора и продвижения кадров, оплаты труда, стимулирования и проч.). [5, c.50]

В процессе структуризации исходя из организационных целей определяются внутренняя структура подразделений, задачи, стоящие перед ними в целом, рабочими местами и должностями, их полномочия, связи и т. п.

Под регламентацией понимается разработка обязательных параметров самой организации и протекающих в ней процессов.

Речь идет о правилах, процедурах, нормативах выполнения тех или иных операций, основных функциях работников, величине их полномочий, требуемой квалификации, порядке взаимодействия между ними и т. д. Важным объектом регламентации являются информация, её содержание, периодичность поступления или предоставления. [7, c.140]

Регламентация может осуществляться централизованно, децентрализовано, концентрированно в специальных подразделениях – консультационных центрах.

Она обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся производственных, управленческих или иных действий независимо от личных особенностей тех, кто их выполняет.