Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (Сущность процесса автоматизации гостиницы).pdf

2.3. Анализ информационной системы продажи услуг и бронирования в гостинице «Александр Хаус»

На начальной странице представлено:

• расположение гостиницы;
• описание заведения;
• модуль для бронирования онлайн;
• предлагаемые номера со стоимостью и фотографиями.

Рис. 2. Диаграмма компонентов и развертывания

В модуле бронирования показана:

• категория номера;
• цена номера;
• наличие свободных номеров.

Система обеспечивает работу администраторов и клиентов. В числе обязанностей администратора: прием заказов на бронь, оформление брони (закрепление заказа за тем или иным номером), сообщение клиентам о бронировании либо же отказе от бронирования. Каждый необработанный заказ отображают в цифровом виде (равных числу заказов) в категории номера в ячейке к конкретному дню. Начать их обработку можно при помощи нажатия мышки на конкретной ячейке (рисунок 3).

Рис. 3. Заказ на бронь

Система дает возможность осуществления бронирования при помощи двух способов:

• подтверждение заказов, которые поступили с сайта в онлайн-режиме;
• ручное бронирование.

В группе клиента можно увидеть главную страницу с соответствующим модулем (рисунок 4).

Рис. 4. Модуль бронирования

Посетители сайта не могут видеть конкретных номеров – они видят только суммарную информацию по каждой категории номеров. Если клиент увидел зеленую (свободную) клетку, то тут имеется в виду, что в данной категории на определенный день имеется как минимум один незанятый номер.

Клиент, будучи на сайте, при помощи модуля онлайн-бронирования видит, является ли свободным интересующий номер к желаемым датам. При наличии свободных номеров в категории нужно всего лишь нажать на конкретную ячейку, а также заполнить форму. В процессе заполнения формы клиенты указывают количество суток бронирования, собственные фамилию, имя и отчество, а также электронную почту и контактный телефон (рисунок 5).

Рис. 5. Бронирование номеров

Оформленные заказы от клиента сразу же попадают в систему на обработку (рисунок 6). Выбранные номера не удаляются из перечня доступных, но проставляются метки, после чего происходит уменьшение количества доступных номеров в этой категории. Окончательное решение о бронировании принимают после того, как был проверен запрос администратора.

Рис. 6. Заказы, которые еще не были обработаны

Администратор осуществляет принятие решения по поводу возможности бронирования. При оформлении бронь администратор осуществляет выбор конкретного номера под заселение (рисунок 7).

Рис. 7. Оформление брони

Первый способ. Подтвержденную бронь сразу регистрируют в системе. Новое состояние моментально показывается в модуле бронирования в онлайн-режиме на сайте отеля.

Второй способ. С целью ручного бронирования требуется нажатие кнопки на свободной ячейке, которая соответствует выбранному номеру, а также дате заселения. В вызванном окне требуется заполнение полей и нажатие кнопки по оформлению брони. Форму запроса отсылают на электронную почту администратора, который выходит на связь с клиентом по представленным контактным данным: телефон или электронная почта. Бронирование осуществляют вручную в ходе непосредственного контакта с пользователями.

Формирование стоимости проживания происходит автоматически на основе цены категории, подобранного номера, а также на основе интервала бронирования.

Проведенный анализ деятельности гостиницы «Александр Хаус» показал, что в настоящее время существует проблема, связанная с неэффективностью логистического обеспечения деятельности гостиницы.

Имеющаяся в гостинице система бронирования и резервирования недостаточно эффективна, следовательно необходима разработка рекомендаций по оптимизации логистического обеспечения деятельности гостиницы «Александр Хаус».

Глава 3. Оптимизация программного обеспечения для автоматизации процесса продаж в гостинице «Александр Хаус» гостиницы «Александр Хаус»

3.1. Выбор компьютерной программы для автоматизации гостиницы «Александр Хаус»

Для повышения эффективности деятельности гостиницы необходимо внедрить новую автоматизированную систему управления гостиницей, что должно способствовать четкой координации работы предприятия и повышению уровня качества обслуживания.

При исследовании изучили ПО, представленное на отечественном рынке, предназначенное для автоматизации управления деятельностью гостиниц.

Программный комплекс «HOTEL» может использоваться для того, чтобы: автоматизировать учет постояльцев в отеле; заселять, обеспечивать проживание и организовать выезд клиентов; планировать проживание; формировать документацию строгой отчетности (счета, акты, счета-фактуры); получать отчетную информацию.

Может использоваться в малых гостиницах и крупных отелях.

Программный комплекс «HOTEL» исполняет такие функции: бронирует места в гостинице и работает с бронью; заселяет постояльцев; обслуживает проживающих, учитывает дополнительные услуги; организовывает выезд, учитывает выбывших; имеет встроенный редактор отчетных форм, дающий возможность изменения бланков гостиницы; ведет архив постоянных клиентов; ведет архив проживавших в гостинице; ведет справочник услуг гостиницы; формирует, печатает и архивирует счета за услуги и проживание; поддерживает операции по переезду.

В ПО реализуется алгоритм подбора номера клиенту по установленным параметрам: срокам проживания, типу номера, количеству мест, полу; возможно ведение учета проживающих по безналичному расчету; учета замечаний, которые делались проживающим; осуществление подготовки регистрационных сведений для передачи в ГУВМ МВД; осуществление печати анкет иностранных граждан для передачи в миграционную службу; ведение учета стоянки автотранспорта клиентов; работа защиты от ошибок оператора; реализация отказоустойчивости программного комплекса.

Стоимостную оценку программного комплекса «HOTEL» представили в таблице 3.

Таблица 3

Стоимость приобретения программного комплекса «HOTEL»

ПО для гостиничного комплекса «Автоматизация работы администратора в плане учета заселений и оплаты проживания» используется в целях учета размещения клиентов, бронирования комнат в гостинице, отелей, пансионате, а также мини-гостинице. Номерной фонд гостиничного комплекса, а также анкеты гостей разворачивают на шахматке Номера/Календарь.

Ключевые возможности программы:

• отдельные услуги для каждого номера, деление стоимости услуг по датам, скидки по заселенности номеров (наполнения койко-мест);
• история заселения для всех посетителей;
• печать счетов на оплаты по ф. 3-Г;.
• работа программы под управлением СУБД Firebird.

Стоимость ПО: 12,6 тыс. руб.

Организация 1С: Предприятие на рынке ПО предлагает конфигурацию «1С-Рарус: Управление отелем», являющееся комплексным решением задач по автоматизации отелей, гостиниц, санаториев, сети гостиниц и иных гостиничных предприятий.

За счет программы для автоматизации отеля обеспечивается оперативное управление, имеет разнообразные инструменты для анализа сведений, дает возможность ведения единой базы учета, эффективно согласовывает работу всех подразделений отеля, а также объединяет в единой базе учет по сети отелей.

«1С-Рарус: Управление отелем» дает возможность работы с различной отчетностью. ПО осуществляет поддержку работы с разными внешними системами.

Таблица 4 содержит сведения о стоимости приобретения указанной конфигурации.

Таблица 4

Стоимость покупки «1С-Рарус: Управление отелем»

При интеграции с иными системами, к примеру, системой управления рестораном либо же бухгалтерской программой, ИС отеля SERVIO выступает как центральный элемент, собирая все потоки информации, а также управляя всеми процессами.

Ключевые возможности системы:

• номерной фонд: выставлять счета клиентам, резервировать, бронировать номера, а также интернет-продажи; планировать заезды при учете перспективной и текущей загрузки; планировать проведение встреч, семинаров, конференций; поэтажный план гостиницы; ведение работы с «шахматкой» (сводная таблица заселения этажа) деятельности гостиницы за любой временной промежуток;
• клиенты: ведение работы с клиентами: поселять, корректировать, переселять, продлевать; вести «черный» и «белый» списки клиентов; регистрировать россиян и иностранцев; выселять гостей с возможностью выставлять счета по любым видам оплаты и т.п.;
• персонал: разграничивать права доступа; формировать наряды горничным, ставить/снимать с ремонта; ведение учета рабочего времени; журнала действий пользователя; назначать новые рабочие места и задачи;
• документооборот: формировать любые сводки и отчетности по разным показателям; единая система расчетов посредством фискального регистратора; ведение работы по технологии внутреннего кредита/депозита.

Ключевые преимущества Servio: за счет оптимального распределения загрузки исключен неравномерный износ НФ; эффективность системы управления гостиницей благодаря удаленному доступу; система управления взаимоотношениями с клиентской базой: подробная карта гостя и расширенный поиск к удобству управления клиентами; система подсказок упрощает применение системы и сокращает кол-во возможных ошибок; защитой от критически опасных действий исключается «человеческий фактор».

ПО Servio на российском рынке ПО может быть приобретено за 65 тыс. руб.

ПО Libra Hospitality, стоимость которого 55 тыс. руб., применяется для того, чтобы: устанавливать и поддерживать эффективную взаимосвязь с клиентами и гостями; повышать операционную эффективность; улучшать сервисное обслуживание гостей; оптимизировать доходы и снижать издержки; интегрировать бизнес-процессы; увеличивать прибыль.

Главные стандартные решения автоматизации гостиницы: отели города любых размеров и категорий; курортные пансионаты; SPA-гостиницы и отели; бутик-отели; горнолыжные курорты; а также апарт-отели.

Система управления отелем Shelter дает возможность автоматизации объекта размещения любых форматов: гостиница, пансионат, санаторий, апарт-отель, база отдыха, хостел. Программа дает возможность оптимизации процессов бронирования, выселения, поселения, работы со счетами гостей и пр. ИС Shelter охватывает все секторы данного хозяйства, от маркетинговой службы и до прачечной.

Shelter является отечественным программным продуктом, учитывающим все особенности отечественного рынка.

ИС отеля Shelter в полной мере соответствует всем требованиям законодательства РФ – это затрагивает и вопросы защиты персональных сведений, а также работы с фискальными регистраторами, которые разрешены к применению в гостиничном бизнесе, регистрации российских и иностранных граждан с выгрузкой информации в базы ГУВМ МВД.

Проанализируем некоторые достоинства и недостатки программ:

1. «Мини-Отель» – бесплатная программа, проста, удобна в использовании. Обеспечивает информацией о состоянии номеров, бронировании, учете клиентов, а также об ограниченном количестве номеров (т.е. подходит для маленьких гостиниц/отелей). Минусом программы является то, что она не предоставляет менеджеру возможность автоматизировать составление отчетов, не имеет базы хранения информации о клиентах.

2. «WinHotel Pro» – платная программа. Плата зависит от количества рабочих мест. Эта программа обеспечивает возможность автоматизации бронирования, заселения клиентов, отчетности и расчета операций и предоставления стоимости.