Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие менеджмента и его сущность).pdf

Кроме прочего, существует теория потребностей МакКлелланда^[15].

Рисунок 2.

Теория трёх типов потребностей Д.МакКлелланда

Эта теория делает акцент на потребности высших уровней. В связи с этим, выделяют три типа потребностей: власть, успех и причастность. Потребность власти – это стремление оказывать воздействие на других людей. Потребность успеха удовлетворяется не успехом конкретного человека, а процессом доведения работы до успешного завершения. Потребность в причастности схожа с мотивацией по Маслоу, так как сотрудники заинтересованы в компании знакомых, налаживании дружеских взаимоотношений.

Кроме этого, во второй половине 50-х годов, Фредерик Герцберг разработал свою теорию мотивации. Она базировалась на потребностях с мотивирующими (успех, продвижение по службе) и гигиеническими факторами (условия работы, заработок, межличностные отношения).

Помимо потребностей и вознаграждения человеком также могут двигать другие причины и основания – ценности. Ценности – это потребности людей, выработанные, обобщенные и общепринятые в результате их взаимодействия и обоюдного согласования. Ценности обеспечивают непредвзятую оценку всего того, что происходит в действительности.

Стимулы – это раздражители или рычаги воздействия, которые вызывают определённые мотивы. Это возможность получения средств удовлетворения своих потребностей за выполнение конкретных действий. В качестве стимулов могут выступать действия других людей, отдельные предметы и возможности. Человек на многие стимулы реагирует не всегда осознано, а реакция на некоторые стимулы не всегда поддается контролю.

Стимулирование – это процесс использования разных стимулов с целью мотивации людей. Стимулирование имеет разнообразные формы. В практике управления более обширное распространение получило материальное стимулирование. Стимулирование представляет собой комплекс из таких составляющих, как:

1. Производственные условия: нормирование, организация труда, его характер и содержание, морально-психологический климат и идейно-воспитательная работа;

2. Условия жизнедеятельности: материальные, духовные, социальные и политические;

3. Стимулы: финансовые, моральные, коллективные, индивидуальные, правовые, эстетические;

4. Результаты: экономические, социально-экономические и социальные.

Менеджер обязан стремиться к тому, чтобы мотивы деятельности обеспечивали максимальное удовлетворение от работы.

Необходимо формировать систему стимулов, соответствующих мотивам сотрудников и направляющих их деятельность в единное русло. Для этого необходимо понимать, как функционируют мотивы и стимулы. Стимулы становятся эффективными только тогда, когда они согласуются с внутренними мотивами работников и соответствуют им.

Опираясь на разнообразные теории мотивации, можно выделить некоторые её принципы:

1. Установление конкретных целей и задач.

2. Согласование целей и вознаграждения, установление критериев оценки.

3. Гласность и присутствие обратной связи.

4. Создание благоприятных условий для эффективной деятельности.

5. Единство нравственных и материальных методов стимулирования.

6. Учет индивидуальных качеств сотрудников.

7. Использование в большей степени положительных стимулов.

В настоящее время большой интерес уделяется материальному стимулированию, и это не случайно, т.к. деньги и материальные блага обеспечивают существование людей.

2.4 Контроль

Процесс обеспечения достижения организацией её целей называется контролем. Этот процесс включает в себя установление стандартов, измерение фактических результатов и корректирующие действия в случае, если эти результаты всерьёз отклоняются от стандартов.

Контроль, как правило, ассоциируют с властью, командованием. Подобное представление о контроле уводит в сторону от основного содержания функции контроля^[16].

Понятие «контроль», как вид административной деятельности, выходит за границы определения «контролирование». Кроме того, он включает главную деятельность менеджера – управление.

Управленческий контроль не является единовременной акцией. Это непрерывный процесс, включающий наблюдение и регулирование различных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения управленческих задач.

Эффективный управленческий контроль формируется на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обеспечивает наблюдение за реализацией стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры имели возможность определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо внести изменения или применить регулирующие меры^[17].

Контроль как основная функция менеджмента объединяет между собой все виды управленческой деятельности. Процесс контроля заключается в установке стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов. Контроль выявляет проблемы, предпосылки их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.

Как видно из определения, контроль имеет большее отношение к процедуре оценки успешности выполнения запланированных организацией планов, и меньшее – к отдаче приказов сотрудникам. Слово «контроль» первоначально применялось в бухгалтерском учете с целью отражения практики хозяйственной деятельности организации. Теоретики бизнеса и некоторые управляющие до сих пор используют непосредственно это значение.

Однако функцию контроля, в классическом менеджменте, следует понимать как вид управленческой деятельности, с помощью которого можно удерживать организацию на правильном пути, сопоставляя показатели её деятельности с установленными стандартами.

Некоторые организации сформировали целые системы контроля. Их функции заключаются в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями и реальными показателями деятельности организации. Для менеджмента свойственно большое количество не только различных видов планов, но и видов систем контроля. Все без исключения системы контроля базируются на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозируемыми. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить отрицательное воздействие, либо усилить влияние, если результаты положительные.

Основной смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в увеличении эффективности управленческого процесса. Обладая большим спектром влияния на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов.

Объектами контроля выступают предприятия и организации. Предметами контроля являются процессы, протекающие в организации или её элементы. Субъектами контроля могут выступать менеджеры, отделы технического контроля и государственные органы. Главные инструменты выполнения функции контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учёт и анализ.

В управлении различают три ключевых вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль начинается до решения установленной задачи. Как правило, он осуществляется до и во время определения целей деятельности предприятия, а также планирования операций по их решению. Главным механизмом предварительного контроля является реализация правил, процедур и политик. Поскольку, они создаются с целью поддержки планов. Их строгое соблюдение – это отличный метод удостовериться, что всё идёт в нужном направлении.

Основной инструмент предварительного контроля – бюджет, который является также главным механизмом функции планирования. Благодаря бюджету, организация может быть уверена, что наличные средства будут в наличии, когда в них возникнет потребность.

В процессе предварительного контроля, возможно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Такой вид контоля имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Диагностический контроль содержит в себе такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы, которые указывают на то, что в организации что-то не в порядке. Терапевтический контроль даёт возможность не только выявить отклонения от нормативов, но и осуществить корректирующие мероприятия.

Текущий контроль проводится с момента начала управленческой или хозяйственной операции до этапа получения необходимого результата. Этот вид контроля осуществляется непосредственно в процессе деятельности. Целью текущего контроля является своевременное выявление отклонений от намеченных планов, с целью устранения серьезных ошибок в деятельности предприятия. Как правило, такой вид контроля осуществляет менеджер или специально сформированное подразделение, которое подчиняется менеджеру высшего звена. Формы текущего контроля разнообразны. Их тип зависит от факторов объективного и субъективного характера. К первой группе относятся установленные на предприятии правила и нормы контроля. Вторая группа определяется индивидуальными качествами менеджера.

Текущий и заключительный контроль базируется на обратных связях. Обратная связь – это сведения о результатах. Системы обратной связи дают возможность менеджерам выявлять и корректировать многие непредвиденные проблемы до того, как они приведут к отклонению от наиболее эффективного маршрута для достижения поставленных целей. Управляющие системы в организациях обладают разомкнутой обратной связью, так как руководящий сотрудник, может вмешиваться в её работу, изменяя как цели системы, так и характер её деятельности.

Руководители, придерживающиеся демократического или либерального стиля управления, обязаны учитывать вероятность появления негативных эмоций работников, чью деятельность они контролируют. Чтобы исключить это, необходимо осуществлять контроль не навязчиво, не вызывая у сотрудников страха перед возможными неприятностями за ошибки в работе.

Иная точка зрения характерна для менеджеров более жёсткого стиля управления, которые намеренно делают процесс контроля видимым, указывая работникам, по каким критериям и параметрам он будет осуществляться. Такой контроль обладает задачей не выявить ошибки или нарушения, а избежать их. Эффективность такого вида контроля продолжительное время считалась неоспоримой, даже при наличии значительных издержек, т.е. частых стрессов и срывов в поведении сотрудников. Современные направления теории менеджмента, советуют не применять этот тип контроля или хотя бы, совмещать её с другими менее стрессовыми формами.

Заключительный контроль – это контроль параметров и результатов решения задачи^[18]. Такой тип контроля предоставляет менеджеру сведения, позволяющие планировать виды деятельности, подобные или отличающиеся от осуществленной деятельности, и способствует усилению такого фактора, как мотивация. Заключительный контроль осуществляется уже после того, как работа закончена или истекло отведенное для неё время.

Контроль в деятельности менеджеров организации содержит в себе ещё ряд важных аспектов: выбор формы и приёмов контроля, выявление связи контроля с информационными потоками, условий его эффективного осуществления и поиск в нём инноваций.

Процесс контроля состоит из трёх этапов: установка стандартов, сравнение с ними реальных результатов и осуществление необходимых корректирующих мероприятий.

Первая стадия процесса заключается в установке стандартов. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых сфер, которые определяются при планировании. Стандарты – это конкретные цели, с применением которых оценивается прогресс. Они являются итогом процесса планирования и основываются на многочисленных целях и стратегиях организации.

На втором этапе сравниваются показатели функционирования с устаовленными стандартами, определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. На этом этапе менеджер должен определить, в какой степени достигнутые результаты отвечают его ожиданиям. При этом нужно принять ещё одно весьма существенное решение: насколько допустимы или сравнительно безопасны выявленные отклонения от стандартов.

Следующая стадия заключается в измерении результатов. Данный этап считается самым сложным и затратным. Сопоставляя измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер приобретает возможность определить, какие действия следует предпринимать. Подобными действиями могут быть изменения отдельных переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Основное предназначение контроля в том, чтобы процесс управления действительно обеспечивал деятельность в соответствии с планом. Если сравнение фактических результатов со стандартами указывает на то, что организация успешно движется к намеченным целям, лучше всего ничего не предпринимать. Со временем, даже самые совершенные методики, становятся неэффективными.