Файл: Особенности коммуникаций в организации ( Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности современного менеджера).pdf
Добавлен: 23.04.2023
Просмотров: 291
Скачиваний: 1
Введение
коммуникация управление менеджер
Коммуникация - это процесс обмена информацией между людьми. Внедрение коммуникаций является обязательным процессом, необходимым для любых важных действий управления. Основная цель процесса коммуникации - обеспечить понимание информации, которая является предметом сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения людей, участвующих в общении.
Коммуникации являются основным компонентом деятельности руководителя организации, поскольку связь - это обмен необходимой информацией между людьми. Без обмена информацией руководство и сотрудники организации не смогут работать вместе, а также формулировать задачи, необходимые для достижения поставленных целей.
Основными элементами процесса связи являются отправитель, сообщение, канал и получатель. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных шагов. Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны понимали и делились оригинальной идеей. Это сложно, потому что каждый этап также является точкой, в которой значение может быть искажено или полностью потеряно.
Актуальность этого исследования объясняется тем, что эффективное общение с потребителями в настоящее время рассматривается как ключевой фактор успешного функционирования любого бизнес-субъекта.
Коммуникации выполняются для создания и поддержания необходимых соединений и контактов как во внешней среде, так и внутри организации. Они являются неотъемлемой частью маркетинг-микса (mix) и являются связующим звеном между элементами внутри производственной системы, а также между этой системой и элементами внешней среды.
Тенденция к интеграции маркетинговых коммуникаций, то есть совместное использование комплекса коммуникаций (реклама, общественные отношения, стимулирование сбыта, прямые продажи) является одним из самых значительных достижений последних десятилетий. Интеграция маркетинговых коммуникаций требует создания в организационных структурах управления спецслужбами, осуществляющих координацию всей работы по организации коммуникаций, их планированию и контролю.
Объектом данной работы является коммуникационный процесс.
Предметом данной работы являются особенности коммуникации в организации.
Целью данной работы является изучение особенностей коммуникации в организации.
Для осуществления поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- определить сущность коммуникации;
- выделить особенности коммуникации в организации;
- провести анализ коммуникационных процессов на примере организации.
В работе использовались сравнительный и системный методы исследования, а также методы анализа, синтеза и абстракции.
1 Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности современного менеджера
1.1 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика
Коммуникация - это обмен информацией, на основе которой менеджер получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и принимает решения, принятые сотрудниками организации. Если коммуникация плохо настроена, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неправильно понять, какое руководство хочет от них, или, наконец, межличностные отношения могут пострадать от этого. Эффективность коммуникации часто определяется качеством решений и тем, как они фактически реализуются.
Информация - это только внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в связи с существованием человека и выступает в качестве средства коммуникации.
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут быть отдельные лица, группы и даже целые организации.
В первом случае общение носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, чувств или восприятий, чувств и отношений от одного человека к другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жестами, позу, голос, передача времени, преуменьшение и т. д.), чтобы получить желаемую реакцию в ответ[1].
Коммуникация и информация разные, но связанные понятия. Связь включает в себя как переданное, так и то, как передается это «что». Для того, чтобы общение имело место, необходимо иметь как минимум двух человек.
Коммуникация требует от каждого из участников взаимодействия с руководством. Итак, каждый из участников должен иметь все возможности: видеть, слышать, прикоснуться, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует, чтобы каждая из сторон имела определенные навыки и способности, а также определенную степень взаимопонимания.
Термин «общение» происходит от латинского «communis», что означает «общий»: передающая информация пытается создать «сообщество» с принимающей информацией. Следовательно, связь может быть определена как передача не только информации, но и значения или значения с символами.
Эффективное межличностное общение по ряду причин очень важно для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач основано на прямом взаимодействии людей (босса с подчиненным, подчиненного друг другу) в рамках различных событий.
Во-вторых, межличностное общение - это, пожалуй, лучший способ обсудить и решить проблемы, характеризующие неопределенность и двусмысленность.
Менеджеры тратят 50-90% своего времени на общение. Это может показаться невероятным, но, учитывая, что менеджер должен общаться, выступая в качестве межличностного общения, информационных ролей и ролей, связанных с принятием решений, и выполнять все управленческие функции, все встает на свои места. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных действий менеджера, они называются связующим процессом[2].
Все три ключевые роли менеджеров и все четыре основные функции управления направлены на формулирование организационных целей и их достижение, а также на то, насколько эти цели достигаются, как правило, напрямую зависит от качества коммуникаций. Следовательно, эффективное общение просто необходимо для успеха как отдельного работника, так и организации в целом.
Однако, хотя критическая роль коммуникаций в успехе организаций признана всеми, опросы показывают, что, по мнению 73% американцев, 63% англичан и 85% японских менеджеров, это неэффективные коммуникации, которые сегодня становятся основной барьер для достижения организационных целей. Еще один опрос почти 250 000 сотрудников из двух тысяч компаний показал, что связь является одной из самых серьезных проблем организаций. Поняв суть общения на личном и организационном уровнях, вы можете научиться уменьшать вероятность неэффективного общения и становиться более эффективным менеджером. Эффективный менеджер - это менеджер, который эффективен в сфере связи. Такой менеджер знаком с характером процесса коммуникации, обладает отличными устными и письменными навыками общения и понимает, как на качество связи влияет окружающая среда[3].
Основная задача управления - получение прибыли, которая напрямую зависит от способности менеджера управлять делами. Вы можете видеть связь между коммуникацией, информацией и способностью менеджера работать. Известно, что обмен информацией в организациях не всегда настолько эффективен, насколько это должно быть. На самом деле люди общаются друг с другом менее эффективно, чем думают.
Этот факт был прекрасно иллюстрирован исследованием Р. Ликерт, который проанализировал деятельность бригадных руководителей и их подчиненных от одного из предприятий государственной службы.
В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные могут свободно обсуждать важные деловые проблемы, только 5% признали, что они действительно это делают. В другом исследовании руководитель отдела сообщил, что он дал указания и проинформировал подчиненных о решении по 165 конкретным вопросам. Однако, согласно сообщениям подчиненных, они знали только о своих 84 заказах. Другой исследователь проанализировал деятельность калифорнийской компании в области здравоохранения и выявил серьезные расхождения в оценке эффективности сообщений представителями руководства высшего, среднего и нижнего уровней.
Кроме того, часто переданное сообщение неправильно понимается его получателем, что также является признаком неэффективной коммуникации. Дж. Майнер, выдающийся исследователь в области менеджмента, считает, что только 50% контактов в организации приводят к взаимопониманию между сторонами. И, как правило, причиной этого является неспособность людей учитывать тот факт, что обмен сообщениями является обменом.
Во время обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы, как менеджер, сообщите подчиненному об изменении его рабочего задания, то это только начало процесса обмена. Чтобы коммуникация была эффективной, ваш собеседник должен продемонстрировать, что он понял свою задачу, и какие результаты ожидаются от него. Связь эффективна только в том случае, если одна сторона предлагает информацию, а другая сторона правильно ее понимает, и для этого необходимо уделять большое внимание этому процессу[4].
Процесс коммуникации - это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель коммуникации - достичь понимания обмена информацией, то есть сообщения. Но сам факт обмена информацией сам по себе не гарантирует успешного завершения этого процесса. Вам, конечно, пришлось иметь дело с примерами неэффективной коммуникации с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и определить его эффективность, необходимо иметь представление о том, на каких этапах он состоит.
-
- Процесс коммуникации включает в себя четыре основных элемента:
- Отправитель - это человек, который генерирует идею или выбирает информацию для передачи.
- Сообщение - фактическая информация, закодированная в символах.
- Канал является средством передачи информации.
- Получатель - лицо, которому предназначена информация и которая его интерпретирует[5].
В процессе связи отправитель и получатель проходят через несколько взаимосвязанных этапов. Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи, чтобы обе стороны одинаково понимали оригинальную идею. Это сложно, потому что на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью потерян. Это этапы.
1) Создание идеи.
2) Кодирование и выбор канала.
3) Передача.
4) Декодирование.
Все эти этапы наглядно представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Простая модель процесса коммуникации
Хотя для всего процесса общения часто требуется всего несколько секунд, и поэтому довольно сложно выделить этапы в нем, вам нужно проанализировать каждую из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом этапе. Этот анализ аналогичен изучению кадров очень короткого эпизода кинофильма.
1) Создание идеи. Общение начинается с формулировки идеи или выбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение следует передать. К сожалению, многие такие попытки терпят неудачу на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени размышлению над идеей. Важность этого этапа подчеркивается К. Дэвисом: «Неудачно составленное сообщение не улучшит ни глянцевую бумагу, ни громкоговоритель. Девизом этого этапа является «Не начинайте говорить, не задумываясь».
Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передана. Отправитель только решил, какую концепцию он хочет передать. Для этого необходимо учитывать многие факторы. Например, менеджер, который хочет сообщить людям о результатах оценки своей деятельности, должен четко понимать, что ему нужно донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как улучшить результаты. Его послание не должно состоять из смутных похвалы общего характера или критики[6].
Этот пример также отражает взаимосвязь между восприятием и коммуникацией. Если менеджер считает, что его подчиненные могут развиваться и совершенствоваться, и, следовательно, информация об оценке результатов их деятельности будет им полезна, то, по всей вероятности, он найдет позитивные конструктивные идеи. Если менеджер воспринимает подчиненных, как детей, которым нужно точно сказать, в чем они ошибаются, и показал им правильный путь, то, скорее всего, сообщения, которые они передают, будут основываться на негативной критике, характерной для этого способа мышления.