Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов(Концепция процессного подхода).pdf

3) проанализировав каждую процедуру и выявив ее очевидные недостатки, можно оценить оптимальность управления бизнес-процессами и оптимальность группы процессов. По результатам оценки оптимальности должны быть выявлены недостатки в процессе и / или группе процессов;

4) затем необходимо разработать предложения по исправлению выявленных недостатков, перестроить модель процесса, учесть предложения по пересмотру действий исполнителей и выдвижению самих исполнителей (при необходимости), а главное - по совершенствованию средств труда. Совершенствование средств труда заключается, конечно, не в разработке экспертных систем (осуществляемых в процессе реинжиниринга), а в совершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении той или иной процедуры;

5) на заключительном этапе необходимо оценить возможное ухудшение от предлагаемых улучшений в других частях процесса, включая возможное сопротивление сотрудников.

Успех оптимизации во многом зависит от точности и глубины понимания текущей ситуации. Для этого необходимо собрать и структурировать оптимальную информацию о деятельности компании. Для того чтобы собрать именно оптимальную информацию, которой не хватает, но и не слишком много, нужно иметь представление об уровнях анализа деятельности. Существует пять основных уровней анализа, которые можно упростить для оптимизации:

Операция - это минимум анализируемой части деятельности отдельного сотрудника, выполняемая им без сознательного контроля, "автоматически", автоматизм ее выполнения приобретается многократным повторением (например, переключить скорость или нажать Ctrl + B в редакторе Microsoft Word, чтобы сделать слово жирным). Любая операция когда-то была действием;

Действие - это ряд последовательных операций, после которых исполнитель осуществляет сознательный контроль (например, припарковаться или выдать разовый пропуск). Причем, выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться на уровень профессионала, а не начинающего сотрудника;

Процедура - это ряд последовательных действий, выполняемых конкретным исполнителем. Процедура должна иметь результат, который, в зависимости от процесса, может быть документом, вещью или недокументированной информацией (устное сообщение, электронная почта, факс);

Бизнес-процесс базового уровня - это последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями, которые приводят к значимому для организации результату. Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, отгрузка товара на склад и т.д.;

Бизнес-линия-это расширенная часть бизнеса организации, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня.

Возникает логичный вопрос-на каком уровне нужно описывать схему этого процесса? Ведь, с одной стороны, не зная, какие операции, действия выполняют сотрудники, и в какой последовательности выполняются процедуры, трудно судить о деятельности всего направления бизнеса и необходимых точках оптимизации. Но, с другой стороны, описание процесса на уровне операций требует слишком много времени и труда.

Поэтому в соответствии со вторым принципом оптимизации («рыба чиста от хвоста») описание деятельности предприятия начинается с описания бизнес-процессов базового уровня, то есть описывается деятельность каждого исполнителя, приводящая к значимому для организации результату. Только отдельные сложные процедуры бизнес-процессов детализируются до уровня действия. Детализация до уровня операций уместна только в случае написания технического задания на автоматизацию бизнес-процесса.

Поскольку оптимизация бизнес-процессов является одним из шагов в более широком применении BPM , она часто путается с другими понятиями, такими как улучшение бизнес-процессов или автоматизация бизнес-процессов.

Вот пример, чтобы продемонстрировать, как выглядят методы оптимизации бизнес-процессов:

Новостной сайт имеет отдельный рабочий процесс для продвижения статей на различных платформах социальных сетей. Однако, анализируя свои процессы, команда маркетологов обнаружила, что они тратят много времени на публикацию статьи несколько раз в день и придумывают уникальные сообщения и изображения для каждой платформы.

Оглядываясь назад на процессы, команда воспользовалась преимуществом подготовки нескольких строк рекламной копии и изображений перед публикацией статьи. Таким образом, продвижение было гораздо более автоматизировано и рабочий процесс был оптимизирован.

Как выбрать идеальный процесс оптимизации программного обеспечения

С бесчисленным программным обеспечением для оптимизации процесса, доступным сегодня, находя тот, который подходит именно вам, вы можете быстро получить подавляющее. Вот некоторые критические возможности, которые вы должны искать при покупке решений для оптимизации процессов.

1. Автоматизация

Эта функция является в значительной степени нет-brainer. Без возможностей автоматизации оптимизация процесса будет очень сложной, если не невозможной. Варианты программного обеспечения, которые вы рассматриваете, должны иметь визуальные конструкторы рабочих процессов и интуитивно понятные строители форм, чтобы упростить работу для бизнес-пользователей. Они также должны иметь настраиваемые уведомления, чтобы включить полностью hands-off процесс.

Учитывая растущую сложность бизнеса, это хорошая идея, чтобы инвестировать в программное обеспечение, которое может помочь вам оптимизировать структурированную и неструктурированную работу. Все процессы, проекты и кейсы требуют оптимизации для достижения бизнес-целей.

2. Управление данными и документами

Плохие данные и управление документооборотом являются факторами, способствующими хаотичному процессу. Хорошие приложения для оптимизации процессов преодолевают эти препятствия с помощью облачного хостинга, что облегчает централизованную базу данных. Они также включают управление доступом на основе ролей, что позволяет предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальным данным.

3. Сотрудничество

Когда компании вырастают за пределы определенного размера, они, как правило, попадают в элеваторные модели функционирования. Это мешает организации достичь оптимальной производительности. Решения по оптимизации процессов позволяют расширить сотрудничество между командами, что приводит к более сплоченным усилиям. Это помогает предотвратить задержки, избыточность и неверные интерпретации, ведущие к ошибкам.

4. Аналитика

Процессы не могут быть оптимизированы без поддержки данных insights. Предприятия должны иметь возможность контролировать свои процессы и измерять производительность, используя соответствующие ключевые показатели эффективности. Компетентные приложения для управления процессами имеют настраиваемые панели мониторинга, которые позволяют компаниям отслеживать процессы в режиме реального времени. Это может помочь организациям быстро устранить узкие места и возможные ошибки, прежде чем они вызовут хаос. Углубленные отчеты также позволяют командам видеть, где процессы нуждаются в настройке и улучшении.

5. Мобильность

Современная бизнес-Арена требует постоянного доступа. Мобильные приложения для оптимизации процессов позволяют организациям оставаться на вершине утверждения и повышения производительности. Организациям больше не нужно будет ждать, пока исполнители процессов получат доступ к программному обеспечению на своих рабочих столах, чтобы поддерживать прогресс.

В целом, следует отметить, что анализ и работа над внутренними бизнес-процессами не является новой идеей, но, как показывает опыт, еще не разработана с той степенью глубины и специфики на внутреннем рынке, когда реальная реализация любого предприятия не вызовет проблем.

1.3 Понимание процессного подхода

Процессный подход означает, что компания улучшает свой бизнес, управляя и совершенствуя некоторые ключевые бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на способность обслуживать своего клиента.

Начиная с выпуска в 2000 году стандарта ISO 9001, все сертифицированные компании ИСО боролись с практическим применением «процессного подхода», который был введен в действующую версию стандарта. На самом деле, помимо сокращения количества требуемых документов, переход на процессный подход был наиболее существенным изменением от более старых редакций ISO 9001.

С точки зрения самого стандарта ISO 9001, «процессный подход» описывается следующим образом:

«Систематическое определение и управление процессами, а также их взаимодействием, с тем чтобы достичь намеченных результатов в соответствии с политикой в области качества и стратегической направленностью организации».

Реальная возможность для измеримой выгоды для бизнеса от ISO 9001 заключается в повышении эффективности, снижении сбоев и повышении уровня производительности для клиентов. Наиболее эффективным «рычагом» ИСО для достижения этих результатов является управление и совершенствование ключевых бизнес-процессов. Часто самые важные процессы в бизнесе являются кросс-функциональными, пересекающими границы внутри вашей организационной структуры. Улучшения в этих процессах имеют постоянную отдачу, если такие улучшения являются устойчивыми. Процессный подход, когда он правильно применяется к СМК, - это способ, которым это делается.

Бизнес-процессы существуют независимо от того, понимает ли компания их или пытается улучшить. Некоторые из них носят скорее неформальный, чем формальный характер. Другие менее эффективны, чем мы предполагаем. Есть те, которые удивительно эффективны, хотя мы не знаем, почему. Процессы-это просто «способ, которым организация делает вещи».

Процессы бывают разных форм и размеров. Процесс может быть настолько же «маленьким», как и задача, которую кто-то должен сделать, например, ввести данные в компьютер. Несколько более широкий процесс будет включать в себя несколько человек в рамках определенного отдела, чтобы завершить что-то, например, собирая и реализуя новую маркетинговую кампанию. Процесс также может охватывать несколько отделов, которые должны работать вместе для достижения общей цели, такой как разработка, производство и выпуск нового продукта или услуги.

Эти различные области процессов иллюстрируют, как более мелкие процессы «вписываются» в более крупные процессы и поддерживают их. Как правило, компания должна рассматривать более крупные процессы, чтобы быть более важным для эффективности бизнеса в целом, чем меньшие из них. Но часто бывает так, что более широкие межфункциональные процессы плохо управляются, несмотря на их большую важность.

Это объясняется тем, что кросс-функциональные процессы пересекают все организационные границы, включая нескольких руководителей департаментов. Организационная структура в этом случае имеет тенденцию работать против эффективности из-за «раздачи полномочий» между отделами и противоречивых целей между организационными группами. Тем не менее, из-за их важности для удовлетворения требований клиентов и целей управления, они должны рассматриваться в числе наиболее важных «ключевых процессов», которые будут управляться в рамках системы ISO.

Теперь рассмотрим, что же участвует в управлении процессами. Управление ключевыми бизнес-процессами в основном предполагает следующее:

1. Определение процессов, которые наиболее непосредственно влияют на работу клиента и общую эффективность бизнеса.
2. Установление надежных показателей эффективности для этих процессов.
3. Возложение ответственности за мониторинг и совершенствование каждого процесса.
4. Надлежащая процедурная документация для контроля каждого процесса.
5. Эффективные действия по устранению препятствий в этом процессе и устранению коренных причин пробелов в производительности.
6. Интеграция процесса с требованиями других бизнес-процессов.

Управление ключевыми процессами должно выступать в качестве «верхнего уровня» СМК – то есть оно должно обеспечивать общую цель и структуру процедур, рабочих инструкций, обучения и т.д., кроме того, выбор процессов и установление показателей процесса должны быть выведены из ваших общих целей бизнеса и качества.

При чтении стандарта ISO 9001: 2015 легко пропустить этот центральный акцент на управлении ключевыми процессами. Это отчасти объясняется тем, что требования к процессам управления разбросаны по всему стандарту под различными заголовками. Для того чтобы составить полное представление, необходимо собрать воедино целый ряд требований.

Полезно начать с введения в стандарт, который вводит понятия управления вашим бизнесом через идентификацию и управление «системой процессов». Перечислены четыре части управления ключевыми процессами: