Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций.pdf

9 . Пол: мужчины и женщины общаются друг с другом в зависимости от пола. Когда они работают вместе в группе, мужчины, как правило, более настойчивы, усердны, уверены в себе и агрессивны, чем женщины [22]. Это может быть из-за того, что пятилетнему мальчику рекомендуется «наносить ответный удар» его отцом, но сестре мальчика говорят, что девочки «не сражаются». Выяснилось, что женщины чаще, чем мужчины, выражают свои эмоции и чувства по поводу ситуации. Но следует помнить, что это общие тенденции поведения общения по типу пола, а не правила. Девушки, как правило, менее агрессивны, потому что они получают отрицательные результаты, такие как отказ, критика за такое поведение. Они воспитаны с чувством, что агрессивность неженственна. Девочка, воспитанная с такими женскими представлениями о ней, может попытаться избежать откровенного зрительного контакта с интервьюером и даже может говорить почти неразборчивым голосом [22].

10. Социально-психологические барьеры: статус - это положение или социальный ранг человека в группе. Это зависит от способностей человека, размера оплаты, рабочих навыков, стажа работы; тип назначенной работы, возраст и т. д. Статус отражает степень власти, авторитета, важности и ответственности, возлагаемых на человека другими людьми в обществе. Люди с низким статусом обычно боятся сообщать неприятную и неблагоприятную информацию людям с высоким статусом. Они становятся заметными из своего собственного статуса в связи со статусом своего начальства. Этот статус сознания вреден в процессе восходящего общения, Люди опасаются, что неприятные факты, сообщенные их начальнику, могут оказать на них неблагоприятное воздействие, если информация не понравится начальству [22]. Они неохотно сообщают о своих проблемах, недостатках, ошибках и другой неблагоприятной информации вышестоящим из-за страха, что начальник может счесть их некомпетентными и недостойными выполнять свою работу. Они не проявляют смелости предлагать предложения и планы по улучшению организации и ее процедур из-за страха быть высокомерными со стороны своего начальства. Высшие должностные лица также хорошо осознают свой статус. Чтобы защитить достоинство своего статуса, они избегают принимать предложения от подчиненных и предполагают, что их более высокий статус означает лучшие знания и компетентность, чем у любого из их подчиненных [22].

11. Отношения и ценности: отношение служит личным потребностям людей. Они обеспечивают удовлетворение. Когда сообщение неблагоприятно для получателя, его нельзя легко убедить в этом. Люди с точки зрения их отношений и ценностей интерпретируют сообщение. Их отношение и ценности различны не только потому, что они физически различны, но и потому, что у них разный опыт. Они имеют дело с людьми и событиями в соответствии с их взглядами и предположениями. Их личные взгляды, ценности и мнения являются барьерами для эффективного общения [22].

Самая приятная информация для любого из нас - та, которая благоприятна и приемлема для наших мнений, ценностей, норм и отношений. Послание, противоречащее нашим взглядам и убеждениям, не всегда легко для нас приемлемо, даже если оно является фактическим и правдивым. Мы незамедлительно принимаем государственную политику, если она благоприятна для нашего бизнеса, но мы выражаем сильную негодование по этому поводу, если она отрицательно сказывается на нашем бизнесе. Даже процесс интерпретации сообщения согласуется с существующими установками и ценностями. Это связано с тем, что наше мышление окрашено и характеризуется нашими взглядами и ценностями. Иногда эти отношения и ценности могут иметь эмоциональную основу. Такое отношение чрезвычайно сложно изменить. Отношения и ценности могут иметь эмоциональную основу. Такое отношение чрезвычайно сложно изменить [22].

12. Разное восприятие реальности. Фрэнсис Бэкон сказал: «Человек предпочитает верить в то, что он предпочитает быть правдой». Индивидуальные переживания и их интерпретации никогда не бывают идентичными, потому что их восприятие различно. Если двое друзей увидят фильм вместе, их интерпретация событий и персонажей в нем, безусловно, будут другими. Коммуникативный барьер возникает в результате разного избирательного восприятия одного и того же объекта или идеи двумя или более людьми [22]. Наши физические чувства, такие как слух, зрение, вкус, осязание и обоняние, являются нашими контактами с физическим миром. Некоторые люди имеют ограниченный диапазон и силу своих чувств, тогда как некоторые люди имеют очень острые и сильные чувства. Эти физические различия также ответственны за различное восприятие существующих вещей. Человеческие потребности являются сильными мотивирующими факторами, которые могут очень легко изменить его восприятие. Человек создает собственную реальность через избирательное восприятие, которое скрывает определенные вещи, которые там присутствуют, и видит нечто большее, чем то, что присутствует там [22].

13. Закрытая неординарность: человек может закрыть свой разум, чтобы сообщать о приемах, если он считает себя человеком, который знает «все» о конкретной теме. Очень трудно общаться с человеком, у которого глубоко укоренившийся предубежденный ум. Такой человек не готов получать какое-либо сообщение на тему, о которой он предполагает знать все. Его разум закрыт для новых идей, фактов и предложений. Если сотрудник обращается к своему начальнику с несколькими мыслями с некоторыми предложениями по улучшению работы бизнес-единицы, он отвечает, что он лучше, чем последний, знает, что следует сделать для улучшения организации. Возможно, он может дополнительно предупредить сотрудника, что последний никогда не должен пытаться научить его снова. Таким образом, он полностью отвергает информацию и рекомендации коммуникатора еще до того, как узнает реальные факты. Причиной его ограниченности являются глубоко укоренившиеся предрассудки [7].

Искажение, фильтрация и редактирование: когда сообщение передается посредством переводов, интерпретаций, объяснений и упрощений, некоторая его часть искажается или теряется. Точность сообщения теряется, и передача становится несовершенной, поскольку сообщение проходит через фильтры переводов и упрощений. Восходящая связь также имеет тенденцию быть искаженной и отфильтрованной [18]. Таким образом, часто исходная информация, передаваемая по формальным и неформальным каналам, в значительной степени теряется или искажается, и очень мало ее сохраняется [22].

14. Плохое прослушивание: одна из основных проблем общения. Недопонимание и конфликты могут быть уменьшены, если люди будут слушать сообщение с достаточным вниманием. Большинство людей не очень хорошо слушают из-за различных отвлекающих факторов, эмоций, волнения, безразличия, агрессивности и блуждающего внимания. Одна из главных причин плохого слушания - постоянное размышление человека о своих проблемах и заботах. Бедные слушатели всегда чувствуют, что мысль в его уме интереснее, чем говорит говорящий. Студент колледжа вовлекает себя в размышления о своей подруге, а не слушает лекцию своего профессора. Плохое прослушивание также может быть вызвано какой-то серьезной причиной для беспокойства. Сотрудник может быть поглощен беспокойством о болезни своей дочери, а не слушанием инструкций, данных его руководителем. Некоторые слушатели мысленно спорят с говорящим, прежде чем понять полное сообщение. Это обычно приводит к недоразумению и конфликту. Их нетерпение высказывать свои мысли и отсутствие интереса к содержанию сообщения являются серьезными препятствиями для общения [22].

15. Эмоции: отрицательные эмоции являются препятствиями в общении. Эмоции - это наши чувства к окружающему нас миру. Обычно положительные эмоции, такие как радость, любовь или привязанность, не мешают общению, но отрицательные эмоции выступают в качестве сильных барьеров для эффективного общения. Эмоционально возбужденный коммуникатор не может правильно организовать свое сообщение. Его возбужденное или нервное состояние не позволяет ему мыслить ясно. Он выражает свои размытые мысли жестикуляцией и продолжает повторять одни и те же слова. Он даже не может понять сообщение, отправленное коммуникатором в его истинном смысле [22]. Это особенно верно, когда негативные эмоции неконтролируемы и направлены неверно. Это делает его слепым по причине. Почти каждый, кто сталкивается с таким раздраженным человеком, становится жертвой его несфокусированных негативных эмоций [22].

16. Устойчивость к изменению. Если мы получаем сообщение, в котором предлагается новая идея, мы склонны к ней быть невнимательны. Новая идея отвергается сознательно или иногда бессознательно, если она вступает в противоречие с нашими убеждениями, моралью, ценностями, взглядами и мнениями получателя. Средний взрослый человеческий разум игнорирует новую идею, особенно когда он чувствует неуверенность и неуверенность в ее последствиях. Он чувствует, что с ним все в порядке, и он будет не уверен, если будут внесены изменения. Он также с подозрением относится к его успеху в будущем. Из-за его неопределенности он поспешно приходит к выводу, что это предложение не будет успешным. Он даже считает, что это предложение ухудшит его положение. Новая идея рассматривается как радикальное предложение, которое не нужно. Таким образом, средний человеческий разум, который сопротивляется изменениям [22].

1.4 Навыки и умения, необходимые руководителю для успешности делового общения

Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких предварительных контактов. Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила, кстати, сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров [9].

1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение;

4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегание менторского тона. Недопустимо поучать партнера. Основной метод - убеждение.

6. Принятие [1].

Наиболее оптимальными днями для переговоров являются вторник, среда, четверг. Самое благоприятное время дня - через полчаса - час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают от решения деловых вопросов. Благоприятная среда для переговоров может быть создана, в зависимости от обстоятельств, в вашем офисе, представительстве партнера или на нейтральной территории (конференц-зал, приспособленные для переговоров номер гостиницы, зал ресторана и т.д.).

Успех переговоров во многом определяется умением задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы на них. Вопросы служат для управления ходом переговоров и выяснения точки зрения оппонента. Правильная постановка вопросов способствует принятию нужного вам решения. Существуют следующие виды вопросов [12].

Информационные вопросы предназначены для сбора сведений, которые необходимы для составления представления о чем-либо.

Контрольные вопросы важно использовать во время любого разговора, чтобы выяснить, понимает ли вас партнер. Примеры контрольных вопросов: "Что вы об этом думаете?", "Считаете ли вы так же, как и я?".

Направляющие вопросы необходимы тогда, когда вы не хотите позволить собеседнику навязать вам нежелательное направление беседы. С помощью таких вопросов вы можете взять в свои руки управление ходом переговоров и направить их в необходимое вам русло [12].

Провокационные вопросы позволяют установить, чего в действительности хочет ваш партнер и верно ли он понимает положение дел. Провоцировать - значит бросать вызов, подстрекать. Эти вопросы можно начинать так: "Вы уверены, что сможете ...?", "Вы действительно считаете, что...?" [17].

Альтернативные вопросы представляют собеседнику возможность выбора. Число вариантов, однако, не должно превышать трех. Такие вопросы предполагают быстрый ответ. При этом слово "или" чаще всего является основным компонентом вопроса: "Какой срок обсуждения подходит вам больше всего - понедельник, среда или четверг?".

Подтверждающие вопросы задают, чтобы выйти на взаимопонимание. Если ваш партнер пять раз согласился с вами, то на решающий шестой вопрос он также даст положительный ответ. Примеры: "Вы придерживаетесь того же мнения, что ...?", "Наверняка вы рады тому, что...?"

Встречные вопросы направлены на постепенное сужение разговора и подводят партнера по переговорам к окончательному решению. Считается невежливым отвечать вопросом на вопрос, однако встречный вопрос является искусным психологическим приемом, правильное использование которого может дать значительные преимущества [17].

Ознакомительные вопросы предназначены для выявления мнения собеседника по рассматриваемому вопросу. Это открытые вопросы, требующие развернутого ответа. Например: "На какой эффект вы рассчитываете при принятии этого решения?".

Вопросы для ориентации задаются, чтобы установить, продолжает ли ваш партнер придерживаться высказанного ранее мнения. Например: "Каково ваше мнение по этому пункту?", "К каким выводам вы при этом пришли?".