Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Содержание системы управления организацией).pdf

С этими принципами можно согласиться, хотя шестой пункт довольно спорный, так как этот набор принципов не показывает, как нужно строить систему вознаграждения.

А. Файоль предложил функциональный подход к управлению и выделил четыре основные управленческие функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти четыре первичные управленческие функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения^. Все перечисленные функции последовательно связаны друг с другом, причем реализация последней предполагает возврат к первой. Поэтому принято говорить об управленческом цикле.

Как бы сильно не был занят руководитель, он должен уделять внимание четырем функциям:

• планирование,
• организация,
• мотивация,
• контроль.

Уделив меньше вниманию планированию, можно задохнуться в повседневной рутине, и упустить из виду стратегические цели предприятия.

Упустив организационную функцию, можно потерять эффективность работы персонала, чем могла бы быть.

Забыв про мотивационный аспект, сотрудники могут уволиться из организации или начнет работать не эффективно.

Отсутствие контроля может повлиять на положение руководителя.

Теперь разберем подробней каждую функцию.

Планирование. Функция планирования предполагает определение стратегических целей организации и способы их достижения, т.е. что и когда должны делать члены организации для достижения этих целей.

Конечно, важно составить план в организации, но, пожалуй, ни кому не удастся составить план идеально, ведь возникает столько деталей, которые невозможно учесть. Но без плана работать еще хуже, если вообще такое возможно. План - это рабочий инструмент поставленных целей. основной целью будет реализовать событие. ООО «Станкосервис» не большая организация, поэтому план составляют всего на год, и на каждый год корректируется.

Преимущества планирования:

1. Помогает решить задачи с наименьшими затратами.
2. Улучшает координацию действий сотрудников.
3. Обеспечивает более экономное использование материалов.
4. Помогает руководителям мыслить наперед, использовать будущие возможности.

На 2015 год были поставлены планы:

1. Заключить договор с Америкой. Поставлять свою продукцию.
2. Наладить систему контроля брака.
3. Перезаключить договора с клиентами, чтоб они брали продукцию под реализацию.

Особенно это приглянулось новым клиентам. Они делали большие заказы, в случае, если они не продают это в течение полугода, вся продукция

возвращалась. Весь товар при приходе на склад не списывался, цех сборки разбирал по частям продукцию, и отправлялось на нижний склад, после чего вновь шло в производство.

Организация. Организовать - значит создать некую структуру. Так как в организации работают люди, очень важно, чтобы они знали и выполняли свои функциональные обязанности.

Все подразделения ООО «Станкосервис» при выполнении своих функций нацелены на достижение общей цели - эффективная работа предприятия, поэтому их деятельность взаимозависима.

Но бывает, что несколько сотрудников производственного процесса выполняют и не свою работу, что недопустимо.

В целом же организационная структура ООО «Станкосервис» соответствует специфике предприятия, его целям и решению стоящих перед ним задач. Однако, сбытовой сектор и дизайнеры ООО «Станкосервис» нуждается в некоторой реорганизации, конкретизации функций своих отделов.

Дизайнеров и менеджеров следует отправить на повышение квалификации. К сожалению, на предприятии ни кого не отправляли на курсы.

Организация «простаивает» с февраля по май, в этот период предприятие делает заготовки к новому году, менеджеры в этот период ждут большого объема на праздники.

Мотивация. Мотивация призвана побуждать сотрудников к выполнению порученных задач в соответствии с планом . Мотивация персонала - это процесс удовлетворения потребностей в ожидании работников в работе, которую выбрали работники. Это осуществляется, когда потребности работника совпадают с целями организации. Цель мотивации персонала состоит в том, чтобы сотрудники предприятия хорошо выполняли свою работу, пользуясь всеми своими правами и обязанностями, в соответствии с решением руководства.

Виды мотивации сотрудников:

• материальная (стремление работника к достатку),
• трудовая (условия труда),
• статусная (стремление работника занять высокое положение в коллективе, отвечать за более сложную работу).

Виды мотивации сотрудников по используемым способам:

• нормативная (стимулирование с помощью информирования, убеждения или внушения),
• принудительная (использование угрозы неудовлетворения потребностей, принуждения, власти)
• стимулирование (косвенное воздействие на человека, которые побуждают сотрудника к правильному поведению).

Так же мотивы бывают внешние и внутренние:

1. Внешние - это воздействие с наружной стороны, то есть через приказы, распоряжения, оплату работы и т.д.
2. Внутренние - это воздействие внутри, когда работник сам формирует мотивы, например желание, достичь целей, страх и т.д.

Внутренняя мотивация намного эффективней, чем внешняя, так как работа выполняется намного качественней и на нее тратится меньше усилий.

Еще отличают направленность на достижение целей и задач предприятия, бывают положительные и отрицательные.

К положительной мотивации относится - премии, дополнительные бонусы, поручение важной работы и т.д.

К отрицательной - штрафы, выговоры, замечания, психологическая изоляция, понижение в должности и т.д. Любые взыскания, штрафы должны объясняться всем сотрудникам, а не только конкретному работнику.

Факторы мотивации сотрудников:

1. Известная и успешная организация. Здесь важным фактором является престижность компании.
2. Интересная работа. Идеальным вариантом будет, когда работа и любимое дело (хобби) синонимы.
3. Материальное стимулирование.

Генеральный директор ООО «Станкосервис» умеет координировать работу сотрудников и использует практически все виды мотивации.

Контроль - это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей .

Для функции контроля необходимо собрать информацию, обработать, проанализировать о фактических результатах, сравнить полученные результаты с планом, выявить отклонения, проанализировать отклонения и разработать план, для достижения поставленных целей.

Можно выделить два вида контроля:

1. Внутренний - контроль, осуществляется менеджерами, они следят за технологиями продукции, исполнительской дисциплины сотрудников, расходом фонда оплаты труда и т.д.
2. Внешний контроль - координируется государственными органами.

Нужно точно знать цель, которая должна быть достигнута в определенное время, так как работа связана с клиентами, которые хотят получать свои заказы в срок. Когда менеджер принимает заказы, нужно четко обговаривать сроки, чтобы они были реалистичными. Конечно, бывают обстоятельства, которые препятствуют завершению заказа, но о плохих новостях нужно сразу говорить, чем раньше о них узнают, тем быстрее можно исправить это положение и идти дальше.

Подводя итог параграфа, мы узнали, какими видами деятельности занимается организация ООО «Станкосервис», какие решения принимает. Так же рассмотрели четыре основные управленческие функции:

Планирование - организация ставит задачи на год и старается их реализовать.

Организация - сотрудники знают свои функциональные обязанности, но иногда приходится доделывать работу за другими подразделениями.

Мотивация - руководитель организации знает, и умеете мотивировать сотрудников, делает это редко.

Контроль - это завершающая часть из управленческих функций, нужно обращать внимание на изначально поставленные задачи, постоянно контролируя все происходящее добиваться поставленных целей.

Главное найти баланс между этими четырьмя управленческими функциями.

Руководитель должен четко излагать свои цели и задачи подчиненным, хорошо подбирать сотрудников на работу, организовывать работу.

2.2. Анализ структуры управления ООО «Станкосервис»

Во главе ООО «Станкосервис» стоит генеральный директор, который координирует деятельность всей организации. В ее компетенции находятся все вопросы текущей деятельности ООО «Станкосервис».

К ограниченной структуре ООО «Станкосервис» выделяются подразделения, выполняющие определенный круг функций. Каждое подразделение обладает в некоторой мере административно-хозяйственной самостоятельностью, то есть имеет право принимать и обеспечивать выполнение соответствующих управленческих решений в пределах своей компетенции, определенной для каждого подразделения генеральным директором.

Как известно, чем лучше отделы будут выполнять свои функции, тем они будут лучше специализированы.

Линейная структура управления ООО «Станкосервис»: нижестоящее звено (подразделение, работник) полностью подчиняется вышестоящему руководителю. Генеральный директор ООО «Станкосервис» создала аппарат из заместителей (руководителей структурных подразделений), подготавливающих проекты решений, что требует от генерального директора профессионализма при процессе принятия решения.

В линейной структуре управления ООО «Станкосервис» решения передаются по цепочке сверху - вниз, сам работник управления подчинен непосредственно начальнику, а начальник подчинен уже генеральному директору. Здесь действует принцип единоначалия, суть состоит в том, что работник выполняет распоряжения только одного руководителя. В идеале генеральный директор не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, обходя стороной их непосредственного начальника.

В приложении 1 видно, что каждый подчиненный имеет начальника, и каждый начальник имеет несколько подчиненных. Такая структура управления действует в малых организациях.

Преимущества линейной структуры управления:

1. единство и четкость распорядительства
2. согласованность действий работников
3. простота управления
4. четко выраженная ответственность
5. оперативность в принятии решения
6. руководитель лично несет ответственность за конечный результат своего подразделения.

Так же есть и недостатки в линейной структуре управления:

1. Высокие, а порой и завышенные требования к начальнику, он должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное управление своим подразделением.
2. Отсутствие подразделений, которые занимаются планированием и подготовкой решения
3. Перезагрузка информацией, много контактов с подчиненными
4. Затруднительные связи между подразделениями.

Каждая должность или структурное подразделение, которое входит в состав системы управления, наделены функциями. Люди, которые воплощают функции, являются носителями необходимых для управленческих прав, т.е. принимать решения, распоряжаться, выполнять работу в интересах фирмы.

Все вопросы в организации невозможно решить единолично и руководить одному тоже тяжело.

Распределение полномочий выполняются сверху вниз по ступеням управления, где люди получают нужные права для принятия самостоятельных решений по некоторым вопросам без их обязательного согласования с вышестоящими и нижерасположенными уровнями.

Получаются как бы «Ступеньки» полномочий. В итоге складывается иерархия полномочий, которая предполагает их подчинение и установление рангов каждого сотрудника управленческой системы.

Рассмотрим каждое подразделение предприятия ООО «Станкосервис»:

1. подразделение бухгалтерия. Включает в себя двух человек. Г лавного бухгалтера и секретаря - бухгалтер, отвечает за:

• прием и обработку первичной документации, следит за их сохранностью, отражения в учете;
• начисляет заработную плату, осуществляет их выдачу наличными выплатами;
• производит расчеты по больничным листам, отпускным и других выплат;
• производит расчеты по обязательствам предприятия с кредиторами и дебиторами и т.д.
• ведет налоговый учет на предприятии.
• оформление на работу новых сотрудников.

1. подразделение СБ (Службы безопасности). Включает себя шесть человек. Четыре человека - охрана. Три человека - ремонтная бригада.

Существует электронная система, на входе, и посторонних на объект не пускают, только сотрудников, поставщиков и покупателей.