Файл: Автоматизация документооборота предприятия».pdf

Введение

С развитием деятельности человека объем информации создаваемой, обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают все больше различных факторов, влияющих на экономический результат, это и обуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.

В настоящее время только около 40% всей корпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базах данных) и неструктурированном.

На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 60%. Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске и обработки информации и требуют физического пространства для хранения, а также не позволяет ускорять процесс делопроизводства.

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важен.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД). Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.

В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке. Причинами этого являются:

• расширение экономического пространства;

• наличие разнообразных услуг, помогающих контролировать коммерческий риск;

• появление нового стратегического ресурса – информации;

• принятие во внимание фактора времени: четкость выполнения заказа обеспечивает своевременное предоставление необходимой информации по запросам клиентов.

Целью курсовой работы является проектирование информационной системы оформления заказов.

Объектом исследования выбрана организация ООО «Империал».

Предметом исследования является процесс оформления заказов на предприятии ООО «Империал».

Для проектирования информационной системы оформления заказов клиентов необходимо выполнить следующие задачи:

• проанализировать деятельность организации ООО «Империал»;

• описать организационную структуру организации;

• построить контекстную диаграмму и декомпозицию;

• спроектировать базу данных организации.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Таблица 1.1. Технико-экономические показатели объекта управления

ООО «Империал» — небольшая частная российская страховая компания по сборам с универсальным портфелем страховых услуг, который включает как комплексные программы защиты интересов бизнеса, так и широкий спектр страховых продуктов для частных лиц. Компании группы относятся к категории системообразующих российских страховых компаний.

ООО «Империал» представлена только в Москве в виде своего небольшого офиса. На региональный рынок страны она планирует выходить в будущем.

Компания была создана в 2005 году. Её учредителями выступили Российский Национальный Коммерческий Банк, а также Инвестиционный банк «Восток-Запад».

В октябре 2008 года компания выкупила свой контрольный пакет у учредителей, после чего стала независимым лицом на российском рынке.

В 2009 году «Империал» приступает к обязательному страхованию автогражданской ответственности. Оборот услуг компании увеличивается.

В 2011 году рейтинговое агентство «Эксперт РА» присвоило ООО «Империал» наивысший рейтинг надежности A++. Эта оценка означает, что компания с высокой вероятностью обеспечит выполнение своих финансовых обязательств даже в неблагоприятных экономических условиях.

В 2013 году «Империал» впервые присвоен международный рейтинг финансовой устойчивости Fitch Ratings.

В 2017 году акционеры «АВИКОС-АФЕС» договорились о присвоении некоторого количества акций и доли компании.

Компания имеет в своем штате 7 сотрудников (включая генерального директора) и 5 отделов.

За отдел страхования отвечает специалист по страхованию, который и руководит данным отделом и распоряжается страховыми ресурсами компании.

В отдел по маркетингу входит главный маркетолог – он и является главой отдела и отвечает за вопросы по маркетингу компании.

В технический отдел входит системный администратор, который и отвечает за поддержку всего оборудования организации и сам отдел.

Отдел урегулирования убытков (финансовый) имеет в распоряжении 2 сотрудников – главного и ведущего специалиста.

Отдел экономии и бухгалтерский учёт находится под руководством бухгалтера компании, который и отвечает за эти вопросы.

Вся компания находится под руководством Генерального директора.

Основные задачи компании на будущее:

1. создание условий для взаимовыгодного сотрудничества;
2. увеличение оборота и качества обслуживания;
3. войти в топ главных страховых компаний России.

Основные конкуренты ООО «Империал»:

• ООО «Альманах»
• ООО «СтрахУслуги»
• ООО «ДоговорЭкспресс»

1.2. Организационная структура управления предприятием.

На рисунке 1.1. показана организационная структура в ООО «Империал».

Рисунок 1.1. Организационная структура в ООО «Империал»

Описание организационной структуры ООО «Империал»

• Генеральный директор – директор, высшая административная должность.
• Отдел страхования – отдел, который занимается страховкой посетителей
• Специалисты по страхованию – персонал, который работает в страховом отделе и страхуют посетителей
• Отдел маркетинга – отдел, занимающийся рекламой и продвижением данной страховой компании
• Главный маркетолог – Специалист, отвечающий за рекламу
• Отдел урегулирования убытков – отдел, изучающий возможные риски и проблемы, компания для дальнейшего предотвращения убытков
• Главный специалист – специалист, который в ответе за различные убытки
• Ведущий специалист — это человек в организации, наделенный чуть большими полномочиями, чем остальные работники
• Отдел экономики и бухгалтерский учёт – отдел, занимающийся финансовыми задачами на предприятии.
• Бухгалтер - специалист по бухгалтерскому учёту, работающий по системе учёта в соответствии с действующим законодательством.
• Технический отдел – занимается назначением и основами деятельности организации. Это самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся руководителю или лицу, его заменяющему.
• Системный администратор - сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес-процессов.

Из всех бизнес-процессов я решил выбрать автоматизацию документооборота в компании ООО «Империал».

Назначение информационной системы: автоматизировать поток входящих и исходящих документов и шаблонизация форм докуметов.

Информационная система должна включать в себя:

• Регулирование входных документов;

• Регулирование выходных документов;

• Создание шаблона для создания документов.

Бизнес-процесс в ООО «Империал» представлен на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Контекстная диаграмма электронного документооборота в ООО «Империал»

На рисунке 1.3. представлена декомпозиция контекстной диаграммы электронного документооборота в ООО «Империал».

Рисунок 1.3. Декомпозиция контекстной диаграммы электронного документооборота в ООО «Империал»

На рисунке 1.4. представлена декомпозиция процесса документооборота в хоте работы с клиентами в ООО «Империал».

Рисунок 1.4 Декомпозиция процесса документооборота в хоте работы с клиентами в ООО «Империал»

На рисунке 1.5. показана организационная структура в ООО «Империал».

Рисунок 1.5. Техническая архитектура в ООО «Империал»

Таблица 1.2. Аппаратное обеспечение в ООО «Империал»