Файл: Функции процессного подхода.pdf

2.2. Определение значимости процесса

Природа процессов используется для описания их важности с точки зрения двух аспектов: пригодности для создания ценности и пригодности для решения стратегических задач [7, с.55].

Процессы можно охарактеризовать их способностью создавать ценность, используя для этого три категории.

1. Процессы, которые создают ценность.

2. Процессы, которые создают возможности для создания ценности.

3. Вспомогательные процессы.

Процессы, создающие ценность, как правило, связаны с основной специализацией предприятия и являются ключевыми для реализации его миссии [8 с.41]. Эти процессы наблюдаются внешними потребителями и ощущаются ими на себе.

Еще одним аспектом является отношение этого процесса к стратегии. В этом измерении процессы классифицируются в соответствии с их важностью для долгосрочных стратегий предприятия.

2.3. Оптимизация бизнес-процесса и анализ эффективности оптимизации с помощью системы Bizagi Process Modeler

Для возможности оптимизации бизнес-процессов, предположим, что некое предприятие N занимается производством климатических камер тепло-холод, предназначенных для проведения температурных испытаний и других лабораторных исследований.

Для оптимизации был выбран процесс покупки стеклопакета для изготовления смотрового окна климатической камеры, для осуществления которого ранее было задействовано несколько поставщиков, представленных в таблице 2. Первый поставщик поставлял стекло, второй осуществлял закалку стекла, третий занимался производством стеклопакета. Транспортировка стекла между поставщиками осуществлялась силами предприятия N.

Таблица 2 - Алгоритм покупки стеклопакета для предприятия N

Для подробного рассмотрения бизнес-процесса покупки стеклопакета для климатической камеры, процесс был смоделирован в системе Bizagi Process Modeler, позволяющей рассчитать трудозатраты и затраты по оплате труда сотрудников, задействованных в бизнес-процессе.

Bizagi Process Modeler это программа, специализирующаяся на разработке диаграмм или цепей бизнес-процессов. Программный продукт Bizagi позволяет строить модели деятельности, выполнять и совершенствовать бизнес-процессы, используя графическую среду, без необходимости программирования.

Моделирование осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов. Это помогает пользователям быстро понимать логику процесса.

Выделяют четыре основные категории элементов:

- Объекты потока управления: события, действия и логические операторы;

- Соединяющие объекты: поток управления, поток сообщений и ассоциации;

- Роли: пулы и дорожки;

- Артефакты: данные, группы и текстовые аннотации.

Элементы этих четырёх категорий позволяют строить простейшие диаграммы бизнес-процессов. Для повышения выразительности модели спецификация разрешает создавать новые типы объектов потока управления и артефактов.

Приступаем к созданию модели бизнес-процесса «Покупка стеклопакета для климатической камеры» в Bizagi Process Modeler. При создании новой диаграммы, в ней автоматически появляется элемент «пул» с названием «Процесс 1». Двойным щелчком левой клавиши мыши выделим название и напишем «Покупка стеклопакета для климатической камеры». В Пул вставим три элемента «Промежуточный этап. Дорожка». Здесь будут указаны исполнители процесса. Согласно таблице 2, это специалист отдела снабжения, директор и бухгалтер предприятия.

С помощью кнопки «Исполнители» во вкладке панели меню Главная откроем список исполнителей и заполним его. Заполнив список исполнителей, возвращаемся к моделированию и выбираем элемент «Старт процесса». Он показывает с чего начинается процесс и не может иметь входящего потока управления. Добавляем его в дорожку «специалист отдела снабжения», так как этот исполнитель начинает процесс покупки.

При наведении на элемент курсором мыши, появляется возможность добавить следующий необходимый базовый элемент, нажав на соответствующий всплывающий значок справа от элемента «старт процесса».

Затем добавляем элемент «Задача». Назовем его «Оформление заявки на стекло». После оформления заявки на стекло специалист отдела снабжения должен согласовать счет с директором предприятия.

Следовательно, следующий элемент «Задача» нужно добавить в дорожку «Директор». Затем появляется условие – «развилка».

Развилка - или/или –решение, отображает точку принятия решения, в которой поток управления может продолжиться по одному из двух или больше альтернативных путей. Двойным нажатием правой клавишей мыши на элемент «Развилка» можно ввести текст – вопрос или условие, которое выполняется.

Также при нажатии двойным щелчком левой клавиши мыши на поток управления между элементами, можно ввести какой-либо текст, в нашем случае – да/нет – ответы на вопрос элемента «Развилка» - «Согласован ли счет?».

При условии согласования счета с директором, бухгалтер предприятия его оплачивает, в противном случае, специалист отдела снабжения занимается поиском нового поставщика и оформляет новую заявку на стекло.

Завершает диаграмму элемент «Завершение». Означает завершение потока управления в рамках процесса. Не может соединяться с исходящим потоком управления.

В результате моделирования бизнес-процесса в Bizagi Process Modeler можно получить диаграмму, иллюстрирующую процесс покупки стеклопакета для климатической камеры на предприятии N (Приложение 2).

Далее во вкладке «Главная» нажимаем кнопку Simulation View. Откроется окно Simulation View «Вид симуляции». Над диаграммой расположена дорожка уровней симуляции, уровни определяют глубину анализа, согласно имеющейся информации. На первом уровне «Process validation» происходит проверка процесса и определение количества выполненных задач.

Выделив элемент «Старт» на диаграмме, нажимаем на появившийся значок и в поле Control вводим максимальное количество процесса в некоторый период времени, в нашем случае, 2 раза. Нажимаем ОК. Далее кнопку RUN, расположенную в левом верхнем углу. Затем, в открывшемся окне кнопку Start.

В результате, справа от каждой задачи, будет указано количество «завершенных экземпляров», т.е. количество выполненных задач. Количество входных задач должно быть равно количеству задач на выходе бизнес-процесса, это говорит о том, что проверка процесса пройдена успешно.

После завершения первого этапа симуляции, возвращаемся на страницу Simulation View и приступаем ко второму этапу – Time Analysis (временной анализ). Выделяем каждую функцию левой клавишей мыши, нажимаем на появляющийся значок с изображением будильника и устанавливаем время выполнения каждой функции.

Далее запускаем симулятор – нажимаем кнопку Run, затем Start. Справа от каждой функции появится окно. Напротив красного квадрата отображается количество выполненных задач, напротив зеленого – количество времени, затрачиваемого на выполнение одной задачи, указанное нами на предыдущем шаге, напротив синего квадрата – общее количество времени.

Таким образом, симулятор рассчитал общее количество времени, затрачиваемое на покупку стеклопакета – 3 600 минут.

Переходим к третьему этапу симуляции – Resource Analysis (анализ ресурсов). Заполняем параметры, нажав кнопку «Resources» на верхней панели меню. Откроется окно со списком ресурсов – исполнителей процесса, заполненный нами ранее.

Во вкладке Availability напротив исполнителей нужно указать их количество. Во вкладке Coasts указываем стоимость оплаты труда исполнителя процесса в минуту.

На третьем этапе справа от каждой функции при выделении появляется три новых значка:

- ресурсы;

- оплата;

- все параметры.

Значок «Ресурсы» открывает список исполнителей с возможностью указать их количество, задействованное в процессе. Значок «Оплата» открывает окно для указания «фиксированной стоимости, которая должна была быть оплачена каждый раз», т.е. стоимость некоторых фиксированных дополнительных расходов на выполнение операции. Значок «Все параметры» открывает окно, содержащее все предыдущие параметры, заполненных ранее.

Далее нажимаем кнопки Run и Start. Происходит симуляция процесса на этапе анализа ресурсов. По окончанию симуляции, программа предлагает открыть окно с результатами анализа. Он состоит из двух частей - стоимости оплаты труда сотрудников и оценки времени, затраченного на процесс.

Таким образом, анализ ресурсов показал, что стоимость оплаты труда исполнителям за выполнение задач бизнес-процесса «Покупка стеклопакета» составляет 19 320 рублей, временной ресурс составляет 2 дня 12 часов (60 часов).

Четвертый уровень симуляции показывает анализ с учетом ресурсов календарей рабочего времени, в нашем случае, для оценки эффективности, такой анализ не требуется.

Проанализировав модель покупки стеклопакета для климатической камеры в целях оптимизации бизнес-процесса, было принято решение заняться поиском нового поставщика, выполняющего одновременно все три функции - поставку стекла, его закалку и производство стеклопакета.

В результате поиска была найдена стекольная мастерская, которая поставляет стекло, осуществляет его резку по размерам заказчика, закаливает и производит из него стеклопакет.

Стоимость на услуги мастерской не превышала стоимости услуг прежних поставщиков и было принято решение заключить договор со стекольной мастерской.

После смены поставщика стеклопакета алгоритм его покупки стал выглядеть так, как показано в таблице 3.

Таблица 3 – Оптимизированный алгоритм бизнес-процесс предприятия N

Сравним трудозатраты и затраты по оплате труда до и после оптимизации бизнес-процесса «Покупка стеклопакета». Данные представим в виде диаграмм на рисунке 4.

Рисунок 4 – Трудозатраты и затраты по оплате до и после оптимизации бизнес-процесса предприятия N

Таким образом, до оптимизации бизнес-процесса трудозатраты составляли 60 часов, после – 19 часов.

Затраты по оплате труда исполнителей процесса до его оптимизации составляли 19 320 рублей, после – 6 180 рублей.

Таким образом, после оптимизации бизнес-процесса, трудозатраты и затраты на оплату труда сотрудников снизились более чем в 3 раза и эффективность бизнес-процесса увеличилась, так как результат производства остался прежним, а затраченные ресурсы уменьшились в значительной степени.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог исследованию, проведенному в рамках данной курсовой работы, необходимо выделить следующие ключевые аспекты: в основе процессного подхода лежит проектирование бизнес-процессов деятельности предприятия. Данная модель предполагает, что для проектирования процессов деятельности предприятия необходимо определять их входы, выходы, управляющее воздействие и механизмы. Проектирование бизнес-процессов, согласно данному подходу, имеет ряд явных преимуществ, по сравнению с другими [11, c. 34].

Основными функциями процессного подхода к управлению являются планирование, организация, контроль и мотивация, в то время как принятие решений и коммуникация являются связующими процессами.

Внедрение процессного подхода позволяет значительно сократить расходы, улучшить качество продукции, но одновременно с этим потребует объемной предварительной работы по созданию и описанию бизнес-процессов, возможному сокращению руководящего звена и определению обязанностей для ответственных за бизнес-процессы [7, с. 213].