Файл: Разработка регламента выполнения процесса «ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ».pdf

4. Этап, это анализ надежности поставщика. Как правило, закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, неравнозначны с точки зрения поставленных целей торгового или производственного процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле − к резкому падению прибыли торговой организации). Важным критерием при выборе будущего поставщика будет являться надежность осуществляемой поставки.

В закупочной логистике ООО «Энергия», важнейшей функций является контроль входных и выходных потоков. Сам же процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции.

Во время осуществления контроля над выполнением заказа происходит проверка соблюдения поставщиком своих договорных обязательств по ассортименту товара, мощности материального потока, а так же по качеству продукции. Проверка же транспортно-экспедиционных посредников заключается в отсутствии повреждений, соблюдении сроков доставки, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.

Существующая логистическая система контроля над выполнением заказа ООО «Энергия» предусматривает постоянный прямой контакт между отправителем и получателем товара. Такие взаимодействия обоюдовыгодны, так как они позволяют выявить недостатки в работе поставщика.

При таком сотрудничестве формируются массивы информации о структуре и параметрах материальных потоков, о деловых развитиях взаимоотношений с разными поставщиками. Необходимость координированного контроля над ходом выполнения поставок в условиях расширения хозяйственных связей, динамичности рынка и дальнейшей интеграции привела к широкому применению компьютерных и информационных технологий.

Установленная на ООО «Энергия» система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания к покупателю или грузополучателю некачественного сырья, груза и материалов.

Сложность осуществления контроля над выполнением заказа определена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Параметры, по которым ООО «Энергия» осуществляет контроль над выполнением заказа целиком и полностью формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения груза, продукции и многих других факторов.

При размещении заказа и его реализации завод обязательно согласовывает с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для завода. Интервал поставки определяется отделом материально-технического снабжения исходя из потребности в продукте, оптимальной величине запаса, срока поставки, информации о возможном задержании поставки. Величина предельного уровня рассчитывается логистической службой таким образом, что поступление материалов на склад происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня. Расчет предельного уровня запаса не учитывает задержания его поставки.

Категория интервала отгрузки в закупочной логистике ООО «Энергия» используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля над поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывается также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель - средний интервал поставки.

В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки логистическая служба ООО «Энергия» осуществляющая контроль над выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки компенсируются различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).

Наряду с закупкой товарно-материальных ценностей, а так же приема груза от грузоотправителей, важным для ООО «Энергия» является управлением отгрузкой и запасами на складе. На рисунке 2.3 представлено распределение отгрузки ООО «Энергия» по федеральным округам.

Как видно из представленных данных, 31 % всей отгруженной продукции и груза приходится на Центральный федеральный округ, 19 % на Приволжский федеральный округ. Таким образом, так как большая часть отгрузки продукции приходится на территории, расположенные далеко от Завода, вопрос логистики данных поставок является важнейшим, так как он существенно влияет на цену продукции.

Рисунок 2.3. Распределение отгрузки готовой продукции ООО «Энергия» по федеральным округам

Таким образом, были рассмотрены факторы, оказывающие влияние на построение и функционирование логистической системы ООО «Энергия», рассмотрена деятельность логистики: определена потребность в материальных ресурсах; исследован рынок закупок; порядок выбора поставщиков; осуществление самих закупок; контроль поставок.

Следует сказать, что основными тенденциями развития логистики в современных условиях следующие: сокращение количества складских объектов; увеличение объемов услуг третьих участников; разнообразие логистических услуг, предоставляемых сторонними фирмами, все более расширяется; усиление глобальной логистической стратегии; интеграция логистической деятельности; слияние всех мелких, средних и крупных логистических цепочек в единую глобальную логистическую систему; усиление роли информации для управления.

2.3 Мероприятия по совершенствованию управления логистическими процессами ООО «Энергия»

Ранее нами был проведен анализ логистической системы ООО «Энергия», в ходе которого выяснилось, что в организации имеется отдел логистики. В целях совершенствования логистической системы на ООО «Энергия» предлагается ввести должность заместителя генерального директора по логистике. Заместитель генерального директора по логистике подчиняется непосредственно Генеральному директору. Логистическая система является важнейшей для магазина, поэтому предлагается приблизить в иерархической лестнице ответственного за данную систему к генеральному директору.

Целью введения заместителя генерального директора по логистике является межфункциональная координации различных видов деятельности внутри компании (маркетинг, производство, услуги, финансы, продажи, доставка). Основной целью такой координации является оптимизация ресурсов предприятия по критерию минимума общих затрат. Структура предлагаемой к созданию логистической службы (отдела логистики и смежных отделов) на ООО «Энергия», представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4. Предлагаемая организационная структура логистической службы на ООО «Энергия»

Сформулируем основные положения об отделе логистики. Отдел логистики является структурным подразделением ООО «Энергия» и подчиняется заместителю генерального директора по логистике. Целью функционирования отдела логистики ООО «Энергия» является организация деятельности предприятия в области логистики, направленная на реализацию корпоративной стратегии предприятия.

Задачами создаваемой логистической структуры ООО «Энергия» будут являться:

• сбор, обработка и анализ всего комплекса информации о деятельности конкурентов, поставщиков и подрядчиков;
• планирование, организация, контроль и управление материальными и сопутствующими потоками, совершаемыми в процессе доведения продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также обработка, анализ и хранение соответствующей информации;
• осуществление контроля за товарными и информационными потоками с учетом комплексного подхода по схеме: нужный товар - в необходимом количестве - необходимого качества - в нужное время - в нужное место с минимальными затратами;
• обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции и товаров потребителям в соответствии с заключенными договорами.

Сформулируем также функции службы логистики ООО «Энергия»:

• осуществление организации, планирования и контроля за деятельностью организации на этапах: заключения договоров; поставки продукции; ведения учета и отчетности на складах;
• проведение необходимых мероприятий по заключению договоров с партнерами, а именно: сбор информации, установление деловых контактов с предприятиями-поставщиками, разработка планов совместной работы;
• разработка совместно с ответственными службами предприятия планов сотрудничества с поставщиками и подрядчиками, а также контроль за исполнением данных планов;
• обеспечение выполнения поставщиками обязательств по заключенным договорам, в том числе по таким параметрам как: сроки поставок, цены, количество, качество, ассортимент и т.д.;
• организация, планирование и контроль деятельности складов.

Также, должен быть создан отдел Управления запасами, в функциональные обязанности которого будет входить:

• планирование заказов;
• прогнозирование запасов;
• расчет оптимального размера заказа;
• составление и расчет параметров моделей заказов и прочее.

Создаваемая служба логистики ООО «Энергия» будет обрабатывать значительный объем информации и документов (планы, договоры, логистические схемы, маршруты, документы по запасам и т.д.), поэтому необходимо заранее разработать документооборот отдела логистики.

Через логистическую службу проходит значительное количество информации и документов. Поэтому для каждого документа необходимо предусмотреть порядок его движения с указанием сроков рассмотрения у каждого ответственного лица. Совершенствование методов управления движением документов является одной из основных задач, от решения которой зависит степень эффективности деятельности современного предприятия. Ежегодно неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена и объем информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации.

Следует также сказать, что значимым элементом любой логистической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при более глубоком рассмотрении сама является сложной информационной системой, имеющей в своем составе различные подсистемы.

Использование информационной системы может иметь наибольший эффект, если реализуются следующие рекомендации по построению организационной структуры предприятия (в соответствии с требованиями логистической концепции управления): создаются специальные логистические структуры на предприятии, занимающиеся решением следующих проблем:

• устранение потерь от не сопряжённости материальных, финансовых, трудовых и информационных потоков;
• устранение потерь от несогласованности потоков в различных функциональных областях логистики: снабжении и логистике распределения.

Информационная система строится с учётом принципа горизонтальной интеграции организационной структуры предприятия, то есть создается на основе конструирования трёхзвенной логистической цепи «закупки–распределение», что позволит связать воедино информацию, циркулирующую в системе, и обеспечить ею материальный поток. Горизонтальная интеграция, кроме всего прочего, позволяет органично связать материальный поток с общей системой планирования и управления.

Согласно принципу построения сложных искусственных систем организационная структура предприятия должна структурировать и направлять потоки в целях их оптимизации.

Процесс от момента закупки товара и получения груза до продажи продукции конечному покупателю и передачи груза грузополучателю - единый и неделимый, и управление им должно быть централизовано. Поскольку каналы логистики стали более протяженными и более сложными, вовлекая большее количество участников, эффективная координация становится ключом к эффективному управлению. Интеграция информации из различных источников в пределах предприятия является важнейшей целью. Рассмотрение принципа неделимости единого хозяйственного цикла предприятия при построении информационной системы требует выделения информации, отображающей единство логистического цикла предприятия и выявления (учёта) соответствующих затрат по каждому подразделению.

Информационная система предприятия, построенная с учетом выше перечисленных задач логистической концепции, позволит наиболее эффективно функционировать предприятию и укрепить его позиции на рынке.