Файл: Проектирование организации (на примере ООО «Бай Рус»).pdf

Источник: составлено автором на основе данных компании

Наибольшее число сотрудников ООО «Бай Рус» находится в возрасте от 21 года до 30 лет, что составляет 34,6% от общего числа сотрудников, при этом 22,9% - это женщины. Дело в том, что большее число сотрудников ООО «Бай Рус» занято в сети магазинов и, как правило, это кассиры, а кассирами в свою очередь являются женщины. Самое меньшее число сотрудников имеет возраст от 51года до 60 лет – 1340 человек, из которых 1,5% - мужчины и 0,8% - женщины.

Таблица 9

Половозрастной состав ООО «Бай Рус» за 2017 г.

Источник: составлено автором на основе данных компании

Наибольшее число сотрудников ООО «Бай Рус» в 2017 году так же находится в возрасте от 21 года до 30 лет, что составляет 32% от общего числа сотрудников. К 2017 году увеличился % мужчин и женщин в возрасте от 51 до 60 лет, из которых 1,46% - мужчины и 3,08% - женщины.

Важным этапом в работе ООО «Бай Рус» является подбор и расстановка кадров. В ООО «Бай Рус» отдел персонала условно разделен на 2 группы. Первая занимается подбором кадров в офис компании, а вторая – в сети магазинов «Бай Рус».

При анализе организационной системы следует рассматривать отношения ее элементов, а также механизм взаимодействия этих элементов.

Руководство текущей деятельностью обществом осуществляется единоличным исполнительным органом - директором. Права и обязанности директора определяются Уставом и Положением о директоре, утверждаемым Советом директоров. Контракт с директором подписывается председателем Совета директоров или лицом, уполномоченным Советом директоров Общества.

Организационная структура исследуемого нами предприятия довольно сложна. Она является дивизионально-региональной. Количество подчиненных напрямую к генеральному директору составляет 15 человек, это приводит к чрезмерной загрузке руководителя и негативно сказывается на принятии генеральным директором ООО «Бай Рус» управленческих решений, следовательно, на деятельности предприятия в целом, так как эффективным числом подчиненных считается от 4 до 7 человек. Такой минимум обеспечивает рациональную управляемость персоналом.

Рассмотрим основные преимущества, присущие данной структуре:

• более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией сотрудников;
• развитие функциональной профессиональной компетентности.

Обратим внимание и на недостатки действующей структуры управления:

• склонность подразделений к реализации «своих» функциональных интересов;
• тенденция к чрезмерной централизации;
• дублирования управленческих функций.

Рассмотрим основные имеющиеся в организации проблемы:

• наличие большого числа заместителей, напрямую подчиненных руководителю;
• отсутствие отдела рекламы.

Реклама является неотъемлемой частью торгового предприятия, она способствует сбыту и продвижению товара на рынок [9, c. 83]. ООО «Бай Рус» рекламе уделяет недостаточное количество времени и средств. Функции рекламы возлагаются на отдел маркетинга и в организационной структуре не отражается. Основными обязанностями отдела маркетинга является исследование рынка, потребителей и конкурентов, а рекламой практически никто не занимается. Участие в выставках готовятся маркетологами в основном формально: организация стендов удовлетворительная, любой комплекс стимулирования сбыта отсутствует;

• отсутствие службы управления корпоративной культурой.

Нами был проведен опрос руководителей и специалистов, характеризующие эффективность существующей структуры управления ООО «Бай Рус».

Исследуем результаты более подробно.

На вопрос: «Имеете ли Вы представление об организационной структуре управления компании?» были получены данные, представленные на рисунке 1.

Из рисунка 1 видно, что 73,4% опрошенных четко представляют себе действующую структуру управления; 19,7% имеют лишь общее понятие о ней; 2,6% работников не представляют себе структуру управления и 4,3% респондентов не смогли ответить.

Рис. 1. Представление о структуре управления

ООО «Бай Рус»

Источник: составлено автором на основе данных компании

При этом источником информации об организационной структуре управления являлись: документы, издаваемые в компании (51,4%); информация, полученная из бесед с непосредственным руководителем (45,8%) и из бесед с коллегами (2,8%) (рисунок 2).

Рис. 2. Источники информации об организационной структуре ООО «Бай Рус»

Источник: составлено автором на основе данных компании

Данные, представлены на рисунке 2 наглядно свидетельствуют о том, что одним из основных источников информации по данному исследованию является устная информация.

Представим сильные и слабые стороны организационной системы в таблице 10.

Таблица 10

Сильные и слабые стороны организационной системы ООО «Бай Рус»

Источник: составлено автором на основе данных компании

Выявленные данные требуют особого внимания, в связи с этим мы предлагаем к внедрению ряд предложений по совершенствованию действующей структуры управления ООО «Бай Рус».

3. Пути совершенствования процесса проектирования организации ООО «Бай Рус»

3.1. Основные направления совершенствования организационной системы ООО «Бай Рус»

В рамках рассматриваемой организационной системы можно сделать упор на децентрализацию полномочий с тем, чтобы дать нижестоящим руководителям право самим принимать важные решения. Потенциальные преимущества такой схемы заключаются:

• в улучшении взаимодействия и обмена информацией между руководством разных уровней (т.е. по вертикали);
• в повышении эффективности процесса принятия решений;
• в усилении мотивации деятельности руководителей;
• в улучшении подготовки руководителей разных уровней.

Организационная структура ООО «Бай Рус», чрезмерно насыщена линейными руководителями. Количество руководителей, подчиняющихся генеральному директору, составляет 15 человек, в то время, как эффективным числом подчиненных на верхнем уровне, считается 4-7 человек.

Для эффективного распределения полномочий важную роль играет норма управляемости (масштаб управляемости) – оптимальное число подчиненных, которыми эффективно может руководить один руководитель [8].

Норма устанавливается посредством делегирования линейных полномочий. Для эффективности принятия управленческих решений, руководителю предприятия не должно подчиняться более 7 человек. При таком количестве подчиненных, руководителю останется больше времени для анализа отчетности подразделений, что положительно скажется на выборе оптимального решения.

Однако, по нашему мнению, необходимо в данном случае применить так называемое «управление по процессам» (основа – «управление по целям» П. Друкера). Такое управление в настоящее время воспринимается современными российскими менеджерами неоднозначно. Суть его состоит в контроле не технологий исполнения работ, а непосредственно результатов работ. Реально делегируются полномочия и ответственность. Исполнитель вправе сам выбирать технологии необходимые для достижения результата. К уровню квалификации исполнителя предъявляются серьезные требования.

Процессное управление, ориентированное на общий результат, складывающийся из локальных достижений, в нашем случае наиболее предпочтителен. Данный подход позволит сократить количество работающих за счет делегирования полномочий, придать деятельности предприятия целенаправленность и сформировать эффективную систему мотивации работы персонала ООО «Бай Рус».

3.2. Оценка социально-экономической эффективности предложенных мероприятий

Затраты на внедрение мероприятий по совершенствованию структуры управления ООО «Бай Рус» представлены в таблице 11.

Таблица 11

Затраты на внедрение службы рекламы

Источник: составлено автором на основе данных компании

В данной таблице необходимо было бы рассмотреть годовые затраты на обеспечение связью (телефон, электронная почта) созданной службы, но так как сотрудники были переведены из службы торгового маркетинга, расчеты не имеют особого значения.

Как видно из таблицы зарплата специалистов составляет 250 тыс.руб., точнее специалиста привлеченного со стороны, который будет наделен обязанностями начальника отдела рекламы. Заработную плату оставшихся специалистов мы не вносим в данную таблицу, так как они изначально являются сотрудниками ООО «Бай Рус». Стоимость офисной мебели составит по проекту 27 тыс. руб., эта сумма рассчитана для привлеченного специалиста, остальные 4 сотрудника не нуждаются в офисной мебели, так как были переведены из службы маркетинга и уже имеют оснащенные рабочие места.

В результате рекомендуемых мероприятий предположительно количество покупателей в 2019 году увеличится на 195 млн. человек относительно к 2017 году и составит 1188 млн. человек (в 2017 году этот показатель составил 993 млн. человек). Можно сделать вывод о том, что необходимо активизировать использование современных средств рекламы, планирования и организации рекламной работы.