Файл: Жизненный цикл организации и управление организацией (Жизненный цикл организации).pdf

1.2. Управление организацией.

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. [9]

Основными составляющими любой организации являются: люди, входящие в данную организацию; задачи, для решения которых данная организация существует; управление, которое формирует, мобилизует и приводит в движение потенциал организации для решения стоящих перед ней задач. [21]

Управление организацией представляет собой сложную систему, состоящую не только из организационной структуры, но и процесса, целей, методов.

Любая организация представляет собой систему, состоящую из множества элементов, находящихся в состоянии подвижного равновесия и постоянного взаимодействия между собой. Эти элементы различным образом комбинируются и образуют более укрупненные формирования - компоненты. [14]

В составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления (функциональные структуры; схемы организационных отношений; организационные структуры; профессионализм персонала)
2. техника управления (система докуменОООборота; информационные каналы)
3. процесс управления (коммуникации; схема процесса; разработка и реализация решений; информационное обеспечение)
4. методология управления (цели, задачи; законы и принципы; методы и функции; технология и практика управления) [22].

Подсистема 1. Структура управления организацией

Структура управления включает в себя несколько аспектов.

1. Функциональная структура реализует принцип разделения и закрепления функций управления между структурными подразделениями, предусматривает подчинение каждого линейного подразделения нижнего уровня нескольким руководителям вышестоящего уровня, реализующим функции управления. [29]

Суть состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности. В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например плановый отдел, бухгалтерию и т.д. [23]

Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления. Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться и выполнять все функции управления, появляется штат специалистов, имеющих высокую компетенцию в своей области и отвечающих за определенное направление (например, планирование и прогнозирование). [13]

---

Области применения функциональной структуры управления:

• Одно продуктовые предприятия;
• Предприятия, реализующие сложные и длительные инновационные проекты;
• Крупные специализированные предприятия;
• Научно-исследовательские и проектно-конструкторские организации;
• Узкоспециализированные предприятия. [23]

1. Схемы организационных отношений. Организация как система представляет собой взаимосвязь элементов, находящихся постоянно во взаимозависимости. Взаимодействие элементов организации может принимать различный характер. В каждом конкретном случае взаимодействие будет приводить к различным по важности, эффективности, значению результатам.

Организационные отношения — это комплекс воздействий, взаимодействий и противодействий, возникающих в процессе создания, реорганизации и прекращения деятельности организационных объектов. [14]

Организационные отношения между персоналом компании могут быть представлены в виде базовых, производных и смешанных схем.

К базовым схемам относятся линейная и кольцевая.

К производным относятся: колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная.

Из наборов базовых и производных схем формируются смешанные схемы. В рамках одной компании может существовать несколько типов отношений. [14]

1. Организационные структуры. Под организационной структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации. [20]

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные.

Каждое отраслевое отделение представляет собой независимое производственно-хозяйственное подразделение, состоящее из отделений и заводов. Такое самостоятельное подразделение в большей степени ориентировано на максимизацию прибыли и завоевание позиций на рынке, чем при функциональной системе управления.

Опыт показывает, что там, где важен фактор техники и технологии, дивизионально-продуктовая форма управления имеет безусловные преимущества.

Линейная, линейно-функциональная и дивизиональная структуры относятся к категории бюрократических и относительно стабильны во времени. [20]

1. Профессионализм персонала. Профессионализм работника – его способность выполнять работу определенной сложности, ответственности, умения и интеллектуальности при наличии соответствующего для этой работы уровня подготовки. [4]

---

Отличительными признаками профессионализма выступают:

- Специальные знания, уровень квалификации в соответствии с образованием и производственным опытом;

- Умения, сотрудник характеризуется способностью использовать в работе различные технические средства;

- Навыки, которыми должен обладать работник для успешного выполнения производственных заданий, соответствующих его квалификации. [19]

Подсистема 2. Техника управления

Для решения задач, стоящих перед предприятием, аппарат управления готовит управленческие решения, организует и контролирует их исполнение, обеспечивает активность работников в процессе выполнения задач и достижения целей организации. Решение большинства проблем приобретает вид оптимизационной задачи, когда из множества имеющихся альтернатив решения того или иного вопроса выбирается оптимальный вариант, обеспечивающий достижение поставленной цели. [29]

Техника управления включает такие компоненты, как: система докуменОООборота; информационные каналы и др.

1. Представление о докуменОООбороте

ДокуменОООборот можно определить, как процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив. Документы предназначены для ведения хозяйственной деятельности предприятия или организации и являются основой различных видов отчетности. Работа с документами и организация докуменОООборота на предприятии должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Организация докуменОООборота на предприятии и управление докуменОООборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации докуменОООборота. Поток корпоративного докуменОООборота делится на три составляющие:

• Документы, поступающие от других организаций (входящие),
• Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
• Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние). [7]

1. Информационные каналы

Итак, каналы могут быть массовые, личные, локальные и индивидуальные. Рассмотрим немного каждый из них отдельно. К массовым каналам относится наружная реклама, обще-интересные СМИ, упаковка товаров ценовой категории low, а иногда и сами эти товары, пакеты, интернет, прямая массовая реклама и реклама в транспорте. Массовые каналы обслуживают недорогие объекты продаж массового спроса. [8]

Личные каналы обслуживают товары, которые недороги и доступны большинству, но специфицированы — нужны далеко не всем (я могу купить корм для собак, но у меня нет собаки и он мне не нужен) и, как следствие, работают на группу. Это передача информации "из уст в уста" — в такой подаче информация приобретает эмоциональную окраску благодаря личностной оценке передающего. Локальные каналы – информацию получает тот, кто попал в нужное время в нужное место. [8]

---

Локальные каналы будут необходимы, если интересуют не массовые продажи (потому что это ВСЕ купить не могут), а продажи, суженные немалой стоимостью или специальным назначением товара (например, коляски нужны только семьям с малыми детьми — большая группа, а дорогие коляски могут купить уже только состоятельные семьи с малыми детьми — малая группа). В этом случае пользоваться массовыми каналами — необоснованно дорогое удовольствие. Индивидуальные каналы обслуживают товары промышленного назначения или народного потребления группы premium, и, как следствие, количественную категорию "единицы".[8]

Подсистема 3. Процесс управления (коммуникации; схема процесса; разработка и реализация решений; информационное обеспечение) [4]

Процесс управления — это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние. [9]

Цель оперативного (тактического) управления - создание системы управления для достижения текущих целей предприятия, а также своевременное принятие мер по оптимизации соотношения «затраты-результаты».

Оперативные цели, определенные в конкретных параметрах, помогают предприятию избежать неудач и рисков, связанных с реализацией долгосрочных целей. При этом устанавливаются приоритеты деятельности и критерии для определения качества функционирования организации. В общем виде краткосрочные цели приобретают форму задач. Это, в свою очередь, дает возможность установить связь между потребностями и возможностями развития и определить перспективы использования имеющегося производственного потенциала.

Набор подконтрольных показателей тактического управления более обширен, детализирован и конкретен, чем при стратегическом управлении. Он определяется на основе текущих показателей деятельности предприятия, а также анализа узких и слабых мест производства с учетом специфики и особенностей предприятия. [4]

Стратегические решения обычно затрагивают несколько областей деятельности предприятия — финансовую, производственную, коммерческую и даже социальную, т.е. по своей сути являются многопрофильными. Стратегические решения обычно действуют в течение продолжительного времени (10 и более лет), оперативные решения являются краткосрочными (1 год) или, значительно реже, среднесрочными (3 года). Стратегические решения – быстро обратимы. Последствия плохо проведенной рекламной кампании можно будет преодолеть в течение нескольких месяцев, в то время как строительство большого завода за границей вряд ли может быть переориентировано за короткий срок. [5]

---

Сочетание стратегического и тактического планирования на предприятии позволяет достичь гармонии перспективных (долговременных) и краткосрочных интересов предприятия. Правильная организация текущего и оперативного планирования позволяют добиться эффективного производства в текущий период времени и реализовать сегодняшние интересы предприятия. [29]

Разумное построение стратегической политики на угольном предприятии позволяет предприятию обеспечить эффективную деятельность, вплоть до отдаленного в будущее периода времени, скорректировав для этого текущие действия. [5]

Подсистема 4. Методология управления (цели, задачи; законы и принципы; методы и функции; технология и практика управления) [29]

Методология – это учение об организации деятельности. Такое определение однозначно детерминирует предмет методологии – организация деятельности (деятельность – целенаправленная активность человека). Можно выделить следующие методы (виды) управления:

• управление составом;
• управление структурой;
• институциональное управление (управление ограничениями и нормами деятельности);
• мотивационное управление (управление предпочтениями и интересами);
• информационное управление (управление информацией, которой обладают элементы системы на момент принятия решений) [11]

Вывод:

Управление организацией очень трудоемкий и сложный процесс, которому можно учиться на протяжении всей жизни. Важно уметь находить правильные слова, чтобы общаться с подчиненными. Однако управление организацией строится не только на общении, нужно уметь управлять всеми процессами, знать всю структуру, технику и методы управления. Чтобы быть по настоящему хорошим управляющим важно уметь и знать все, что умеют и знают Ваши сотрудники. Только тогда, Вы сможете найти нужных и знающих своё дело людей, правильно выстраивать все процессы в кампании и осуществлять контроль, Вы сможете сами видеть ошибки, недоработки сотрудников, или, наоборот, их успехи. Хороший руководитель – это тот, кто прошел этот путь от начала и до конца, или, хотя бы, по не многу, учится профессии каждого человека в кампании. Ведь не каждый сможет оценить работу уборщицы, если сам никогда не мыл полы.

Вывод:

Из первой главы понятно, что жизненный цикл и управление организацией взаимосвязаны, потому что изначально сформировавшиеся системы управления могут не подойти для нового этапа развития кампании. С каждым этапом развития, необходимо развивать персонал, повышать навыки управления, внедрять новые системы и методы. Без развития управления, остановится жизненный цикл организации.

---