Файл: Анализ структуры магазинной сети ООО «Гастроном».pdf

Закупка товаров у поставщиков, доставка ее и складирование;
Оптовые продажи партнерам;
Розничные продажи через сеть магазинов и интернет-магазин;
Подготовка отчетности для передачи в государственные органы;
Обеспечение различных видов учета, в том числе кадрового, административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и других.

Декомпозиция деятельности предприятия приведена на рисунке 6.

Для подготовки отчетности, оценки деятельности компании, разработке стратегических планов развития и определения краткосрочных целей в компании формируются отчетные документы, в основе которых лежат результаты учета продаж, учета движения товаров на складе, учета движения финансовых средств.

Среди учетов особое место занимает учет движения товаров товаров, так как именно этот процесс позволяет успешно существовать фирме. Но в настоящее время учет движения товаров необходимо проводить отдельно по оптовым продажам, отдельно по продажам в розницу через сеть магазинов, отдельно – по продажам в розницу через Интернет-магазин [14]. Для этого три вида отчетности сводятся в один документ, что является довольно трудоемкой задачей в связи с тем, что данная задача выполняется без средств автоматизации [21]. Поэтому для автоматизации выбираем процесс учета продаж, как один из наиболее важных и ответственных в деятельности рассматриваемого предприятия.

В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется путем передачи заявок клиентов из отдела продаж начальнику отдела и через него – генеральному директору.

Заявки фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела продаж обобщают эти сведения по типу продукции, и исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы. В настоящее время процесс учета продаж заключается в сборе данных о продажах от каждого менеджера и анализе этих данных за всю компанию [45]. В ходе учета продаж также происходит учет клиентов, договоров с клиентами, а также сведений о проданных товарах и документах, которые свидетельствуют о совершении продаж.

В соответствие с представленной схемой, учет движения товаров представляет собой сбор сведений о совершенных продажах за всю компанию от каждого отдельного менеджера. Сбором данной информации занимается отдельно назначенный менеджер отдела продаж, он же анализирует представленную ему информацию, а также готовит следующие отчеты (по итогам анализа) [22]:

отчет о продажах по товарам;
отчет по продажам по клиентам;
отчет о продажах по датам (за период);
общий (сводный отчет).

Таким образом, при учете движения товаров менеджеру отдела продаж, необходимо вручную заполнить данные документы, так как средства автоматизации не применяются. Менеджеру, ответственному за подготовку отчетов, необходимо проверить накладные, счета-фактуры, книгу продаж, выписать суммы, наименование товаров, даты продажи, свести эти данные в одну таблицу и оформить вышеуказанные отчеты.

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж, являются документы, приведенные ниже [16]:

ведомость «активность покупателей»
ведомость «продажи»
«книга продаж»
ведомость «список должников»
отчет «документы продаж»
ведомость «продажи (по товарам)»
перечень «товарные документы»

Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как: счет; накладная; счет-фактура.

Таким образом, большое количество документов, их значительный объем не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета продаж. Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для заинтересованных лиц в наглядном виде.

Использование вычислительной техники для решения различных задач на предприятии позволяет снизить административные накладные расходы, повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить эффективность управления.

Необходимость создания и внедрения системы «Далион: управление магазином.ПРО» обусловлена тем, что в фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из них выполняется по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.

Концептуальное и логическое проектирование базы данных (БД)

Жизненный цикл (ЖЦ) проектирования информационной системы «Далион: управление магазином.ПРО» - период времени, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания ИС и заканчивается в момент ее полного изъятия из эксплуатации.

Ниже приведено описание основных стандартов жизненного цикла:

ГОСТ 34.601-90 – стандарт распространяется на автоматизированные системы и определяет стадии и этапы их создания. Также в стандарте содержится описание состава работ по каждому этапу.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 – стандарт устанавливает общую структуру процессов жизненного цикла. Также определяет процессы, работы и задачи, которые используются: при приобретении системы в целом или отдельного программного продукта; при оказании программной услуги, а также при поставке, разработке, эксплуатации и сопровождении программных продуктов.

Oracle CDM (Custom Development Method) - стандарт по разработке прикладных ИС, детализированный до уровня заготовки проектной документации. Стандарт применяется при разработке с применением Oracle и рекомендуется в случае малых проектов.

RUP (Rational Unified Process) – предполагает итеративную модель разработки согласно четырем фазам: начало, исследование, построение и внедрение. Каждая фаза может подразделяться на этапы, в результате выполнения которых выпускается версия для внутреннего или внешнего использования [23].

MSF (Microsoft Solution Framework) – стандарт, сходный с RUP. Включает в себя четыре фазы: анализ, проектирование, разработка и стабилизация. Также как и RUP предполагает итеративную модель с использованием объектно-ориентированного моделирования. MSF в отличии от RUP ориентирована более на разработку бизнес-приложений [16]:

XP (Extreme Programming) – стандарт «экстремальное программирование» разработан в 1996 года, в его основе лежат следующие принципы: командная работа, эффективная коммуникация между заказчиком и исполнителем и также ведение разработок с использованием последовательно дорабатываемых прототипов.

Для реализации проектного решения, необходимо первоначально выделить основные этапы жизненного цикла будущей системы. Из всех имеющихся стандартов, наиболее оптимальным будет ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207 -99 [2]. Выбор пал именно на этот стандарт, в связи со следующими факторами: Во-первых, стандарт четкое не регламентирует последовательность процессов в каждом этапе, что позволяет самостоятельно выбирать подходящие для себя процессы. Во-вторых, стандарт охватывает все этапы более полно, нежели остальные стандарты. В-третьих, ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 не указывает на этапы, а лишь регламентирует их, что позволит разработчику самостоятельно управлять жизненным циклом.

Стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207 включает всего 16 процессов, которые объединяются в 3 группы.

Процессы состоят из отдельных видов деятельности. Всего стандартом определенно 74 вида деятельности, связанной с разработкой и поддержкой ПО. Каждый вид деятельности в свою очередь нацелен на выполнение одной или нескольких задач.

Основной процесс жизненного цикла состоит из пяти видов деятельности:

Заказ;
Поставка;
Разработка;
Эксплуатация;
Сопровождение.

Каждый процесс определяет основного исполнителя и действия, которые необходимо выполнить в назначенные сроки. Процесс заказа – основной исполнитель организация заказчик информационной системе. На данном этапе определяется потребность заказчика в информационной системе, происходит выбор поставщика / разработчика и непосредственно управление заказом вплоть до приемки готовой системы [17].

Процесс поставки – исполнитель организация поставщик. Этап начинается с подписания договора на поставку системы, продолжается определением процедур и ресурсов, необходимых для обеспечения выполнения проекта. И заканчивается поставкой готовой системы и подписанием актов.

За процесс разработки отвечает организация-разработчик. Процесс включает в себя работы по анализу требований, проектированию, программированию, сборке, тестированию и вводу в действия программного продукта.

Процесс эксплуатации определяет задачи оператора. Он охватывает эксплуатацию программного продукта и поддержку пользователей в процессе его использования [32].

Процесс сопровождения состоит из задач и работы персонала, ответственного за сопровождение программного продукта. Этот процесс реализуется при модификациях программного продукта и документации к нему, вызванных изменениями в связи с улучшением или устранением ошибок. Целью процесса является изменение существующего программного продукта при сохранении его целостности.

На первоначальном этапе после проведения анализа деятельности организации, необходимо поставить цели и задачи автоматизации и разработать план проекта. После документального оформления начинается непосредственно сам процесс разработки. Создается база данных, отчетные формы, пишется программный код по сбору, обработке и хранению информации, создаются процедуры фильтрации. После разработки системы, проходит этап тестирования. По завершению тестирования готовится план эксплуатации и документация для внедрения, а также различная пользовательская документация. Процесс будет происходить следующим образом. Так как в организации уже существует ЛВС и стабильно функционирует, в ее наладке нет необходимости. Первоначально устанавливается серверная часть системы учета продаж, далее на рабочие места проходит установка и настройка клиентских приложений системы учета продаж и СУБД. Тестируется работоспособность, проводится демонстрация работы системы для руководства и персонала. Последней стадией будет проведение семинаров для сотрудников компании. Необходимо связать всех сотрудников, отвечающих за обработку документов в единую информационную сеть. Для этого клиентские приложения будут устанавливаться в четкой последовательности по определенным отделам

За эксплуатацию готовой системы, будет отвечать оператор. В его задачу будет входить [11, с. 6]:

1. Разработка плана эксплуатации и определения набора стандартов эксплуатации.

2. Получение и документирование сведений о возникающих проблемах, их решение и контроль за возникновением, обеспечение обратной связи с пользователями.

3. Тестирование системе в эксплуатационной среде, кооперация со службой сопровождения для устранения возникших проблем и модернизации системы.

4. Поддержка и консультация пользователей.

Для создания схемы информационной модели, предварительно определим несколько реквизитов, составляющих нашу ИС.

Информационные объекты, необходимые для работы системы состоят из:

- администратора системы;

- менеджера.

- Экранных форм:

а) для администратора: экранные формы ввода информации в справочники системы, получения отчетов;

в) для менеджера: экранные формы учета поступления, учета продаж.

Информационная модель включает в себя четыре области [15]:

Область выходной информации
Область справочников системы
Область обработки информации
Область входной информации

На модели приведены следующие входные документы:

сведения о пользователях, поступающие от отдела кадров;
прайс-лист, поступающий из отдела продаж;
перечень магазинов, поступающий из бухгалтерии.

В системе предусмотрены следующие справочники:

Пользователи
Товары
Типы товаров
Категории товаров
Производители
Магазины

К таблицам с промежуточной информацией относятся таблица Продажи и Наличие. Заполнение справочников происходит при первом запуске системы, далее они только редактируются. При использовании основных справочников происходит учет движения товаров, в ходе которого записывается информация в таблицу Продажи. Учет поступления товаров на Магазины регистрируется путем занесения информации в таблицу Наличие. Ее же данные меняются при продажах товара, позволяя постоянно иметь сведения об актуальном количестве того или иного товара.

В системе используются следующие входные документы: