Файл: Функции процессного подхода.pdf

Выходы, входы и ресурсы должны быть обозначены существительными, так как они являются материальными объектами [18 с.24].

Рисунок 2 - Упрощенная схема процесса

Процесс, показанный на рисунке 2, имеет входы и выходы. Для завершения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура, окружающая среда и т. д.) Процесс управляется владельцем процесса.

Все ресурсы, необходимые для завершения этого процесса, находятся в его распоряжении [6 с.23]. Приведенное выше определение владельца процесса можно дополнить следующим образом: «владелец процесса — это должностное лицо, имеющее в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, контролирующее процесс и несущее ответственность за результаты и эффективность процесса.» [5 с.21]

Далее на рисунке 3 представлена общая схема условного бизнес-процесса с элементами, определенными выше (в формате EPC от англ. Event-driven Process Chain – функционально-событийная диаграмма) [5].

Вложенный процесс

Интерфейс

Событие – Вход

Операция (функция) 1

Владелец процесса

Выходящий информационный ресурс (документ)

Входящий информационный ресурс

(база данных)

Событие внутри процесса

Событие –Выход

Операция (функция) 2

Внешний клиент

Рисунок 3 - Общая схема бизнес-процесса

Одним из важнейших вопросов, возникающих при моделировании бизнес-процессов, является определение необходимой глубины описания. При разложении моделей число объектов на диаграмме растет экспоненциально. Поэтому всегда очень важно изначально определить практически соответствующую степень детализации описания. [20 с.68]

Описание бизнес-процессов верхнего уровня соответствует процессам, которыми управляют топ-менеджеры на уровне заместителей генерального директора [16 с.5].

Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне крупных функциональных подразделений предприятия.

Третий уровень — это уровень функций отделов и подразделений.

Четвертый уровень - функции, выполняемые на рабочем месте и т.д.

Выводы по главе 1: Новейшие достижения в ИТ создали для потребителей новые возможности в части предъявления более высоких требований к производителям и стимулирования конкуренции. В первую очередь, это относится к возможностям потребителей пользоваться персональным компьютером, подключенным к глобальной компьютерной сети.

Бизнес-процессы любой компании меняются. Это обусловлено ростом и развитием бизнеса, рыночными изменениями и изменениями предпочтений клиентов, а также внутренней работой по оптимизации существующих бизнес-процессов. Без хороших инструментов моделирование бизнес-процессов достаточно трудоемкий и сложный процесс. Достоинство рассмотренных систем моделирования бизнес-процессов – простота, доступность к овладению и возможность бесплатного использования.

Глава 2. Оптимизация бизнес-процессов, при помощи процессного подхода

2.1. Понятие оптимизации бизнес-процессов

Главная задача бизнеса — увеличение прибыли, и оптимизация бизнес-процессов на предприятии один из способов достижения этой цели. Процессный подход, который лежит в основе системы автоматизации бизнес-процессов, предусматривает оптимизацию, как неотъемлемую составляющую развития компании и средство сохранения лидирующих позиций в конкурентной среде.

Если рассматривать оптимизацию в целом, то она представляет собой поиск наилучшего решения, которое в результате даст максимальный эффект для бизнеса с минимальными затратами. Невозможно предусмотреть и спрогнозировать все риски и изменения на рынке, поэтому внесение корректировок в уже работающие в компании операции логично и обосновано.

Оптимизация бизнес-процессов в организации преследует аналогичные цели: максимально эффективно настроить задачи в системе, чтобы минимизировать время выполнения операций, финансовые затраты, а также рационально использовать рабочее время сотрудников.

Понятие оптимизация бизнес-процессов можно сравнить с реинжинирингом бизнес-процессов. Реинжиниринг — это коренная перестройка ключевых бизнес-процессов предприятия. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на кардинально новые. Цель реинжиниринга – резкое снижение стоимости бизнес-процессов, затрат времени их проведения, количества сотрудников, участвующих в них. При реинжиниринге обычно меняется и организационная структура компании, а также задачи ее подразделений.

Исследование практики функционирования предприятий различных отраслей промышленности позволило констатировать, реинжиниринг бизнес-процессов вызывает активный интерес специалистов в области менеджмента и информационных технологий [18, с. 77].

М. Хаммер и Дж. Чампи, авторы термина «реинжиниринг», определяют реинжиниринг как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы» [25, с. 134]. Иначе говоря, в отличие от оптимизации, когда речь идет о небольшом усовершенствовании бизнес-процессов предприятий – на 10-100%, реинжиниринг – это кардинальное повышение эффективности бизнес-процессов, в десятки или даже в сотни раз. Справедливо отмечено, что реинжиниринг – способ выживания современных предприятий промышленности в условиях жесткой конкурентной борьбы, как на Российском, так и на мировом рынках.

В данной курсовой работе рассматривается оптимизация бизнес-процессов, и чтобы иметь, четкое понимание разницы между оптимизацией и реинжинирингом бизнес-процессов, различия между ними представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Различия между реинжинирингом и оптимизацией бизнес-процессов

Выбор метода изменения бизнес-процессов – оптимизация или реинжиниринг – определяется тем, насколько показатели предприятия отстают от запланированных. Если затраты превышают запланированные на 10-15% или времени на обслуживание клиентов тратится на 10-15% больше, чем хотелось бы – достаточно оптимизации (например, автоматизировать работу склада или разработать новые правила по повышению качества обслуживанию клиентов). Реинжиниринг нужен в случаях, когда продолжение работы по существующим бизнес-процессам ведет к существенным финансовым потерям (например, существенное падение прибыли из-за того, что появились конкуренты, которые обслуживают клиента в 10 раз быстрее) [21, с. 199].

По словам специалистов в области информационных технологий оптимизацию бизнес-процессов следует проводить, если:

а) оценка фактических показателей затрат, качества вашей продукции, уровня обслуживания клиентов и оперативности работы менее чем на 15 % отличается от желаемого;

б) анализ показал, что проблемы предприятия не требуют кардинальной перестройки структуры и ключевых бизнес-процессов;

в) бизнес-процессы описаны, у каждого сотрудника есть реально действующая инструкция по его действиям во всех бизнес - ситуациях, и требуется автоматизация деятельности (создание или развитие информационной системы).

Обычно предлагаются следующие критерии выбора бизнес-процессов для оптимизации:

а) стратегическая важность процесса для предприятия;

б) финансовая значимость бизнес-процесса для предприятия;

в) значимость бизнес-процесса в рамках системы управления предприятием;

г) периодичность выполнения процесса;

д) ожидания внешних и внутренних потребителей продукции, производимой процессом.

Кроме того, процедура оптимизация бизнес-процессов выступает важнейшим резервом повышения эффективности стратегического управления деятельностью предприятия, следует отметить, механизм гармонизации бизнес-процессов должен включать алгоритмы:

- прогнозного управления, предусматривающего упреждение и подавление отрицательных воздействий внешней среды;

- саморегулирования и адаптации, нацеленные на применение того или иного варианта организации материальных и финансовых бизнес-процессов в зависимости от характера и параметров возмущений внешней и внутрифирменной бизнес-среды (информационного потока), с целью достижения оптимального значения общесистемного критерия эффективности функционирования бизнес - системы;

- управления резервами и ликвидностью, предусматривающий синхронизацию входящих и исходящих финансовых потоков с минимальными курсовыми потерями и риском с целью ускорения оборота капитала и снижения издержек, гармонизации потоков;

- идентификация наиболее эффективного инструмента балансировки материальных и финансовых потоков (Balanced Scorecard). На сегодняшний день проект оптимизации бизнес-процессов на предприятии целесообразно проводить с помощью автоматизации многоаспектной деятельности промышленного предприятия или построения систем с помощью программного инструментария [23, с. 177].

Таким образом, условия и шаги проведения оптимизации выглядят следующим образом:

а) Перед тем, как начинать работу по оптимизации, необходимо описать существующие в компании бизнес-процессы «как есть» (создать их модели). Описания должны быть четкими, однозначными и затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников. Объем моделей может быть разным: как по отдельно выделенному бизнес-процессу, так и по группе взаимосвязанных бизнес-процессов. Безусловно, чем больше процессов описано в модели, тем лучше и шире можно оценить их оптимальность;

б) Оценивая оптимальность, в первую очередь надо анализировать каждую часть бизнес-процесса, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедура). Оценивая ее, надо проверять, к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры;

в) Проанализировав каждую процедуру и определив ее явные недостатки, можно оценить оптимальность управления бизнес-процессом и оптимальность группы процессов. Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и/или группе процессов;

г) Затем надо разработать предложения по исправлению выявленных недостатков, перестроить модель процесса («как будет»), учитывая данные предложения, пересмотреть действия исполнителей и кандидатуры самих исполнителей (если это необходимо), а самое главное — улучшить средства труда. Улучшение средств труда заключается, конечно, не в разработке экспертных систем (осуществляемой в процессе реинжиниринга), а в усовершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры;

д) На завершающем шаге надо оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса, в том числе и возможное сопротивление сотрудников [9, с. 74].

Успешность оптимизации во многом зависит от точности и глубины понимания текущей ситуации. Для этого необходимо собрать и структурировать оптимум информации деятельности компании.

Для того, чтобы собрать именно оптимум информации, то есть не мало, но и не слишком много, надо иметь представление об уровнях анализа деятельности.

В целом следует отметить, анализ и работа над внутренними бизнес-процессами идея далеко не новая, но, как показывает опыт, ещё не разработанная с той степенью глубины и конкретики на отечественном рынке, когда реальное внедрение в жизнь любого предприятия не будет вызывать проблем.