Файл: Документирование и инвентаризация (Определение инвентаризации, её цели и задачи).pdf

Введение

Для того чтобы реально представить финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо владеть достоверными данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: его количество, состоянии в котором оно находится, правильность его оценки. Далее фактические остатки имущества сравниваются с данными бухгалтерского учета. Данный процесс сверки имущества и обязательств называется инвентаризацией. Определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности -это и есть инвентаризация.

Другими словами- инвентаризация представляет собой контрольную функцию учета, позволяющую выявить случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества (активов).

Для достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Целью курсовой работы является углубленное рассмотрение порядка проведения и оформления результатов инвентаризации. В процессе осуществления хозяйственной деятельности, хозяйствующие субъекты имеют активы и обязательства. Процесс в ходе, которого сверяются фактические данные с данными бухгалтерского учета, называется инвентаризацией. Актуальными вопросами социально-экономического развития предприятий и организаций различных сфер деятельности является обеспечение сохранности материальных и других ресурсов, их рационального использования, а также предотвращения непроизводственных расходов, топливных и других материальных ценностей. Одним из современных   средств контроля за сохранностью   финансово- хозяйственных средств предприятий и организаций является    инвентаризация.  Инвентаризация   как методика бухгалтерского учета возникла очень давно, и непрерывно совершенствуется, так как является одним из основных способов контроля полноты и достоверности.
Соблюдение основных правил проведения инвентаризации играет не маловажную роль, т.к. от них на прямую зависит достоверность и актуальность самого процесса инвентаризации. В зависимости от вида инвентаризации существуют определённые временные рамки.

Таким образом, инвентаризация выступает важнейшим фактором сличения фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля за сохранностью основных средств, товарно-материальных и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные резервы с целью дальнейшего их использования и предоставляет информационный материал, необходимый для своевременного принятия продуманных управленческих решений.

Смысл инвентаризации объединяется к определенной последовательности действий. При их помощи удостоверяется фактическое наличие материальных ценностей. Однако в любой процедуре есть свои особенности, и инвентаризация не исключение… Ежегодно каждое предприятие сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Ревизии подлежат и основные средства, и все другие активы организации.

При этом инвентаризовать необходимо и имущество, не принадлежащее субъекту, но значащееся на его учете. Разнообразие видов проверяемых субъектов определяет особенности инвентаризации.

1.Инвентаризация-как элемент метода бухгалтерского учёта

1.1 Определение инвентаризации, её цели и задачи

Инвентаризация - как один из основных элементов метода бухгалтерского учета, суть которого заключается в сравнении имущества имеющегося в наличии и обязательств организации с данными предоставленными бухгалтерским учетом.

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств используют инвентаризацию – как элемент метода бухгалтерского учёта. Она становится эффективным методом контроля за сохранностью имущества предприятия, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением несоответствий между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации (путем сверки остатков в натуре с учетными записями).

Инвентаризация является не только методом бухгалтерского учёта, но и исполняет контрольные функции. Выявленные в момент проверки несоответствия данных бухгалтерского учёта с фактическим наличием материальных ценностей служит причиной для проведения служебного расследования относительно работы материально ответственных лиц. При больших излишках и значительных недостачах, неправдоподобности дебиторских и кредиторских задолженностях, показанных в отчётной документации следует задуматься о наличии противозаконных деяний.

Потому важное значение придаётся классификация видов инвентаризации по признакам доминирующих функций, основаниям для проведения и объему инвентаризуемых объектов.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 21 ноября 1996 г. №129в соответствии с рядом принятых нормативных актов.

Существует обязательная инвентаризация, которая проводится если:

1.происходит передача имущества организации в аренду, выкуп, продажа, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2.происходит составление годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

3.происходит смена материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел). На момент заключения с сотрудником договора о материальной ответственности обязательно нужно прописывать необходимость инвентаризации при увольнении. Вместе с тем с инвентаризацией происходит передача материальных ценностей новому сотруднику (материально ответственному лицу). Период такой инвентаризации законом точно не определяются. Главное требование - проведение проверки в течение двух недель с момента уведомления об увольнении. Если не совместить проведение инвентаризации, при смене материально ответственного лица, и передачу ценностей то придется отдельно осуществлять передачу имущества, что увеличивает временные затраты. Касаемо передачи ценностей особого порядка не существует. Следовательно, придерживаться нужно методическим рекомендациям, то есть акт должен содержать подписи главбуха, руководителя предприятия, непосредственного начальника, работника, уполномоченных лиц и принимающего ценности материально ответственного лица. В конце проведения инвентаризации и составления акта передачи материальных ценностей ответственное лицо следует считать уволенным и никаких претензий к нему предъявляться не может.

4.происходит установление фактов хищения или злоупотребления, а также порчи материальных ценностей;

5. имели место быть стихийные бедствия, пожары, аварии или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;

6. происходит ликвидации (реорганизации) организации, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. При реорганизации в виде присоединения необходимо проводить инвентаризацию активов и обязательств только присоединяемого предприятия, поскольку только оно составляет и утверждает передаточный акт, в соответствии с которым имущество перейдет к основной организации. При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться положениями, содержащимися в Методических указаниях;

7. при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), если происходит выбытие из коллектива (бригады) более пятидесяти % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Главные цели инвентаризации:

- контроль точности данных текущего учета и обнаружения допущенных ошибок;

- отображение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;

- контроль за сохранностью производственных запасов;

- контроль за точностью и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;

- контроль за условиями хранения товаров;

- выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;

- контроль за соблюдениями принципов материальной ответственности;

- проверка состояния учета и организации движения товарных запасов;

- контроль за полнотой отображения всех хозяйственных операций в документах бухгалтерского учете и т.д.

Основные причины, определяющие необходимость проведения инвентаризации:

1. выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли и пр.;
2. изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется реальное положение дел, что отражается документально;
3. стихийные бедствия, пожары, аварии, природные катаклизмы и т.д.;
4. кражи, злоупотребления;
5. малый уровень доверия к материально ответственному лицу;
6. проведение аудиторских проверок и ревизий в организации;
7. смене бригадира при бригадной материальной ответственности;
8. по требованию судебно-следственных органов.

Одной из самых необходимых процедур системы внутреннего контроля является инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации. Она проводится в соответствии со статьей 11 Федерального закона "О бухгалтерском учете", в которой определены:

1) цель инвентаризации;

2) моменты проведения обязательных инвентаризаций;

3) порядок регулирования выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Основные задачи инвентаризации:

- удостоверение в фактическом наличии имущества в организации;

- контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- определение неиспользуемого имущества;

- проверка соблюдения правил и условий хранения имущества;

- проверка реальной стоимости учтенных в балансе материальных ценностей.

Рисунок 1.1-Функции инвентаризации

Получение максимально достоверной информации в процессе проведения инвентаризации, достигается путем соблюдения определенных правил. Основными правилами инвентаризации считаются: плановость, внезапность, объективность, полнота охвата объектов, сопоставимость единиц измерения, непрерывность, юридическая правомочность результатов, воспитательное воздействие и материальная ответственность, оперативность и экономичность,гласность.
В процессе инвентаризации, проверке подлежат следующее имущество и обязательства предприятия:

-  основные средства;

-  нематериальные активы;

-  финансовые вложения;

-  производственные запасы;

-  готовая продукция;

-  товары;

-  прочие запасы;

-  денежные средства;

-  прочие финансовые активы;

-  кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризация по мимо своих основных функциях выполняет и ряд специфических: контроль исполнения установленных правил, относительно обеспечения сохранности материальных и товарных ценностей; выявить товары и материалы чей срок сохранности близится к завершению или истек; обнаружить испорченного имущество для дальнейшего списания; установить виды неиспользуемого имущества , с целью последующей его продажи.

В процессе проведения инвентаризации определяются отдельные материальные ценности, которые в процессе хранения могут изменять свои первоначальные характеристики, что ведет к естественной убыли, какую нужно своевременно учесть. Также при помощи такого вида контроля проверяется компетентность работников и их соответствие занимаемым должностям.