Добавлен: 25.04.2023
Просмотров: 74
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.2. Организационная структура управления предприятием.
3.1. Требования к системе в целом
3.2. Требования к структуре и функционированию системы
3.3. Требования к каналам связи
3.4. Перспективы развития и модернизации системы
Выполнен. После того как адресат сочтет документ исполненным и нажмет на кнопку пометить как завершенный на предыдущем этапе или будет подписан ответный исходящий, документ переходит в данное состояние.
Данная реализация договора может не учитывать все детали согласования и заключения договоров. При необходимости администратор системы полностью в графическом режиме может изменить данный тип документ под конкретные нужды.
В договоре имеются следующие поля:
Контрагент - лицо (или лица), с которым заключен договор. Выбирается из справочника организаций. Поле обязательно для заполнения.
Предмет договора.
Дата договора. Дата может не заполняться на этапе создания, она может быть установлена позже вручную или автоматически после регистрации договора.
Сумма договора.
Срок исполнения договора.
Подписант. Руководитель, который будет подписывать договор. Поле обязательно для заполнения.
Согласующие. Если данное поле будет заполнено, то договор будет направлен на согласование.
Текст договора - поле типа Файл, позволяющее прикрепить файлы, содержащие договор и возможные дополнения к нему.
Счета. Файлы, содержащие счета, выставляемые по данному договору. Счета могут быть прикреплены позднее.
Акты. В данном поле прикрепляются акты, составляемые по данному договору. Так как и счета, акты могут быть прикреплены позднее.
Прочие документы. В поле прикрепляются прочие документы. Эти документы могут быть приложены позднее.
Регистратор. В данном поле указывается сотрудник, который будет выполнять регистрацию договора. По умолчанию, устанавливается автор документа. Поле является обязательным для заполнения.
Рассылка. Если после подписания и регистрации договора о его существовании нужно уведомить определенных лиц, в данном поле указываются эти лица.
Помимо перечисленных полей договор имеет еще ряд полей, заполняемых системой автоматически:
Автор. Автор документа.
Создан. Дата создания документа в системе.
Изменен. Дата и время последнего изменения документа.
Состояние. Состояние документа на текущий момент времени (название точки маршрута).
Родственные документы. Если договор был создан из другого документа, в данном поле отображается данная связь.
Маршрут движения договора состоит из следующих точек:
Создание. На данной точке маршрута автор документа занимается его подготовкой. Он может его изменять, используя кнопку Редактировать. По окончании правки договор должен быть направлен по маршруту при помощи кнопки на рассмотрение. Если договор в течение определенного времени не направляется на рассмотрение, система напоминает автору о данном документе. Автор может изменить параметры напоминаний при помощи кнопки настроить напоминания.
Согласование. Если автором документа было заполнено поле Согласующие, то договор направляется на данную точку маршрута. Согласующим доступна кнопка Согласовать. При ее нажатии вызывается окно со следующими вариантами решения: Согласен и Доработать. Если согласующий выбирает вариант доработать договор перемещается на этап создания с соответствующим уведомлением автора документа.
Согласование с контрагентом. На данном этапе предполагается, что автор документа согласует договор с контрагентом. Если контрагента удовлетворяет данный проект договора, автор должен нажать на кнопку контрагент замечаний не имеет. Если есть замечания, то — У контрагента есть возражения. В этом случае документ возвращается на этап создания, и автор может внести необходимые изменения в договор, запустив после этого весь процесс снова.
Подпись. После всех согласования договор получает подписант. Ему доступна кнопка Подписать. При нажатии на эту кнопку появляется окно с двумя вариантами решения: подписать и Доработать. Если выбран вариант доработать договор возвращается на этап создания.
Регистрация. После подписи договора, он отправляется на регистрацию. Регистратору доступны кнопки изменить дату договора, при помощи которой он может установить новую дату договора, и зарегистрировать, при помощи которой регистратор может присвоить договору регистрационный номер. Регистрационный номер может быть сформирован на основании нумератора либо введен вручную.
Подписан. После регистрации система проверяет, — установлена ли дата договора. Если она до сих пор не была установлена, договору присваивается текущая дата. Автору договора и регистратору доступны кнопки, позволяющие приложить к договору счета, акты и прочие документы.
На всех этапах система использует автоматический контроль за выполнением всеми участниками ожидаемых от них действий.
Исходящий документ
Исходящий документ — это документ, отправляемый из компании.
Данный исходящий документ содержит следующий набор полей:
Вид документа. Список видов исходящих документов, как то, письмо, оповещение, приглашение и прочие. Добавление нового вида документа осуществляет администратор системы.
Заголовок документа. Строка, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Поле обязательно для заполнения.
Адресат. Корреспондент-получатель данного документа. Выбирается из справочника Организации.
Согласующие. Если данный исходящий необходимо согласовать, то в данном поле указываются согласующие лица.
Подписант. Руководитель, который должен подписать исходящий документ. Выбирается из структуры. По умолчанию, устанавливается руководитель организации, однако, существует возможность указать другое лицо. Поле обязательно для заполнения.
Регистратор. Сотрудник, который должен выполнить регистрацию документа. По умолчанию устанавливается автор документа. Поле обязательно для заполнения.
Содержание. Содержимое документа. Это может быть текст, либо файл, либо отсканированный образ.
Исходящий документ содержит дополнительные поля, которые недоступны для заполнения пользователем, а заполняются системой автоматически:
Автор. Сотрудник, создавший данный документ.
Создан. Дата создания документа.
Изменен. Дата и время последнего изменения документа.
Состояние. Состояние (этап, точка маршрута) документа.
Родственные документы. В данном поле система приводит документы, имеющие отношение к данному исходящему. Это может быть, например, входящий документ, в ответ на который был создан данный исходящий.
Маршрут исходящего документа состоит из следующих точек:
Создание. Автор документа может неоднократно изменять документ при помощи кнопки редактировать. После нажатия на кнопку на рассмотрение документ отправляется по маршруту.
Согласование. Если автор документа заполнил поле Согласующие, документ отправляется к ним на согласование. Согласующим доступна кнопка согласовать, вызывающая окно с двумя вариантами решения: Согласен и не согласен. Если согласующий выбирает последний вариант, документ возвращается на этап создания с соответствующим уведомлением автора о данном факте. Если все согласующие согласны, документ переходит на следующий этап. Результаты согласования защищаются цифровой подписью. Система автоматически устанавливает документ на контроль, отводя на согласование контрольных срок в два дня.
Подпись. Документ поступает на подпись руководителю. После нажатия на кнопку подписать руководителю доступны два варианта для выбора: подписать документ и отказать в подписи. При выборе второго варианта документ возвращается на этап создания. Подпись руководителя защищается цифровой подписью системы. Когда документ поступает на подпись, система автоматически включает контроль подписи и периодически будет напоминать руководителю о необходимости рассмотреть документ, если он не сделает это в течение двух дней.
Регистрация. Документу присваивается дата (дата подписи руководителя), он автоматически относится к делу «Исходящая корреспонденция» и направляется регистратору, который может изменить дело, к которому был отнесен документ, и выполнить его регистрацию. Пока регистратор не зарегистрирует документ, подписант может отозвать подпись. В этом случае регистратор теряет возможность зарегистрировать документ. На регистрацию отводится два дня, на этот срок система включает контроль.
Выполнен. Документ подписан и зарегистрирован. Автор, регистратор и подписант могут воспользоваться кнопкой отправить на ознакомление, чтобы инициировать процесс ознакомления с данным документом. После нажатия на эту кнопку откроется окно, в котором можно выбрать знакомящихся сотрудников. Регистратор может воспользоваться кнопкой отнести к делу для отнесения документа к делу согласно принятой в организации номенклатурой дел.
Ознакомление. Данное состояние возникает у документа только в том случае, если на предыдущей точке своего маршрута он был отправлен на ознакомление. Знакомящиеся сотрудники должны зафиксировать факт ознакомления при помощи кнопки Ознакомиться. Система автоматически включает контроль со сроком четыре рабочих дня для того, чтобы все знакомящиеся могли ознакомиться с данным документом. По завершении ознакомления документ оказывается в состоянии Выполнен (возможность запуска еще одного ознакомления в этом случае будет отсутствовать).
Все контрольные сроки, использующиеся на различных этапах жизненного цикла исходящего документа, могут быть изменены администратором системы.
Это универсальный рабочий документ, который может использоваться в произвольных целях.
Документ содержит следующие поля:
Заголовок. Строка, позволяющая однозначно идентифицировать и охарактеризовать документ. Поле обязательно для заполнения.
Категория. Категория используется для классификации документа. Выбирается из соответствующего справочника.
Содержимое. Непосредственно содержимое документа (текст, картинки, ссылки на других документы, произвольные файлы);
Редакторы. Автор документа может определить сотрудников, которые смогут изменять документ.
Читатели. В этом поле можно указать сотрудники, которые будут автоматически уведомляться о наличии данного документа и комментариях к нему.
У рабочего документа нет определенного заранее маршрута. В процессе работы пользователи сами определяют круг сотрудников, которые примут участие в судьбе каждого конкретного экземпляра документа. Пользователям доступны следующие действия:
Редактировать. Автор и редакторы могут изменять документ.
Комментировать. Любой пользователь может комментировать данный документ.
Создать поручение на основании данного рабочего документа.
Создать исходящий документ на основании данного рабочего.
Пользователям также доступны возможности включения напоминаний на документ и уведомления о его существовании других сотрудников.
3.1.6. Трудовой договор
Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу, а работодатель обязуется предоставить работнику эту работу.
Договор состоит из следующих полей:
Дата договора. Поле обязательно для заполнения. По умолчанию, устанавливается дата создания документа.
Сотрудник. Работник, с которым заключается договор. Поле обязательно для заполнения.
Подписант. По умолчанию установлен руководитель компании, однако, значение данного поля может быть изменено автором документа. Поле также обязательно для заполнения.
Должность, которую займет Работник согласно настоящему договору. Выбирается из одноименного справочника. Поле обязательно для заполнения.
Оклад. Оклад, устанавливаемый сотруднику настоящим договором. Это поле вещественного типа.
Содержание. Можно ввести текст в редактор либо прикрепить в виде файла.
Маршрут договора состоит из следующих точек:
создание. Автор может изменить документ при помощи кнопки редактировать. Когда договор будет готов автор должен нажать на одну из кнопок: на согласование или на подпись. При необходимости проведения согласования договора перед его отправкой на подпись подписанту следует нажать на кнопку на согласование. Будет открыто окно, в котором можно выбрать согласующих лиц. Если необходимости в согласовании нет, следует нажать на кнопку на подпись.
Согласование. Это необязательный этап, и документ оказывается на этой точке маршрута в случае, если автор документа воспользовался кнопкой на согласование. Указанные им согласующие получают автоматически уведомление на документ и их вниманию доступна кнопка Согласовать. При нажатии на эту кнопку открывается окно с двумя вариантами: Согласен и не согласен. Выбор второго варианта приводит к перемещению документа на этап создания с соответствующим уведомлением автора.
Подпись. Руководителю доступна кнопка Подписать. Нажатие на нее приводит к появлению окна, в котором можно выбрать один из двух вариантов: подписать или отказать в подписи. В случае отказа договор направляется автору на доработку.
Регистрация. Договор направляется к автору. Ему доступна кнопка зарегистрировать. Пока трудовой договор не зарегистрирован подписант может отозвать подпись.
Подпись работника. Подписанный и зарегистрированный договор автоматически направляется на подпись сотруднику. Ему доступна кнопка подписать договор. От сотрудника требуется только нажатие на эту кнопку.