Файл: Особенности коммуникаций в организации(Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Конечно, коммуникации очень важны для успеха бизнеса и являются одной из сложных проблем управления. По сути, это своего рода «система кровообращения» организма единой компании. Менеджеры, которые работают эффективно, считают тех, кто эффективен в общении. Менеджеры должны в совершенстве овладеть искусством общения, потому что, образно говоря, они выполняют работу «в руках кого-то другого».

Роль коммуникации очевидна как для малых предприятий, так и для влиятельных компаний и корпораций. Будущее компании как хозяйствующего субъекта на рынке, а также людей, которые там работают, и благополучия всей страны, зависит от эффективности общения и взаимодействия.

Опыт российских и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит в основном от психологического настроя команды. Когда менеджер использует метод «палка и палка», команда нервничает и фрагментирована, что приводит к низкой производительности труда, высокой текучести кадров, отсутствию инициативы, постоянным сплетням, отсутствию инициативы зависть и т.д. привести к чему-то другому, чем смягчение бизнеса и в конечном итоге даже банкротство.

Однако, если менеджер проводит встречи в команде, где обсуждаются определенные проблемы развития, применяет методы поощрения инициативы, работы и т.д., создает благоприятные условия для свободного выражения своего мнения, даже если это не совпадает с руководством, в этом случае персонал легко работать в этой компании. В этом случае люди осознают свою важность и стараются использовать весь свой потенциал и свой интеллект для обеспечения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, что их вопросы можно открыто обсудить на собрании и что они могут принести идеи, за которые они будут вознаграждены морально и финансово. Таким компаниям легче переживать экономические и политические кризисы в стране, потому что, будучи частью единой команды, сотрудники будут помогать друг другу в случае трудностей.

Все это давно достигнуто иностранными менеджерами и многими национальными менеджерами. Но как добиться эффективных коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникационными процессами? Это основные проблемы, волнующие современных российских лидеров.

В контексте вышеизложенного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и национальных менеджеров, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективным развитием, как одного из важнейших факторов Интеграция управления - это коммуникация (до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней отводится определенным видам коммуникации).

Учитывая, что в нашей стране возникновение и формирование коммуникаций (как и всех управленческих) произошло не так давно (10 лет - короткий период), правильный подход – изучить опыт зарубежных компаний и современных российских предпринимателей играет важную роль в их дальнейшем развитии.

В России коммуникации претерпели фундаментальные изменения. Из системы административного управления страна резко перешла на рыночные отношения. Если раньше руководство компании состояло в основном в том, что приказы передавались подчиненным, что не могло быть ни разъяснено, ни обсуждено, инициатива была наказана, и мудрые сотрудники не могли продвинуться в своей работе, сегодня Менеджеры предпочитают иной подход к организации работы с подчиненными. Инициатива теперь приветствуется, организуются общие коллективные собрания, в ходе которых обсуждаются проблемы развития общества, выслушиваются просьбы и предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные стимулы. Таким образом, в административной командной системе были компании с установленными коммуникациями, но они преобладали в основном с изолированными коммуникационными потоками, без возврата и т.д. Таким образом, в настоящее время в некоторых компаниях, где структура управления слаба, коммуникации строятся с ошибками.

Целью курсовой работы является изучение сущности общения, а также того, что можно сделать для более эффективного обмена информацией между менеджерами и за их пределами.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

• изучить сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса на современном предприятии;
• проанализировать систему связи на базе компании «Trade Master»;
• внести предложения и рекомендации по улучшению коммуникационной политики компании.

Объектом данной курсовой работы является общение как поведенческая деятельность субъектов, а предметом является умелое использование эффективного общения со стороны менеджеров для достижения целей организации.

1. Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности современного менеджера

1.1 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого менеджер получает необходимую информацию для принятия эффективных решений и сообщает о принятых решениях работникам организации. Если коммуникации плохо установлены, решения могут быть неправильными, люди могут неправильно понять, чего хотят от них лидеры, или могут пострадать межличностные отношения. Эффективность коммуникаций часто определяется качеством решений и тем, как они на самом деле реализуются.

Информация - это только внешнее проявление общения, его результат. Информация играет центральную роль в существовании человека в общении и является средством общения [3, с.124].

В процессе общения информация передается от одного субъекта к другому. Темами могут быть отдельные лица, группы и даже целые организации.

В первом случае общение носит межличностный характер и достигается передачей идей, фактов, мнений, подсказок, чувств или восприятий, чувств и отношений от одного человека к другому в устной форме или другая форма (письмо, жесты, голосовые позы, временная передача, недооценка и т.д.) для получения желаемого ответа в ответ.

Коммуникация и информация разные, но связанные понятия. Сообщение включает в себя то, что передается и как это «что» передается. Чтобы общение состоялось, у вас должно быть, как минимум два человека.

Коммуникация предъявляет требования к каждому участнику управленческого взаимодействия. Таким образом, каждый из участников должен иметь все возможности видеть, слышать, осязать, обонять и пробовать на вкус. Эффективное общение требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимопонимания.

Термин «общение» происходит от латинского «communis», что означает «общий»: тот, кто передает информацию, пытается установить «сходство» с полученной информацией. Следовательно, сообщение может быть определено как передача не только информации, но также значения или значения посредством символов.

Эффективное межличностное общение по многим причинам очень важно для успеха менеджмента. Во-первых, решением многих управленческих задач является непосредственное взаимодействие людей (лидера с подчиненным, подчиненных между ними) в различных событиях.

Во-вторых, межличностное общение, вероятно, является наилучшим способом обсуждения и решения проблем, характеризующих неопределенность и неоднозначность [1, с. 380].

Менеджеры тратят от 50% до 90% своего времени на общение. Это может показаться невероятным, но, если вы считаете, что менеджер должен общаться, выполняя роли межличностного общения, информационную роль и роль, связанную с принятием решений, а также выполнять все функции управления, все входит вместо этого. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов деятельности менеджера, они называются процессом подключения.

Три ключевые управленческие роли менеджеров и четыре основные управленческие функции предназначены для формулирования целей организации и их достижения, а степень, в которой эти цели достигаются, обычно зависит от качества коммуникаций. Следовательно, эффективное общение просто необходимо для достижения успеха, как отдельного человека, так и всей организации в целом.

Однако, хотя решающую роль коммуникации в успехе организаций признают все, опросы показывают, что, по мнению 73% американских лидеров, 63% британских лидеров и 85% японских лидеров, именно неэффективные коммуникации становятся главное препятствие на пути достижения организационных целей. Другое исследование, в котором приняли участие около 250 000 работников двух тысяч компаний, показало, что коммуникация является одной из самых серьезных проблем для организаций. Поняв суть общения на личном и организационном уровнях, можно научиться снижать риск неэффективного общения и стать более эффективным менеджером. Эффективный менеджер - это менеджер, который эффективен именно в сфере коммуникации. Такой менеджер знаком с характером процесса общения, обладает отличными устными и письменными навыками общения и понимает, как окружающая среда влияет на качество общения [4, с. 150].

Основная задача менеджмента - получение прибыли, которая напрямую зависит от способности менеджера управлять бизнесом. Вы можете видеть связь между коммуникацией, информацией и способностью менеджера работать. Мы знаем, что обмен информацией внутри организаций не всегда так эффективен, как следовало бы. На самом деле люди общаются друг с другом менее эффективно, чем они думают.

Этот факт прекрасно иллюстрирует исследование Р. Лайкерта, в котором анализировалась деятельность мастеров и их подчиненных в одной из государственных служб.

В то время как 85% руководителей сайтов чувствовали, что их подчиненные могут свободно обсуждать важные вопросы бизнеса, только 5% признались, что фактически делают это. В другом исследовании начальник отдела указал, что дал указания и сообщил подчиненному о решении по 165 конкретным пунктам. Однако, по словам их подчиненных, они знали только 84 его приказа. Другой исследователь проанализировал бизнес в области здравоохранения в калифорнийской компании и обнаружил серьезные расхождения в оценке эффективности коммуникаций высшего, среднего и более низкого уровня.

Кроме того, отправленное сообщение часто неправильно понимается получателем, что также является признаком неэффективного общения. Дж. Майнер, заслуженный исследователь в области управления, считает, что только 50% контактов в рамках организации позволяют взаимопонимание сторон. И, как правило, причина заключается в неспособности людей учитывать тот факт, что общение является обменом.

Во время обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы, как менеджер, информируете подчиненного об изменении назначения его работы, это только начало процесса обмена. Чтобы общение было эффективным, ваш интервьюер должен продемонстрировать, что вы понимаете свою задачу и ожидаемые результаты. Коммуникация эффективна, только если одна сторона предоставляет информацию, а другая воспринимает ее правильно. Для этого к этому процессу нужно относиться с большой осторожностью.

Процесс общения - обмен информацией между двумя и более людьми.

Основная цель общения состоит в том, чтобы прийти к пониманию обмениваемой информации, то есть сообщений. Но простой обмен информацией не гарантирует успех процесса. Конечно, вы сталкивались с примерами неэффективного общения с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, что определяет его эффективность, необходимо составить представление о его этапах.

Процесс общения включает в себя четыре основных элемента:

1) Отправитель - человек, который генерирует идею или выбирает информацию для передачи.

2) Сообщение - актуальная информация, закодированная в символах.

3) Канал - средство передачи информации.

4) Получатель - лицо, которому предназначена информация и которая ее интерпретирует.

Во время связи отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - написать сообщение и использовать канал для его передачи, чтобы обе стороны также поняли оригинальную идею. Это сложно, потому что на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью потерян. Вот шаги:

1) Генерирование идеи.

2) Кодирование и выбор канала.

3) Передача.

4) Декодирование.

Хотя процесс коммуникации часто занимает всего несколько секунд, поэтому трудно выделить этапы, вам необходимо проанализировать каждый этап и обсудить проблемы на каждом из них. Этот анализ похож на изучение постановки очень короткого эпизода фильма.

1) Генерирование идей.

Общение начинается с формулировки идей или выбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение передать. К сожалению, многие такие попытки проваливаются на первом этапе, потому что отправитель не тратит достаточно времени на обдумывание идеи. К. Дэвис подчеркивает важность этого шага: «Плохо отформатированное сообщение не будет улучшено глянцевой бумагой или громкоговорителем. Девиз этого шага: «Не начинай говорить, не начав думать».