Файл: Разработка регламента выполнения процесса «ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ».pdf

1.2 Этапы разработки регламента процесса

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях.

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения^[7].

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Процессы подлежащие регламентации^[8]:

1. регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
2. любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
3. подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
4. внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов ^[9]:

1. Общие положения;
2. Термины, определения, сокращения;
3. Описание процесса;
4. Ответственность;
5. Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице 1.3.

Таблица 1.3 Содержание разделов регламента

Глава 2. Разработка регламента выполнения процесса «ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ»

2.1 Общие сведения о предприятии

Объектом исследования данной работы является транспортно-логистическая компания ООО «Энергия», расположенная в г.Горно-Алтайск Республики Алтай.

ООО «Энергия» (Горно-Алтайск; ИНН 0411172158) зарегистрировано 08 мая 2015 года регистрирующим органом Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы по г. Горно-Алтайск. Уставный капитал компании по состоянию на 08.05.2015 - 32000 руб. Тип собственности ООО «Энергия» - Общество с ограниченной ответственностью. Форма собственности ООО «Энергия» - частная собственность. Основные виды деятельности ООО «Энергия»: вспомогательная деятельность, связанная с сухопутным транспортом, организация перевозок грузов, оптовая торговля через агентов (за вознаграждение или на договорной основе), прочая оптовая торговля.

Компания ООО «Энергия» имеющая разветвленную сеть подразделений по России, Казахстану, Беларуси, Армении, Киргизии, Евросоюзу, Китаю, ДНР и ЛНР, включая отдаленные населенные пункты, является активным игроком транспортно-логистического рынка, а также включает в себя складские, транспортные и таможенные системы.

Компания ООО «Энергия» предоставляет комплексный сервис по доставке сборных грузов и комплектных машин из стран Евросоюза, Китая, Казахстану, Беларуси, Армении, Киргизии.

Важнейшее направление деятельности ООО «Энергия» - международные и междугородние автомобильные перевозки разнообразных грузов. Высокая скорость доставки с оптимальными тарифами является неотъемлемой чертой услуги. Огромный опыт работы в данной сфере, разветвленная сеть филиалов за рубежом, необходимое техническое оснащение, наличие высококвалифицированного персонала и партнерские отношения с крупнейшими транспортными компаниями, позволяют ООО «Энергия» обеспечить качественное и экономически выгодное для вас предложение.

На рисунке 2.1 показана организационная структура управления компании ООО «Энергия».

Юрисконсульт

Генеральный директор

Отдел продаж

Отдел логистики

Закупка и прием груза

доставка

Отдел бухгалтерии

Склад

Служба сервиса и технической поддержки

Рисунок 2.1 Организационная структура управления и ее влияние на внешнюю среду

Как видно из рисунка 2.1, структура имеет функциональный характер.

В компании ООО «Энергия» реализация продукции отделами продаж также осуществляется в непосредственной связи с другими отделами компании. На предприятии применяются все виды методов управления. Более всего генеральный директор использует организационно-административные методы, чтобы обеспечить четкость, дисциплину и порядок работы. На втором месте по значимости стоят социально-психологические методы. Генеральный директор находится в хороших отношениях со всеми сотрудниками, в коллективе достаточно благоприятный психологический климат. Экономические методы используются генеральным директором охотно, только если сотрудник как-либо себя проявил: материальное поощрение заключается в выдаче премий. Это повышает деловую активность персонала, они стараются находить новые идеи для работы предприятия.

2.2 Aнaлиз существующих логистических систeм ООО «Энергия»

Рассмотрим существующую на ООО «Энергия» логистическую систему на рис.2.2.

Централизованный склад

Оптовые потребители

Поставщики Евросоюза

Склад экспедитора

Департамент логистики

Розничные магазины

Поставщики Россия

Розничные потребители

Склад экспедитора

Поставщики Азия и других республик

Рисунок 2.2 Логистическая система ООО «Энергия»

Перевозчики

Информационные потоки;

Материальные потоки;

Как видно из рис. 2.2 логистическая система ООО «Энергия» включает поставщиков, потребителей, розничные магазины, оптовые склады и перевозчиков. Перевозку товаров и грузов на всех этапах осуществляют транспортные компании, за исключением:

• перевозки товаров и грузов между оптовыми сладами и розничными магазинами;
• перевозка грузов между складами и частными клиентами;
• доставки товаров оптовым покупателям;
• доставки товаров розничным покупателям.

Обычно на ООО «Энергия» применяются следующие методы закупок:

• оптовые закупки товара одной партией;
• регулярные закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости;
• ежедневная (ежемесячная) закупка товаров по котировочным ведомостям;
• закупка товаров с немедленной сдачей;
• различные комбинации перечисленных методов.

Эффективная работа отдела закупок и прием грузов зависит напрямую от результативной деятельности, которая связана с отслеживанием ситуации на рынке перевозки грузов и поставщиков, а так же выявлению потенциальных и реальных поставщиков. Выполнение данной работы носит не разовый, а постоянный характер, так как рынок имеет тенденцию к расширению и появлению новых компаний, а также материалов.

ООО «Энергия» использует стандартную схему поиска поставщиков, состоящая из четырех этапов:

1. Этап, это поиск потенциальных поставщиков. Для поиска потенциальных поставщиков и клиентов можно использовать следующий механизм действий таких как:

• проведение тендеров (конкурсов);
• изучение рекламных материалов (объявлений в средствах массовой информации, фирменных каталогов и т.п.);
• использование личных контактов с потенциальными поставщиками и заказчиками (телефонные обзвоны, переписка, деловые встречи).

Использование конкурсных торгов (тендеры) в настоящий момент являются наиболее распространенной формой поиска потенциальных клиентов и поставщиков. Такие конкурсы проводятся в том случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Тендеры выгодны как поставщику, так и потребителю. Проведение тендера на ООО «Энергия» осуществляется по определенной следующей схеме:

• формируются условия конкурса;
• разрабатывается и публикуется тендерная документация;
• проводится рекламная кампания;
• проверяется оценочная квалификация участников конкурса;
• проводится анализ конкурсных предложений;
• определяется победитель конкурса (тендера).

Список потенциальных поставщиков формируется по итогам первого этапа, который можно постоянно изменять и дополнять.

2. Этап. Проверка поставщиков. финансовая ликвидность компании, надежность - одно из условий долгосрочной работы с новым поставщиком. Компания выбранная через тендер, становиться вашим партнером тук как готова стать вашим поставщиком на продолжительное время. Проверка потенциального партнера происходит на стадии знакомства, а не на стадии сотрудничества. Есть опасения, что поставщик может окажется недобросовестным и тогда у потребителя могут возникнуть проблемы, которые могут привести к потерям финансовом отношении. Поэтому достаточно важно вовремя выявить надежность поставщиков до заключения с ним договора.

3. Этап − анализ потенциальных поставщиков. После второго этапа, после того как получив список потенциальных поставщиков, в отделе по снабжению ООО «Энергия» проводится анализ производственных возможностей выбранных организаций. Составляется перечень поставщиков, который анализируется на основании различных критериев, позволяющих сделать отбор поставщиков, которые будут сотрудничать. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок.