Файл: «Барьеры на пути эффективных коммуникаций».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Для эффективной работы любой организации, важным аспектом является качественное взаимодействие сотрудников друг с другом. Поэтому я считаю данную тему интересной и важной.

B этой курсовой работе я раскрою методы, варианты развития коммуникаций групп лицо объединенных одной общей целью, опишу какие проблемы возникают на пути образования крепких, эффективных взаимодействий между руководителем и исполнителем и возможные варианты их решений, т.е. совершенствования коммуникаций для эффективной реализации общих целей и задач.

Важно понимать, что же такое коммуникации.

Коммуникации (коммуникационный процесс) – это обмен информацией между людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена – сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

Были проведены исследования, которые показали, что 87% японских, 79% американских, 65% британских руководителей уверенны, что из-за отсутствия эффективных коммуникаций, как внутри организации, так и вне её, сложно добиться высоких показателей, которые как мы знаем напрямую зависят от человека.

Цель курсовой работы: выявить какие барьеры препятствует эффективному развитию коммуникаций.

Задачи курсовой работы: раскрыть для чего нужны коммуникации, а особенно эффективные, виды процессов взаимодействий, виды барьеров и их преодоление.

Кратко охарактеризую источники, использованные в курсовой: те источники, из который я брал информацию являются надежными, потому что были изданы серьезными издательствами, научно исследовательскими институтами. Я выбрал рекомендованную литературу из лекций, а также в нашей электронной библиотеке т.к. считаю свой университет качественным и проверенным источником.

Глава1. Сущность коммуникаций в организации

• 1. Для чего нужны коммуникации

Межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. По данным исследований, менеджеры от 50 до 80% рабочего времени проводят в общении с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%. Следовательно, отсутствие навыков межличностных коммуникаций может значительно снизить эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.

Проблема коммуникаций в коллективе является очень весомой, так как было уже сказано до 90% рабочего времени уходить на общение с подчиненными. Хороший руководитель - это психолог. Он знает походы к своему сотруднику, как лучше преподнести информацию, чтобы получатель понял его именно так как нужно. Все эти взаимосвязи возникают для передачи информации, которую шифрует (профессионально, так быстрее получится результат) отправитель информации. Есть разные варианты передачи информации. важно уметь ими пользоваться [3, с.120].

Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации [3, с.124].

Необходимым условием коммуникаций, безусловно, является информация. Однако понятие коммуникации не сводиться только лишь к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях помимо информационного фактора важную роль играет личностный фактор. При одинаковом информационном содержании коммуникации могут осуществляться по-разному и приводить к разным результатам в зависимости от личностного фактора: знаний, образования, характера, опыта людей – участников коммуникаций, их взаимоотношений, симпатии и антипатии и много другого.

Варианты коммуникации в организации: формальные и неформальные. Формальные- коммуникациикоторые соответствуют целям деятельности организации, определенным правилам, должностным инструкциям, технологическим процессам и т.п.

При этом содержание информации может быть различным:

· техническая информация (инструкции, стандарты, схемы, технологии и т.п.);

· финансовая информация (отчеты об объемах продаж, прибыли, движении денежных средств и т.п.);

· управленческая информация (планы отделов, результаты контроля, приказы и распоряжения и т.п.);

· информация социально-психологического характера (мнения сотрудников об организации, выражение удовлетворения и недовольства, слухи и т.п.) и др. [3, с.63].

Формальные коммуникации, имеют строго закрепленную форму (отсюда – их название – «формальные»). Например, в организации четко обозначают вопросы, по которым сотрудники могут обращаться к друг другу, место общения, время и т.п. В бюрократических организациях формализации коммуникаций придается очень большое (чаще всего – неоправданно большое) значение. В адаптивных организациях степень формализации коммуникаций значительно ниже, это снимает часть информационных барьеров и увеличивает гибкость компании [2, с.86].

В самом общем случае, элементами коммуникационного процесса являются (рис. 1):

рис.1

1. Отправитель – лицо, которое генерирует информацию и передает ее другому лицу.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал – средство и среда передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует (истолковывает) [3, с.25].

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Вот эти этапы.

1) Генерирование идеи.

2) Кодирование и выбор канала.

3) Передача.

4) Декодирование [4].

Хотя весь процесс коммуникации нередко требует всего нескольких секунд и, следовательно, выделить в нем этапы довольно трудно, нужно проанализировать каждый из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждом из этапов. Этот анализ похож на исследование кадров очень короткого эпизода кинофильма.

1) Генерирование идеи

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Важность данного этапа подчеркивает К. Дэвис: «Неудачно составленное сообщение не улучшат ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель. Девиз данного этапа — «Не начинай говорить, не начав думать» [10, с.490].

Вариант возможных проблем на этапе формирования идеи: директор завода, только что получил от руководства фирмы сообщение, что ему нужно на 10% увеличить выпуск машин, и при этом выплат работникам оставить прежние, несмотря на сверхурочный труд. Тут директор должен проявить свое мастерство в управлении персоналом. И если он не обдумает, как лучше донести эту информацию до сотрудников, а просто передаст им полученное сообщение вышестоящего начальства, то скорее всего возникнет недопонимание, возможно рабочие в лучшем случае поймут только то, что необходимо изменить. Но ситуация может стать положительной, при условии, что директор завода тщательно продумает идеи, которые ему нужно сообщить, он, скорее всего, сделает примерно такие выводы.

1) Важно, чтобы рабочие поняли, какие именно изменения необходимы: увеличение объема производства на 10% без дополнительных сверхурочных выплат.

2) Важно, чтобы рабочие поняли, почему нужны эти изменения, иначе они могут сделать вывод, что компания просто хочет, чтобы они работали больше и столько же получали, что вызовет их негодование.

3) Важно, чтобы рабочие поняли, как осуществить изменения; что нельзя жертвовать качеством продукции во имя увеличения объема производства, иначе продуктивность понизится, а не увеличится, как это подразумевалось в исходном сообщении руководства [5, с.64].

Менеджеры, недостаточно эффективно действующие в процессе коммуникации, часто действуют так потому, что именно так поступают по отношению к ним их начальники, поскольку менеджеры высшего звена часто служат для подчиненных ролевой моделью [6, с.97]. Если наш начальник действует по методу принуждения или неоткровенен с нами, мы, вполне вероятно, поведем себя так же в процессе коммуникации со своими подчиненными. Но следует помнить, что ваше положение отличается от положения вашего начальства, и совсем необязательно копировать его стиль, даже если он эффективен. Но что действительно необходимо, так это понять, какую идею вы хотите донести до того, как вы отправите сообщение, и быть уверенными в адекватности и уместности этой идеи для вашей конкретной ситуации и цели.

2) Кодирование и выбор канала

Чтобы информация дошла до другого коллеги, отправителю нужно ее закодировать, например, слова, жестикуляцию, интонацию. Вот такая передачи информации станет доступна для получателя.

Важно выбрать канал, аналогичный с типом символов, который использовали для кодирования. Есть распространенные, такие как устная речь, письма и электронные принадлежности: компьютеры, электронные письма, видео на записи и видео онлайн. Ну а если так вышло, что канал передачи информации не подошелдля физической формы символов, которые выбраны, то передача не осуществится [5, с.75].

При выборе варианта кодировки сообщения он не должен ограничиваться выбором одного канала. Лучше всегопользоваться комбинацией двух или более средств коммуникации. Это конечно же усложнит процесс, ведь отправителю нужно установить в какой последовательности использовать эти средства передачи информации и понять, как будет их разделять. Но исследования говорят, что при одновременном использовании и устных и письменных средств взаимодействия, во много раз эффективнее, чем, использование одного средства передачи. При обсуждении результатов данного исследования, профессор Т. Митчел отметила: «Общий вывод этой работы — устное сообщение в комбинации с письменным, как правило, в большинстве случаев повышает эффективность коммуникации». Итак, при использовании двух каналов, вы можете найти подходы сложнее и при этом на бумаге зарегистрировать ситуацию. при этом нужно понимать, что не нужно во всех ситуациях коммуникационного процесса включать элемент письма, это приведет к беспорядочному бумажному потоку в компании [8, с.198].

Второй этап можно представить, как операцию упаковки. Ведь всегда отличные товары не продаются так как нуждаются в упаковке, которая именно будет ясной и понятной, и привлекательной для потребителя. А это из-за того, что люди, имеют отличные идеи, но не умеют «упаковать» (кодировать) их по средствам символов и передавать через каналы, топовые и привлекательные для заказчика. И вот в этом случае возможно, что самая лучшая идея может остаться не реализованной.

3) Передача

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.

4) Декодирование

Когда получатель получает сообщений, он декодирует его и каждый по-своему. Декодирование — это превращение сообщения в мысли получателя. Важно, что при декодировании важную роль играет значение символов, которые выбрал отправитель чтобы его верно понял получатель. Ведь нужно чтобы получатель верно понял смысл сообщения [15, с.24].

Обратная связь

Эффективные коммуникации должны быть двусторонними: обратная связь необходима, чтобы определить, насколько сообщение было воспринято и понято... Менеджер не может полагаться на то, что все сказанное или написанное им будет понято точно так, как он хотел. Менеджер, основывающийся на таком ошибочном предположении, изолирует себя от реальности. Не наладив обратной связи с получателем информации, он резко ограничивает эффективность своей управленческой деятельности» [10, с.105].

Чтобы создать эффективные коммуникации важно чтобы они являлись двусторонними. А важный принцип эффективных коммуникаций — это обратная связь, с помощью которой можно определить на сколько верно получатель воспринял переданную вами информацию. Есть менеджеры, которые пренебрегают обратной связи и у них есть большой риск быть не услышанными.

рис.2

Обратная связь в коммуникациях

Обратная связь в управлении хорошо способствует увеличению эффективностикоммуникаций.

Помехи

Часто в процессе обмена информацией происходит некоторое искажение ее смысла из-за присутствия на каждом этапе передачи определенных помех, иногда называемых «информационным шумом». На пути коммуникаций могут появляться преграды: