Файл: Автоматизация документооборота предприятия».pdf

Таблица 1.3. Аппаратное обеспечение рабочих ПК в ООО «Империал»

Программная архитектура в ООО «Империал» представлена на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6. программная архитектура в ООО «Империал»

В отделе страхование на компьютерах установлено следующее ПО:

• Операционная система – Windows 10
• Браузер – Google chrome
• Пакет приложений для работы с различными документами – MS office 2016
• Архиватор – WinRAR
• Антивирус – Windows defender
• Битрикс 24 – CRM – система для работы с клиентами

В отделе по маркетингу на компьютерах установлено следующее ПО:

• Операционная система – Windows 10
• Браузер – Google chrome
• Электронный блокнот – Evernote
• Сервис для массовой рассылки писем – mailchimp
• Программа для совершения скриншотов – Lightshot
• Cервис, позволяющий избавиться от ненужных писем и спама – Unroll.me
• Антивирус – Windows defender

В финансовом отделе установлено следующее ПО:

• Операционная система – Windows 10
• Браузер – Google chrome
• Программа для введения бухгалтерского учёта – 1С: Бухгалтерия
• Онлайн сервисы для введения бухгалтерского учёта – Фингуру, 1С: Бухобслуживание
• Антивирус – Windows defender

В техническом отделе на компьютерах установлено следующее ПО:

• Операционная система – Windows Server 2016, windows 10
• Браузер – Google chrome
• Утилита для соединения между двумя и более машинами – SSH-клиент
• Менеджер удалённых подключений
• Оболочка, в которой исполняются команды – Xshell 5
• Антивирус – Windows defender

Техническое задание

1. Общие сведения

1.1. Полное наименование Системы и ее условное обозначение

Полное наименование системы – «Автоматизация документооборота предприятия» 

1.2. Заказчики исполнители работ  
Заказчик: Кафедра информационных систем МФПА  
Представитель заказчика: Гавриленко Андрей Васильевич
Разработчик: Левченков Николай Александрович.  

1.3. Основание для проведения работ
Основание для проведения работ.  
ТЗ в ходе выполнения работ может быть изменено и (или) дополнено с согласия всех сторон и с занесением отметки об этом в раздел дополнения данного ТЗ.  

1.4. Стадийность работ  
Стадийность работ определяется календарным планом, включающим этапы выполнения работ. Календарный план представлен в таблице 1.  

Таблица № 1 

Стадийность работ 

1.5. Особые условия

Настоящее Техническое задание может уточняться и изменяться в установленным порядке.

2. Назначение и цели Системы

2.1. Назначение Системы

Система электронного документооборота предназначена для автоматизации работ, проводимых с документами, как поступившими извне, так и созданными в организации (включая все структурные подразделения) и ведения электронного архива документов.

2.2.  Цели создания Системы

Создание Системы должно обеспечить достижение следующих целей:

-  Создание единого документооборота всех структурных подразделений Заказчика;

-  Повышение эффективности и оперативности работы с документами;

-  Систематизация и унификация технологии работы с документами;

-  Улучшение качества, полноты и -достоверности информации с соблюдением условий информационной безопасности;

-  Снижение затрат, связанных с документооборотом и делопроизводством;

-  Исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;

-  Сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям;

-  Усиление контроля исполнительной дисциплины;

-  Соблюдение принципа однократности регистрации документов.

3. Требования к системе

3.1. Требования к системе в целом

Система должна быть реализована как многофункциональная информационная система, обеспечивающая автоматизацию работы с документами организации.

Целевыми показателями СЭД по производительности являются:

Время отклика на http-запрос пользователя не более 3 секунд (время на получение первого байта информации) и не более 30 секунд на полную загрузку страницы для 90% запросов. Исключение могут составить запросы, связанные с обращением к внешним системам в режиме онлайн.

Указанная производительность должна быть обеспечена при нагрузке до 20 http-запросов в секунду.

Программное обеспечение СЭД должно быть модульным, чтобы обеспечить оптимальную стартовую конфигурацию с возможностью поэтапного развития Системы в дальнейшем, возможностью настройки под меняющиеся требования в процессе эксплуатации.

3.1.1. Требования к документам

Система должна поддерживать перечисленный далее в этом разделе набор типов документов.

3.1.2. Внутренний документ

Внутренний документ — это документ, не покидающий пределы организации. В системе предусмотрен ряд внутренних документов (таких как приказы, инструкции, положения и пр.). Данный тип документа является универсальным и используется в тех случаях, когда специальный тип документа отсутствует.

Документ содержит следующий набор полей:

Заголовок. Краткое описание документа. Поле обязательно для заполнения.

Согласующие. Поле для выбора из организационной структуры согласующих лиц. Если данное поле заполнено, то документ после отправки на рассмотрение отправится на согласование.

Подписант. В данном поле указывается руководитель, который подпишет документ. Руководитель выбирается из структуры. Поле обязательно для заполнения.

Адресат. В этом поле определяются сотрудник (как правило, руководитель смежного подразделения), который получит данный документ.

Содержание. Текстовый редактор, в котором можно как ввести содержимое документа, так и прикрепить любой файл, его содержащий.

В документе также присутствуют поля, которые заполняются системой автоматически:

Автор. Указывается автор документа.

Создан. Дата создания документа.

Состояние. Состояние документа.

Родственные документы. Если документ создавался из другого документа, либо из этого документа будут созданы дочерние документы, в данном поле отображаются родственные связи данного внутреннего документа.

Маршрут движения внутреннего документа состоит из следующих этапов:

Создание. Документ может быть изменен автором, которому доступна кнопка Редактировать. Когда документ примет законченный вид, автор должен нажать на кнопку отправить на рассмотрение.

Согласование. Если на этапе создания было заполнено поле Согласующие, документ оказывается на данной точке маршрута. В противном случае, документ автоматически отправляется на подпись. Согласующим доступна кнопка Согласовать. После того как согласующий нажмет на согласовать, он может выбрать необходимые вариант из следующих: согласен, не согласен. Если согласующий не согласен, документ автоматически отправляется на этап Создание. После согласования согласующий теряет доступ к кнопке Согласовать. После того как все согласующие согласуют документ, он перемещается на следующую точку маршрута. Автор документа в любой момент может остановить процесс согласования, воспользовавшись кнопкой завершить согласование и отправить на подпись. Результаты согласования защищаются цифровой подписью.
Документ автоматически устанавливается на контроль. В качестве контролируемых лиц выступают согласующие.

Подпись. Документ поступает на подпись руководителю, указанному в соответствующем поле документа. Нажатие на кнопку подписать приводит к появлению окна, содержащему два варианта решения: подписать и отказать в подписи. В случае отказа документ возвращается на точку Создание. Результат подписи защищается цифровой подписью.
С целью напоминания руководителю о данном документе, он автоматически устанавливается на контроль (руководителю предоставляется три дня для рассмотрения документа).

Рассмотрение. Подписанный руководителем внутренний документ автоматически регистрируется и направляется адресату. Адресату доступны действия: Наложить резолюцию (по результатам ознакомления или проведения мероприятий по данному документу), Создать поручение (адресат может создать поручение своему подчиненному на основании данного документа), Создать исходящий (для создания исходящего документа), Создать внутренний (для создания еще одного внутреннего документа, на основании данного).
Документ автоматически устанавливается на контроль адресату. Контрольный срок составляет 10 дней.

Закрыт. После того как адресат наложит резолюцию, документ оказывается в данном состоянии.

Контрольные сроки на всех этапах могут быть изменены администратором системы.

3.1.3. Входящий документ

К входящим документам относятся информационные запросы, письма, просьбы, жалобы и пр. документы, поступающие в адрес компании. Входящий документ содержит следующий набор полей:

Заголовок. Строка, которая должна позволить в той или иной степени однозначно идентифицировать документ. Поле обязательно для заполнения.

Исходящий номер. Регистрационный номер поступившего документа, присвоенный отправителем.

Исходящая дата. Дата, указанная на поступившем документе.

Вид документа. Перечисление возможных типов входящих документов: оповещение, письмо, приглашение и пр. Добавить новый тип может администратор системы.

Корреспондент. Организация, от которой поступил документ. Выбирается из справочника Организации. Поле обязательно для заполнения.

Срок исполнения. Дата, к которой документ должен быть исполнен. Заполняется, если в организации определен регламент, определяющий сроки ответа на данный документ.

Адресат. Руководитель, которому будет адресован данный документ.

Документ. Поле позволяет прикрепить документ в виде файла любого формата.

Документ также содержит поля, которые заполняются системой автоматически:

Автор. В поле система устанавливает сотрудника, создавшего данный входящий документ.

Создан. Дата создания документа.

Изменен. В поле записывается дата и время последнего изменения документа.

Состояние. Состояние входящего документа.

Родственные документы. Очень часто на основании входящего документа создаются другие документы: резолюции, исходящие документы и т.д. В данном поле система отображает такие документы, связанные с данным входящим.

Документ движется по следующему маршруту:

Создание. Автор (в роли автора, скорее всего, будет выступать сотрудник канцелярии либо офис-менеджер) создает документ. Он может неоднократно изменять его (кнопка редактировать), установить на контроль (кнопка на контроль) и присвоить регистрационный номер (кнопка зарегистрировать). Для направления документа адресату следует воспользоваться кнопкой на рассмотрение.

Исполнение. Документ направляется адресату. Если был установлен срок исполнения, то включается контроль на соответствующую дату. Если это поле не было заполнено автором документа, то включается контроль на 10 дней (контрольный срок может быть изменен администратором в настройках данного типа документа). В роли контролируемого лица выступает адресат. Такая постановка на контроль означает, что в течение контрольного периода адресат обязан закрыть документ при помощи кнопки пометить как завершенный. Либо, если адресат создаст резолюцию при помощи одноименной кнопки, в результате исполнения которой будет создан ответный исходящий, который будет подписан, то в этом случае данный входящий будет автоматически помечен как завершенный. Автор документа может отнести его к делу, согласно принятой в организации номенклатуры дел, и зарегистрировать, если не сделал этого ранее.