Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают о работе, которую выполнили за месяц, директору. Также в этом докладе возможны предложения как самих докладчиков, так и рядовых работников, находящихся у них в подчинении. Предварительно с их начальниками обсуждаются их просьбы и пожелания. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации. Руководитель после того, как просмотрит доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря сбор, на котором по каждому пункту докладов дает указы на работу в следующем месяце, а также распоряжается и передает информацию, которая поступила к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для приема информации о произведённых или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации. Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего рабочего коллектива компании «Связной», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через диалог между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и информация, которая поступила в ответ, чаще всего поступает напрямую, не затрагивая директора.

Таким образом, основными видами коммуникаций в компании «Связной» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности. Существенным элементом ее эффективного функционирования является поток информации в организованной системе.

Поэтому главная задача руководителя или менеджера состоит в создании коммуникативной сети и гарантии обеспечения подачи верной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться управляемость и спонтанность, устойчивость и динамизм, новый и прежний опыт.

2.3 Методы повышения качества коммуникационного процесса в компании «Связной»

Регулирование информационных потоков. То, что необходимо в информации своих начальников, коллег и подчиненных, представляет руководитель организации. Для этого необходимо оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей в организации. Информационные потребности в большей мере зависят от целей руководства, которые принимаются руководством решений и характера показателей оценки исхода его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия.

В организациях руководящее звено проводит еженедельные встречи (совещания, планерки, собрания и др.), на которых проясняются и обсуждаются новые планы, варианты стратегий, целей и задач, а также промежуточные результаты.

Опрос работников является одним из вариантов системы обратной связи, проводящийся с целью получения информации от руководителей и рабочих по большому перечню вопросов: четко ли доведены до них цели их деятельности; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; с какими реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; открыт ли их руководитель для предложений и др.

Облегчение поступления информации на выше стоящие звенья является целью системы сбора предложений. Все работники получают при этом возможность производить свои идеи, которые касаются совершенствования любого аспекта деятельности организации. Это, в свою очередь, способствует снижению уровня фильтрации или игнорированию идей на пути вверх. Способы организации системы различны – можно выделить отдельную телефонную линию для работников, через которую они будут получать возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности, так сказать лестница карьерного роста. Иногда на линии работают менеджеры, которые тут же отвечают на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо печатаются в информационном бюллетене фирмы, либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный).

Информационные технологии. Система электронной почты способствует улучшению обмена информацией в организациях. Электронная почта дает возможность работникам отправлять письменные сообщения любому другому работнику в организации. Это значительно уменьшает поток телефонных разговоров.

Таким образом мероприятия, которые были проведены по совершенствованию коммуникационного процесса внутри компании «Связной», должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, повышению производительности и эффективности труда.

Во

Глава III. Рекомендации по улучшению эффективности коммуникаций в компании «Связной»

Компания «Связной» является существенным конкурентом на рынке операторов связи, но, несмотря на это можно заметить недостатки во внешних и внутренних коммуникациях, являющимися существенным недостатком в деятельности. В сети компании «Связной» не существует отдела по связям с общественностью, и налаживанием коммуникаций, как внешними, так и внутренними, занимаются специалисты отдела маркетинга.

Поэтому, проанализировав компанию «Связной», нами были разработаны следующие рекомендации в целях помощи налаживания эффективных коммуникаций:

Для внешних коммуникаций: Создание PR-отдела, это является необходимым условием для успешного развития как внешних, так и внутренних коммуникаций.

Для внутренних коммуникаций:

· Создание на официальном сайте отдела для сотрудников компании «Связной».

· Создание информационных досок, ящиков для предложений и замечаний.

· Создание внутрикорпоративного видео.

Проведение для сотрудников различных конкурсов, например «Лучший работник», «Самый вежливый», что будет способствовать стремлению персонала к лучшей работе.

Заключение

Итак, коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена мнениями, идеями и информацией в письменном или устном виде посредством действий или символов. Целью коммуникации является добыча от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

В реальном получении отправленного сообщения заключается успех коммуникации. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

В результате проведенных исследований коммуникаций в компании «Связной» было выяснено, что:

1. По субъекту и средствам коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, проявляющиеся без помощи информационных технологий. Межличностная коммуникация в малой группе, в которой каждый индивидуум имеет одинаковый шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан, рассмотрен и взаимодействовать с другими - это самый характерный признак для такой организации, как компания «Связной». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

2. По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, диалога, то есть вербальные.

3. По каналам общения, вместе с формальными коммуникациями есть и неформальные, определяющиеся как «вероятностная цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.

4. По пространственному нахождению каналов или организационному признаку коммуникации в компании «Связной» наблюдаются по горизонтальному признаку из-за небольшого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации.

В результате проведенных наблюдений за коммуникациями в компании «Связной», конкретными мероприятиями, которые можно предложить в данный момент, это:

1. Организация мест современными средствами оргтехники и созданию внутренней компьютерной сети.

2. Мероприятие по совершенствованию организационной структуры управления - создание специального подразделения по обработке входящей информации.

3. Вовлечение сотрудников компании «Связной» для активного участия в системе корпоративных коммуникаций.

Таким образом, цель и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: изучен теоретический материал, касающийся темы работы, проведено исследование этапов коммуникативного процесса и коммуникативных сетей в исследуемой организации, выявлены недостатки организационных коммуникаций и проведены мероприятия по их улучшению в компании «Связной».

Список литературы

1. Байгoт С.А., Ефимчик Е.Е. Оснoвы менеджмента – 2-е изд. – Мн.: ООО «Информпресс», 2000.

2. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебнoе пособие в схемах. — М.: Белые альвы, 1999.

3. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 4-е изд. – М.: Эконoмист, 2005.

5. Зверинцев А.Б. Кoммуникационный менеджмент РR. – СПб.: Союз, 1997.

6. Кабушкин Н.И. Оснoвы менеджмента: Учебное пособие. – 5-е изд. – Мн.: Новое знание, 2002.

7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Оснoвы менеджмента. – М.: Делo, 2004.

8. Почепцoв Г. Теoрия и практика коммуникации. – М.: Центр, 1998.

9. Саймон Г.А., Смитбург Д.У., Тoмпсoн В.А. Менеджмент в организациях: Сокр. пер. с англ. – М.: Эконoмика, 1995.

10.Шапиро С.А. Организациoнные кoммуникации в целях эффективной рабoты компании: Учебно-практическое пособие – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007.

11.Управление персoналом oрганизации: Учебник. / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 1997.