Файл: Документирование и инвентаризация (Определение инвентаризации, её цели и задачи).pdf

1.2 Виды инвентаризации

Организации учитывая особенности своей деятельности и задачи, которые преследует инвентаризация, может использовать разные её виды. Рисунок 1.2

В зависимости от объёма охваченных средств инвентаризации бывают:

- полная – это инвентаризация которая охватывает абсолютно все средства предприятия (все виды имущества, материальные ценности и финансовые обязательства) и проводится один раз в год;

- частичная – это инвентаризация охватывающая какую-либо одну или несколько групп материальных ценностей и про водящаяся по необходимости (нарушение порядков и сроков инвентаризации, обнаружение незаконных операций, ревизия кассы, смена материально ответственного лица и т.д.)

Выборочной инвентаризация проводится у конкретного материально ответственного лица, при этом проверяют только некоторые материальные ценности на выбор. Проводит её в организациях с большим количеством наименований ценностей.

Сплошной инвентаризацией называю одновременную проверку всех структурных подразделений и предприятий, которые принадлежат одной организации.

Важно указать что инвентаризационные проверки классифицируются по месту проведения. В частности, имущество может инвентаризоваться:

- в кассе;

- в производстве;

- в складских помещениях;

- на торговых площадях и т.д.

Касаемо объектов инвентаризации, то в их роли могут выступать абсолютно любые объекты бухгалтерского учета (основные средства, материальные ценности, готовая продукция, денежные средства, финансовые обязательства, товары и т.д.)

Инвентаризации в зависимости от основания проведения подразделяются на:

1. Плановые инвентаризации проводятся: материальных ценностей на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год (то есть, согласно графику, установленному руководителем предприятия, но время их проведения не разглашается);

Внеплановая инвентаризация проводится в силу определённо сложившихся обстоятельствах: хищение, смена материально ответственного лица, стихийные бедствия и т.д. (время её проведения не разглашается).

С целью достижения абсолютной объективности инвентаризации рациональной оказывается независимая проверка. Проводится такая с привлечением посторонних специалистов. Можно использовать услугами специализированных компаний. Выгода такого привлечение велика, и она обеспечивается: отсутствием личной заинтересованности проверяющих; исключением некомпетентности комиссии; обнаружением фиктивной документации; проведением проверок в кратчайшие сроки на высоком профессиональном уровне. Допустимо проводить независимую инвентаризацию любого вида. Дополнительным плюсом становится оптимизация временных и материальных затрат.

1.3 Порядок и сроки проведения инвентаризации

Необходимым условием для проведения любой инвентаризации имущества в организации является создание комиссии. Их существует два вида: постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочая инвентаризационная комиссия. Необходимо заметить, что «постоянно действующая инвентаризационная комиссия» создается на 1 год, а рабочая инвентаризационная комиссия только лишь на период проведения инвентаризации.

Действующие нормативы по срокам инвентаризации: Ч.3 ст.11 ФЗ №402 от 6.12.2011 определяет, что случаи инвентаризации, ее порядок и сроки устанавливаются организацией, кроме обязательных проверок. Случаи обязательных проверок определены федеральным законодательством, в частности п.1.5 «Методических указаний» №49, и отраслевыми стандартами. Исходя из указаний, необходимой считается только инвентаризация перед составлением годового отчета. Во всех других ситуациях они устанавливаются руководителем в зависимости от утвержденной учетной политики или создавшихся обстоятельств. В учетной политике указываются сроки проведения плановых проверок. Частота внезапных и периодических инвентаризаций обусловлена только желанием и возможностями самого предприятия.

Отказ от проведения обязательной инвентаризации может быть приравнен к отсутствию бухучета, что повлечёт за собой применением административных санкций к должностным лицам. Неправильное оформление итогов инвентаризации приводит к искажению бухгалтерской отчетности, что тоже административно наказуемо.

Конкретный (по фамильный) состав инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия в приказе об инвентаризации по форме № ИНВ-22 (приложение 1). В нём указываются материальные ценности, подлежащие инвентаризации, определяется председатель инвентаризационной комиссии, сроки и порядок проведения инвентаризации.

Важным моментом является то, что отсутствие хоть одного из членов комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов данной инвентаризации недействительными!

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить последние, на момент инвентаризации, приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для вычисления остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Перед проведением инвентаризации организуют подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировывают и расфасовывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения размещают ярлыки с указанием точного количества, массы или меры проверяемых ценностей. Вся документация по приходу и расходу материальных ценностей должна быть обработана и записана в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц нужно получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем непременного подсчета, взвешивания, обмера. Ревизия фактического наличия имущества производится при обязательном присутствии материально ответственных лиц.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что на начало инвентаризации все расходно-приходные документы на материальные ценности сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и при этом все материалы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход, запись делается на 1 странице инвентаризационной описи (приложение 2)

В ходе инвентаризации данные заносятся в инвентаризационные описи. Они могут создаваться бухгалтером заранее, где допускается указание учетных бухгалтерских остатков. Категорически запрещается внесение фактических показателей без пересчета, к примеру, со слов работника. (приложение 3)

За своевременность и правильность проведения инвентаризации несут ответственность руководитель организации, согласно законодательству, и главный бухгалтер организации, согласно внутренним должностным инструкциям. Руководитель предприятия обязан создать обстановку для полной и точной проверки фактического наличия материальных ценностей в определённые сроки (обеспечить необходимое количества рабочей силы, наличие измерительных и контрольных приборов, измерительной тары).

Если итоги проведенной проверки кажутся сомнительными, то выполняется повторная инвентаризация. После её завершения может осуществляться контрольная инвентаризация, подразумевающая оценку достоверности и правильности действий комиссии и точности соблюдения правил проведения процедуры.

Результаты проверки, обмера и взвешивания записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в 2 экземплярах, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Материально ответственные лица должны подтвердить на каждой описи, что у них нет претензий к членам комиссии и что проверенные материальные ценности приняты ими на хранение. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Ошибочные данные исправляют во всех экземплярах описей, только путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны оговариваться и подписываться всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и делается отметка о проверке соответствия цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Отдельные описи составляются на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное либо полученное с целью дальнейшей переработки.

Материальные ценности, которые хранятся в неповрежденной упаковке, проверяются выборочно, но если надпись на упаковке и содержимое не соответствуют, то должны вскрываться все упаковки для полного пересчета.

С 01.01. 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Если инвентаризация проходит в течении нескольких дней, то помещения где она проводится, при уходе комиссии, должны опечатываться. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В межинвентаризационный период на предприятиях с большим наименованием номенклатурных ценностей проводятся выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», приказа Министерства финансов РФ от 21.12.2001 № 119н, Учетной политики проведение инвентаризации обязательно:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при временном отсутствии материально-ответственного лица (на день приемки-передачи дел);

- немедленно, при установлении таких фактов как хищение или злоупотребление, а также порчи ценностей;

- после стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- если имущество организации отдаётся в аренду, выкупается, продаётся;

- при ликвидации (реорганизации) предприятия, перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Рисунок 1.3-Схема проведения инвентаризации

2.Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте

2.1 Документальное оформление инвентаризации

Первичными учётными документами для бухгалтерского учёта являются инвентаризационные описи и акты. Поэтому важнейшая задача инвентаризационной комиссии – как можно точно и полно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а также правильное и своевременное оформление материалов инвентаризации. Инвентаризационные описи нужно заполнять либо от руки чернилами или шариковой ручкой, либо с использованием средств компьютерной техники. Никоим образе в них не должно быть помарок и подчисток.

Рисунок 2.1-Формы инвентаризационных описей и инвентаризационных актов

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с обязательным указанием вида, группы, точного количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация материальных ценностей должна проходить в порядке их расположения в данном помещении. В том случае, если инвентаризационная опись или акт составляются на нескольких страницах, то они обязательно должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить любую возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи непременно прописью указывается следующее:

-точное число порядковых номеров материальных ценностей;

- общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Данное ведение записей позволяет абсолютно предотвратить вероятность каких-либо незаконных изменений в документах после их подписания материально ответственным лицом и инвентаризационной комиссией.

Во время инвентаризации в случае смены материально ответственного лица описи и акты составляются в 4 экземплярах. Лицо принявшее материальные ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.

Материалы инвентаризации предоставляются главному бухгалтеру и руководителю организации в тот же день. А предварительные результаты инвентаризационная комиссия выводит сразу после завершения проверки. Окончательный итоговый результат инвентаризации оформляется в бухгалтерии актом результатов проверки материальных ценностей или сличительной ведомостью.