Файл: Документирование и инвентаризация (теоретические аспекты первичного наблюдение в учете).pdf

Согласно определению любой электронный документ относится к числу документов в электронном виде. При этом ключевым признаком электронного документа является наличие дополнительного элемента, позволяющего установить его целостность и подлинность.

Законом предусмотрено, что электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей: информации, составляющей содержание документа (общая часть), и одной или нескольких ЭЦП (особенная часть). Информация, составляющая содержание документа, присутствует в любом документе, в том числе в документах в электронном виде, следовательно, дополнительным элементом является ЭЦП.

Таким образом, с точки зрения Закона при наличии ЭЦП документ в электронном виде признается электронным документом.

В отношении юридической силы электронного можно сказать следующее:

1) электронный документ и идентичный ему по содержанию документ на бумажном носителе имеют равную юридическую силу. При этом документ на бумажном носителе не является копией электронного документа;

2) все идентичные экземпляры электронного документа имеют равную юридическую силу и признаются его оригиналами;

3) оригинал и копия электронного документа, удостоверенная в надлежащем порядке, имеют равную юридическую силу;

4) электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа (процедуры досрочного прекращения действия ключа), не имеет юридической силы;

5) только подлинный электронный документ приравнивается по юридической силе к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.

Таким образом, можно утверждать, что именно ЭЦП делает документ, созданный в электронном виде, электронным документом, а также подлинным и имеющим юридическую силу (эти категории неразрывны и следуют из наличия в документе ЭЦП).

ЭЦП признается аналогом собственноручной подписи и представляет собой последовательность символов, предназначенную для подтверждения:

- целостности документа - означает, что с момента его заверения ЭЦП в документ не вносились изменения и / или дополнения;

- подлинности документа - документ подписан действительной ЭЦП.

Вырабатывается ЭЦП при помощи программных, программно-технических или технических средств, прошедших государственную сертификацию (далее - средства ЭЦП).

Средства ЭЦП позволяют выработать:

- личный ключ, который должен храниться только у его владельца - организации или физического лица, осуществивших выработку такого ключа. С его помощью владелец может подписать документ ЭЦП;

- открытый ключ, который генерируется средством ЭЦП на базе личного ключа. Открытый ключ необходим для проверки ЭЦП получателем электронного документа. С его помощью можно определить, кто и когда подписал документ. Организация или физическое лицо, являющиеся владельцами личного ключа, на базе которого выработан открытый ключ, предоставляет его иным пользователям;

- ЭЦП, которая вырабатывается средством ЭЦП на базе конкретного документа и личного ключа.

Ключи, как и ЭЦП, - это последовательность символов. Значение открытого ключа размещается на карточке и / или сертификате открытого ключа. Личный ключ может храниться в памяти компьютера либо на съемном носителе информации, например карте памяти.

Получателю электронного документа следует:

1) установить принадлежность открытого ключа лицу, подписавшему данный документ.

Принадлежность открытого ключа подтверждается карточкой (в форме документа на бумажном носителе) либо сертификатом открытого ключа (в виде электронного документа). При отсутствии сертификата или карточки идентифицировать ЭЦП невозможно. Владелец открытого ключа, как правило, рассылает его всем заинтересованным лицам вместе с сертификатом (карточкой);

2) убедиться в том, что ключ был действителен на момент подписания электронного документа. Проверка действительности ключа подписи заключается в сличении крайней даты действия ключа, указанной в его сертификате либо карточке, с датой подписания документа. Кроме того, необходимо обратиться к поставщику услуг, выдавшему сертификат, чтобы уточнить, не был ли ключ досрочно отозван;

3) проверить подлинность ЭЦП. Для этого получателю необходимо ввести значение открытого ключа в соответствующей сертифицированной программе. Программа проведет автоматическую проверку и сообщит о соответствии либо несоответствии ЭЦП.

Подписывать документы ЭЦП должен непосредственно владелец личного ключа. Если владельцем является юридическое лицо, полномочия на подписание документов ЭЦП следует надлежащим образом оформить.

Одним из недостатков использования электронного документа является возможность проставления ЭЦП неуполномоченным лицом, так как применить ее может любой человек, имеющий доступ к личному ключу и средствам ЭЦП. Достоверность содержания документа обеспечивается только при условии, что владелец личного ключа (уполномоченное лицо) является единственным, кто может им воспользоваться.

Законодательством установлены единые требования к ведению делопроизводства в отношении документов, созданных на бумаге, и документов в электронном виде^[2], к которым относятся электронные документы.

Организация вправе самостоятельно определять, в каком формате создавать электронный документ. Наиболее популярными форматами на сегодняшний день являются.txt,.doc и.rtf, которые предназначены для просмотра и редактирования текстовых документов (открываются при помощи программы MS Word и др.).

Электронный документ должен содержать все реквизиты, установленные для документов на бумажном носителе, за исключением оттисков печати и штампа. Собственноручную подпись в электронном документе заменяет ЭЦП. При передаче по электронной почте файл такого документа прикрепляется к электронному письму в виде приложения.

Электронные документы хранятся в виде файлов на электронном носителе, например на жестком диске. Срок их хранения аналогичен срокам, предусмотренным для документов на бумажном носителе.

При внедрении электронных документов появляются новые виды документов (личные ключи, их сертификаты, тексты программных сообщений об успешности проверки), поэтому их следует внести в существующую номенклатуру дел организации, определить сроки хранения^[3].

Законом предусмотрены:

- форма внешнего представления - воспроизведение электронного документа в доступной и понятной для восприятия человеком форме на электронном средстве отображения информации либо материальном носителе;

- форма внутреннего представления - запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации.

Когда электронные документы необходимо представить в государственные органы, иные организации, не имеющие возможности проверить ЭЦП (например, в суд в качестве доказательства), целесообразно распечатать электронный документ на бумажном носителе (т.е. в форме внешнего представления), однако юридическую силу он приобретает лишь при условии надлежащего заверения (копия электронного документа). Удостоверяют формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе:

- нотариусы (иные должностные лица, имеющие право совершать нотариальные действия);

- субъекты хозяйствования, имеющие лицензию на право осуществления деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе^[4].

Для удостоверения копии электронного документа любое лицо вправе обратиться к лицензиату с заявлением. К нему необходимо приложить установленные законодательством данные, в частности сам электронный документ, открытый ключ и др.^[5]Копия изготавливается непосредственно лицензиатом, а юридическую силу ей придает удостоверительная надпись, проставляемая данным субъектом.

Основными направлениями использования электронных документов и ЭЦП сегодня являются:

- взаимодействие с государственными органами (ФСЗН, инспекциями МНС, таможней и т.д.);

- сфера банковского обслуживания (системы "Клиент-банк");

- системы электронного документооборота внутри организаций и др.

В отличие от документов на бумажном носителе использование электронных документов имеет некоторые преимущества: защита информации от изменения, гарантия ее достоверности и подлинности, сокращение времени и затрат, возможность включить в документ мультимедийную информацию и др.

Однако повсеместное распространение электронных документов в хозяйственной и иной деятельности ограничено рядом обстоятельств:

- в настоящее время электронный документооборот у различных ведомств и организаций происходит по принципу "один со всеми". В каждой из таких систем действуют свои ключи проверки ЭЦП. При этом конкретная ЭЦП применяется только для документооборота с выдавшей ее организацией;

- системы электронного документооборота, применяемые в организациях, включая средства ЭЦП и удостоверяющие центры, созданы с использованием различных технологий и не всегда могут обеспечить обмен электронными документами между организациями.

Для широкого распространения электронных документов и ЭЦП необходима организация обмена такими документами по принципу "все со всеми".

Для реализации данного принципа необходима единая инфраструктура открытых ключей, которая позволит в любой момент установить принадлежность ключа, срок его действия и выяснить, не был ли он досрочно отозван.

Такую возможность призвана обеспечить внедряемая в настоящее время Государственная система управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

2 Инвентаризация и ее роль в бухгалтерском учете

2.1 Виды инвентаризации

Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является требование реальности и точности его показателей. Однако при ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями учета и фактическим состоянием имущества и финансовых обязательств. Причинами расхождений и несоответствия учетных данных фактическому наличию имущества и финансовых обязательств могут быть:

- естественные изменения в средствах (усушка, утруска, распыливание, выветривание и т.д.);

- ошибки, допускаемые при приеме и отпуске средств (излишки, недостачи, пересортица и т.д.);

- ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, описки в документах, неправильные записи и т.д.);

- злоупотребления материально ответственных лиц.

Поэтому необходима сверка фактического наличия имущества с учетными данными, которая производится при помощи инвентаризации.

Инвентаризация — это один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки и документального подтверждения фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявления отклонений от учетных данных и принятия решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение, ее целью является установление:

- фактического наличия денежных средств и материальных ценностей по ответственным за их сохранность лицам;

- наличия неполноценного и ненужного предприятию имущества, что дает возможность своевременно принять меры к его реализации, уценке и т.п.;

- условий, организации и состояния сохранности денежной наличности, основных средств, продукции и материальных ценностей и т.п.;

- недостатков в постановке первичного и организации бухгалтерского учета имущества предприятия, а также состояния внутреннего контроля за их сохранностью и наличием;

- ошибок и злоупотреблений, имевших место в документах по движению имущества и в учетных регистрах;

- реальности сумм, учтенных по статьям баланса:

- обоснованности подбора материально-ответственных лиц и наличия с ними договора о полной материальной ответственности.

Инвентаризацию проводят все хозяйствующие субъекты в соответствии с действующими методическими указаниями. Ее проведение обязательно в следующих случаях:

- при смене собственника или реорганизации предприятия;

- при ликвидации предприятия;

- перед составлением годовой отчетности:

- при смене руководителя предприятия или другого материально-ответственного лица;

- при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);

- по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

Проведение инвентаризации должно обязательно соответствовать следующим позициям: