Файл: Построение организационных структур(Классификация организационных структур управления предприятием).pdf

В непосредственном подчинении главного инженера находятся начальник отдела эксплуатации, начальник ремонтной мастерской, инженер по охране труда, начальник котельной.

Главный бухгалтер ОАО «Волковыскспецавтотранс» обеспечивает организацию бухгалтерского учета в акционерном обществе, контроль за рациональным, экономным использованием всех видов ресурсов и сохранностью собственности.

В соответствии с должностной инструкцией, главный бухгалтер акционерного общества обеспечивает:

- полноту учета поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также современное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

- достоверный учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации услуг;

- учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

- законность, своевременность и правильность оформления документов, составления экономически обоснованных калькуляций себестоимости выполняемых работ /услуг/;

- составления бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета, первичных документов, предоставление ее совместно с руководителем в установленном порядке и сроки на рассмотрение наблюдательного совета акционерного общества, а также соответствующим органам.

Главный бухгалтер контролирует правильное начисление заработной платы, начисление и перечисление налогов и сборов в бюджет, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

Кроме того, главный бухгалтер выполняет другие обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

Главный экономист ОАО «Волковыскспецавтотранс»:

- осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, качества перевозок, снижение их себестоимости, обеспечение правильных соотношений темпов роста производительности труда и заработной платы, обеспечивает достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

- методически руководит и координирует деятельность всех подразделений предприятия по составлению перспективных планов социально-экономического развития в соответствии с контрольными цифрами, утвержденными вышестоящей организацией и заключенными хозяйственными договорами, разработке бизнес-планов с необходимыми обоснованиями и расчетами.

- осуществляет разработку организационно-технических мероприятий по совершенствованию хозяйственного механизма, экономической работы, выявлению и использованию резервов производства.

Основными обязанностями специалиста по кадрам являются:

- обеспечить комплектование акционерного общества требуемым количеством работников необходимых профессий, специальностей и квалификации;

- определять текущие и перспективные потребности предприятия в работниках, изучать рынок труда, выявлять источники удовлетворения потребностей предприятия в работниках;

- осуществлять подбор кандидатов на работу, проводить с ними собеседования;

- готовить и представлять на подпись директору проекты трудовых договоров, проекты приказов о приеме на работу, проекты соглашений об изменении условий трудовых договоров, проекты документов по направлению работников в командировки, проекты приказов о предоставлении отпусков, проекты приказов о поощрении (наказании) работников и др.;

- вести документацию по учету кадров: трудовые книжки, личные карточки и личные дела работников;

- готовить и представлять на рассмотрение директору отчетные документы по кадровой работе, а также предложения, направленные на ее совершенствование;

- участвовать в работе по организации профессионального обучения работников, в проведении оценки результатов трудовой деятельности работников, организации аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей, в работе по предупреждению и разрешению трудовых споров и конфликтов.

Юрисконсульт ОАО «Волковыскспецавтотранс»:

- руководит правовой работой в организации и оказывает методическую помощь его структурным подразделениям оформлении различного рода правовых документов;

- участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий;

- подготавливает совместно с другими подразделениями организации материалы о хищениях, растратах, недостачах, нарушении экологического законодательства и об иных правонарушениях для передачи их в следственные и судебные органы;

- участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества организации;

- оформляет в соответствии с установленным порядком документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности;

- принимает участие в работе по заключению хозяйственных договоров, проведении их правовой экспертизы, разработке условий коллективных договоров и отраслевых тарифных соглашений, а также рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности.

В функциональными обязанностями начальника отдела эксплуатации являются: организация транспортных перевозок, оформление сопровождающей транспортные операции документации; разработка организационно-технических мероприятий по совершенствованию и более рациональному использованию транспортных средств; определение потребности и составление расчетов на необходимые предприятию транспортные средства, а также на необходимые запасные части по всем видам транспортных средств; разработка планов ремонта автомобильного транспорта, а также контроль за их выполнением; надзор за техническим состоянием транспортных средств. Кроме того, в обязанности начальника отдела эксплуатации входят: подготовка и заключение договоров перевозки грузов; формирование сбытовой сети: создание информационной базы данных о покупателях транспортных услуг; составление предусмотренной отчетности по сбыту услуг.

Управление производственными подразделениями акционерного общества осуществляют линейные руководители: начальник отдела эксплуатации, начальник ремонтной мастерской, начальник контрольно-технического пункта.

Анализ должностных обязанностей линейных и функциональных руководителей показал, что основным преимуществом организационной структуры управления ОАО «Волковыскспецавтотранс» является четкое разграничение обязанностей среди руководителей, отсутствие дублирования функций.

Сущность функциональной структуры ОАО «Волковыскспецавтотранс» заключается в том, что все сложные решения, требующие наличия технических, экономических, юридических, и других специальных знаний, принимаются работниками, специализирующимися в этих областях, обладающими необходимой компетенцией. В целях устранения двойного подчинения, компетенции функциональных структур ограничены. Доведение принятых решений до производственных структур входит в компетенцию линейных руководителей.

Вместе с тем, существенным недостатком используемой в акционерном обществе линейно-функциональной структуры является то, что она не позволяет быстро реагировать на изменения во внешней среде, что приводит к «разбалансировке» отношений между функциональными подсистемами. Положение усугубляется недостатком согласованности во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за высокого уровня формализации, органически свойственной данной структуре. Результатом является замедление и сложности с передачей информации, а это приводит к снижению скорости принятия решений. Необходимость согласования действий разных функциональных служб резко увеличивает объем работы руководителя организации и его заместителя.

Недостатки линейно-функциональной структуры управления в акционерном обществе усугубляются еще и за счет таких условий хозяйствования, при которых: превышаются нормы управляемости, особенно у директора и главного инженера; формируются нерациональные информационные потоки; чрезмерно централизуется оперативное управление производством; отсутствуют необходимые нормативные и регламентирующие документы организационной структуры управления; отсутствуют положения об отделах.

В существующей структуре отсутствуют звенья позволяющие работать с такими факторами внешней среды как политические, рыночные (отсутствует отдел маркетинга, коммерческий отдел).

1.3 Мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления организации

Проведенный анализ организационной структуры управления ОАО «Волковыскспецавтотранс» позволяет сделать вывод, что применяемая в акционерном обществе линейно – функциональная система управления, является приемлемой, так как не небольших предприятиях недостатки, присущие данной системе управления, не существенны.

Вместе с тем в целях повышения эффективности управленческой деятельности ОАО «Волковыскспецавтотранс» необходимо разработать положение об организационной структуре.

Положение об организационной структуре – внутренний регламентирующий документ, определяющий номенклатуру, функции и задачи подразделений организации, а также технологию их взаимодействия и подчиненности.

В положение целесообразно включить следующие разделы:

- общие положения. В данном разделе должны быть отражены общие подходы к формированию организационной структуры управления;

- описание организационной структуры акционерного общества, в которой представлен перечень структурных подразделений, проведено их разделение на функциональные и линейные, определены функции и задачи подразделений, определен порядок взаимодействия и подчиненности структурных подразделений;

- концепция совершенствования организационной структуры. В данном разделе необходимо отразить, какие подходы будут приниматься акционерным обществом для принятия оперативных решений по совершенствованию организационной структуры. Определены критерии оценки эффективности системы управления в акционерном обществе, определен порядок мониторинга системы управления;

- распределение полномочий и порядок внесения изменений в организационную структуру. В данном разделе должно быть указано, как распределены полномочия между различными уровнями управления акционерного общества (общее собрание акционеров, наблюдательный совет, директор) и определены условия и порядок внесения изменений в организационную структуру;

- порядок определения численности структурных подразделений. В данном разделе необходимо дать обоснование изменения (увеличения или уменьшения) численности работников структурных подразделений.

Разработка и принятие данного нормативного документа позволит детально анализировать соответствие организационной структуры акционерного общества его целям и задачам, своевременно ее корректировать, что будет способствовать повышению эффективности принятия управленческих решений.

Кроме того, ОАО «Волковыскспецавтотранс» необходимо разработать положения об отделах. Данный документ нужен не только для сотрудников конкретного подразделения, а для организации в целом. В нем определяются границы полномочий. Положение об отделе устанавливает его статус в иерархической структуре организации.

В организационной структуре управления ОАО «Волковыскспецавтотранс» существует перегрузка руководящих работников верхнего уровня, в то же время существует и повышенная зависимость результатов работы организации от их квалификации, личных и деловых качеств. Таким образом, результаты работы акционерного общества в значительной степени зависят от уровня профессионализма управляющих работников, а с другой стороны, управляющие работники являются перегруженными работой, что снижает качество принимаемых ими решений, следовательно, сказывается на результатах работы компании. Поэтому в ОАО «Волковыскспецавтотранс» целесообразно произвести перераспределение обязанностей и ответственности и часть функций передать руководителям среднего звена.

Отдел эксплуатации ОАО «Волковыскспецавтотранс» наряду с организацией транспортных перевозок осуществляет несвойственные ему коммерческую и маркетинговую деятельность.

Акционерному обществу целесообразно создать отдел маркетинга, который будет осуществлять следующие функции:

- комплексное исследование и сегментация транспортного рынка, выявление наиболее привлекательных сегментов;

- обследование экономики районов тяготения транспортных предприятий с целью определения платежеспособного спроса и потенциальной потребности в транспортных услугах, выявление требований к качеству транспортного обслуживания пользователей;